Pointage des heures de travail : quelles obligations, et surtout, quelles méthodes choisir ?

Comment fonctionne le pointage des heures de travail des employés ?

Les entreprises ont tout à gagner à effectuer une bonne gestion du temps de travail : cette dernière assure un meilleur suivi des heures travaillées, facilitant ainsi certaines opérations comme l’optimisation des plannings.

Mais surtout, il s’agit d’une obligation légale à respecter !

Qu’impose précisément la loi sur ce sujet ? Quels systèmes et outils mettre en place pour pointer efficacement les salariés ? Faut-il préférer un logiciel, une badgeuse, ou les deux ?

On fait le point. ⌚

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À quoi sert le pointage des heures de travail ?

Le pointage des heures de travail sert à suivre le temps de travail des salariés, dans le but de :

• garantir le respect des horaires contractuels ;
• comptabiliser les heures supplémentaires ;
• préparer la paie tout en assurant la conformité légale.

Avec un bon système de pointage horaire, les RH et managers disposent également de données pour analyser la productivité et repérer les absences ou retards.

En clair, il ne s’agit pas juste d’une formalité, mais d’un puissant levier stratégique pour la gestion RH.

Le pointage des heures de travail est-il obligatoire ?

Le pointage des heures est obligatoire pour tous les employeurs dépendant du Code du travail. Il permet de relever précisément :

• les temps de travail des salariés, conformément aux clauses initialement prévues dans leur contrat ;
• leurs absences ;
• leurs retards ;
• leurs congés ;
• leurs heures supplémentaires, ou heures complémentaires dans le cadre d’un contrat à temps partiel.

Grâce à ce suivi, l’entreprise est alors en mesure de justifier les périodes de travail des salariés dans le cadre d’un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail, contrôle qui survient généralement afin de vérifier :

• le respect des durées maximales du temps de travail ;
• le paiement des heures supplémentaires ;
• le bon calcul des jours de RTT, etc.

☝️ Attention, si le temps de travail des collaborateurs n’est pas décompté, l’employeur s’expose à des amendes s’élevant à :

• 750 euros pour une personne physique ;
• 3 750 euros pour une personne morale.

Les autres règles à connaître

Tout d’abord, l’employeur est tenu d’informer les salariés quant au système de pointage déployé, et de leur expliquer son fonctionnement.

Par ailleurs, s’il n’existe pas d’obligations légales quant au choix de ce système, dès lors qu’il permet de connaître l’identité et l'heure d'arrivée des salariés, certaines règles doivent être observées :

• la tenue d’un registre des traitements ;
• la consultation des instances représentatives du personnel.

Si l’entreprise ne s’y soumet pas, aucun relevé de pointage produit ne pourra être présenté en justice, par exemple dans le cadre d’un licenciement.

Par ailleurs, l’employeur a parfaitement le droit de demander aux salariés de relever eux-mêmes, partiellement ou en totalité, leurs heures de travail. S’ils refusent de s’y soumettre, des sanctions pourront être prises à leur encontre.

💡 Bon à savoir : la durée de conservation des données relatives au pointage des heures des employés s’élève à 5 ans minimum. Ces informations doivent pouvoir être fournies au salarié à sa demande, ou encore à tout organisme public en cas d’un contrôle.

Les avantages du pointage des heures de travail

Si le pointage des heures de travail constitue une obligation légale, nous observons d’autres avantages à cette pratique.

• Côté employeur :
  • suivre plus facilement les temps de travail des équipes, et donc les optimiser afin de gérer au mieux les plannings ;
  • disposer de données fiables si jamais un conflit venait à survenir avec un employé.
    
    
• Côté salariés :
  • les heures supplémentaires effectuées sont calculées au plus juste ;
  • tous les salariés sont sur un pied d’égalité en matière de temps de travail.

Quel système de pointage des heures de travail choisir ?

Pointer les heures « à la main »

Le décompte des heures de travail peut parfaitement s’effectuer « à la main » :

• pointage des heures de travail sur Excel ;
• remplissage d’un cahier des entrées et des sorties journalières, également appelé feuille de pointage ;
• tenue d’un récapitulatif des heures effectuées, etc. ;

Pour la présence aux évènements ponctuels, formations, ou interventions spécifiques sur le lieu de travail, on parlera aussi de fiche de présence.

💡 Pour vous accompagner dans le pointage des heures de vos salariés, Appvizer met à votre disposition un tableau de suivi d’activité au format Excel, à télécharger gratuitement.

☝️ Si le pointage manuel reste le système le plus utilisé par les entreprises (car le plus économique), gardez à l’esprit qu’il se révèle souvent chronophage et source d’erreurs.

Utiliser une pointeuse manuelle, ou badgeuse

Grâce à une pointeuse manuelle, le salarié déclare ses heures automatiquement, en badgeant au début de sa journée de travail ou de son service par exemple. On vous explique tous les types de pointeuse par-ici.

Ce dispositif limite le risque d’erreurs, et garantit une collecte rapide et précise des données afin de les intégrer dans un logiciel pour traitement (calcul des absences, des congés, des RTT, etc.).

Recourir à un logiciel de pointage des heures de travail

Les entreprises apprécient de plus en plus les logiciels de pointage puisqu’ils :

• s’avèrent plus faciles à déployer qu’une pointeuse badgeuse, et davantage adaptés à certaines professions (travail de bureau par exemple) ;
• s’utilisent en situation de mobilité, pour des commerciaux terrain par exemple ;
• permettent la gestion automatique des données pour le traitement RH.

🛠️ Quelques exemples de logiciels de pointage :

• Combo (ex-Snapshift) est une pointeuse connectée permettant de suivre en direct les heures d’arrivée et de départ de vos salariés, tout en mesurant leur temps de présence. Simple, efficace et intuitive, elle est directement reliée à un module de planning du personnel et de préparation de la paie.
  
  
• Eurécia Suivi des temps, module du SIRH tout-en-un Eurécia, permet à vos salariés de pointer leurs heures au moyen d’une badgeuse virtuelle. Toutes les données sur les temps sont centralisées dans l’outil pour simplifier le contrôle en temps réel des présences, et donc réagir plus vite en cas d’imprévu (absence, retard, etc.). 
  
  
• Factorial Gestion du Temps, logiciel destiné à la gestion du temps des PME et des entreprises en croissance, dispose d’un système moderne de pointeuse digitale : il suffit aux salariés de scanner un QR code depuis leur mobile. Avec la géolocalisation, vous vérifiez si le pointage est effectué depuis un autre endroit que le bureau. 
  
  
• MOZAIK Clean a été développé pour la gestion et le suivi des chantiers de propreté. À l’aide de leur application mobile et/ou d’un boîtier fixe ou mobile, les agents pointent facilement leurs heures lorsqu’ils se trouvent en intervention chez un client.
  
  
• Traxxeo est une plateforme de gestion des ressources mobiles, experte de la construction et des métiers associés. Parmi ses fonctionnalités, son application de pointage chantier permet une saisie facile et rapide des heures de travail, sans risque d’erreurs. 
  
  
• UKG propose à la fois des solutions de gestion administrative RH ainsi que de gestion des temps et des effectifs. Grâce à l’éditeur, la saisie des temps est simplifiée : elle s’effectue directement sur smartphone ou via un terminal de pointage, en ligne ou hors ligne. Par ailleurs, l’approbation et la réalisation des feuilles de temps sont automatisées. 
  
  
• ZEUS se positionne comme une solution complète de gestion des temps et des activités, riche en fonctionnalités. Elle propose divers dispositifs pour automatiser le pointage (badgeuses et applications mobiles), et ainsi gagner en flexibilité et en fluidité dans l’enregistrement des temps de travail. 

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Comment mettre en place un système de pointage ? Nos derniers conseils pour la route

Mettre en place un système de pointage des heures de travail ne s’improvise pas. Un suivi fiable repose autant sur l’outil choisi que sur son adoption par les équipes.

Voici donc, pour terminer, les étapes essentielles à suivre pour réussir cette mise en place et garantir un suivi du temps de travail sans accroc.

• Choisir la méthode adaptée : badgeuse physique, application mobile, tableur partagé ou logiciel de gestion du temps… l’outil doit correspondre aux besoins de l’entreprise et aux habitudes des salariés.
• Informer et sensibiliser les équipes : il importe de rappeler l’objectif du pointage horaire, en insistant sur son utilité pour la paie, la conformité légale et la gestion des absences.
• Définir des règles claires : horaires de référence, prise en compte des pauses, règles spécifiques en télétravail… un cadre précis évite les incompréhensions.
• Tester l’outil avec les collaborateurs : une phase de test permet d’identifier d’éventuels blocages techniques ou organisationnels.
• Suivre les données régulièrement : en analysant les feuilles de temps au fil de l’eau, vous détectez plus rapidement les anomalies.
• Prévoir une marge de flexibilité : les besoins évoluent, tout comme les modes de travail. Il faut que le système de pointage choisi s’adapte à ces changements.

Au final, si le pointage des heures reste obligatoire, il existe diverses manières de procéder. L’employeur dispose de nombreuses possibilités pour assurer le contrôle et la déclaration des temps de travail, au moyen d’un système adapté à son organisation et au type d’activités effectuées.