4 étapes pour préparer sereinement la paie avec un SIRH

À l’approche de la fin du mois, c’est le branle-bas de combat dans votre entreprise ?

Vous êtes sur tous les fronts pour récupérer les variables de paie de vos collaborateurs ? Vous revérifiez chaque donnée par crainte qu’une erreur se glisse sur une fiche de paie ? Ou vous êtes toujours « ric-rac » pour virer les salaires et distribuer les bulletins de paie à temps ?

Si ces situations vous sont familières, c’est qu’il est temps de simplifier votre gestion de la paie. Et pourquoi ne pas le faire avec SIRH ?

Les avantages d’un SIRH pour préparer la paie

Un SIRH, système d’information de gestion des ressources humaines, est un outil tout-en-un qui gère de manière automatisée les tâches administratives et RH d’une entreprise.

La gestion des ressources humaines et plus particulièrement la gestion administrative peuvent comporter un nombre élevé de tâches chronophages, notamment en PME.

Opter pour un SIRH permet de faire gagner en moyenne 35 % de temps à un responsable RH.

De la gestion administrative en passant par la gestion des talents et l’engagement des collaborateurs, le SIRH a la particularité d’être entièrement personnalisé. Il est paramétrable en fonction des besoins, obligations et particularités de l’entreprise.

Et pour la gestion de la paie, quels sont les avantages à opter pour un SIRH ? Toutes les données de vos collaborateurs sont centralisées :

• Gestion des congés : congés payés, RTT, absences, maladie, etc.,
• Suivi des temps de travail : heures supplémentaires, heures de nuit, etc.,
• Gestion des notes de frais : dépenses à rembourser, calcul des titres restaurants, etc.

Les RH n’ont plus besoin de faire la chasse aux variables de paie dans les e-mails ou feuilles volantes. Un gain de temps précieux chaque fin de mois. Grâce au SIRH, les éléments variables de paie sont calculés automatiquement selon les règles prédéterminées dans votre convention collective ou accord d’entreprise. Vous gagnez ainsi en fiabilité et sérénité.

À la lecture de ces quelques lignes, vous songez déjà à digitaliser votre gestion RH pour simplifier la préparation de la paie ? Alors voici les 4 étapes clés pour bien préparer sa paie avec un SIRH.

Les étapes de la préparation de la paie avec un SIRH

Chaque fin de mois, lors de la préparation de la paie vous devez :

• collecter les éléments variables de paie ;
• vérifier les mouvements de personnel sur le mois (entrées et sorties) ;
• remplir la DSN et autres déclarations aux organismes sociaux ;
• éditer et distribuer les fiches de paie… Autant de tâches récurrentes qui peuvent vite devenir chronophages si votre gestion de la paie n’est pas bien ficelée.

Avec un SIRH vous pouvez automatiser une grande partie de ces tâches et gagner un temps précieux sur la préparation de la paie.

Certains SIRH proposent également une offre SIRH Paie tout-en-un. Votre gestion de la paie est gérée par votre prestataire de la collecte des éléments variables de paie à la distribution des bulletins de salaire.

Prêt à découvrir comment préparer simplement la paie avec un SIRH ? C’est parti !

Étape 1 : la collecte des éléments variables de paie

Les différents modules d’un SIRH collectent automatiquement les éléments variables de paie de vos salariés dans le temps.

Les collaborateurs saisissent directement depuis le SIRH les informations relatives aux temps de travail, absences ou note de frais par exemple.

Les managers peuvent saisir des éléments variables en plus comme des primes exceptionnelles.

Tout ce processus est fiabilisé grâce à un circuit de validation des éléments variables de paie défini selon vos règles.

Étape 2 : génération des éléments de paie

Comme nous l’avons vu dans la première étape, la saisie des congés, maladies, nombre d’heures travaillées est faite directement depuis le SIRH, facilitant ainsi la génération des éléments de paie. Le gestionnaire de paie peut ensuite les récupérer en fin de mois par API, fiche navette ou directement dans l’outil.

Dans le cas d’une offre SIRH Paie tout-en-un, plus besoin de récupérer ces données, le système les génère automatiquement pour le calcul de la paie.

Étape 3 : le calcul de la paie et des déclaratifs sociaux

Si vous optez pour une offre SIRH Paie tout-en-un, le calcul de la paie et des déclaratifs sociaux est fait par votre prestataire.

Ce dernier s’assure de la conformité de la paie à la réglementation légale et conventionnelle, de l’intégration des éléments variables de paie et du calcul des charges à déduire (cotisations et contributions sociales).

Il se charge également de la déclaration sociale nominative (DSN), du prélèvement à la source et des déclarations mensuelles obligatoires.

Un confort indéniable pour vous !

Étape 4 : la génération et distribution des bulletins de salaire

Avec un SIRH, fini les rondes interminables de distribution de bulletins ou l’envoi (pas très sécurisé) de la fiche de paie en pièce jointe d’un mail.

Grâce à l’extraction automatique du nom, prénom et numéro de sécurité sociale, chaque bulletin est distribué dans le bon dossier collaborateur et dans leur coffre-fort numérique sans action supplémentaire de votre part. Dès que le bulletin est prêt, le collaborateur est alerté par simple notification et peut même le consulter sur smartphone.

Ça y est les virements sont partis, les fiches de paie ont été distribuées en temps et en heure et vous venez de gagner un temps précieux dans votre gestion de la paie !

Pourquoi opter pour une offre SIRH paie intégrée ?

Comme nous l’avons vu précédemment, en plus des avantages qu’offre un SIRH pour la gestion de la paie, vous pouvez aussi opter pour une offre SIRH paie tout-en-un. Dans ce cas la paie est intégrée à votre SIRH et est totalement externalisée. En plus du gain de temps dans la collecte des EVP et la distribution des bulletins de salaire avec une offre SIRH Paie tout-en-un le prestataire s’occupe :

• de la gestion des entrées et sorties (DPAE, génération des soldes de tout compte, des attestations, etc.),
• des DSN évènementielles et mensuelles, et autres déclarations aux organismes sociaux,
• du paiement des salaires et des cotisations,
• des écritures comptables de paie,
• de faire la veille légale et conventionnelle,
• de vous accompagner d’un point de vue juridique.

Vous gagnez ainsi en sérénité : vous n’êtes plus seul pour gérer votre paie. Vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure, d’une assistance juridique et de conseils en cas de litiges.

Votre prestataire garantit la conformité de la paie aux règles fiscales et sociales auprès des organismes de contrôle comme l’URSSAF et le Fisc. En cas d’erreur dans les déclarations, c’est donc lui qui engage sa responsabilité. Un stress et une charge mentale en moins pour le DAF et le RH !

Par ailleurs, en cas d’absence de la personne en charge de la paie dans votre entreprise, vous ne serez plus pris au dépourvu. Vos éléments de paie sont disponibles depuis le SIRH et votre prestataire aura toujours quelqu’un de disponible pour gérer votre paie du mois.

La paie intégrée au SIRH est une solution adaptée aux PME et qui s’inscrit dans une logique de digitalisation des processus RH destiné à garantir une gestion administrative et de la paie juste et une bonne expérience collaborateur.

Alors prêt à simplifier votre gestion de la paie avec un SIRH ? Et pourquoi pas confier entièrement la gestion de votre paie avec une offre SIRH paie tout-en-un ?