Arrêtons les parties de cache-cache (ou pas) avec un planning de télétravail !

Le télétravail, l’essayer c’est l’adopter ! En tout cas, tel est le cas pour de nombreuses entreprises ayant embrassé définitivement ce modèle, du moins partiellement.

À la clé : plus de flexibilité offerte à l’employé, qui concilie alors mieux vie personnelle et vie professionnelle. L’entreprise, quant à elle, jouit de la garantie d’une continuité de son activité, qu’importe les circonstances (crise sanitaire, déménagement, difficultés de recrutement sur site, etc.).

Mais le déploiement de cette organisation hybride implique, pour les RH et autres managers, d’obtenir de la visibilité sur les présences dans les locaux, pour répondre à divers enjeux et obligations.

Quels sont-ils ? Et comment un planning de télétravail peut-il venir à leur rescousse ?

Cet article est truffé de précieux conseils afin de réaliser le document et de mieux vous outiller, avec en prime un modèle de planning de télétravail sur Excel à télécharger.

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Comment organiser une équipe en télétravail ? Les enjeux du planning

Aujourd’hui, le télétravail s’impose et le mode hybride devient la règle pour une multitude d’organisations.

Pour autant, il ne doit pas être instauré sans poser un cadre au préalable (comme en témoigne la mise en place d’accords, d’avenants et autres chartes de télétravail).

En parallèle, nombre de dispositifs et outils collaboratifs sont déployés dans le but de soutenir les salariés dans la bonne exécution de leurs missions à distance, dans le maintien de la communication. Le planning télétravail en fait partie.

Grâce à lui, fini le casse-tête pour les RH et les managers ! En effet, ce document vous permet de voir, pour un jour donné, les présences sur site.

Ainsi, vous :

• pilotez efficacement la gestion des bureaux, notamment dans le cadre du flex office. Il serait dommage que des collaborateurs se rendent dans l’entreprise… et ne trouvent pas de places disponibles ! ;
• mettez à disposition de tous les salariés des informations sur les présences de chacun, afin qu’ils s’organisent au mieux ;
• respectez les règles de sécurité en veillant à maintenir un taux d’occupation optimal dans l’entreprise ;
• conservez une traçabilité des jours de télétravail de chacun. Pratique pour les assurances par exemple. En cas de sinistre, c’est celle de l’employeur qui couvre certains dégâts !

Comment créer un planning télétravail sur Excel ?

Pour commencer, vous pouvez tout à fait réaliser votre document sur un tableur.

Vient la question de la temporalité. Devez-vous mettre en place un planning des employés sur Excel hebdomadaire ? Mensuel ? Trimestriel ?

💡 En réalité, le plus simple reste de prévoir sur le plus long terme, à l’aide d’un planning annuel. De cette manière, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble et vous projetez mieux dans le futur. En revanche, laissez la possibilité au collaborateur d’adresser ses demandes d’une semaine à l’autre (difficile pour lui de prévoir les jours de travail à distance souhaités sur 6 mois !).

Il est temps, ensuite, de construire votre tableau à proprement parler.

👉 Chaque ligne correspondra à un salarié. Pour apporter plus de lisibilité, on vous recommande de structurer ces données par équipe.

👉 Les colonnes représenteront les jours (ou demi-journées si votre entreprise autorise le distanciel uniquement le matin ou l’après-midi).

Il ne vous restera plus qu’à indiquer dans la case correspondante si le salarié est en télétravail !

💡 Astuce : on vous conseille de renseigner également sur ce même planning les congés, les arrêts maladie, les RTT, etc. De la sorte, vous centralisez les informations et évitez toute confusion quant aux présences et absences de chacun.

Modèle de planning Excel gratuit à télécharger

Pour vous aider dans la création de votre document, voici un planning de télétravail gratuit à télécharger.

Il ne vous reste plus qu’à le compléter avec vos propres informations !

Pourquoi préférer un planning en ligne ?

Excel, c’est bien pour commencer. Mais à l’usage, des contraintes se font vite ressentir !

Et pour cause, cet outil ne favorise pas la collaboration et l’autonomie des salariés dans leurs déclarations de télétravail. Autrement dit, après avoir renseigné le service RH ou les managers sur leurs souhaits (selon les règles mises en place dans l’organisation), ces derniers se chargent de reporter a la mano les informations sur le document. Une sacrée perte de temps !

C’est pourquoi nous vous recommandons l’utilisation d’un planning en ligne, intégré dans un logiciel dédié et disponible en mode SaaS.

Grâce à ces plateformes :

• les demandes de télétravail se font en quelques secondes. Les ressources humaines/responsables sont notifiés pour une validation rapide ;
• toutes les données sont centralisées au sein d’un même outil, gage d’un pilotage RH plus efficient ;
• chaque collaborateur accède au planning de tout le monde, grâce à un tableau unique ;
• ces plannings restent accessibles où que vous soyez, 24 h/24 et 7 j/7 ;
• les salariés peuvent signaler très facilement des modifications et les faire valider ;
• ces modifications sont visibles en temps réel par tout le monde ;
• les données hébergées dans le logiciel sont sécurisées.

🛠️ Exemples de logiciels :

• Deskare est une solution destinée à simplifier la gestion du travail à distance et du flex office. Les déclarations de télétravail et la réservation des bureaux s’opèrent intuitivement. Ainsi, les équipes s’organisent au mieux en visualisant en un coup d’œil qui sera sur site et quand. En parallèle, l’outil intègre vos règles de télétravail et de présence, ainsi que de précieuses data (taux d’occupation des espaces, suivi des présences à distance et sur site, risques d’isolement, etc.) pour accompagner les RH et offices managers dans le pilotage de leurs activités.
  
  
• m-work est une plateforme destinée à l’organisation des équipes hybrides. Ergonomique, elle simplifie les démarches des collaborateurs qui, en quelques clics seulement, déclarent leurs jours de télétravail et réservent leur bureau. Toutes ces données sont centralisées au sein d’un planning personnalisable, permettant à chacun d’obtenir de la visibilité sur la présence des équipes. Et grâce aux statistiques avancées, les RH accèdent à des informations détaillées sur l’occupation des bureaux et les besoins des employés.
  

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Que retenir ?

Nous l’avons tous constaté à l’usage, le télétravail fonctionne à condition qu’un certain nombre de règles soient définies puis respectées. En ce sens, un planning de présence et de télétravail actualisé régulièrement constitue une première base. Il garantit un suivi optimal de la part des RH et contribue à une meilleure organisation entre les équipes.

Mais difficile de tenir ce document à jour et de maintenir la fluidité des processus si vous opérez de manière « artisanale » ! Pour remédier à ce problème, des logiciels ont été développés. Ils s’adaptent parfaitement à ces nouvelles méthodes de travail, et procurent la meilleure expérience possible à tous les membres de l’entreprise. Séduisant non ?