Relevé d'heure en intérim : les outils et astuces pour simplifier la saisie
Le secteur de l’intérim requiert des spécificités auxquelles il est impossible d’échapper. Par exemple, pour établir les bulletins de salaire, les agences d’intérim ont obligatoirement recours au relevé d’heures. Il est indispensable de saisir les heures des intérimaires de manière précise, optimale et conforme.
À quoi sert-il ? Comment le remplir ? Pourquoi est-ce que ce suivi de l'activité est-il obligatoire ? Et surtout, pourquoi digitaliser vos relevés d’heures en 2024 ? Appvizer vous donne des conseils pour gagner en fiabilité, en efficacité et en rapidité !
Qu’est-ce qu’un relevé d’heures et à quoi sert-il ?
Le relevé d’heures est un document essentiel en intérim, car il sert de base pour le calcul de la rémunération d’un intérimaire. Sur ce document, il est recensé le nombre d’heures travaillées chaque semaine pour une mission donnée.
💡À partir d’un relevé d’heures, l’agence d’intérim est en mesure de :
- calculer la paie de l’intérimaire,
- d’imprimer le bulletin de salaire,
- et de connaître le coût de cet emploi pour l’entreprise utilisatrice.
☝️ Attention, le relevé d'heures et le bulletin de salaire sont deux choses bien différentes. Le relevé d'heures permet de faire le point sur le temps de travail effectué chaque semaine dans l'entreprise, mais c'est seulement un document de suivi pour l'agence intérim. Rien de plus ! On n'y parle pas de salaire, mais seulement de la durée effective de la mission.
Il vous sert uniquement de base pour calculer la rémunération de l'intérimaire et le taux de cotisations sociales, mais ne représente en aucun cas une fiche de paie. En revanche, c'est un papier important où la moindre erreur (ou oubli) peut tout fausser. Et là, ce sera tout le calcul du bulletin de paie qui sera à refaire…
Qui doit remplir un relevé d’heures ?
Dans les faits, c'est souvent l'employé en intérim qui va compléter le relevé. Son entreprise devra vérifier le document rempli et le transmettre à l'agence de travail temporaire. Toutefois, une erreur est vite arrivée. La saisie à la main du nombre d'heures travaillées par le salarié intérimaire, un oubli d'heures supplémentaires ou d'un jour d'absence… et ça peut vite devenir un véritable cauchemar administratif ! 🫣
Les erreurs de relevé les plus fréquentes concernent principalement :
-
une mauvaise saisie des heures de travail : une heure supplémentaire oubliée par exemple. À la fin du mois, le manque à gagner pour le travailleur peut être important,
-
un jour d'absence mal renseigné : c'est le cas pour un arrêt maladie non signalé entre autres. Cette absence perturbe directement votre gestion des indemnités et des cotisations sociales. Une journée de travail en moins, ça n'est pas rien ! Si l'entreprise utilisatrice du travail temporaire est contrôlée, elle risque des sanctions.
-
une signature manquante : la validation de la feuille de pointage demande un formalisme indispensable. Ce document doit être signé et tamponné par l'employeur avant d'être transmis. Un oubli ? Résultat : un blocage de la paie et des complications en cascade.
Et ces oublis ne sont pas sans conséquences :
-
pour le travailleur temporaire : percevoir son salaire en retard ou une rémunération non adaptée à la durée de la mission peut être démotivant.
-
pour l'entreprise utilisatrice : des défaillances qui peuvent impacter le budget, la facturation et éventuellement entraîner des litiges dans le cadre du contrat avec l'entreprise de travail temporaire.
-
pour vous : une gestion administrative compliquée avec des possibilités d'erreurs dans le salaire envoyé, et dans les cas les plus graves, l'engagement de la responsabilité légale de l'agence intérim.
📖 D'ailleurs les dispositions prévues dans le Code du travail encadrent le relevé d'heures, notamment pour l'emploi en intérim. Le droit du travail précise donc que c'est à l'employeur d'effectuer la tenue à jour des documents nécessaires au décompte des horaires pour chacun des salariés (Art L3171-2). Ces papiers, peu importe le format, doivent être conservés pendant 5 ans (Art D3171-16) pour consultation ultérieure. En application de l'article L3171-4 du Code du travail, en cas de litige, c'est l'employeur qui doit fournir tous les éléments relatifs aux heures réellement effectuées par l'employé. Si le salarié les conteste, il aura besoin de présenter des informations suffisamment précises et détaillées pour justifier ses déclarations.
Comment remplir un relevé d’heures ?
Sur un relevé d’heures, il convient de renseigner notamment :
- le nom de l’entreprise dans laquelle se déroule la mission d’intérim ;
- le nombre d’heures travaillées chaque jour de la semaine ;
- le nombre d’heures supplémentaires ;
- le nombre d’heures de travail de nuit ;
- le nombre de paniers-repas.
Il n'est pourtant pas rare que des désaccords apparaissent entre le salarié temporaire et l'entreprise. Le plus souvent, elles relèvent des heures supplémentaires oubliées ou contestées, des différences de relevés entre employeur et employé, ou des pauses décomptées alors qu'elles n'ont pas été prises. Dans ces situations, chacun à sa version ! Et il faut bien les départager. 🧑⚖️
L'idéal, c'est de retrouver des traces écrites (mails, planning validé, capture d'écran d'application de pointage), mais parfois elles n'existent pas. Pour éviter ou résoudre les problèmes liés aux relevés d'heures en intérim, vous pouvez effectuer certaines vérifications simples afin de rendre le suivi plus assurable :
-
la comparaison entre le relevé remis et le planning officiel pour la mission.
-
le contrôle des horaires déclarés par rapport aux heures effectivement travaillées grâce au badge ou à la pointeuse.
-
la validation des absences qui doivent toutes être justifiées (RTT, maladie, jour férié...)
Ces contrôles après-coup peuvent devenir un vrai casse-tête ! Il vaut parfois mieux prévenir que guérir en utilisant des outils adaptés pour un relevé d'heures fiable.
Des outils pour automatiser votre relevé d’heures
En procédant à une saisie manuelle des relevés d’heures de vos intérimaires et travailleurs, vous vous exposez non seulement à des erreurs, mais en plus, vous perdez un temps précieux.
C’est la raison pour laquelle il est recommandé d’opter pour une plateforme de digitalisation de l’intérim. Il s’agit d’une solution full web dédiée à l’ensemble des aspects du travail temporaire pour chacun des trois acteurs qui le compose, à savoir :
- les agences d’emploi temporaire ;
- les entreprises utilisatrices ;
- et les intérimaires.
On peut citer par exemple Factorial, est un outil de gestion des heures qui simplifie considérablement le processus de saisie des heures. Directement depuis la plateforme, les travailleurs peuvent facilement saisir leurs heures travaillées, les managers n’ont plus qu’à approuver les heures et les factures sont générées automatiquement. Et ce n’est pas tout, Factorial offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des congés et des absences, la planification des horaires et des heures de travail des employés, le suivi du temps de travail en temps réel, des rapports analytiques détaillés, etc.
💡En optant pour la digitalisation de la gestion d’interim, le relevé d’heures est complété directement sur une application mobile ou un ordinateur. L’automatisation est gage de fiabilité et de rapidité. En effet, il est signé électroniquement, transmis à l’agence d’intérim et envoyé automatiquement dans le logiciel de paie pour faciliter l’édition des bulletins de paie. Un vrai jeu d’enfants !
À quel moment faut-il remplir et faire valider un relevé d’heures ?
Un relevé d’heures doit être complété chaque semaine et envoyé en temps et en heure chaque fin de mois à l’entreprise de travail temporaire pour l’établissement des fiches de paie.
🚨En cas de retard, l’intérimaire ne percevra pas sa rémunération et l’entreprise utilisatrice ne sera pas facturée. L’automatisation des processus répond parfaitement à ces prérogatives.
Relevé d’heures : on résume
Vous l’aurez compris, que vous soyez entreprise utilisatrice ou agence de travail temporaire, compléter un relevé d’heures manuellement est source d’erreurs et reste très chronophage pour l’ensemble des participants. La solution de la digitalisation facilite le quotidien des agences d’intérim dans l’édition des bulletins de salaire des intérimaires et travailleurs.
Mais pas que ! La digitalisation des processus cible tous les flux d’informations, pas seulement les relevés d’heures. En effet, via une plateforme de digitalisation d’intérim, il est possible d’intégrer les CV, les justificatifs administratifs d’embauche, les contrats, etc. Ne perdez plus une seconde, choisissez le meilleur outil digital intérim pour votre entreprise !