Comment recruter ? 8 conseils pratiques pour réussir votre embauche

Comment recruter de manière efficace ? Le recrutement, étape clé de la vie d’une entreprise, a pour but de rechercher, de renouveler ou de renforcer des compétences sur lesquelles repose le développement de cette société. Il est donc primordial de mettre tous les moyens en œuvre pour évaluer l’adéquation entre le profil d’un candidat et les exigences d’un poste.

De la définition précise des besoins en compétences à la sélection des profils adéquats, en passant par la mise en place de la gestion de recrutement, une embauche réussie n’est pas le fruit du hasard. Elle est le résultat d’une procédure de recrutement relativement complexe englobant de nombreuses étapes et nécessitant rigueur, stratégie et planification.

Rassurez-vous toutefois : certaines précautions sont à prendre pour mettre toutes les chances de votre côté et recruter la bonne personne. Dans cet article, appvizer vous donne des conseils pour mener vos embauches de façon méthodique et finalement faire le bon choix. Sachez également qu’il existe des logiciels conçus pour améliorer vos processus de gestion des ressources humaines, et en particulier l’exercice délicat du recrutement.

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Réussir son recrutement

Les risques d’un recrutement hâtif ou mal organisé

Recruter est un processus qui engendre de nombreux coûts en temps, en énergie, en argent, mais aussi en crédibilité. Si elle ne prend pas les mesures appropriées pour mettre en place sa gestion de recrutement, l’entreprise s’expose à des risques impliquant :

• le coût d’opportunité : les compétences et qualités attendues ne sont pas là, ce qui crée un manque à gagner ;
• le coût de la formation directe : le temps perdu en management de ce collaborateur ou cette collaboratrice qui ne correspond pas au poste ;
• le coût du salaire ;
• le coût du licenciement si on doit se séparer de cette personne après 3 à 6 mois, lorsque la période d’essai est déjà arrivée à expiration ;
• d’autres coûts induits tels que des retombées non négligeables sur l’ambiance d’une équipe ou le ralentissement de certains projets dans lesquels la recrue est impliquée.

Un recrutement réussi n’est pas un objectif facile à atteindre, mais ne doit tout de même pas relever de l’impossible. Si on obtient rarement de score de réussite absolue même après de nombreuses années d’expérience, des méthodes existent toutefois pour minimiser les risques, maximiser les chances de trouver le ou la bon(ne) candidat(e), et éviter les erreurs de recrutement. 

Le choix du « bon candidat »

L’adéquation entre les exigences d’un poste et le profil d’un candidat est synonyme de valeur ajoutée au niveau de la productivité dans l’entreprise, tout en favorisant la création d’équipes épanouies dans leur environnement de travail. 

Il est donc important de choisir la bonne personne, mais tout autant de ne pas tomber dans l’excès. Attention au mythe du candidat parfait : notre vision du marché de l’emploi et de ce qui fait le « bon candidat » peut être erronée ou imprécise. 

Il s’agit de rester cohérent, objectif et réaliste.

Alors, ne cherchez plus le mouton à cinq pattes ! Demandez-vous lors de la rédaction de l’offre d’emploi si cette personne existe vraiment sur le marché et si la combinaison de compétences requises est vraisemblable.

Vous pouvez faire appel à un professionnel du recrutement qui connaît bien le marché de l’emploi et les pratiques dans votre secteur d’activité pour un poste similaire, afin de définir des exigences réalistes et en accord avec vos besoins.

8 conseils pratiques pour un recrutement efficace

Conseil n° 1 : définir ses besoins

Comme pour l’élaboration de toute stratégie de recrutement ou tout plan d’action, il est essentiel d’analyser ses besoins en recrutement avant de mener telle ou telle action. 

Quel profil est recherché pour tel poste ?

Vous pouvez définir les besoins du poste à pourvoir en fonction des compétences clés recherchées. Hiérarchisez ces compétences, des indispensables aux fortement recommandées, en mentionnant éventuellement les qualités bonus qui feront monter le potentiel du candidat.

Prenez également note des valeurs que votre future recrue devra posséder. N’oubliez pas d’envisager les possibilités d’évolution du poste et les compétences qui seront nécessaires dans cette perspective.

Plus les critères seront définis avec précision, plus les profils examinés auront de chances de correspondre à l’offre. Pour un poste déjà existant, demandez-vous si la fiche de poste et les critères de recrutement utilisés précédemment sont encore pertinents. En règle générale, il sera opportun de définir une politique de recrutement commune à tous les postes à pourvoir.

Conseil n° 2 : choisir le bon timing et valider le budget

Que ce soit pour une ouverture de poste ou pour un remplacement, assurez-vous que votre recrutement s’inscrit dans l’agenda global de l’entreprise et qu’il est en adéquation avec sa vision stratégique. Pour cela, gagnez l’approbation de toutes les personnes concernées par une nouvelle embauche, afin de ne pas vous retrouver bloqué.

Autre élément primordial : le poste doit être compris dans le budget. Tenez-vous informé pour cela des fourchettes de rémunération courantes dans le domaine d’activité concerné.

Enfin, tâchez de définir si vous optez pour un recrutement en interne, en vous concentrant sur les profils et compétences déjà disponibles dans l’entreprise au moment du besoin en ressources, ou bien externe en allant chercher des candidats à l’extérieur de l’organisation.

Le mot d’ordre ici finalement est l’anticipation. Mobilité interne, départ à la retraite, congé maternité, création d’un nouveau service, croissance générale de la société, etc. : les DRH doivent avoir une visibilité sur toutes les situations impliquant un changement dans le personnel pour identifier les profils à recruter et construire leur plan de développement des compétences en parallèle.

L’anticipation appelle la réactivité, mais sans précipitation toutefois : il s’agit de prendre une bonne décision au moment opportun.

Comme votre prise de décision peut se voir ralentie ou entravée par des problèmes d’agendas des différentes parties prenantes, établissez un planning des étapes importantes et des échéances à respecter :

• les rendez-vous et les points avec les différents interlocuteurs, 
• la date de la proposition au candidat, 
• la deadline pour la décision et l’annonce au candidat,
• la date de prise de poste escomptée, etc.

Bien régler son timing et se fixer des deadlines permet d’éviter tout désistement de candidats prometteurs pouvant se décourager face à de longs délais d’attente, voire accepter une autre offre avant la vôtre. Ne laissez pas un talent vous échapper !

Conseil n° 3 : rédiger une annonce précise et personnalisée

La description précise mais aussi accessible du poste est essentielle pour attirer des candidats qualifiés :

• veillez à la clarté du texte et prenez soin d’éviter le « jargon » propre à votre entreprise, qui peut donner une impression de manque d’ouverture ;
• décrivez les missions du poste avec un niveau de détail suffisant et nécessaire à la compréhension, même si le format pousse à la concision ;
• misez sur l’honnêteté et la transparence : l’annonce de belles perspectives d’évolution risquerait d’être décrédibilisée si rien n’appuie cette promesse ;
• indiquez les diplômes, les certifications et toute preuve de compétences requis pour le poste : vous gagnerez du temps par la suite. 

L’annonce doit finalement inclure la description de la culture de l’entreprise dans laquelle le candidat doit s’intégrer. Vous devez bien la définir en amont ainsi que sa limite, c’est-à-dire dans quelle mesure il sera toléré de s’en écarter.

Conseil n° 4 : diffuser l’offre d’emploi sur tous les canaux pertinents

Une fois que l’annonce est prête, il s’agit d’ouvrir la phase de recherche de candidats. Le scénario le plus classique est de publier l’annonce sur le site internet de l’employeur, dans la rubrique « Emplois » ou « Rejoignez-nous ! » D’autres types de plateformes vous apporteront une visibilité plus large, tels que :

• les sites d’emploi généralistes ou spécialisés, 
• les réseaux d’anciens élèves d’universités ou d’écoles, 
• les portails de cabinets de recrutement,
• LinkedIn, etc.
• Des techniques de recrutement plus originales !

Dans bien des cas, communiquer sur vos recrutements agrandira votre vivier de candidats, donc allez-y sans retenue ! 

Et si vous cherchez à créer un site carrière pour convaincre les talents de rejoindre votre entreprise, softgarden propose des modèles très simples et rapides à utiliser avec des landings pages bien référencées sur Google pour être plus facilement visible !

L’opération peut s’avérer chronophage, surtout si vous visez de nombreux canaux afin de donner à votre annonce le meilleur impact possible. Pourquoi ne pas choisir une solution automatisée ? Des logiciels de gestion des ressources humaines spécialisés en recrutement et en suivi des candidats (ATS ou Applicant Tracking System en anglais) ont été conçus pour vous faire gagner en efficacité tout en limitant vos coûts.

À l’image de Softy, certains de ces outils proposent une fonctionnalité très avantageuse : la multidiffusion des offres d’emplois. Ainsi, en un clic, vos annonces sont publiées sur tous les job boards pertinents, et sur la page carrière de votre site.

Conseil n° 5 : impliquer les collaborateurs dans le processus de sélection

Au cours de vos recherches, vous serez probablement amené à utiliser des outils de sélection, tels que des tests d’aptitudes, afin de juger les qualifications d’un candidat à un poste, dans un contexte technique défini. Comme le recruteur n’est pas toujours la personne la plus appropriée pour évaluer elle-même la qualité des résultats des tests, la cooptation recrutement est une solution pour que les collègues soient mis à contribution : ils seront les correcteurs, les relecteurs, les validateurs, etc. 

Il peut être judicieux de solliciter les avis des futurs collaborateurs du candidat. 

Au cours de la procédure de sélection, vous pouvez engager vos collaborateurs directement grâce à un outil de gestion du recrutement qui permet à tous les intervenants du processus d’embauche de partager des commentaires sur chaque candidat.

Taleez, par exemple, comporte un système de messagerie collaborative conçu pour le partage en simultané des commentaires ainsi qu’un système de notation des candidats. 

De la même manière, Nicoka ATS donne un accès partagé aux différentes informations concernant les candidats : notes, comptes rendus d’entretien, résultats d’évaluations, CV, etc.

L’un comme l’autre offrent aux ressources humaines et aux responsables du recrutement la possibilité de s’appuyer sur les compétences et les connaissances des salariés pour recruter leurs futurs collègues. Grâce à ce mode collaboratif, vous serez plus apte à prendre la meilleure décision possible.

Conseil n° 6 : préparer l’entretien d’embauche

Si le naturel et la spontanéité ont tout à fait leur place dans ce contexte, mener un entretien d’embauche ne s’improvise pas. En étant bien préparé, vous serez plus confiant et vous serez plus à même d’argumenter de façon pertinente. 

Pour votre préparation, quelques étapes sont à suivre :

• commencez par poser à plat les objectifs que vous souhaitez atteindre lors de cet échange, et esquissez ainsi une trame d’entretien ;
• notez ensuite les questions à poser et les réponses que vous souhaitez obtenir ;
• construisez une grille d’entretien qui sera votre support pour reporter et comparer les forces, les axes d’amélioration, les compétences et le potentiel de vos candidats après les échanges ;
• préparez-vous également à répondre aux questions qui pourraient survenir lors de votre face-à-face ; 
• trouvez enfin un lieu neutre et calme pour recevoir le candidat, car il pourrait être déstabilisant pour lui de se voir interrompre dans sa présentation.

Gardez à l’esprit qu’il vous faudra garder une attitude ouverte tout en veillant à prendre des notes et à garder la maîtrise de l’entretien.

Conseil n° 7 : favoriser le savoir-être

Savoir recruter, c’est aussi prévoir le succès de l’intégration de la nouvelle collaboratrice ou du nouveau collaborateur au sein de son équipe. En tant que recruteur, on peut même envisager qu’on travaillera avec ou pour cette personne, ou qu’elle devienne un jour notre manager. 

Un des critères indispensables lors du recrutement est l’évaluation de l’aisance et de la facilité de la personne à s’intégrer à une équipe.

Outre les compétences techniques et autres connaissances métier, la valeur ajoutée de votre futur collaborateur porte sur ses compétences dites « douces » (ou soft skills en anglais), qui s’appliquent quels que soient le profil ou le niveau hiérarchique (cadre, employé, directeur, agent de maîtrise, etc.). Ces compétences de savoir-être sont l’équivalent d’un vernis sur une matière brute : la personne sort du lot, se démarque par ses qualités interpersonnelles et se montre plus encline à dépasser les attentes en termes de performances, grâce à son engagement et à sa proactivité.

Les soft skills sont de plus en plus valorisées en entreprise, et sont parfois même privilégiées par rapport aux compétences purement techniques. Pour que votre future recrue corresponde à la culture de votre entreprise, il est recommandé de s’accorder avec ses collaborateurs sur les qualités attendues du ou de la candidat(e). Par exemple, il ou elle devra posséder :

• un esprit entrepreneurial ? 
• un goût pour la créativité ?
• un talent pour le relationnel ? 
• une forte volonté d’innover ? 

Selon les pays et les cultures, les entreprises privilégient, à différentes échelles, le comportement de l’individu vis-à-vis de son travail, son rapport à ses collègues, ou encore ses qualités interpersonnelles, comme le montre cette infographie de Joblift : 

À vous de choisir un ou plusieurs atout(s) déterminant(s) pour vous faciliter la prise de décision à l’issue de vos différents entretiens.

Conseil n° 8 : prendre une décision

Vous pensez avoir trouvé le candidat qu’il vous fallait ? C’est le moment d’envoyer un retour positif au candidat sélectionné et de lui faire une offre. Nous vous conseillons de la formuler oralement dans un premier temps, afin de gagner un délai supplémentaire pour vérifier ses références, et pour toutes les dernières dispositions que vous souhaitez prendre.

Une fois ces ajustements faits, vous pourrez passer à la négociation d’une offre plus concrète. Le processus de recrutement touche à sa fin lorsque la décision finale d’embauche, si elle est acceptée, se conclut par la signature du contrat de travail. 

Toutefois, même après cette apparente happy end, la réussite du recrutement ne peut s’évaluer sur la simple conclusion d’un contrat. Elle se vérifie sur le plus long terme, en tenant compte de l’adaptation de la personne recrutée à son environnement et de sa capacité à y évoluer sur les plans professionnel et humain.

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Derniers conseils

En définitive, il n’y a pas véritablement de tactique imparable pour savoir comment recruter, étant donné que chaque méthode s’adapte à un environnement professionnel donné. 

Malgré tout, les conseils fondamentaux que nous avons passés en revue sont une base solide pour optimiser vos processus et parvenir à un recrutement presque parfait.

De manière générale, nous vous conseillons d’adopter une attitude ouverte :

• Faites preuve d’empathie : essayer de comprendre l’expérience passée du candidat et bien cerner une personnalité demande de l’empathie et beaucoup d’humilité. Tâchez de vous éloigner des préjugés et d’autres idées trop vite préconçues : si vous avez des doutes, n’hésitez pas à en débattre avec vos collègues et même les intéressés, en leur posant les bonnes questions.
• Mettez la personne en confiance : n’essayez pas d’instaurer de hiérarchie ni de rapport de forces : une relation d’égal à égal favorise un climat de confiance et incite le candidat à être transparent lorsqu’il évoque ses compétences, ses expériences et ses valeurs.
• Restez ouvert à d’autres types de profils : même s’ils paraissent a priori peu « conformes » à la culture de l’entreprise, ces profils atypiques sont peut-être porteurs d’une nouvelle façon de voir les choses. Après tout, la force d’une entreprise repose aussi sur la diversité de ses employés. Cette diversité est tout à la fois une source de développement, d’innovation et d’évolution positive au sein d’une organisation. 

Et vous ? Comment procédez-vous pour recruter ? Avez-vous des méthodes particulières ou une recette infaillible pour assurer le succès de vos embauches ?