Vous cherchez à créer une trame d’entretien professionnel ? On vous aide avec notre modèle gratuit !
Que doit comporter votre trame d’entretien professionnel ? Quels points incontournables devez-vous aborder en entretien ?
Des spécificités sont à connaître pour préparer et mener un entretien professionnel, ce temps d’échange entre le salarié et son employeur sur des sujets tels que les perspectives d’évolution professionnelle ou de développement des compétences.
Nous vous proposons un récapitulatif des points essentiels à aborder dans cet article, à utiliser comme un guide d’entretien pratique pour tirer le meilleur parti de vos échanges avec vos collaborateurs et acquérir le meilleur talent. En bonus, inspirez-vous de notre modèle de trame d’entretien à télécharger !
L’entretien professionnel en quelques mots
▶︎ Qui est concerné ? Tous les salariés (CDD, CDI, contrat de professionnalisation, etc.).
▶︎ Quand a-t-il lieu ? Tous les deux ans au minimum, pour les salariés avec au moins deux ans d’ancienneté dans l’entreprise. Il peut également avoir lieu lors du retour d’un collaborateur après un congé ou un arrêt de longue durée (maternité, parental, soutien familial, maladie prolongée, sabbatique, etc.).
▶︎ Est-il obligatoire ? Oui, pour toutes les entreprises depuis la loi de 2014 relative à la formation professionnelle. L’entretien annuel d’évaluation, au contraire, ne comporte d’obligation que s’il en est fait mention dans la convention ou l’accord d’entreprise.
▶︎ L’objectif de l’entretien professionnel ? Il ne s’agit pas d’évaluer les performances, mais de proposer un état des lieux de la carrière de vos collaborateurs, tel un bilan d’étape : vous discutez de leurs possibilités d’évolution professionnelle et identifiez leurs besoins de formation et de développement des compétences.
En tant qu’encadrant·e chargé·e de faire passer les entretiens professionnels, que vous soyez responsable des ressources humaines, manager hiérarchique ou CEO, suivez une trame précise pour cet exercice soumis à des obligations légales.
🎁 [Bonus] Si, comme on vient de le voir, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire (a contrario de l’entretien professionnel), il s’agit néanmoins d’un moment clé pour faire le point sur l’année écoulée, réaliser un bilan des aspirations du collaborateur, tout en prenant de la hauteur. Découvrez comment réussir parfaitement cet exercice, grâce à ce guide pratique offert par Zest by Zestmeup.
Le guide pratique de l'entretien annuel, par Zest by Zestmeup
Télécharger gratuitementComment créer la trame de l’entretien professionnel ?
Pour élaborer le support qui vous servira de trame au moment de conduire un entretien professionnel, voici les points à préparer pour votre échange.
Un exemplaire contenant les différents sujets de l’entretien peut être prévu pour le salarié également, ce qui permet de gagner du temps en amont de vos échanges.
Rassembler les informations nécessaires
Veillez tout d’abord à recueillir des documents concernant la·le salarié·e avant l’entretien, comme :
- sa fiche de poste : pour obtenir une vision de son poste, du périmètre de ses activités et de son rôle au sein de l’entreprise ;
- son contrat de travail : pour connaître son type de contrat, son ancienneté dans l’entreprise, etc. ;
- son CV : pour avoir des éléments sur l’identité de la personne et pour cerner l’ensemble de ses compétences acquises durant ses diverses expériences ;
- les comptes-rendus écrits de ses entretiens professionnels précédents.
Vous pouvez obtenir ces documents auprès de votre employeur ou à partir de vos dossiers, dans le respect de la confidentialité liée à ces informations.
Par ailleurs, munissez-vous de tout document vous permettant d’identifier les opportunités présentes dans l’entreprise (projets en cours ou à venir, développement d’une activité, etc.).
La démarche ? Faire coïncider les besoins en compétences et en ressources de l’entreprise avec l’utilisation du plein potentiel de vos collaborateurs.
Aborder les 3 principaux thèmes
▶︎ Le parcours professionnel
Explorez tout d’abord le parcours professionnel de votre collaborateur·rice :
- sa formation initiale ;
- ses diplômes obtenus ;
- son parcours professionnel suivi avant son arrivée dans l’entreprise (postes, noms des entreprises et dates) ;
- son parcours professionnel suivi au sein de l’entreprise (postes occupés, actions de formation suivies, certifications obtenues) ;
- aujourd’hui : ses missions, la perception qu’elle·il a de son travail au quotidien, et les éventuelles difficultés rencontrées ;
- le cas échéant, dressez un rapide bilan des changements intervenus depuis le précédent entretien professionnel.
▶︎ Les aspirations professionnelles
Cernez ensuite les aspirations de votre collaborateur·rice :
- ses souhaits d’évolution au sein de l’entreprise ;
- une mobilité géographique ;
- une progression salariale ;
- ses qualités et aptitudes clés pour l’évolution souhaitée, et les compétences manquantes, si tel est le cas.
▶︎ Les perspectives d’évolution
Abordez le sujet des perspectives d’évolution professionnelle offertes par l’entreprise, ainsi que l’accompagnement et les possibilités de formation qu’elle peut mettre en place :
- faites le constat des décisions prises et actions réalisées depuis le précédent entretien professionnel, le cas échéant ;
- envisagez les évolutions possibles de son poste, les fonctions amenées à évoluer et les compétences à développer ;
- identifiez ensemble les actions de formation à mettre en œuvre pour réaliser son projet professionnel ;
- abordez les moyens à disposition de votre collaborateur·rice, comme les formations programmées en interne ou accessibles via des organismes externes, etc.
ℹ️ Veillez à communiquer à votre collaborateur les informations relatives à son Compte personnel de formation (CPF) : comment l’activer, vérifier ses droits, et utiliser le montant disponible en ligne sur MonCompteFormation.gouv.fr.
Vous n’avez pas accès au compte du salarié, sauf si ce dernier vous en donne expressément l’autorisation d’y accéder.
Respecter les formalités de l’entretien
Le déroulement de l’entretien doit répondre aux obligations du droit du travail.
De plus, l’employeur est tenu d’informer le salarié sur ses droits, les dispositifs auxquels il a accès et leur fonctionnement :
- Compte personnel de formation (CPF) ;
- Validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- Conseil en évolution professionnelle (CEP).
💡 L’entretien professionnel est le moment idéal pour évoquer la possibilité d’un projet de VAE, et des options de financement qui existent pour le mener à bien.
Enfin, renseignez-vous sur les dispositions spécifiques en matière d’entretien professionnel pouvant être prévues par l’accord de branche dont votre entreprise fait partie.
☝️ Sachez qu’il vous faudra formaliser à l’écrit le compte-rendu de vos échanges. Faites une synthèse des sujets abordés, des souhaits d’évolution et des actions à mettre en place (modalités, délais, etc.), et remettez-en une copie à votre collaborateur·rice à l’issue de l’entretien.
Quelles questions poser en entretien professionnel ?
Avant d'adapter l'échange à l'emploi spécifiquement occupé par la personne, on commence par un état des lieux général. Voici les thèmes incontournables et quelques idées de questions :
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L'accomplissement professionnel : "Quelles sont vos dernières réussites à votre poste ? "
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Les aspirations professionnelles : "Quels sont vos objectifs et vos ambitions pour l'avenir ? Où vous voyez-vous dans 2 ou 5 ans ?"
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Les perspectives d'évolution : "De quels types de formation professionnelle ou d'opportunités, souhaitez-vous bénéficier pour évoluer dans l'entreprise ?"
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Les objectifs personnels : "Comment souhaitez-vous vous développer ? Qu'est-ce qui vous motive ? Qu'est-ce qui vous booste ?"
Ensuite, affinez l'échange de manière plus personnelle en fonction de l'expérience et de l'activité précise de l'employé.
S’inspirer d’un modèle de trame d’entretien
Vous souhaitez avoir une idée plus précise du contenu de la trame d’un entretien professionnel ? Voici un modèle de grille d’exemple d’entretien professionnel (Word) :
Modèle de trame d'entretien professionnel
Télécharger☑️ Cette grille de conduite d’entretien peut constituer une aide pratique pour vous préparer. Elle est une base qu’il restera à adapter à votre organisation, à votre culture d’entreprise et à votre mode de management.
Après l'entretien, assurer le suivi et l'archivage des échanges
Un entretien, c'est bien, mais toutes ces informations à votre disposition doivent servir à quelque chose ! Après avoir fait le point sur l'avenir professionnel et les actions de formation possibles pour le salarié, il est important de conserver une trace de l'échange.
Elle peut permettre plus tard de comparer et d'observer les évolutions. Quelques bonnes pratiques vous permettront de rendre ces évaluations pertinentes année après année :
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Un compte-rendu clair : l'employeur, le manager et le salarié doivent pouvoir accéder au véritable compte-rendu de l'entretien et à tous les éléments évoqués. Notez les points clés à date, les actions et les projets prévus, ainsi que les engagements de chacun.
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Un bilan partagé avec votre employé : après cet échange, tout le monde doit avoir une vision claire des attentes définies. Le document doit fixer les objectifs, les actions à mener et les changements proposés.
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Un plan pour suivre les actions décidées : mettez en place des rendez-vous de contrôle à période régulière, et vérifiez l'avancée de chaque sujet. Les évolutions et la formation du salarié sont-elles bien lancées ?
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Un archivage rigoureux des documents : pour éviter tout malentendu à l'avenir, gardez une copie de l'entretien professionnel de chaque employé de manière sécurisée. Constituer un historique des entretiens précédents pourra vous être très utile et vous aider en cas de litige.
Personnalisez votre trame d'entretien professionnel
Un entretien professionnel, ce n'est pas un questionnaire à remplir. ❌
Pour une évaluation vraiment efficace, posez les bonnes questions et adaptez votre approche au salarié devant vous. Prenez le temps de les préparer pour un résultat vraiment constructif, mais restez en conformité avec le droit du travail. ✅
Adapter l'entretien aux besoins individuels
Chaque collaborateur a son propre parcours, ses expériences et ses compétences professionnelles. Poser les mêmes questions à tout le monde ne sert à rien !
- De quoi le salarié est-il responsable ?
- Quelles sont ses qualifications ?
- Quelles sont ses fonctions sur le dernier poste occupé dans l'entreprise ?
- Quelle formation a-t-il suivie récemment ?
Pensez aussi aux situations particulières ! Un salarié de retour d'un arrêt maladie de longue durée, d'un congé de maternité ou d'un congé parental revient avec un regard neuf sur son poste et ses besoins dans l'entreprise. C'est l'occasion de prendre le temps pour faire le bilan sur ses nouvelles attentes et de l'accompagner dans son évolution. 👐
Le parcours professionnel du salarié doit donc orienter l'entretien professionnel, surtout si le salarié a déjà passé plusieurs entretiens auparavant. Vous pouvez vous aider des documents à votre disposition pour préparer l'échange tout en faisant un lieu de discussions plus libres. En effet, le but de l'entretien n'est pas de mettre la pression, mais bien de servir de guide pour son projet professionnel.
Assurer la conformité avec la loi
Rappelez-vous bien que l'entretien professionnel est une obligation légale. Sa mise en place est donc encadrée par la loi et doit avoir lieu au moins tous les deux ans. Un entretien annuel est tout à fait possible. ☝️
La convocation à l'entretien professionnel est également soumise à des règles, puisque l'employeur doit en avertir le salarié. Même si elle ne doit pas forcément respecter de formalisme strict, préférez une convocation écrite. La lettre de convocation remise au salarié n'a en revanche pas besoin d'être envoyée en recommandé avec accusé de réception.
Conseil pratique : envoyez le document à l'employé à l'avance pour lui laisser le temps de préparer cet entretien.
Lors de l'entretien professionnel, faites également attention à bien réaliser et respecter toutes les obligations. Les formations suivies par exemple ou la validation des acquis en lien avec l'entreprise doivent être officialisées pour pouvoir reconnaître un salarié qui monte en compétences. Et n'oubliez pas d'aborder l'évolution de carrière du salarié. Vous êtes tous les deux là notamment pour ça !
Des outils pour assister vos entretiens professionnels
Si l’entreprise doit se conformer au cadre légal pour mener ses entretiens, le choix des outils utilisés lui revient entièrement : pourquoi ne pas faciliter votre gestion des entretiens avec des outils digitaux spécialement conçus pour vous faciliter la tâche ?
Avec Factorial Acquisition Talents vous pouvez créer autant d’entretiens que vous le souhaitez, gérer leur fréquence, durée et nombre de participants en quelques minutes. Réalisez des entretiens individuels et personnalisés, informez vos salariés en avance et créez des grilles d'évaluation pour leur permettre de mieux se préparer. Centralisez la gestion des évaluations et analysez les données sur les performances de vos employés sur une seule et même plateforme.
Factorial Acquisition talents
Skelly est un logiciel de gestion d’entretiens intuitif, modulaire et simple à prendre en main qui simplifie la préparation et l’animation de vos entretiens en vous proposant des modèles de trame (annuel, professionnel, forfait jour, …) prêts à l’emploi et 100% personnalisables. Le plus ? Vous profitez d’un module GPEC complet et anticipez les actions à mettre en place dans votre entreprise (suivi du turn-over et des besoins de formation, etc).
Skeely
Avec Javelo, vous avez accès à une plateforme simple d’utilisation pour créer votre trame d’entretien personnalisée en quelques clics, mener vos entretiens et gérer les objectifs et les programmes de formation de vos collaborateurs, grâce à trois modules à votre disposition : entretiens, feedback et objectifs.
Javelo by Tellent
Avec Poplee Entretiens & Objectifs, vous bénéficiez de grilles d’entretien directement dans la bibliothèque de l’outil, selon le type d’entretien. La gestion des campagnes est simplifiée, ainsi que le processus même des entretiens, de la préparation par le salarié au moment de l’échange. Les responsables RH gagnent du temps : moins d’administratif, et plus d’actions concrètes suite aux entretiens.
Poplee Socle RH
Avec Zola, vous accédez gratuitement au module d’entretien et aux modèles de trames des plus grandes entreprises. Vous gérez vos entretiens de A à Z : préparez vos entretiens professionnels en quelques clics, automatisez l’envoi des trames d’entretiens, évaluez facilement vos collaborateurs et suivez leurs progressions. Plus encore que la gestion des campagnes, l’outil facilite le pilotage et le développement des compétences de votre entreprise.
Zola
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Quelles conséquences en cas de non-respect des obligations légales ?
Ne pas réaliser l'entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans ou ne pas proposer de formation pendant 6 ans, c'est jouer avec le feu ! L'employeur risque en effet une sanction financière correspondant à un abondement correctif du CPF (Compte personnel de formation) de 3 000 euros par salarié. 💸
Si l'entretien a bien eu lieu, mais qu'il n'a pas respecté certaines formalités (absence de compte-rendu, périodicité non conforme, convocation non formalisée), la sanction n'est pas forcément immédiate. Toutefois, en cas de litige avec le salarié, l'employeur se le verra reprocher.
Quoi qu'il en soit, une entreprise qui néglige ces entretiens envoie un très mauvais signal ! 🚩 Manque de gestion, perspectives floues, organisation de l'évaluation du travail bancale... la motivation des salariés s'envole et le turnover explose.
En synthèse
La qualité de la préparation de l’entretien, et donc le soin apporté à votre trame, conditionne en grande partie le succès des entretiens professionnels que vous menez. La trame que vous utilisez doit permettre un échange documenté, constructif et transparent, en laissant place aux souhaits de votre collaborateur, à son développement professionnel et à la vision de sa place au sein de l’entreprise.
Une fois l’entretien professionnel passé, un suivi doit être mis en place pour accompagner vos collaborateurs et mettre en œuvre un plan d’action concret.
Les solutions logicielles sont de précieux atouts dans la gestion de vos entretiens professionnels, de la création de votre trame d’entretien personnalisée au suivi rapproché des objectifs et de la progression de vos collaborateurs, en passant par la mise en place des plans de formation. N’hésitez pas à tester !
Diplômée de l'ISIT, grande école de management et de communication interculturels, Samantha a d'abord exercé son métier de "passeuse" de sens et de connaissances dans le monde de la traduction et à l'international. Comptant désormais plus de 5 ans d'expérience dans le marketing digital et la rédaction web SEO, elle se donne pour mission d'aider les entreprises BtoB engagées à faire rayonner leur cœur de métier. Avec son clavier pour allié et une bonne dose d'enthousiasme, elle leur propose du contenu impactant adressé à leur audience cible : articles de blog, sites internet, newsletters, e-books, pages de vente… Toujours curieuse, elle reste en veille sur les bonnes pratiques et les tendances SEO pour proposer aux clients un accompagnement éclairé et des stratégies pertinentes.
Un trait caractéristique ? Le goût de la punchline (humour soumis à la validation de ses collègues) !