Comprendre le Core RH, ce pilier fondamental de la gestion des ressources humaines

Dans le monde professionnel, les prises de décision sont de plus en plus influencées par la data… et c’est tant mieux ! Dirigeants et encadrants n’avancent plus à l’intuition, mais pilotent leurs activités en prenant vraiment en compte la réalité.

Ces précieuses données ne servent pas uniquement aux services commerciaux et marketing. Il importe aussi aux ressources humaines de s’y référer pour savoir qui sont réellement leurs collaborateurs et de quelle manière les faire grandir pour satisfaire l’ambition de l’entreprise.

Mais comment accéder facilement à de telles informations ? Grâce à l’approche Core RH.

De quoi s’agit-il et quels sont ses avantages ? Décryptage dans cet article 🔎.

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Core RH : définition

Qu’est-ce que le Core RH ?

Le Core RH, ou Core HR en anglais, définit une base de données regroupant l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs d’une entreprise pour sa gestion administrative. Il s’agit donc souvent d’un module, intégré à un logiciel plus global (SIRH, HCM, etc.), servant à gérer, archiver et consulter cette data.

Les données en question sont communément subdivisées en deux catégories :

• celles relatives à l’entreprise :
  • processus,
  • structure hiérarchique et organisationnelle,
  • politiques internes,
  • avantages sociaux, etc.,
• celles associées aux collaborateurs :
  • informations administratives,
  • contrats de travail et avenants,
  • rémunérations,
  • bulletins de paie,
  • fiches de poste,
  • CV,
  • diplômes et historique de formation,
  • référentiels de compétences,
  • feuilles de temps,
  • demandes de congés et d’absence,
  • plannings, etc.

☝️ Mais au-delà d’un simple ensemble de data, le Core RH comprend également :

• des outils d’analyse et de reporting, permettant aux responsables de mieux visualiser les informations, et donc de prendre rapidement les bonnes décisions ;
• un portail RH en libre service par lequel les salariés accèdent à leurs données et effectuent des modifications au besoin (signaler un changement d’adresse par exemple).

💡 À savoir : le Core RH s’appuie sur le concept plus général de Core Model. Assimilable à un cadre standardisé, il permet de déterminer les procédures, data et meilleures pratiques nécessaires à l’uniformisation des opérations.

À quoi sert-il ?

À l’origine, le Core RH a été pensé pour les groupes composant avec plusieurs entités, dont certaines se situent parfois à l’étranger. Dans un tel contexte, il sert tout simplement à unifier les données et processus au sein d’une plateforme unique.

Toutefois, cette base de données a peu à peu séduit des entreprises aux structures moins complexes, mais désireuses de rationaliser leurs opérations. D’autant plus dans un contexte où les logiciels et applications se multiplient, sans pour autant que toutes les informations qu’ils contiennent communiquent entre elles.

Le Core RH participe donc à harmoniser le pilotage RH, afin que les ressources humaines gagnent en pertinence et en efficience et que les salariés développent leur potentiel.

À qui s’adresse le Core RH ?

Le département des ressources humaines constitue, bien entendu, la première cible du Core RH. Il faut dire que cet outil simplifie grandement ses missions quotidiennes et pemet de mettre en place un bon parcours collaborateur !

Cependant, d’autres services sont amenés à manipuler ou consulter cette base de données. On pense notamment à l’équipe IT, responsable de la mise en œuvre du Core RH, de son intégration avec les autres systèmes de l’entreprise ou encore de la sécurisation des données.

Aussi, l’équipe commerciale et le marketing voient dans le Core RH une aide précieuse. En effet, en consultant certaines informations, comme celles relatives aux effectifs ou encore aux compétences, ils appréhendent mieux les ressources disponibles pour planifier efficacement les actions stratégiques.

Pourquoi mettre en place un Core RH ? Les 5 avantages principaux

# 1 Prendre de meilleures décisions

La fonction RH revêt une dimension de plus en plus stratégique.

Accéder facilement à des informations fiables et actualisées, c’est devenir plus réactif (voire proactif) et pertinent dans les prises de décisions.

👉 Par exemple, votre entreprise doit lancer un nouveau projet décisif ? Grâce au Core RH, vous mesurez finement les besoins en matière de ressources, par l’analyse des data relatives aux effectifs et compétences.

C’est d’ailleurs pourquoi le Core RH fournit des outils de reporting, accompagnant ainsi les ressources humaines dans l’observation de leurs indicateurs clés.

# 2 Développer ses talents

À l’heure où la rétention des salariés est devenue un enjeu majeur, le Core RH joue un rôle crucial dans l’épanouissement des talents et la gestion des carrières.

Grâce à cette base de données, les ressources humaines suivent l’évolution des compétences de chaque salarié et identifient d’éventuelles lacunes, dans le but d’élaborer des plans de développement vraiment personnalisés.

# 3 Favoriser l’expérience collaborateur

Si le Core HR participe à faire progresser le collaborateur au sein de l’entreprise, ce dernier apprécie également cet outil au quotidien… tout simplement parce qu’il lui simplifie la vie !

On pense en particulier aux avantages associés au portail collaborateur en self-service.

Les salariés aiment utiliser cette fonctionnalité pour déclarer leurs congés, et ainsi obtenir plus rapidement les validations de la part des managers. Ils peuvent aussi s’en servir afin de consulter leurs dossiers et documents, comme leurs bulletins de salaire ou leur contrat de travail.

# 4 Gagner en productivité sur les missions RH

Au-delà des bénéfices purement stratégiques, le Core RH fait aussi (et surtout !) gagner beaucoup de temps aux employés des ressources humaines. Finies les longues heures passées à collecter et rechercher des informations. Tout est centralisé, données comme documents dématérialisés, en un seul et même endroit !

En parallèle, les systèmes de Core automatisent de nombreuses opérations, en particulier la saisie et la modification des data.

Au final, en réduisant la charge administrative, les RH se concentrent davantage sur leur cœur de métier et replacent l’humain au centre de leurs préoccupations.

# 5 Sécuriser les données des salariés

Enfin, le Core RH sécurise les données des collaborateurs. Un avantage de taille dans un contexte où la législation se montre de plus en plus regardante quant à la confidentialité des informations personnelles !

Plus concrètement, le Core HR :

• dispose de protocoles de sécurité robustes, en particulier le chiffrement des données ;
• est soumis à des sauvegardes régulières, afin d’éviter une perte d’informations précieuses ;
• intègre des fonctions de gestion des droits et des accès (qui peut consulter quoi, et à quel moment ?).

Comment mettre en place le Core RH dans l’entreprise ? 4 réflexes à adopter

Connaître les prérequis à la mise en place du Core

Pour que votre projet Core RH fonctionne, il convient d’obtenir l’approbation de toutes les parties prenantes concernées, à commencer par la Direction Générale. Sans ça, impossible d’aligner parfaitement la stratégie des ressources humaines avec les objectifs globaux de l’entreprise… et bien sûr d’obtenir le soutien financier nécessaire au développement du dispositif 🤑.

Cependant, ce projet concerne aussi les collaborateurs. La mise en place d’un tel outil modifiera inéluctablement les processus quotidiens. Il importe alors de fournir aux salariés le niveau de connaissance nécessaire à la bonne exploitation du Core RH, et de les accompagner dans ce changement. Pourquoi ne pas envisager une petite formation ?

Choisir l’architecture du Core RH : modèle top-down ou modèle bottom-up ?

Voici un point qui doit retenir toute votre attention 🧐.

En effet, déployer correctement votre Core RH nécessite de comprendre les deux modèles possibles, top-down (descendant) ou bottom-up (ascendant), afin d’identifier celui qui correspond le mieux à votre organisation.

Modèle top-down

Ici, c’est le Core RH commun qui alimente les outils locaux.

Cette approche convient alors davantage aux entreprises souhaitant homogénéiser leurs processus et représenter similairement l’ensemble des collaborateurs au sein de l’outil.

En revanche, le déploiement de ce modèle a un impact plus significatif sur l’architecture globale du SIRH et implique souvent des ajustements au niveau des process existants.

Modèle bottom-up

Dans ce cas de figure, les données des SIRH locaux remontent vers le Core RH général. Par conséquent, ce modèle s’adresse plutôt aux groupes qui veulent laisser de l’autonomie à leurs différentes filiales.

Souvent plus facile à mettre en œuvre, le principal défi de cette architecture réside dans l’établissement d’une base de données commune.

Adopter une approche « glocale »

Permettre une gestion globale des ressources humaines tout en prenant en compte les particularités locales de chaque entité (différences au niveau du droit du travail par exemple)… tel est le principal challenge du Core RH !

Cet enjeu de taille a donné naissance à un nouveau concept : l’approche « glocale ». Mais comment relever le défi ?

Au-delà d’adapter les politiques de l’entreprise en conséquence, il vous faut surtout trouver un outil suffisamment flexible pour intégrer toutes ces spécificités. En d’autres termes, optez pour un système Core RH incluant des fonctionnalités de configuration qui ne compromettent pas pour autant l’intégrité de la solution globale.

Opter pour le bon logiciel

En règle générale, le Core RH est inclus à des logiciels plus complets, souvent :

• des SIRH, destinés à centraliser et automatiser les opérations relatives aux ressources humaines ;
• des HCM (Human Capital Management) qui se focalisent davantage sur la gestion du capital humain et le développement des talents.
  👉 Par exemple, Cegid HR est une plateforme ouverte à destination des ETI et des grands groupes. Son Core RH unifié et adaptable permet non seulement d’améliorer la gestion et l’analyse des données des collaborateurs (qu’importe la structure de l’entreprise), mais il dote également les salariés ainsi que les managers de portails dédiés, afin que chacun accède facilement aux informations clés.

💡 Dans tous les cas, choisir le bon outil nécessite :

• de définir avec précision les besoins uniques de votre entreprise, en considérant les particularités de chaque entité ;
• d’évaluer sa compatibilité avec les systèmes existants, pour ne pas entraver la bonne circulation des données ;
• d’impliquer toutes les parties prenantes dans le projet, des gestionnaires RH à la Direction, en passant par les collaborateurs. N’oubliez pas que la solution sélectionnée doit obtenir une adhésion collective si vous souhaitez qu’elle soit correctement déployée puis exploitée !

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Le Core RH en bref

Les entreprises ont beaucoup de profits à tirer du Core RH, quel que soit leur taille. Et pour cause, adopter une vision data driven, c’est gagner en efficacité dans l’exécution des tâches quotidiennes, mais aussi piloter plus intelligemment sa stratégie.

Bien sûr, une telle approche reste indissociable de l’utilisation de logiciels. SIRH ou HCM, qu’importe votre choix, il vous faut parfaitement évaluer en amont vos besoins ainsi que la manière de structurer vos activités. Vous saurez ainsi s’il vaut mieux privilégier une architecture top-down ou une architecture bottom-up.

Enfin, n’oublions pas le rôle clé des collaborateurs dans la réussite du Core RH, qui participe à améliorer leur expérience, et donc leur engagement dans l’entreprise ! D’où l’intérêt de susciter leur appétence pour ce nouvel outil qui les accompagnera dans leur évolution professionnelle.