Comment mettre en place une démarche de GPEC dans la fonction publique ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) dans la fonction publique, c'est un outil clé pour faire rimer organisation et anticipation face aux évolutions rapides du marché du travail. D'abord mise en œuvre dans le secteur privé, elle montre aujourd'hui toutes ses qualités dans les administrations publiques.

Face à la transformation de la fonction publique, les administrations peuvent, grâce à la GPEC, ajuster les compétences des agents à leurs besoins organisationnels. Résultat ? Une meilleure gestion des talents et une pérennisation de l'emploi public. Découvrez les étapes essentielles pour mettre en place une GPEC réussie et les outils qui vous accompagneront dans cette démarche.

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Définition : qu’est-ce que la GPEC ?

Définition : la démarche de GPEC

La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) est aussi connue sous le nom de gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC). Démarche volontariste et anticipative, elle vise à prévoir les besoins en personnel dans une organisation en s’appuyant sur un ensemble d’outils de gestion des ressources humaines.

Elle simule l’avenir de l’entreprise en tenant compte des contraintes de son environnement et de ses choix stratégiques. L’objectif : envisager les possibles futurs de l’entreprise, en vue d’anticiper, d’étudier et d’éclairer les décisions RH.

Ainsi, elle fait un pont entre les besoins de postes à pourvoir et les ressources, tout en tenant compte du contexte socio-économique, des développements technologiques et des évolutions réglementaires.

Les applications concrètes de la GPEC

L’une des mises en application de cette démarche est l’élaboration de plans d’action prévisionnels : il s’agit de mettre en évidence les écarts entre l’évolution prévisible du personnel (ressources) sur une période donnée et leur affectation aux emplois existants (besoins de l’organisation) sur cette même période. 

En bref, il s’agit de prévoir la bonne compétence, au bon moment, à la bonne place.

Pour cela, des mesures, des analyses et des plans d’action sont mis en œuvre pour réduire les écarts entre prévision et réalisation afin de prévenir les crises.

D’une démarche de gestion quantitative à une gestion qualitative

La GPEC est un concept qui n’est pas nouveau : les entreprises cherchent depuis longtemps à prévoir les ressources dont elles auront besoin à court, moyen ou long terme. Voici quelques repères chronologiques sur l’évolution de ce concept :

• Années 1960 : focus sur la gestion quantitative des effectifs, c’est-à-dire le nombre de personnes nécessaires en fonction de leur niveau de qualification, qui se basait sur des modèles de planification stratégique.
• Années 1970 : axées sur la gestion des carrières avec une nouvelle importance de la formation, qui revêt un caractère obligatoire. 
• Années 1980 : la notion de gestion prévisionnelle s’impose dans un contexte de mutations économiques et technologiques favorisant l’obsolescence des qualifications, mais aussi l’émergence d’un management à caractère humain.
• Années 1990 : D.Thierry et C. Sauret forgent la définition la plus répandue (1993), selon laquelle la GPEC est la conception, la mise en œuvre et le suivi de politiques et de plans d’action cohérents :
  • visant à réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les ressources humaines de l’entreprise en fonction de son plan stratégique ;
  • en impliquant le salarié dans le cadre d’un projet d’évolution professionnelle.
• Années 2000 : regain d’intérêt pour la GPEC au sein des entreprises à la suite :
  • de la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005 visant à réguler la situation du marché du travail ;
  • de la prise de conscience du vieillissement de la population active (« papy boom »), qui engendre des départs en masse à la retraite.

Les grands objectifs de la GPEC

Aujourd’hui, la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences vise le qualitatif, ce qui se traduit par une mise en œuvre de l’amélioration continue des compétences. Cela répond à une exigence adressée aux entreprises d’anticiper l’évolution de leurs emplois pour éviter les décalages sur les plans qualitatif comme quantitatif, en vue de leur adaptation constante à de nouvelles situations de travail.

Les finalités de la GPEC :

• gérer par les compétences afin de prévenir les risques d’inadaptation ;
• éviter les licenciements en traitant les problèmes en amont ;
• assurer l’employabilité des salariés ;
• permettre une meilleure gestion des carrières ;
• garantir une meilleure efficience de la formation ;
• limiter la perte des connaissances dans l’organisation.

La politique de GPEC dans la fonction publique

Qu’entend-on par « fonction publique » ? 

D’abord mis en place en entreprise, le modèle de la GPEC se transpose à la gestion des ressources humaines des différentes fonctions publiques :

• la fonction publique d’État : sont concernés les services centraux de l’État, comme les ministères, les services déconcentrés sur le territoire, comme les préfectures ou les rectorats, et les établissements publics de l’État, notamment les universités et le CNRS.
• la fonction publique hospitalière : sont concernés les hôpitaux publics, les maisons de retraite publiques, etc.
• la fonction publique territoriale : sont concernés les collectivités territoriales (communes, départements, régions) et les établissements publics.

Les objectifs et les enjeux de la GPEC dans la fonction publique

Appliquer la stratégie GPEC dans le secteur public revient à adopter un nouveau mode de gestion des ressources humaines (GRH). Il ne s’agit plus d’un outil de maîtrise de la masse salariale, mais de construction et de cohérence du parcours professionnel, de la même manière qu’en entreprise. 

Ce nouveau mode de gestion permet de :

• répondre aux exigences légales, notamment en matière de formation ;
• gérer l’évolution des effectifs afin de mieux déterminer les besoins futurs de recrutement et d’anticiper la transmission des connaissances ;
• améliorer le service public, notamment en déployant les compétences et « l’employabilité » pour suivre l’évolution des métiers ;
• mettre au point une démarche qualité : s’assurer que le service réponde aux besoins du public et de la collectivité.

Pour cela, il convient d’actionner différents leviers, parmi lesquels :

• la gestion des mobilités, 
• le repérage des compétences disponibles, 
• la vérification de l’adéquation poste/agent, 
• les offres de formations ciblées pour monter en compétences, etc.

Comment mettre en œuvre la GPEC dans le secteur public ?

Méthode et mise en place concrète

La préparation et le déploiement d’une politique de GPEC constituent un projet complexe, à mener sur le moyen à long terme. Pour assurer sa réussite, différentes étapes sont à mettre en œuvre :

• Dresser l’état des lieux des emplois et des qualifications ;
• Réaliser une projection des emplois et des compétences actuels ;
• Mettre en œuvre les outils de GRH (détaillés plus bas) pour : 
  • réduire les écarts entre besoins et ressources,
  • élaborer un plan d’action pour anticiper les évolutions des métiers et des compétences ;
  • Utiliser la data RH pour analyser tous les problème à résoudre ;
• Renforcer l’implication de tous les acteurs ;
• Mener le projet sur le long terme, en général sur une période de 3 à 5 ans.

Il convient pour une organisation de se doter des outils de gestion et de développement des compétences adaptés, parmi lesquels on retrouve :

• le référentiel métier ou référentiel de compétences, permettant d’identifier les compétences existantes au sein de l’organisation ;
• le répertoire des métiers ;
• les fiches d’emploi comprenant le détail des missions d’une fonction, des activités et des compétences associées ;
• le guide du recruteur répertoriant des guidelines pour faciliter et professionnaliser le recrutement ;
• le dispositif mobilité permettant d’élaborer un parcours de formation adapté ;
• l’entretien annuel pour dresser un bilan sur les missions de chaque fonction, initier une réflexion sur les éventuelles évolutions, et identifier les besoins en compétences ; 
• le plan de formation pour favoriser l’employabilité de même que l’évolution professionnelle des agents ;
• la prospective financière soit outil de pilotage et d’aide à la décision pour agir au niveau des coûts, notamment pour mieux maîtriser la masse salariale. 

Utiliser un outil pour une stratégie GPEC optimale

La fonction publique se caractérise par son statut et sa politique RH particuliers : la protection de l’emploi et la gestion de carrière. De nombreux outils de digitalisation et gestion des talents et des outils de GRH utilisés en entreprise peuvent également s’appliquer aux administrations publiques et à leurs spécificités.

Toutefois, il peut être judicieux d’aller plus loin et d’équiper son établissement d’un système de traitement automatisé des informations en ressources humaines, et pourquoi pas d’une solution logicielle 100 % en ligne.

Logiciel de gestion des talents et de la formation, Cegid Talent Management permet de piloter le recrutement, la performance, les compétences, les carrières, la formation et la rémunération des collaborateurs avec efficacité. La solution de gestion intégrée des talents Cegid Talent Management permet de déployer une politique de GPEC entièrement modulable selon vos besoins, la rendant applicable à l’ensemble des fonctions publiques.

Cegid Talent Management met à disposition les fonctionnalités suivantes : 

• gestion du cycle complet de GPEC : identification, évaluation, développement et planification ;
• gestion de l’organisation du travail ;
• valorisation des compétences et des potentiels individuel et collectif des collaborateurs ;
• service à la demande avec : intégration des données collaborateurs, campagnes d’évaluations, recrutement, rémunération, formation et planification de la stratégie emplois et compétences ;
• spécifiques à la fonction publique territoriale : administration du personnel, gestion des carrières, évaluation, rémunération, formation et cohésion sociale ;
• spécifiques à la fonction publique hospitalière : service sur mesure intégrant les référentiels de chaque établissement.

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Formation et développement professionnel en GPEC

Pour une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences réussie, investir dans les expertises professionnelles des agents est essentiel. Grâce à ça, on anticipe les possibilités d'évolution des métiers et on assure une gestion des talents optimale à long terme.

Formations spécifiques pour la GPEC publique

Les formations GPEC sont un tremplin idéal pour booster les compétences des effectifs de la fonction publique et la préparer aux défis qui l'attendent.

Les universités

Certaines universités, comme l'Université Paris-Dauphine ou l'Université de Lyon, proposent déjà des formations en gestion des ressources humaines dans le secteur public, avec une spécialisation en GPEC. Une formation professionnelle de ce type permet de mieux accompagner les agents dans la maîtrise des outils nécessaires à une meilleure gestion des talents au sein du service RH des administrations.

Les organismes spécialisés

• Le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale) : ce centre propose des formations spécifiques pour les fonctionnaires. Elles incluent différents modules dont la GPEC, la gestion des compétences et le développement des talents dans la fonction publique.

• L'INHESJ (Institut National des Hautes Études de Sécurité et de Justice) : cet institut offre également des formations ciblées pour des secteurs spécifiques. La sécurité publique par exemple.

Les certifications

Certaines certifications permettent de valider des compétences concrètes dans la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. On peut en trouver sur le site du CNFPT ou sur des plateformes en ligne comme FUN MOOC. Avec cette certification professionnelle, vous donnez une nouvelle dimension à la démarche GPEC dans la fonction publique.

Les ressources pédagogiques adaptées

Des outils comme les MOOC, les webinaires et des séminaires spécialisés pour les agents publics mettent à disposition des connaissances permettant de se tenir à jour sur les moyens actuels de gestion des compétences. Il ne s'agit pas juste du suivi d'une formation lourde et rébarbative, mais bien de se mettre à jour avec des outils à la pointe de la technologie !

Dispositifs de développement interne

Comment faire avec les agents responsables des ressources humaines déjà en poste ? Comment leur donner la possibilité de mieux accompagner l'évolution de carrière au sein de la fonction publique ? En leur donnant accès à des dispositifs en interne pour améliorer les compétences des agents :

• mentorat et tutorat : proposez un programme d'accompagnement entre les agents expérimentés et les jeunes recrues.

• e-learning : grâce à des outils d'apprentissage en ligne pour répondre à un besoin identifié de formation à distance dans le cadre d'une mise à jour des compétences. La formation se réalise directement sur le lieu de travail et repose sur l'autonomie de l'agent.

✅ On sait bien que les agents de la fonction publique ont peu de temps pour des formations externes. Ces propositions de formation permettent donc d'optimiser leur temps avec un partenaire en interne ou à distance.

Valorisation des parcours professionnels

Parce qu'un agent de l'État mérite plus qu'un simple titre sur sa carte de visite, on valorise son parcours comme il se doit ! Pour structurer et dynamiser les carrières professionnelles, plusieurs outils sont incontournables :

• les entretiens professionnels : c'est un moment clé pour faire un rapport des compétences et identifier les perspectives d'évolution. Il permet aussi de faire le constat d'éventuelles lacunes ou progressions possibles et d'évoquer les formations relatives aux besoins de l'agent.

• les plans de carrière : ce dispositif permet aux fonctionnaires une véritable projection à long terme. On lui propose une trajectoire claire, et des objectifs et missions motivants. Un agent sans perspectives, c'est un train sans rails. Il faut poser les bases de sa route !

• la mobilité professionnelle : bouger, c'est évoluer. Chaque année, la mobilité interne ouvre des portes et évite la routine. Cette démarche offre de nouvelles perspectives et propose un parcours cohérent avec les aspirations et les envies des agents.

Retours d’expérience et bonnes pratiques

Face aux défis liés à la gestion des effectifs, plusieurs collectivités et établissements publics ont mis en place des stratégies efficaces. Le but ? Anticiper les besoins, améliorer le fonctionnement des services et optimiser la masse salariale.

Témoignages de collectivités et établissements publics

La mise en place d'une politique de gestion des ressources humaines proactive permet d'anticiper les changements et d'adapter les métiers aux enjeux économiques et sociaux. Voici quelques exemples d'initiatives inspirantes :

• Ville du Havre : cette collectivité a organisé une action visant à impliquer chaque gestionnaire dans le suivi des carrières. Avec une meilleure prise en compte des besoins en formation et en mobilité, les fonctionnaires havrais bénéficient aujourd'hui d'un accompagnement renforcé.

• CHU de Rennes : dans le cadre de l'évolution des métiers de la fonction publique hospitalière, cet établissement public a structuré un plan GPEC adapté aux évolutions des pratiques médicales.

• Agglomération de Cergy-Pontoise : en réponse aux difficultés de recrutement dans certains domaines, un projet de cartographie des compétences a été lancé afin de faciliter la mobilité interne et identifier les compétences disponibles.

Facteurs de réussite et erreurs à éviter

Quelles sont les leçons à retenir ? Ces expériences mettent en avant plusieurs facteurs essentiels :

• Analyse fine des données : on ne pilote pas un service à l'aveugle. Réaliser un état des lieux précis permet de cerner les compétences à renforcer ! C'est aussi le moyen d'anticiper les écarts entre les besoins et les ressources humaines disponibles.

• Dialogue social et concertation : l'implication active des représentants du personnel favorise l'adhésion aux changements.

• Outils d'accompagnement adaptés : les plateformes numériques et les formations certifiantes du CNFPT et du ministère de la Fonction publique contribuent à une meilleure gestion des parcours des fonctionnaires.

• Veille sur l'actualité et les évolutions juridiques : les réformes ne s'arrêtent jamais ! Autant les anticiper plutôt que les subir. L'adaptation aux évolutions du Code du travail permet de gérer efficacement les ressources humaines.

En s'appuyant sur ces bonnes pratiques, les directions RH des collectivités et des services de l'État peuvent donc mieux structurer leurs démarches. Dans quel but ? Réduire les difficultés liées à l'usure professionnelle et aux enjeux du vieillissement des agents.

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Les défis de la GPEC appliquée au secteur public

D’abord présentée comme un outil d’optimisation de la masse salariale, la GPEC permet désormais d’aller plus loin et de favoriser la qualité de vie au travail des agents. Sa mise en place se heurte toutefois à certaines difficultés.

Les restrictions budgétaires toujours plus contraignantes représentent l’un des défis à surmonter par les fonctions publiques. Ce challenge incite à moderniser les administrations publiques pour les rendre plus agiles, en plus de la nécessité de maîtriser la masse salariale.

De plus, la mise en œuvre d’une politique réussie de GPEC dans la fonction publique implique un changement de « culture » dans la manière d’aborder les missions de l’État et la politique RH dans l’administration. Ce changement concerne la perception même des emplois : il s’agira de penser davantage par métier et par compétences plutôt que par poste, statut, et catégorie. Pour adopter cette vision nouvelle, la mobilité interne et interfonction publique devra être encouragée.

En bonus : consolider, reconnaître et déployer les compétences des agents publics permet de renforcer la motivation de ces derniers et de créer un climat social favorable. Enfin, on adopte ainsi une démarche de valorisation des talents et d’ouverture des perspectives d’évolution et de perfectionnement.