Choisir le bon prestataire de services pour faciliter l'externalisation de la paie

Que votre entreprise compte une dizaine d'employés ou plusieurs milliers, la gestion de paie en interne peut être un véritable casse-tête. Lorsqu'il s'agit de payer vos collaborateurs sans faire d'erreur et à temps, les enjeux sont on ne peut plus élevés. Ils le sont d'autant plus lorsque vous engagez des employés et des travailleurs indépendants à l'étranger, en raison du risque de conformité et des difficultés supplémentaires liées à leur rémunération.

Externaliser la gestion de paie vous libère de ce fardeau administratif et vous permet de réduire les coûts, les risques, et de gagner du temps. Un partenaire de gestion de paie efficace peut vous décharger de cette tâche et vous permet d'assurer la conformité de votre entreprise aux lois sur le travail et la fiscalité, à la fois dans votre pays et à l'étranger.

Mais comment choisir le bon prestataire de services pour gérer les paies ? Comment déterminer s'il convient à la taille, au budget et aux besoins administratifs de votre entreprise ?

Nous vous expliquerons en quoi consiste l'externalisation de la gestion de paie, décrirons les éléments clés à prendre en compte et vous aiderons à comparer les fournisseurs pour que vous choisissiez celui qui sera le plus à même de gérer la paie dans votre pays et à l'étranger.

Qu'est-ce que l'externalisation de la gestion de paie ?

L'externalisation de la gestion de paie consiste à collaborer avec un tiers (par exemple, un comptable, un spécialiste de la paie, un fournisseur de logiciel de paie ou une agence dédiée) pour gérer le processus de paie de votre entreprise.

Ce prestataire calcule :

• la rémunération totale de vos employés et freelances,
• applique les déductions réglementaires,
• s'occupe de l'aspect fiscal,
• vérifie que vos collaborateurs reçoivent leurs salaires ou honoraires via le moyen de paiement qui leur convient le mieux (généralement par virement bancaire dans la devise de leur pays).

Habituellement, l'externalisation de la gestion de paie a pour but de vous faire gagner du temps et de l'argent par rapport à la gestion en interne.

Qu'est-ce que la gestion de paie internationale ?

Dans le secteur professionnel, la gestion de paie internationale, ou multipays, désigne le fait d'intégrer et de rémunérer les collaborateurs où qu'ils soient. L'externalisation de la gestion de la paie internationale et de la rémunération peut aller de l'envoi des paiements aux travailleurs indépendants dans leur devise nationale au fait d'avoir recours à une autre entreprise afin qu'elle agisse en tant qu'Employer of record pour les collaborateurs travaillant dans un pays où votre entreprise ne dispose pas de sa propre entité juridique.

Si vous faites appel à des employés et des freelances aux quatre coins du monde, le processus de gestion de la paie et des rémunérations devient encore plus complexe. S’ajoute une difficulté supplémentaire à la simple rémunération de votre équipe en temps et en heure. Votre fournisseur de gestion de paie devient alors plus qu'une simple agence administrative : c'est un véritable partenaire stratégique dans la réussite de votre entreprise. Si vous envisagez d'embaucher des talents à l'international, votre partenaire de gestion de paie vous aidera à les intégrer et à les rémunérer conformément aux lois du travail spécifiques à chaque pays.

Faire appel à un prestataire de services de gestion de paie adapté à l'échelle de l'entreprise : quels avantages ?

Nombreuses sont les entreprises qui disposent d'un comptable ou d'un service financier pour gérer le processus de paie en interne pour l'intégralité de l'entreprise. À mesure que vous engagez davantage d'employés et de travailleurs indépendants, il devient plus difficile de gérer la rémunération en interne. Cela nécessite plus de flexibilité et dans de nombreux cas, des connaissances spécifiques qui permettront d’atteindre le niveau de conformité souhaité avec les réglementations locales.

Par exemple, certains employés sont payés à l'heure, d'autres à la semaine ou au mois. Il se peut aussi que vous fassiez appel à la fois à des indépendants, à des employés à temps partiel et à des collaborateurs à temps plein. Il faut alors penser à différentes choses comme :

• le décompte des heures,
• les contrats de travail,
• les contrats de prestation,
• les droits aux congés annuels,
• les avantages sociaux obligatoires,
• la fiscalité,
• le risque de requalification de contrats,
• et bien d'autres à mesure que votre entreprise se développe.

En fonction de la rémunération de vos collaborateurs, la tranche d'imposition ne sera pas la même d'un employé à l'autre. Si vous embauchez à l'étranger, vous devez tenir compte du fait que la plupart des gouvernements exigent des employeurs qu'ils paient une certaine taxe avant même que les employés n'aient reçu leur salaire.

En tant qu'employeur, la moindre erreur concernant ces détails peut être lourde de conséquences. Il peut s'agir d'amendes ou de pénalités, voire de litiges qui peuvent mettre en danger votre entreprise.

Au vu de l'expansion de votre entreprise, vous pouvez décider d'embaucher une petite armée de comptables en interne ou d'externaliser la gestion de paie à un prestataire de services moyennant des frais avantageux. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur des aspects plus importants de votre activité en toute sérénité.

Soulager le fardeau administratif

Le code général des impôts est un ouvrage de plus de 3 500 pages qui définit les règles applicables, leurs modalités d’application, ainsi que les dispositions spécifiques en matière de fiscalité en France. Il aborde, entre autres, les crédits d'impôts, les déductions et les règles facultatives qui peuvent avoir une incidence sur la conformité en matière de paie. Il est mis à jour tous les ans : difficile alors d'être au fait de tous les changements. Cette complexité administrative se répète dans tous les pays.

Ce code contient des milliers d'articles définissant les règles, mais aussi les exceptions et les cas particuliers. Si vous comptez sur seulement un ou plusieurs comptables en interne pour gérer la fiscalité de votre entreprise, vous prenez le risque de commettre de nombreuses erreurs et d'être confronté aux mécontentements de vos salariés.

En résumé, la gestion de paie est loin de se limiter à la simple vérification des noms de vos employés dans un tableur et à la programmation d'un versement tous les mois.

Faire appel à un prestataire de services de gestion de paie vous permet de vous débarrasser totalement de ce processus fastidieux, y compris la retenue d'impôts, le choix du mode de paiement pour la rémunération et le versement du salaire en temps voulu. Votre équipe pourra alors passer plus de temps sur les tâches stratégiques plutôt que de se perdre dans les méandres des exigences administratives.

Assurer la conformité de la paie aux lois du travail locales

Saviez-vous qu'en Grèce, les employés ont droit, en plus de leurs 12 mois de salaire normaux, à l'équivalent d'un mois de salaire sous forme de prime de Noël, la moitié d'un mois de salaire à Pâques et une moitié supplémentaire sous forme de prime annuelle de vacances ? Au Portugal, il est illégal de licencier un employé sans avoir explicitement convenu des indemnités de licenciement.

En Croatie, les employés bénéficient d'un congé parental de 120 jours une fois que leur premier ou deuxième enfant est âgé de six mois.

En Pologne, si vous engagez un nouvel employé, il doit effectuer une visite médicale et suivre une formation obligatoire concernant la santé et la sécurité avant son embauche.

Si vous embauchez des collaborateurs à l'international, vous constaterez rapidement qu'il est extrêmement complexe et onéreux de se tenir informé des réglementations locales en matière de droit du travail. Grâce aux meilleurs prestataires de services de gestion de paie, vous pouvez tirer parti d'un vivier de talents provenant du monde entier sans vous soucier des risques de non-conformité à la législation locale sur le travail.

Les partenaires de gestion de paie dans le monde sont au fait des réglementations fiscales aux niveaux local, étatique, national et international. Si vous envisagez d'embaucher à l'étranger et cherchez un partenaire de gestion de paie, assurez-vous que ce dernier peut vous renseigner sur les coûts totaux d'emploi et sur tout aspect spécifique à prendre en compte en cas d'embauche dans les pays où habitent vos futurs employés étrangers.

Un gestionnaire de paie international peut alors devenir plus qu’un simple prestataire de services, il peut devenir un partenaire stratégique pour votre croissance à l'international.

Réduire les risques de non-conformité

Les gouvernements sont extrêmement rigoureux sur la paie et la fiscalité. Si les autorités découvrent que vous avez sous-payé vos employés, omis de fournir assez d'informations (concernant les déductions ou les retenues à la source, par exemple) sur les bulletins de salaire de vos collaborateurs ou n'avez pas prélevé le montant précis dû par vos employés, vous exposez votre entreprise à un risque de sanctions. Celles-ci peuvent aller de la simple amende aux poursuites judiciaires, voire, dans les cas plus graves de non-conformité, à des peines d'emprisonnement.

Si vous embauchez des collaborateurs à distance et à l'international, les autorités de leur pays d'origine peuvent annuler votre autorisation d'embaucher du personnel, faire fermer votre entité juridique ou même porter plainte contre votre entreprise au-delà des frontières.

Ces risques soulignent l'importance de trouver le bon prestataire de services de gestion de paie afin de rémunérer votre équipe correctement, de gérer toutes les exigences fiscales et d'assurer la conformité de votre entreprise.

Réduire le coût de la gestion de paie

Plus votre équipe s'agrandit, plus les exigences concernant la paie sont complexes et prennent du temps à gérer. Il est difficile et onéreux de trouver et de maintenir une relation professionnelle durable avec des spécialistes qualifiés de la paie et de la fiscalité.

Si votre entreprise est présente dans plusieurs pays, vous risquez d'allouer des ressources de RH sur plusieurs marchés, ce qui entraîne des coûts de duplication et une baisse de l'efficacité. Les prestataires de services de gestion de paie disposent de logiciels pour automatiser les processus manuellement chronophages.

Sécuriser vos données internes et protéger la Propriété intellectuelle (PI) de l'entreprise

La plupart des prestataires de services de gestion de paie collaborent avec un grand nombre d'entreprises. Chacune d'entre elles présente des risques spécifiques liés à la sécurité des données et à la propriété intellectuelle. Les meilleurs prestataires appliquent des mesures de protection efficaces pour :

• sécuriser les informations financières confidentielles,
• minimiser le transfert de données entre tiers
• donner des conseils sur la protection des droits de la propriété intellectuelle et des inventions, conformément aux lois locales en vigueur.
• Rendre plus précise la gestion de la paie internationale

Si vous souhaitez embaucher des employés dans votre pays ou à l'international, vous pouvez supprimer une grande partie des erreurs humaines en sollicitant un prestataire de services de gestion de paie dédié. Les logiciels spécialisés vous aident à automatiser la majorité des actions répétitives. Ainsi, vous n'aurez plus besoin de tenir des feuilles de calcul.

Quels sont les différents types de prestataires de services de gestion de paie ?

Il existe plusieurs types de prestataires de services de gestion de paie ou de gestion de la rémunération pour différentes catégories d'entreprise. Leurs prestations varient en fonction de la taille de votre entreprise, de vos besoins administratifs, de l'emplacement géographique de vos équipes et du type de contrat de vos collaborateurs (employés à temps plein ou travailleurs indépendants, par exemple).

Cabinets comptables

Un comptable s'occupe d'enregistrer les transactions financières quotidiennes de votre entreprise, tandis qu'un expert-comptable utilise les informations enregistrées par le comptable pour analyser les opérations, effectuer les déclarations fiscales et vous renseigner sur les conséquences de vos actions sur la santé financière de l'entreprise.

Dans les petites entreprises, les comptables sont également les personnes qui s'occupent de la gestion de paie. En effet, elles tiennent les comptes et ont accès aux outils financiers de votre entreprise, comme les rapports, les comptes bancaires, etc. Au début, la plupart des entreprises se contentent d'un expert-comptable en interne. Toutefois, à mesure qu'elles se développent, il devient nécessaire de trouver un fournisseur moins onéreux ou de plus grande envergure.

Services de logiciels de gestion de paie

Comme leur nom l'indique, les outils de gestion de paie sont conçus pour aider les propriétaires de PME à :

• rémunérer les employés par virement bancaire ou via des services comme PayPal ou Wise ;
• calculer et retenir les taxes prélevées sur le salaire des employés ;
• générer des bulletins de salaire numériques ;
• vérifier que les employés sont indemnisés pendant leurs vacances ou leurs congés accumulés, par exemple.
• spécialistes de gestion de paie pour les petites entreprises

Les spécialistes de gestion de paie pour les petites entreprises proposent leurs services aux entreprises de 50 salariés ou moins. Il peut s'agir d'un seul comptable ou d'un cabinet employant plusieurs personnes.

Généralement, les prestataires de services de gestion de paie pour les petites entreprises sont moins coûteux et plus souples. Si vous embauchez principalement de la main-d'œuvre dans votre pays, ils peuvent vous renseigner sur les moindres détails des réglementations concernant la paie et la fiscalité en vigueur aux niveaux municipal et national.

Partenaires de gestion de paie pour les grandes entreprises

Ces partenaires proposent leurs services aux plus grandes entreprises (comptant des centaines ou des milliers d'employés). En raison de l'envergure de leurs clients, ils s'adaptent en taille et en flexibilité par rapport aux prestataires dédiés aux PME. En outre, ils s'occupent des comptes des entreprises qui embauchent des collaborateurs dans plusieurs états et villes, et tiennent compte du statut des travailleurs (à temps plein ou indépendants).

Employer of record (EOR)

Un Employer of record constitue un partenaire d'embauche. Il dispose d'entités juridiques dans les pays étrangers dans lesquels vous souhaitez recruter. Il permet ainsi aux entreprises d'embaucher des employés de manière conforme dans le monde entier sans avoir à créer une entité juridique, ce qui leur permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent. L'EOR est alors l'employeur légal.

Un EOR partenaire comme Remote veille à ce que l'intégration, la gestion de la paie, les avantages sociaux, la fiscalité et la gestion des départs de tous vos employés à l’international soient conformes aux lois en vigueur. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui compte réellement pour vous, la croissance de votre entreprise et la relation avec vos employés. Les entreprises qui proposent leurs services en tant qu'EOR facturent généralement un taux forfaitaire ou un pourcentage du salaire de vos employés internationaux.

PEO (Professional employer organizations)

Les PEO sont semblables aux Employers of record en ce sens qu'elles vous permettent d'embaucher des employés à l'international. En revanche, vous devez disposer d'une entité juridique dans les pays dans lesquels vous souhaitez les solliciter.

Elles aident les entreprises à gérer les avantages salariaux, la paie et la conformité des collaborateurs à distance, à condition d'avoir déjà une entité juridique valide dans le pays dans lequel vous souhaitez embaucher des employés.

Un aspect critique à prendre en compte avant de choisir un prestataire de services de gestion de paie

Si vous envisagez d'embaucher à l'étranger, vous pouvez faire appel à un prestataire de services de gestion de paie pour vous simplifier la tâche en matière de conformité. Ces prestataires peuvent vous aider à rémunérer vos collaborateurs situés dans le monde entier. Ils se déclinent en deux catégories :

• un service de gestion de paie à l'international dépendant d'un partenaire, ou
• un service de gestion de paie à l'international propre.

Seuls certains prestataires disposent de leurs propres entités locales, tandis que les autres chargent des parties tierces sises dans les pays couverts d’assurer les services à leur place.

Les prestataires dépendant d'un partenaire externalisent certains éléments de gestion de paie à des tiers locaux au sein des différents pays où ils interviennent. À court terme, faire appel à ces prestataires peut sembler être le bon choix. Toutefois, à long terme, cela peut s'avérer dangereux à cause des lacunes en matière de protection de la PI, de sécurité des données et de réactivité face aux questions des clients.

Les partenaires de type EOR propres s'occupent de la gestion de la paie, des avantages salariaux, de la conformité et de la fiscalité des employeurs à leur place. Contrairement aux services dépendant d'un partenaire, ils disposent de leurs propres entités juridiques dans tous les pays où ils interviennent. Ils n'ont donc pas besoin d'externaliser de tâches à un fournisseur tiers. Ce modèle renforce la protection des droits de propriété intellectuelle et d’invention, et permet d’améliorer considérablement l’expérience proposée aux employés.

Lorsque vous comparez les prestataires de service de gestion de paie, vérifiez s'ils collaborent avec des tiers et réfléchissez bien avant de faire votre choix.

Les questions à poser lorsque vous comparez des prestataires de services de gestion de paie à l'international

Que vous soyez à la tête d'une petite entreprise ou du service financier d'une grande société (ou entre les deux), vous avez l'embarras du choix des prestataires. Ainsi, il peut être difficile de trouver lequel répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Voici quelques questions qui vous aideront à déterminer les avantages des prestataires et comment ils peuvent contribuer à la croissance de votre entreprise.

Disposez-vous d'une entité juridique dans ce pays, ou faites-vous appel à des tiers ?

Un Employer of record possède l'entité juridique qui embauche, sur le papier, les employés travaillant pour vous. Néanmoins, cela n'est pas toujours aussi simple. Comme mentionné précédemment, certains EOR ne possèdent pas d'entité juridique et dépendent d'agences et d'entités tierces immatriculées dans les pays dans lesquels ils interviennent.

Les EOR tiers peuvent augmenter les prix à tout moment, ce qui se répercute sur votre entreprise. Si vous changez de prestataire, vous risquez de perturber la gestion de l'emploi, des taxes et des avantages salariaux.

Préférez les EOR capables de prouver qu'ils possèdent leurs propres entités juridiques locales et que celles-ci sont en règle vis-à-vis du gouvernement.

Proposez-vous des services de protection et de transfert de la PI ?

L'Employer of record doit envoyer à vos employés un contrat de travail stipulant clairement que la propriété intellectuelle qu'ils créent lors de leurs heures de travail et avec les ressources de la société appartient à votre entreprise. Sinon, il se peut qu'un employé revendique le droit à votre PI et que le tribunal lui donne raison si aucun accord contraignant ne stipule le contraire.

Partagez-vous nos données avec des tiers ?

De nombreux EOR collaborent avec des dizaines de partenaires (ayant eux-mêmes des partenaires tiers) avec qui ils partagent les données de votre entreprise. Un EOR digne de confiance doit s'engager à ne partager les données de votre entreprise avec aucun partenaire ni aucun tiers, si possible dans le cadre d'un accord contraignant.

À quoi ressemble l'expérience utilisateur ?

Le produit de l'EOR est-il facilement accessible ? Est-il simple d'intégrer des employés à sa plateforme ? Même si l'Employer of record propose des services administratifs de qualité, il est préférable d'opter pour un partenaire qui propose une expérience utilisateur simple, fonctionnelle et facile d'utilisation pour vos employés.

À mesure que vous obtenez des réponses à ces questions, vous pourrez prendre une décision plus éclairée quant au partenaire à choisir pour vos besoins en matière d'embauche à l'international.

Sites de comparaison utiles

Il existe plusieurs plateformes de comparaison participatives qui peuvent vous aider à faire un choix parmi les dizaines de prestataires de services de gestion de paie. Ces sites Web rassemblent des avis d'utilisateurs vérifiés afin de décrire assez précisément l'expérience utilisateur des différents prestataires.

Vous pouvez par exemple consulter G2, Trustpilot ou Appvizer. G2 dispose d'un rapport sur la gestion de paie multi-pays. Ce rapport dresse un classement des prestataires de services de gestion de paie en fonction de la facilité d'utilisation de leur produit pour rémunérer les employés à l'international.

La gestion de paie est une tâche difficile, mais vous n'avez pas à vous en acquitter vous-même. Les entreprises qui se développent rencontrent bien souvent des problèmes de gestion de paie, car elles refusent de l'externaliser ou font appel à un partenaire qui n'est pas apte à répondre à leurs besoins.

Ce guide a pour but de vous aider à comprendre les différentes démarches, choisir parmi les options disponibles et vous associer à un prestataire de services de gestion de paie qui en vaut l'investissement, que vous embauchiez dans votre pays ou dans le monde entier.