L’Applicant Tracking System (ATS), le logiciel d’aide au recrutement pour trouver les meilleurs candidats

Recruter des candidats peut être un véritable défi pour une entreprise et ses ressources humaines. Entre le suivi des candidatures, la gestion des profils et la bonne exécution du processus de recrutement dans son ensemble, vous pouvez facilement vous sentir submergé par la quantité d’informations et de données à traiter.

Et s’il existait LA solution magique destinée à vous aider dans votre quête de nouveaux talents ? C’est ce que promettent les ATS Systems, ou logiciels ATS, véritable baguette magique destinée aux recruteurs, bien mieux que notre marraine la bonne fée. 🧚

Mais quelles sont les fonctionnalités d’un ATS ? Quels sont les avantages ? Comment un logiciel peut-il améliorer le processus de recrutement ? Pas de panique, voici le guide parfait pour maîtriser un ATS en un rien de temps.

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Qu'est-ce qu'un ATS System ?

Un ATS, ou Applicant Tracking System en anglais, est un logiciel conçu pour la gestion et le suivi des candidatures. Destiné aux entreprises et plus particulièrement aux ressources humaines, cet outil est un couteau suisse nécessaire à tout bon recruteur pour un processus de recrutement rapide, fluide et transparent.

Les solutions d’ATS sont devenues un élément clé dans le monde du recrutement moderne. Ces logiciels garantissent une meilleure gestion des candidatures et une expérience candidat améliorée.

Comment fonctionne un ATS ?

Côté fonctionnement, l'ATS System est conçu pour filtrer, trier et organiser les CV reçus.

Le processus commence par l’import des candidatures via un formulaire en ligne ou des plateformes comme LinkedIn. L’Applicant Tracking System analyse ensuite les CV grâce à des algorithmes qui détectent les mots-clés en lien avec l’offre d’emploi.

Les profils pertinents sont alors classés, tandis que les moins adaptés sont écartés. Certains systèmes intègrent des outils d’évaluation, comme des tests ou des questionnaires.

Enfin, les recruteurs consultent les résultats pour identifier rapidement les meilleurs talents. Un gain de temps considérable pour un recrutement plus efficace !

💡 Même si un ATS se suffit à lui-même pour la gestion des candidatures, il peut être directement intégré à différents outils RH plus généraux, comme un logiciel SIRH par exemple.

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un Applicant Tracking System ?

Un ATS System regorge de fonctionnalités qui simplifient le travail des recruteurs. ✨ Voici un petit aperçu des principales :

• La publication d’offres d’emploi : l’ATS permet de diffuser des annonces sur plusieurs canaux, comme les sites de recrutement, les réseaux sociaux ou encore le site carrière de l'entreprise.
  
  
• La collecte et la centralisation des candidatures : les candidatures reçues via ces différents canaux sont automatiquement centralisées au sein d'un tableau de bord unique.
  
  
• L'analyse et tri des CV : grâce à des algorithmes basés sur les mots-clés et les critères de l’offre, le logiciel trie les candidatures par pertinence. Plus besoin de feuilleter des piles de CV !
  
  
• La gestion de la communication avec les candidats : l’outil propose des modèles d’e-mails automatisés pour accuser réception des candidatures, planifier des entretiens ou encore envoyer des réponses finales.
  
  
• Le suivi des candidats : le système suit chaque étape du processus de recrutement, de la réception des candidatures jusqu'aux arbitrages finaux, en passant par les entretiens et évaluations.
  
  
• Les outils d’évaluation : certains ATS incluent des fonctionnalités de tests de compétences, des questionnaires ou même des simulations pour évaluer les postulants.
  
  
• Les rapports et analyses : ces plateformes sont capables de générer des statistiques sur le recrutement , sur les temps de traitement, l'origine des candidatures ou les taux de conversion par exemple.

🍒 Et cerise sur le gâteau, chaque étape de ce parcours est personnalisable et s’effectue d’après vos propres critères !

Qui utilise un ATS System ?

L'ATS System est utilisé par les professionnels des ressources humaines et les recruteurs exerçant dans de grandes entreprises, et donc confrontés à un volume élevé de candidatures. Toutefois, les PME en quête d’efficacité y trouvent aussi un précieux allié.

Les agences de recrutement et les chasseurs de têtes s’en servent également pour gérer leurs talents.

Enfin, les startups en forte croissance recourent aux ATS afin de dénicher rapidement les profils les plus adaptés à leurs besoins.

Pourquoi l'ATS System est-il important ? Les 5 avantages clés

Un gain de temps considérable

Si un ATS présente de nombreux avantages en termes de recrutement, le gain de temps est l’un de ses principaux points forts. ⏲️ Le logiciel vous permet de considérablement réduire le temps nécessaire au bon déroulement de chaque étape du parcours de recrutement.

Mais comment un logiciel ATS peut nous faire gagner du temps ? Pêle-mêle, voici quelques solutions à attendre de cet outil :

• le tri et la gestion automatique des candidatures selon vos critères pour une meilleure présélection ;
• une communication automatisée avec les candidats ;
• la centralisation de toutes les informations nécessaires au recrutement.

Au bout du compte, un ATS vous offre des conditions de travail plus confortables et promet davantage de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un sourcing de qualité et simplifié

La principale méthode de recrutement consiste à poster une annonce et sélectionner ensuite les candidats appropriés. Que ce soit sur les réseaux sociaux ou sur les sites de recherches d’emploi, vous pouvez toujours attendre une pluie de candidatures.

Évidemment, un ATS est parfaitement adapté à cette étape et procède automatiquement au tri des candidatures pour vous. Vous pouvez oublier les longues lectures de CV et lettres de motivation.

Néanmoins, vous avez aussi la possibilité de prospecter les potentiels candidats. L’étape peut sembler laborieuse et longue, mais c’est sans compter sur un ATS.

Les ATS agrègent directement des profils de candidats à partir de diverses sources, y compris les sites d'emploi, les réseaux sociaux et bases de données internes. 🎯La sélection du meilleur profil correspondant au poste est entièrement automatisée et le choix est plus facile.

Le seul effort que vous aurez à faire sera de définir vos critères de sélection. Que peut-on espérer de plus ?

Un suivi plus rigoureux et précis des candidatures

Face à des dizaines de candidatures, voire des centaines, on peut rapidement se sentir submergé par la quantité d’informations. Du point de vue recruteur, le processus de sélection d’un candidat est parfois long et mobilise de nombreuses personnes. Multiplié par le nombre de candidatures, il est facile de perdre le fil.

De nombreux outils indépendants permettent de coordonner les informations entre les membres des équipes et candidats, mais un ATS demeure invaincu sur le terrain.

Mais alors, comment un ATS peut-il aider au suivi des candidatures ?

• Les informations sont centralisées : les données relatives aux candidats sont accessibles directement dans le logiciel et permettent d’obtenir une vision plus holistique de chaque candidature. Il est alors plus aisé pour les membres de l’équipe de recrutement de collaborer entre eux.
  
  
• Les tâches sont automatisées : le logiciel supervise les différentes étapes du processus de recrutement pour vous. Même si ces tâches sont tout à fait accessibles manuellement, une évaluation clairement structurée réduit le risque d’erreur et d’oubli d’une étape, le suivi est systématique. Une vision étape par étape : même en suivant plusieurs candidats simultanément, vous ne pouvez pas vous perdre dans l’avancée de chacun. Chaque candidature progresse de manière ordonnée, précise et indépendamment des autres.
  
  
• Un historique des activités : le logiciel assure une traçabilité complète de tout le processus de recrutement, pour les candidats et pour le recruteur. Chaque utilisateur peut consulter l’historique, les données, notes ou autres informations à tout moment.

Le suivi est plus cohérent et plus transparent pour les utilisateurs. Le processus de recrutement ne peut en sortir que plus efficace !

Un processus plus attrayant pour les candidats

Pour une entreprise, il semble parfois difficile de garantir un processus de recrutement rapide. Du côté du candidat, il faut s’attendre à plusieurs semaines d’attente, parfois même quelques mois !

Certaines plateformes d’avis en ligne permettent aux candidats de partager leurs impressions vis-à-vis d’une entreprise, notamment concernant le parcours de recrutement. La réputation peut alors être impactée.

L’ATS est aussi intéressant pour le recruteur que pour les candidats ! Le temps gagné est ressenti des deux côtés. Si le processus est plus rigoureux et la communication plus fructueuse du point de vue de l’entreprise, cette impression est sans aucun doute réciproque. ⭐

Un bon point pour vous et un bon point pour vos candidats !

Des perspectives d’améliorations

Un ATS est un moyen pour vous d’optimiser vos méthodes de travail et de recrutement. Avec un système plus rapide, plus rigoureux et plus efficace, vous avez non seulement de quoi vous démarquer, mais vous disposez aussi d’un outil pour vous améliorer sur le long terme.

En intégrant un ATS, vous optimisez la gestion du flux de candidats, automatisez les tâches répétitives, et mettez en place des indicateurs de performance pour évaluer et améliorer continuellement vos processus de recrutement.

D’un autre côté, un ATS ne s’arrête pas à des perspectives d’amélioration en interne. Un logiciel s’adapte plus facilement aux tendances de recrutement tout en restant cohérents avec vos besoins, eux aussi en constante évolution.

Un ATS est le parfait outil pour rester à la page sur le marché du travail en tant que recruteur et en tant qu’entreprise.

Comment bien choisir son logiciel ATS : les 6 critères à prendre en considération

Sélectionnez un ATS en adéquation avec vos besoins en termes de recrutement

Comme de nombreux ATS existent sur le marché, il devient rapidement difficile de sélectionner le bon logiciel.

Avant toute chose, vous devez porter votre attention sur un outil personnalisable et en adéquation avec vos besoins en termes de recrutement.

Un bon logiciel ATS est un logiciel qui correspond à votre entreprise !

✅ Notre conseil : regardez les fonctionnalités principales présentes. Intéressez-vous particulièrement à celles-ci :

• la personnalisation du flux de travail afin de s’aligner sur votre processus de recrutement ;
• l’intégration avec vos sources de candidats favorites ;
• la fonctionnalité du tri automatique des candidatures selon des critères prédéfinis.

Intégrez un logiciel adapté à vos systèmes existants

Même si un ATS se suffit à lui-même grâce à une mosaïque de fonctionnalités intéressantes, vous pouvez l’intégrer à de nombreux autres logiciels.

Sélectionnez un ATS adapté aux systèmes que vous possédez déjà pour créer un écosystème de recrutement complet et homogène !

✅ Notre conseil : pensez à vérifier quels sont vos logiciels compatibles. Voici quelques exemples d’outils propices à l’intégration d’un ATS :

• un système de gestion des Ressources Humaines (SIRH) ;
• un logiciel de gestion des paies ;
• un système de communication et messageries électroniques ;
• un outil d’évaluation des compétences ;
• un système de suivi des performances ;
• une application de gestion de projet.

Optez pour un logiciel en constante évolution

Avec un marché du travail en constante évolution, un bon ATS est avant tout un logiciel qui suit la cadence. Les tendances en termes de recrutement évoluent et il est important de prévoir les changements pour mieux s’adapter.

✅ Notre conseil : intéressez-vous à un logiciel flexible qui répond aux différentes tendances. Voici quelques indicateurs :

• une veille technologique active ;
• des mises à jour régulières ;
• une intelligence artificielle intégrée ;
• une application intuitive pour les utilisateurs ;
• l’intégration avec les nouvelles plateformes de recrutement et réseaux sociaux professionnels ;
• un historique de développement accessible.

Pensez au budget idéal pour votre entreprise

Vous avez sélectionné un logiciel à la pointe de la technologie, en accord avec vos systèmes déjà mis en place et vos besoins en termes de recrutement… Vous y êtes presque ! Mais n’allez pas trop vite, vous devez encore considérer certains critères essentiels, dont le budget.

Un bon logiciel ATS est aussi un outil adapté à votre budget !

✅ Notre conseil : faites un compromis pour profiter des fonctionnalités fondamentales recherchées sans avoir à dépasser votre budget.

Portez votre attention sur la sécurité des données

Un ATS est un nid à informations personnelles et sensibles. Il est donc plus qu’important de se pencher sur la question de la protection des données personnelles. La garantie de l’intégrité des données est cruciale. Un ATS sécurisé assure que les données ne peuvent être modifiées, corrompues ou accessibles à des individus non autorisés.

Même si le logiciel sélectionné est en accord avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, il n’est pas exclu que les choses évoluent. Un logiciel qui accorde une importance à la protection des données est aussi plus viable sur le long terme.

Par ailleurs, un bon logiciel sécurisé réduit le risque de fuites de données et protège les utilisateurs contre différentes attaques et piratages. En plus de maintenir une confiance en interne, ce point renforce la marque employeur et la confiance des candidats envers l’entreprise.

✅ Notre conseil : priorisez la sécurité des données en veillant à ce que le système garantisse une protection rigoureuse et conforme.

Intéressez-vous aux avis et à la réputation du logiciel

Après une rude sélection, votre logiciel correspond à vos besoins et votre budget, vous pouvez l’intégrer à vos autres outils et vous êtes en confiance avec la gestion des données : ça y est, vous avez trouvé votre logiciel… ou presque.

C’est peut-être trop beau pour être vrai ? Pas de panique, examinez la réputation du logiciel et soyez attentifs aux feedbacks :

• les notes générales et plus précises ;
• les commentaires laissés par les utilisateurs ;
• les recommandations.

✅ Notre conseil : portez votre attention sur les sites spécialisés dans la centralisation des fiches produits et la recommandation de logiciels. Vous aurez une vue d’ensemble avec un accès aux différents feedbacks. D’ailleurs, c’est notre spécialité chez Appvizer ! 😉

Vous avez ainsi toutes les clés en main pour choisir un ATS parfaitement adapté à vos besoins et ceux du marché.

Quelques exemples de logiciels ATS pour votre entreprise

Il existe de nombreux logiciels sur le marché sur lesquels vous pouvez porter votre attention, chacun offrant une mosaïque de possibilités et d’avantages en matière de sélection des candidats.

Pourtant, après nos 6 critères de sélection, vous ne savez toujours pas sur quel logiciel vous porter ?

👉 Pas d’inquiétudes, vous pouvez vous référer à notre comparatif afin de vous guider dans votre choix du meilleur logiciel pour vous aider à recruter !

Parmi toutes ces options, citons le logiciel Softy, qui a tout ce qu'il faut pour séduire les recruteurs. En bon ATS, il prend en charge et optimise vos opérations de recrutement de A à Z. Et ce, au moyen d'un panel de fonctionnalités complet : gestion des candidatures, tests de recrutement en illimité, site carrière personnalisé, CVthèque et sourcing, mobilité interne et cooptation, etc. Et puisque la réussite d'une embauche ne s'arrête pas à sa validation, Softy inclut un module Onboarding afin de digitaliser le processus d'intégration du nouveau collaborateur.

Softy

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Un Applicant Tracking System : en bref

Un ATS est un outil qui se révèle être bien plus qu’un simple allié. C’est la baguette magique du recruteur, simplifiant d’un seul coup chaque étape d’un processus de recrutement parfois long et fastidieux.

À la manière d’un Watson pour un Sherlock Holmes, un ATS s’impose comme un partenaire idéal des ressources humaines. Avec un logiciel en adéquation avec vos besoins, vous assurez non seulement l’efficacité du processus de recrutement, mais également une base solide pour l’avenir.

Votre entreprise embrasse une approche moderne du recrutement, restant à la pointe des tendances tout en garantissant une expérience exceptionnelle pour les candidats et vos équipes.

Alors, prêt à opter pour un ATS System dans votre entreprise ?