[Étude de cas] Comment TOUL AR C’HOAT a réussi à structurer la gestion administrative de son personnel

Les professionnels de la gestion des ressources humaines le savent bien, la gestion administrative du personnel est un défi de tous les jours. De l’embauche au départ d’un salarié, en passant par son évolution au sein de l’entreprise, les formalités sont omniprésentes et demandent un suivi accru des évolutions réglementaires pour ne pas commettre d’erreurs.

L’utilisation d’un outil adapté est la solution la plus simple pour structurer son organisation et fiabiliser ses process.

Dans cette étude de cas, Frédéric CANEVET-JEZEQUEL, Directeur de l’établissement TOUL AR C’HOAT nous livre son retour d’expérience réussi de l’assistant RH Lumio.

TOUL AR C’HOAT en quelques mots

Créé il y a plus de 60 ans, l’établissement TOUL AR C’HOAT installé à Châteaulin en Bretagne est dirigé par Frédéric CANEVET-JEZEQUEL. Cette association à but non lucratif accueille des élèves souffrant d’épilepsie pour leur permettre de s’épanouir dans le système éducatif, tout en recevant les soins adaptés à leurs besoins.

Challenge n°1 : Informatiser le dossier salarié

Lorsque Frédéric CANEVET-JEZEQUEL a été nommé à la tête de l’établissement, il s’est retrouvé submergé sous des tonnes de papiers, car rien n’était informatisé. Il perdait donc un temps considérable dès qu’il recherchait une information sur l’un des salariés. « Quand on cherchait un contrat de travail, un numéro de téléphone ou un document dans le dossier du salarié, il fallait ouvrir le placard et trouver l’information dans un dossier papier très épais, c’était extrêmement fastidieux », déclare-t-il.

Depuis plusieurs années, Frédéric CANEVET-JEZEQUEL entretient une relation de confiance avec les Éditions Tissot, c’est donc tout naturellement qu’il a choisi leur dernier logiciel Lumio pour informatiser ses dossiers salariés.

A travers Lumio j’ai réussi à conjuguer toutes mes attentes : pouvoir disposer des informations relatives aux salariés et pouvoir retracer tous les évènements de leurs carrières professionnelles

Pourquoi Lumio est adapté à TOUL AR C’HOAT ?

• Interface agréable et intuitive
• Facile à prendre en main
• Adapté à la réalité de l’entreprise

Challenge n°2 : Être autonome dans la gestion des procédures en droit du travail

Il arrive parfois à Frédéric CANEVET-JEZEQUEL de travailler avec des juristes sur des sujets particulièrement complexes de droit du travail, mais il préfère être indépendant pour le traitement des problématiques du quotidien. Son objectif est clair : monter en compétence et trouver des ressources par lui-même en toute autonomie, mais « je n’ai pas de formation en droit du travail, il y a plein de moments où j’ai des doutes, besoin d’acquérir des connaissances, d’être accompagné » précise-t-il.

Tout s’est accéléré avec l’annonce du premier confinement en 2020, lorsqu’il a été confronté à la mise en place du télétravail, sujet qu’il n’avait jamais abordé et qu’il ne maîtrisait pas. Il a alors pris conscience qu’il lui fallait désormais un outil adapté à ses besoins. Utilisant déjà Lumio pour la gestion des salariés, il a semblé évident à Frédéric CANEVET-JEZEQUEL, d’utiliser également le module de gestion des procédures et documents proposé par l’outil.

Pour les procédures ce que j’aime bien c’est tout l’accompagnement avec l’assistant, pas à pas, qui permet de dérouler la procédure avec les bonnes questions à se poser, ensuite il reste juste à télécharger le document qui est prêt à l’emploi.

Pourquoi Lumio est adapté à TOUL AR C’HOAT ?

• Accompagnement pédagogique avec l’assistant virtuel
• Variété de procédures et documents
• Meilleure connaissance du droit du travail

CAS concret de TOUL AR C’HOAT : l’avertissement

« Un avertissement, c’est une histoire de 20 min »

Avant d’utiliser Lumio, lorsque Frédéric CANEVET-JEZEQUEL devait traiter une problématique qu’il ne maîtrisait pas, il regardait sur Internet pour trouver des informations sur le sujet. Contenus trop anciens, pas actualisés… « il perdait vite 3 heures » ! Aujourd’hui avec Lumio tout est plus facile et surtout les informations sont fiables, il n’a pas besoin de se poser des questions.

Par exemple, avant pour un avertissement j’aurais pu perdre une demi-journée. Là c’est simple je vais sur Lumio, je tape mon mot-clé je déroule la procédure avec l’assistant, du coup je monte aussi en compétence car j’acquiers des connaissances actualisées au regard de la réglementation. Ensuite je remplis ma procédure et in fine je clique et voilà, mon document est prêt. C’est une histoire de 20 min et cela n’a pas de prix notamment pour des chefs de petites entreprises comme la mienne. Aujourd’hui, il faut être un couteau suisse, je suis sollicité pour tout, donc le temps est précieux, ces 2h non perdues c’est du temps pour faire autre chose.

Conclusion 

En faisant confiance à Lumio, l’établissement TOUL AR C’HOAT a réussi à structurer la gestion de son personnel. Lorsque Frédéric CANEVET-JEZEQUEL a besoin de réaliser des démarches en droit du travail (rédaction d’un contrat, rupture conventionnelle, mise en place d’une sanction…) il sait qu’il peut faire confiance à l’outil, qui lui donnera la marche à suivre en tenant compte des dernières réglementations en la matière.

Grâce à l’informatisation de ses dossiers salariés, il peut désormais centraliser et retrouver en quelques secondes toutes les informations et documents les concernant.

C’est donc l’esprit allégé des contraintes que Frédéric CANEVET-JEZEQUEL « gagne un temps considérable » dans ses démarches du quotidien.

Si vous aussi vous souhaitez gagner du temps dans la gestion de votre personnel, vous pouvez essayer gratuitement Lumio pendant 15 jours.