Comment assurer le suivi des heures en entreprise ? Avec ces 5 moyens efficaces !
Savoir gérer le temps de travail est un gage d’efficacité et de rentabilité pour une entreprise. Cela permet notamment de mieux planifier les tâches, de préparer les éléments de paie et de veiller à la sécurité et à la santé des salariés.
Pour effectuer leur suivi des heures, les sociétés peuvent compter sur des machines à pointer, des dispositifs biométriques ou sur des logiciels de saisie de temps de travail.
👇 Petit tour d’horizon des enjeux du suivi des heures en entreprise et des solutions disponibles sur le marché.
Qu’est-ce que le suivi des heures ?
Suivi des heures : définition
Le suivi des heures, ou suivi du temps de travail, consiste à relever avec précision les mouvements des salariés :
- entrée et sortie dans l’entreprise,
- temps consacré à une mission,
… mais aussi :
- absences,
- congés,
- et arrêts maladie.
Ce listing permet non seulement de comptabiliser le temps de travail effectif, mais il permet aussi d’évaluer la productivité de chacun des employés.
Les avantages du suivi des heures de travail en entreprise
Effectuer le suivi des heures est une tâche en entreprise qui apporte de nombreux bénéfices. En effet, ce relevé permet :
- de mieux organiser les équipes en sachant qui est présent et qui est absent ;
- de répartir les tâches ou les missions à réaliser selon les compétences des salariés, ce qui optimise l’efficacité ;
- de déceler les éventuelles surcharges de travail qui impactent la santé et la sécurité des salariés et qui nécessitent une réorganisation du planning ;
- de faciliter le bilan de fin de mois en vue de l’établissement de la fiche de paie (rémunération en fonction des heures réellement travaillées) ;
- d’attester le nombre d’heures travaillées pour assurer le calcul des heures supplémentaires qui fait souvent l’objet de contentieux ;
- et enfin de se conformer aux règles législatives.
Comment appliquer le suivi du temps de travail ?
La gestion du temps de travail fait partie des obligations légales de l’employeur. En effet, celui-ci doit contrôler la durée de travail de ses salariés, qu’ils travaillent selon le même horaire collectif ou non.
L’employeur reste cependant libre de choisir son outil de calcul du temps de travail. Il peut s’agir d’un dispositif d’enregistrement, d’un registre manuscrit ou d’un système automatique.
💡 Bon à savoir : En l'absence de tenue d'un décompte de la durée de travail, l'employeur s'expose à une sanction. Selon l'article R3173-2 du Code du travail, il peut alors être redevable d'une amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe et appliquée autant de fois qu'il y a des personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.
Les systèmes de suivi des heures traditionnels
Certaines entreprises préfèrent encore saisir à la main les heures de travail et les pauses sur un registre spécifique. Cependant, cette technique entraîne des risques : erreurs d’écriture, oublis, perte ou dégradation des documents… Avec le développement du digital et les encouragements à la dématérialisation, le phénomène tend à se perdre.
☝️D’autant plus que les registres des heures travaillées sont à conserver pendant 5 ans en application de la loi française.
Les machines de pointage
Présents au sein des industries pendant des décennies, les systèmes de pointage, même les plus récents dotés d’un lecteur de carte ou d’un code d’accès, arrivent en bout de course.
☝️Ils restent limités à certains secteurs d’activité et ne peuvent pas par exemple s’utiliser dans le cadre du télétravail.
Les dispositifs biométriques
Les salariés s’enregistrent via des systèmes technologiques innovants :
- lecteur d’empreinte digitale ou de la paume de la main,
- reconnaissance faciale, vocale ou oculaire, etc.
Ces dispositifs, fiables, sécurisés et faciles à utiliser, sont intéressants à plus d’un titre. Néanmoins, compte tenu de leur coût de déploiement assez élevé, ils restent peu fréquents au sein des entreprises.
Les logiciels et outils dédiés à la gestion des temps
Les tableurs Excel
Les tableurs Excel sont très souvent plébiscités pour réaliser le calcul des heures, car ils concilient facilité d’utilisation et fonctionnalités. Il est possible d’intégrer des onglets personnalisés selon l’activité ou les spécificités de l’entreprise. Les calculs se font via des formules préprogrammées.
Si les fichiers Excel conviennent aux très petites entreprises, ils ont bien souvent leurs limites pour les autres. En effet, avec ce système, il convient d’entrer manuellement les données, ce qui peut engendrer des erreurs et ce qui nécessite de sécuriser les accès aux documents.
☝️Autre inconvénient non négligeable : les fichiers Excel peuvent être détruits par accident.
Les logiciels de gestion des temps
Avantages des logiciels GTA
Indispensables aux entreprises dont l’effectif est conséquent, les logiciels de gestion de temps permettent d’automatiser le suivi des heures, des congés et des arrêts maladie :
- ils se déploient sur divers supports (ordinateur, smartphone, tablette…),
- et sont accessibles partout et à n’importe quel moment (nul besoin d’être dans les locaux pour consigner ses heures d’entrée ou de sortie).
En somme, ils simplifient la saisie par les salariés, les RH et les managers.
Appelés également solutions GTA (gestion des temps et activités), ils intègrent de nombreuses fonctionnalités, en plus d’un suivi et d’un reporting précis des temps de travail, comme :
- l’exportation et le partage des données ;
- les calculs des temps de travail automatiques ;
- la comparaison des heures prévisionnelles et réelles ;
- la création de rapports de productivité par poste, par projet ou par tâche…
💡Les logiciels GTA peuvent se combiner avec d’autres systèmes de pointage (physiques ou digitaux) et de suivi. En automatisant les processus, ils permettent de libérer du temps et d’obtenir diverses données fiables via des rapports générés d’après les informations enregistrées.
Quelques exemples de logiciels pour suivre les heures dans votre entreprise
1️⃣ Eurécia
Eurécia Suivi des temps est un des modules du logiciel de gestion RH complet Eurécia. Il inclut une badgeuse en ligne pour suivre les temps de vos collaborateurs en temps réel. Une absence imprévue, des heures supplémentaires, tout est centralisé au sein de l’outil pour un contrôle et une validation des feuilles de temps efficace. Toutes ces données peuvent ensuite être traduites en paie. Une gestion des temps efficace pour gagner en fiabilité !
Eurécia Suivi des temps
2️⃣ Factorial
Factorial est un logiciel de gestion des temps conforme au Code du Travail. Il permet de suivre, via une interface moderne, la synthèse du volume horaire de vos salariés. Il fournit aussi des feuilles de temps en ligne ainsi qu’une pointeuse horaire numérique avec QR code. En prime, les heures travaillées se synchronisent automatiquement avec le portail de chaque employé disponible sur l’application mobile. Des rapports sont établis en fonction du temps investi afin de faciliter les prises de décision des managers.
Factorial
3️⃣ Clockify
Clockify est une solution simple et ultra-intuitive pour l'enregistrement du temps de travail effectif de vos employés et du temps passé sur différents projets. Les salariés pointent leurs horaires sur une interface moderne qui propose d'exporter des rapports personnalisés. Analyser la productivité n'a jamais été aussi simple. En entreprise ou en télétravail, Clockify rend la gestion du temps facile pour les managers en synchronisant les informations et les calculs des données de tous les membres connectés. L'outil de suivi est gratuit pour ses fonctionnalités de base avec un nombre illimité d'utilisateurs. Cependant, pour les opérations supplémentaires plus poussées, il faudra passer à un accès payant.
Clockify
4️⃣ Gryzzly
Gryzzly, c'est votre assistant virtuel, celui qui vous permet facilement de suivre les temps en ligne directement dans Slack. Son chatbot interroge directement les collaborateurs tous les jours, leur évitant de remplir manuellement la traditionnelle feuille de temps. En quelques clics, vous pouvez réaliser des rapports hebdomadaires ou mensuels, repérer les absences, les congés, et assurer un suivi fiable pour établir les fiches de paie. Une solution de gestion efficace et ludique qui fait oublier l'outil de pointage classique, pour un meilleur suivi des présences et de planification des tâches.
Gryzzly
5️⃣ TimeCamp
TimeCamp est un logiciel de suivi des temps efficace et facile à utiliser qui automatise la saisie des heures travaillées par le salarié. Comment ? Grâce à un suivi en arrière-plan. Équipé de fonctionnalités pratiques pour l'employeur, le logiciel catégorise automatiquement certaines activités effectuées et édite un rapport détaillé. Plus besoin de demander aux équipes de noter la durée de chaque tâche et des clients concernés. Tout est automatisé dans l'application TimeCamp pour se rendre compte en temps réel des heures passées sur un projet et prendre des décisions si nécessaire.
TimeCamp
Les limites des solutions gratuites
Vous connaissez les jeux mobiles "gratuits", dans lesquels, pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez créer un compte payant ? C'est souvent le cas aussi pour les logiciels de suivi efficace du temps. Vous avez la possibilité d'effectuer des actions sur l'application, mais les meilleures fonctions du time tracking nécessitent un paiement.
Si vous restez sur le mode gratuit, vous risquez d'être dérangé par des publicités intempestives sur certains logiciels ou d'être limité en utilisateurs. Avec le mode complet, tout est débloqué ! Attention également aux outils gratuits qui exploitent vos données pour garantir leur financement.
Pour rappel, utilisation gratuite ou non, tous les logiciels de gestion sont soumis au cadre légal et tout contrôle abusif du travail des salariés et des absences au poste est interdit. La loi est claire, on suit la durée du travail, pas la vie privée.
IA et automatisation : quelles tendances pour le suivi des heures en 2025 ?
L'intelligence artificielle s'invite partout, y compris dans votre gestion du temps de travail. Que peut-elle apporter ?
Automatisation des saisies
Oubliez le tableau Excel à remplir à la main et les erreurs qu'il faut contrôler ! Automatiser la saisie des temps, c'est enregistrer ses heures sans même y penser. Utiliser un logiciel moderne mesure systématiquement le temps passé sur chaque mission, avec la prise en compte des temps de pause, et ajuste les heures par semaine en conséquence.
Prédiction et analyses avancées
Grâce à l'analyse des données effectuée, vous pouvez optimiser la planification de vos besoins et de vos dépenses, identifier les tendances et proposer un ajustement d'horaire collectif ou individuel. L'équipe travaille mieux l'après-midi ? Décalez les heures ou réservez le matin aux missions qui demandent moins de concentration.
Attention aux dérives
Et si l'algorithme vous signalait que la pause café dure trop longtemps ? Certains logiciels proposent déjà des alertes pour les baisses de productivité et les déconnexions prolongées. Une réelle avancée ?
Suivi des heures : on résume !
Machine à pointer, lecteur d’empreinte digitale, fichier Excel ou logiciel GTA… Il existe de nombreuses solutions pour assurer la gestion du temps de travail des salariés. Pour sélectionner la plus intéressante et efficace, il convient de tenir compte du nombre d’employés, des conditions de travail (même horaire collectif ou non, présentiel et télétravail…) et des besoins (rapports, planning, tableau de bord…).