3 solutions pour la gestion de la paie
Cet article a été mis à jour en octobre 2018.
Gérer la paie pour la ou le responsable des ressources humaines peut vite devenir un casse-tête chinois. Il ne s’agit pas seulement d’établir le document, il faut faire les calculs préalables dans le respect de la législation, puis déclarer et payer les charges correspondantes. D'autant plus que le bulletin de paie simplifié est obligatoire pour toutes les petites et grandes entreprises, PME, PMI, et ce, depuis le 1er janvier 2018. Vous avez le choix entre 2 options pour gérer les payes : en interne, ou en externe. Mais avez-vous pensé à utiliser un logiciel de paie en ligne pour répondre avec certitude à toutes les obligations de la paie ?
Examinons comment les outils informatiques simplifient l’édition mensuelle des bulletins de salaire en tenant compte de la nouvelle législation, et facilitent les virements sur les comptes bancaires des salariés :
Solution n°1 : la gestion de la paie en interne
Dans le cas de cette gestion, vous disposez des compétences en interne pour réaliser vos paies et toutes les activités attachées à cette activité : préparation, veille sociale et fiscale, calcul et contrôle du bulletin, déclarations sociales…
Avantages
L'un des avantages du logiciel installé sur votre ordinateur est que vous êtes alors assuré d'avoir une base de données accessible en permanence.
Vous faites ce que vous souhaitez sans avoir à attendre un mail de votre prestataire de service. Quand un collaborateur viendra vous voir car il a perdu son bulletin de salaire de juin 2013, vous serez autonome pour lui imprimer sa fiche de paie à nouveau.
Vous pourrez également réaliser vous-même vos extractions de données, la réalisation d'attestations…
Inconvénients
En fonction de l’effectif dans votre entreprise et de votre activité, il est fort probable que la personne qui réalise les paies ne fasse pas que ça. Elle a d'autres tâches, même à temps partiel.
Donc pour le calcul du coût de cette activité au bulletin de paie, on ne compte pas une personne à temps plein. D'ailleurs pour ce calcul de charges, il faut penser à ajouter le coût fixe d'utilisation et de paramétrage du logiciel !
Par ailleurs, il ne faut pas plaisanter avec la législation en cours : le salaire reste un leitmotiv pour une majorité de collaborateurs ! Une veille juridique est nécessaire (surtout au lendemain des jours fériés ensoleillés !) pour s’assurer que tout soit correct sur le papier.
Cela prend du temps mais cette tâche est incontournable à moins de faire appel à une société juridique extérieure.
Solution n°2 : l’externalisation de la paie
Terminés ces soucis avec l'externalisation de la paie : vous faites un chèque à la fin du mois et tous les bulletins sont établis pour vous ! C’est une alternative qui offre ses avantages et inconvénients, comme celles présentées avant.
Avantages
Vous allez dépendre d’un cabinet comptable ou d’une société spécialisée dans la gestion de la paie. C’est une solution simple car vous n’avez presque plus rien à faire : juste envoyer les données tous les mois avec les informations sur la présence et l’absence des salariés.
Cela implique donc que vous n’avez plus besoin de personnel compétent pour cette activité. Le prestataire gère tout : le légal, le paiement, les charges… et tout doit être correct !
Si jamais il y a un retard de paiement ou une amende, vous n’avez plus qu’à vous retourner contre votre “expert”.
Inconvénients
Jusqu’à maintenant, cette solution ne fait que vous enlever l’épine du pied, et pourtant… Vous perdez en autonomie sur les données relatives à vos employés.
L’accès aux informations de vos salariés n’est plus possible, donc plus d’extractions et plus de contrôles… Vous faites confiance les yeux fermés sur ce dossier ! Quant au coût au bulletin, l’économie peut être relative.
En fait, dans ce cadre, le coût au bulletin sera impacté de tous les allers-retours et modifications faites sur les productions : les salariés entrants, les documents pour les sortants, les changements de situations, les déclarations de charges sociales…
Solution n°3 : gérer sa paie avec un logiciel en ligne
La paie en ligne, appelée également en “ASP” (Application Service Provider) est un mix entre la gestion de l’activité en interne et celle totalement externalisée. Le plus gros avantage de ce mode de fonctionnement est que vous n’avez pas à payer pour installer l’application. Il s’agit plus simplement d’un abonnement avec, comme pour toute gestion de la paie, un coût au bulletin.
Que des avantages
Dans la pratique, cette gestion des salaires est la plus populaire pour les TPE et PME. Elle apparaît simple et peu chère avec un coût au bulletin assez faible.
Les logiciels en ligne proposent en plus les services associés avec la déclaration des charges sociales, la mise à jour juridique, les paramétrages, les conseils…
D'un mois sur l'autre, vous n'avez pas de surprise ! Dans l’entreprise, la charge sur la gestion de la paie est allégée. Seules les saisies et la distribution des bulletins restent à faire.
Le poids de la responsabilité de l’exactitude des paies est réparti avec la solution en ligne. Voilà qui va permettre à vous, chef d’entreprise, de dormir sur vos 2 oreilles ! Enfin… pour ce dossier Ressources Humaines sur la paie au moins !
Bien sûr, la base de données est en ligne avec les informations de tous vos salariés : dans le monde merveilleux du Cloud ! Fini la nécessité d'avoir l'ordinateur puissant dernière génération, le tout est d’avoir une bonne connexion internet.
Les données sont stockées et hébergées par le prestataire. Et la base de données, comme avec la gestion en interne, est disponible à tout moment en visuel et pour des extractions.
Quel logiciel de paie choisir ?
Il s’agit de s’orienter vers l’outil adapté à vos besoins. Avant de vous décider pour un logiciel de gestion de la paie plutôt qu’un autre, il est pertinent de s’interroger sur les compétences en interne et la volonté de passer du temps sur cette activité.
Autres points non négligeables : la taille de vos effectifs et les spécificités liées à votre activité. Indépendamment de l’effectif de l’entreprise, la gestion de la paie peut se révéler simple ou devenir compliquée pour des domaines spécifiques d’activités (horaires en équipe avec les primes associées, calculs de majorations ou absences alambiquées…).
Votre choix doit être guidé par une solution qui simplifie au maximum votre gestion de la paie.
Les logiciels de paie
Nous orientons le directeur des ressources humaines vers des solutions RH parmi les plus performantes du marché : découvrez des logiciels de paie qui assistent avec rigueur la fonction RH au quotidien.
PayFit : le choix du service paie de la PME
Les gestionnaires de paie qui utilisent PayFit sont les mieux placés pour en parler. Découvrez leurs témoignages dans la vidéo suivante :
Le responsable administratif paramètre PayFit en amont pour simplifier le traitement de la paie et en tirer plusieurs avantages notables :
- la solution intègre les contraintes liées à la nouvelle loi en vigueur depuis le 1er janvier 2018,
- l’édition des bulletins de salaire est automatisée avec envoi par email à chaque salarié,
- le logiciel calcule automatiquement les cotisations sociales et charges patronales,
- les salariés disposent d’un espace personnel en ligne pour renseigner eux-mêmes leurs notes de frais, souhaits de congés payés, télécharger leurs bulletins de salaire ou modifier leurs informations personnelles, etc.
Payfit simplifie grandement la gestion administrative : télérèglement et déclarations sociales auprès de l’URSSAF, DSN, DPAE, caisses de retraite, prévoyance, etc.
Les entreprises qui utilisent PayFit : Konbini, Station F, Le Slip Français, Pumpkin, Alan, Heetch, La Belle Vie, Lunette Pour Tous, etc.
Prix : sur devis personnalisé. À noter : PayFit édite également un outil SIRH pour optimiser la gestion du temps de travail et autres axes stratégiques liés aux responsabilités d’un DRH…
Fiche-paie.net : l’idéal pour les fiches de paie de la TPE ou PME
Élaborer ses fiches de paie en 2 minutes chrono : telle est la promesse que Fiche-paie.net fait aux petites et moyennes entreprises et startups. Démonstration du logiciel en vidéo :
Fiche-Paie.net simplifie la gestion administrative de la paie, notamment grâce à :
- l’édition de documents légaux conformes à la législation en vigueur au 1er janvier 2018,
- la gestion de la déclaration sociale nominative,
- des calculs effectués par la solution,
- la gestion des paniers-repas, heures supplémentaires (etc.),
- la génération automatique des feuilles de salaire,
- 1000 conventions collectives intégrées.
Fiche-paie.net s’adresse aux entrepreneurs qui souhaitent optimiser les coûts et gagner du temps sur la gestion de la paie en toute autonomie : les tarifs sont adaptés en fonction du nombre de fiches de paies mensuel.
Les entreprises qui utilisent Fiche-paie.net : AlloMarcel, OPTIMARK, Autobacs, Monde Connecté, Mambo Pizza, DIMIDOM, etc. Prix très abordable pour la TPE : à partir de 7,90 € HT. Ce n’est pas cher payé pour rendre le responsable de paie heureux…
Une administration du personnel simplifiée
Si le logiciel de paie en ligne évite de commettre des erreurs de calculs et permet de gagner en productivité, ce type de solution est devenu un facteur de compétitivité pour la direction des ressources humaines.
Elle peut ainsi concentrer plus d’énergie et de temps à des questions plus stratégiques telles que la gestion de carrière ou la gestion de la formation.
Le dirigeant de TPE n’est pas en reste : en utilisant un logiciel de paie en ligne, il gagne un temps précieux qu’il peut lui aussi utiliser à bon escient, comme se consacrer à la conquête de nouveaux clients…