9 étapes pour analyser votre besoin en recrutement et réussir vos futures embauches !

Le recrutement n’a jamais eu un rôle aussi crucial ! Les entreprises cherchent à être plus efficientes dans leurs process et à réduire les risques d’erreurs. Les postulants sont en attente d’une expérience candidat irréprochable.

Une embauche représente en effet un véritable investissement, en temps et financier. S’assurer de ne perdre ni temps, ni argent, ni motivation à cause d’une erreur de recrutement fait partie des priorités des Ressources Humaines.

Il existe une méthode qui permet de fiabiliser les recrutements tout en maximisant les chances de succès : l’analyse du besoin en recrutement.

Déployée dans la phase amont du recrutement, cette solution permet de trouver le talent qui correspond à votre besoin spécifique, tout simplement en posant les bonnes questions au préalable : celles qui aideront à mieux cerner les besoins.

Analyser ses besoins en recrutement, c’est LA clé pour augmenter les chances de succès d’un recrutement. Comment faire ?
On fait le point !

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Déjà, qu’est-ce qu’un besoin en recrutement ?

Le besoin en recrutement : définition

Le besoin en recrutement constitue l’une des premières étapes de la procédure de recrutement. Il a pour objectif de définir très précisément les attentes en travaillant sur deux axes :

• identifier les raisons du recrutement
• déterminer des critères de recherche du candidat idéal

L’analyse de ce besoin en recrutement permet de formaliser les attentes et de fixer les critères de choix du candidat qui répond le mieux aux enjeux identifiés.

À ne pas confondre avec l’expression du besoin

Alors que l’analyse du besoin donne naissance à une fiche de poste et à une offre d’emploi, l’expression du besoin intervient juste en amont.

Il s’agit de l’étape d’échanges avec le manager qui cherche à recruter : celui-ci décrit le contexte, les missions et les compétences nécessaires au poste à pourvoir.

À ce stade, la description reste succincte et est formulée en langage naturel. C’est au service de ressources humaines que revient la mission de veiller à bien définir le poste, ainsi qu’à bien caractériser le profil recherché. Les RH veillent également à ce que ce recrutement réponde à un besoin immédiat ou corresponde avec la stratégie de l’entreprise à moyen et à long terme.

Pourquoi il est important de bien définir le besoin en recrutement

Création de poste ou remplacement, il est certainement primordial pour vous de recruter la parfaite candidate persona. C’est-à-dire celui qui s’intégrera rapidement à votre équipe, tout en ayant les compétences requises.

L’analyse du besoin en recrutement est donc une étape clé. Ses avantages sont nombreux :

Trouver le bon profil est plus facile

La bonne définition de vos attentes aura une influence directe sur la qualité du processus d’embauche. Armé d’une vision claire du profil souhaité et du contexte détaillé du recrutement, vous choisissez sans hésitation le candidat le plus adapté.

Le gain de temps est appréciable

Une analyse et une formulation des attentes vous permettent de gagner du temps lors de la phase de tri des candidatures : vous écartez celles qui ne correspondent pas. Par ailleurs, tout au long du processus, vous avez en tête exactement le profil et les compétences recherchées : vous augmentez vos chances de trouver la bonne personne plus rapidement.

Vous renforcez votre marque employeur en bonus

Bien préparé, votre processus est clair et votre projet est bien formulé. La communication de votre entreprise est valorisée. Il vous est plus aisé de répondre aux questions des candidats lors de l’entretien d’embauche. Un cadre bien défini et une démarche professionnelle les rassurent.

Cette action contribue à rendre plus impactante votre marque employeur (enjeu majeur des ressources humaines). Un beau bonus !

Nos 9 conseils pour optimiser votre analyse du besoin en recrutement

1. Écarter toute solution interne

Avant même de débuter toute réflexion sur une fiche de poste, vérifiez d’abord auprès du manager si toutes les solutions internes ont bien été envisagées. Parfois, le besoin de compétences peut être comblé par le transfert de collaborateurs, la formation du personnel existant ou une réorganisation de l’équipe.

Un collaborateur promu à un nouveau poste peut parfois mieux convenir qu’un candidat externe. Par ailleurs, le processus sera moins lourd !

2. Sonder les services ou les managers concernés

Tout recrutement naît de l’expression d’un besoin, par un dirigeant, un responsable ou une équipe. C’est le rôle du recruteur de préciser et d’étoffer la description du besoin.

Pour cela, vous pouvez proposer une prise de recul sur les activités du futur collaborateur. Demandez à ce que l’on vous décrive une journée type, des tâches ou opérations à effectuer, etc.

Ainsi, vous cernez la liste complète des missions et responsabilités, tout en vous assurant que vous êtes bien sur la même longueur d’onde concernant le profil adapté au poste à pourvoir.

3. Déterminer les objectifs du recrutement

Recruter un nouveau collaborateur favorise le développement de votre activité. L’embauche peut soutenir l’augmentation du chiffre d’affaires ou bien donner les moyens de dégager des ressources qui seront allouées à d’autres missions.

Lors de l’analyse du besoin en recrutement, il est donc essentiel de déterminer les objectifs poursuivis. Et vous trouverez des réponses pertinentes en posant ces quelques questions :

• Pourquoi a-t-on besoin de recruter ?
• Quels objectifs stratégiques pourront être atteints ?
• Les nouvelles compétences ainsi ajoutées aideront-elles les équipes à réaliser les objectifs globaux ?

4. Formaliser le besoin en compétences

Vous n’avez pas le temps de réaliser une évaluation complète ? Attachez-vous alors au maximum à formaliser le besoin en compétences.

Celles-ci doivent être adaptées aux besoins de l’organisation, tout en apportant un équilibre et une complémentarité avec les savoir-faire de l’équipe actuelle.

Accompagnez le manager dans la rédaction de la liste des aptitudes attendues pour le poste : les compétences métiers, techniques et le savoir-être et les soft skills.

5. Définir le profil du candidat idéal

Définir le profil du futur collaborateur idéal permet de faire le point sur les attentes et donne un cadre précis sur les qualifications et la personnalité recherchées. L'objectif ? Que la nouvelle recrue corresponde au poste, mais aussi à la culture d'entreprise. Mais alors, que faut-il observer ? 👇

• Compétences techniques : ce sont évidemment les premiers critères à étudier. Évaluer les compétences et les expériences est nécessaire avant d'aller plus loin dans le processus. Listez les connaissances strictement essentielles pour pourvoir l'emploi, mais ne surchargez pas cette liste. Le candidat n'est pas un robot !
• Compétences comportementales : quelles sont les soft skills requises pour l'activité de l'entreprise ? Enchaîner la 17e réunion de la journée tout en restant calme n'est pas donné à tout le monde. La communication, le travail en équipe, ou encore la gestion du stress peuvent déjà vous servir de base.
• Alignement avec la culture d'entreprise : repérer un candidat qui s'intégrera dans l'environnement de travail tout en partageant les valeurs de l'entreprise, c'est une manière de faciliter la collaboration à long terme.

Notre conseil : pour recruter sans vous tromper, effectuez une première sélection des profils avant l'entretien. Et le jour J, organisez une évaluation appropriée. Selon votre secteur, déterminez ce qui est essentiel et proposez des tests techniques, des entretiens comportementaux, ou encore des simulations de situation. Rien de tel que du concret !

6. Rédiger la fiche de poste

C’est presque terminé ! Vous avez parfaitement détaillé, analysé et compris le besoin. Vous êtes aligné·e avec tous les intervenants dans le processus. Vous êtes enfin en capacité de rédiger votre offre d'emploi.

Vous pouvez désormais créer le livrable, né de vos efforts : une fiche de poste.

Elle peut se composer des éléments suivants :

• l’intitulé du poste
• les objectifs globaux
• le rôle dans l’entreprise, ses attributions, le niveau d’autorité requis
• sa place dans l’organigramme / sa position hiérarchique
• les compétences nécessaires pour le poste : connaissances, savoir-faire, niveau de formation…
• les capacités indispensables : relationnelles, rédactionnelles, physiques, intellectuelles…
• les services, collaborateurs et prestataires extérieurs avec qui le futur collaborateur sera en contact
• une présentation des tâches et responsabilités spécifiques
• les conditions d’exercice : volume horaire, horaires, déplacements, contraintes particulières, localisation du poste, description de l’environnement de travail
• les possibilités d’évolutions du poste
• la rémunération et sa composition (fixe, variable, commissions, avantages)

Et votre profil de poste donnera ensuite naissance à l’annonce d’emploi.

7. Se donner le temps et les moyens pour mieux anticiper

Beaucoup d’entreprises recrutent dans l’urgence. L’analyse des besoins de recrutement est dans ce cas délaissée ou traitée rapidement.

S’offrir le temps d’élaborer un descriptif, exhaustif et pertinent, du poste à pourvoir est une bonne pratique à mettre en œuvre dès que possible !

L’étape suivante ? Penser à la GPEC, ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Celle-ci vous permet de constituer un socle de ressources dédié à vos actions globales de recrutements, qu’elles soient réalisées en urgence ou préparées en amont !

8. Établir un plan de recrutement prévisionnel

Le plan de recrutement, c'est votre feuille de route pour anticiper les besoins futurs. Ce planning recense toutes les embauches prévues à plus ou moins long terme en accord avec la GPEC. Un plan de qualité sera défini précisément avec les postes disponibles, les profils recherchés, les dates de recrutement et le budget alloué. Un véritable GPS pour le recruteur !

Cependant, pour être efficace, il doit anticiper les enjeux et les évolutions internes de l'entreprise et du marché en France et à l'international. L'évolution rapide de certains métiers implique de nouveaux ajustements constants des ressources et des postes. Si vous ne mettez pas le GPS à jour, vous prenez le risque de finir dans une impasse... Une organisation flexible est alors indispensable pour s'adapter avec réactivité au développement de l'entreprise.

9. Faire preuve d'adaptabilité

Face aux changements du marché et des besoins de l'entreprise, et en fonction de chaque candidat, l'adaptabilité lors du processus de recrutement est inévitable. Recruter pour un poste, c'est un peu comme participer à un match de foot : ça peut changer de direction à tout moment ! Restez à l'écoute et ajustez le tir de quelques pourcents :

• aux candidatures : le candidat parfait correspondant à votre recherche sur tous les points n'existe peut-être pas. 🐑 Certains profils ne seront pas exactement conformes au descriptif de poste, mais peuvent proposer un potentiel d'évolution maximum. Ne faites pas l'erreur de les écarter d'office.

• au marché du travail : il évolue très rapidement. Certains profils seront très sollicités, alors que certains secteurs manquent de candidats. Prenez la responsabilité d'ajuster les critères ou les types de contrat au contexte en place.

• aux besoins en personnel de l'entreprise : un nouveau besoin ? Un besoin différent ? L'évolution de l'entreprise peut mener vers une nouvelle direction et des changements de stratégie. Tout est question d'adaptation pour garder l'avantage sur les concurrents.

Quels outils pour vous aider ?

Le questionnaire des besoins en recrutement

Pour aider le manager à exprimer et à formaliser son besoin en recrutement, pourquoi ne pas créer un questionnaire dédié ?

Quelques exemples de champs à ajouter dans ce formulaire :

• l’intitulé du poste,
• le service et le manager qui expriment le besoin,
• un résumé du poste et du contexte de l’embauche,
• la liste des fonctions essentielles,
• les prérequis (expérience, formation),
• les compétences et connaissances exigées.

Ce document est une bonne base pour commencer l’analyse et gagner du temps. Parfait, car facile et rapide à mettre en place ! Le service RH reçoit une demande détaillée et précise, mais surtout harmonisée entre tous les services et tous les managers.

Le tableau des besoins en recrutement

Il s’agit d’un document plus complet, pour le recensement des besoins. Il peut se présenter sous la forme d’une grille de définition des besoins. Il aide aussi à prioriser les différentes actions.

Ce tableau permettra de répondre à la question : qui, pour faire quoi, comment, pourquoi et quand ?

Vous pouvez le composer en différentes étapes :

1. faites la liste des compétences existantes dans vos équipes ;
2. si certaines compétences sont détenues uniquement par une personne, indiquez s’il est nécessaire de prévoir un système de remplacement (Qui assure les tâches de cette personne en cas d’absence ? Peut-on former un collaborateur ou faut-il envisager de recruter ?) ;
3. mettez en lumière les compétences manquantes. Faites la distinction entre les compétences qui manquent actuellement (urgentes) et les compétences qui seront nécessaires au regard du développement envisagé par l’entreprise (à programmer).

Exemple :

Le rôle de ce tableau est de vous aider à y voir plus clair en pratique. Cependant, ce tableau seul ne fait pas tout ! Il doit se conjuguer avec d'autres éléments comme la fiche de description de poste ou la fiche d'expression des besoins, idéales pour structurer de façon précise toutes les tâches liées au poste.

La fiche d'expression de besoin en recrutement

Voyez la fiche d'expression de besoin comme la première partie de votre chantier de recrutement, c'est la phase de fondation. Ce document de préparation inclut les informations clés de la demande :

• le poste,
• les missions,
• le type de salarié recherché et le contexte,
• les raisons de l'embauche.

Idéalement, elle inclut aussi un point sur la rémunération de la personne. Ce n'est pas systématique, mais c'est une solution prudente pour s'aligner avec le budget disponible et éviter une perte de temps avec de futurs talents… dont les attentes en termes de salaire sont trop éloignées.

☝️ Attention à ne pas confondre cette fiche avec le questionnaire, plus souple et collaboratif.

• En effet, le questionnaire sert à la définition du besoin spécifique par les équipes avant d'être transmis à la gestion des ressources humaines.
• La fiche d'expression des besoins est un document plus formel validé par la hiérarchie, et qui servira de base pour la rédaction de l'annonce pour le poste.

Cette étape cruciale évite les ambiguïtés et permet de s'assurer que les exigences sont bien partagées par tout le monde au sein de votre entreprise, en amont du processus. Mieux vaut un document clair qu'un grand moment de solitude pendant l'entretien quand on vous demande pourquoi le poste existe. 😬

Les logiciels de recrutement

Pour faciliter, harmoniser et rendre plus professionnelles vos démarches de recrutement, pensez à vous équiper de logiciels spécialisés. Ceux-ci constituent de précieuses aides pour faire gagner du temps au recruteur, tout en les débarrassant des tâches chronophages ou répétitives.

🛠 Voici des exemples de logiciels qui vous assistent dès la phase d’analyse du besoin en recrutement :

• Beetween optimise toute la phase en amont du recrutement, et plus encore : vous échangez directement avec les personnes concernées par le recrutement via messagerie intégrée, vous paramétrez des demandes d’autorisation de recrutement directement dans l’outil collaboratif, et restez informé·e de l’avancée de vos demandes via des notifications ;
  
  
• Taleez automatise vos demandes d’ouverture de poste grâce à un module dédié : vous définissez des rôles (demandeurs/valideurs), vous créez des modèles, vous suivez vos demandes sur un tableau de bord de suivi actualisé en temps réel, et dès qu’une demande est validée, elle est automatiquement intégrée dans votre ATS.
  
  

Quel que soit votre choix, un ATS vous permet de recruter plus facilement et plus rapidement, tout en centralisant les informations utiles au processus. Et, bonus non négligeable : ces logiciels vous offrent des possibilités d’automatisation des tâches ; par exemple le tri automatique des CV en fonction de critères préétablis.

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Laissez s’épanouir l’analyse du besoin en recrutement dans votre entreprise !

En résumé, l’analyse du besoin en recrutement est une étape essentielle de vos processus d’embauche. Si vous lui accordez du temps et de l’attention, elle vous le rendra bien, car ses bénéfices sont nombreux : une meilleure organisation, un gain de temps évident, une bonne pratique pour mieux faire briller votre marque employeur.

Vous pourrez ainsi vous pencher sereinement sur le reste du process : publier l’annonce d’emploi, trier les candidatures et sélectionner les meilleures, définir qui s’occupera du recrutement et quelle sera la méthode recommandée pour les entretiens. Et n’oubliez pas la signature du contrat et l’onboarding pour une expérience candidat au top !