Comprendre et réduire le coût d’un recrutement, pour augmenter la valeur de votre entreprise

En entreprise, pour atteindre la rentabilité, tout se mesure : salaires et charges sociales, frais généraux, approvisionnements, production, budget marketing… Mais il demeure un poste de dépense que certaines organisations sous-estiment parfois : le coût d’un recrutement.

Pourtant, ce dernier s’élève facilement à plusieurs milliers d’euros. Et ce chiffre augmente lorsque vous commettez une erreur de casting, et que le nouveau collaborateur quitte prématurément le navire.

Il existe donc de réels enjeux à recruter bien, c’est-à-dire à engager un candidat aligné avec son poste, avec l’entreprise… qui désire rester parmi vous en somme !

Quel est le coût d'une embauche ? Quels sont les différents frais directs et indirects à prendre en compte ? Et surtout, comment réduire ces dépenses ?

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Coût d’un recrutement : définition

Le coût d’un recrutement désigne le budget consacré à l’embauche d’un nouveau collaborateur, budget regroupant toutes les dépenses nécessaires pour mener à bien le processus dans son ensemble :

• définition des besoins ;
• élaboration, puis diffusion de l’offre d’emploi ;
• sourcing des candidats ;
• tri des CV ;
• coût des entretiens et des tests de compétences ;
• onboarding du nouveau salarié.

Le principal intérêt du calcul du coût d’un recrutement réside dans le fait qu’il vous aide à optimiser vos dépenses, et par là même à affiner votre stratégie RH. Si vous ne prenez pas la mesure de votre situation réelle, comment l’améliorer ?

💡 À savoir : pour vous donner une idée, d’après le Figaro, le coût moyen d’un recrutement en France varie entre 3 000 et 10 000 euros. Une somme rondelette, vous en conviendrez !

Comment calculer le coût du recrutement ?

Pour savoir combien coûte un recrutement, prenez en compte l’ensemble des frais directs et indirects associés. En fait, il vous suffit d’additionner toutes ces composantes.

Et si vous souhaitez calculer le coût moyen de l’ensemble de vos embauches sur une période donnée, appliquez la formule suivante :

Calculer les frais directs

Les frais directs d’un recrutement représentent les dépenses immédiatement associées au processus de recherche des candidats.

👉 Ils sont facilement identifiables et couvrent plusieurs aspects essentiels :

• la diffusion des annonces d’emploi sur des sites spécialisés ou des réseaux sociaux professionnels ;
• le tarif du sourcing en recrutement.💡 Le coût lié à la recherche active de profils sur des plateformes comme LinkedIn, ou à la prospection dans des bases de données, représente un poste important, avec un budget pouvant varier entre 500 et 2 000 euros selon la durée et la complexité du travail ;
• les tests d’évaluation, techniques ou psychométriques, souvent payants ;
• la participation à des salons de l’emploi (location d’emplacement, frais logistiques, etc.) ;
• l’abonnement ou la licence d’un logiciel, un ATS par exemple ;
• la logistique nécessaire pour les entretiens physiques, etc.

Calculer les frais indirects

Les frais indirects d’un recrutement, quant à eux, correspondent aux coûts moins visibles que les frais directs, mais tout aussi importants.

Ils concernent les impacts financiers liés au temps, à l’organisation interne ainsi qu’à la productivité. On pense notamment au salaire des salariés qui interviennent dans le processus de recrutement.

👉 Voici les principaux frais indirects :

• le temps investi par les équipes RH et managers (analyse des CV, organisation des entretiens, débriefings, etc.) ;
• le coût de la vacance du poste, car une absence prolongée entraîne souvent une surcharge de travail pour l’équipe, voire une baisse du chiffre d'affaires ;
• la baisse temporaire de productivité, le temps que le nouveau salarié atteigne ses pleines capacités, etc.

Ces frais sont parfois sous-estimés, mais leur impact réel sur le budget peut être considérable. Ne pas les anticiper, c'est risquer de vous retrouver avec des dépenses imprévues.

💡 À savoir : ici, ne négligez pas une composante importante, c’est-à-dire le manque à gagner résultant de la mobilisation d’un collaborateur (un manager par exemple) sur le recrutement. En effet, durant cette période, il se consacrera moins à ses missions principales, pourtant génératrices de valeur.

Prendre en compte les coûts d’un recrutement via un cabinet externe

Dans certains cas, il arrive que les entreprises passent par un cabinet de recrutement externe :

• pour l’embauche de profils rares ou très spécialisés ;
• pour des recrutements en grande quantité ;
• en cas d’absence de ressources en internes pour faire le job, etc.

☝️ Il s’agit de dépenses comptabilisées en frais directs.

Mais quel est le coût d'un cabinet de recrutement ?

Il représente en moyenne 15 à 25 % du salaire brut annuel de la nouvelle recrue, s’il s’agit d’un poste intermédiaire. Ce montant atteint un niveau plus élevé lorsque la tâche se complique, comme en cas d’embauche de profils pénuriques par exemple, ou pour des emplois de direction.

Ajouter les dépenses liées à l’onboarding

Le coût du recrutement inclut aussi ceux liés à l’onboarding du salarié, étape clé de la procédure d’embauche.

L’onboarding va bien au-delà de la simple remise des clés du bureau. Il vise à aider l’employé à s’adapter rapidement à son poste et à comprendre la culture de l’entreprise… pour éviter de partir du mauvais pied d’un côté comme de l’autre.

Et surtout, il s’agit d’un processus à répéter à chaque fois, et donc à prendre en compte si vous envisagez d'embaucher beaucoup dans les mois à venir.

👉 L’intégration d’un nouveau collaborateur comprend les frais suivants :

• la formation (sessions d'introduction, e-learning, coaching personnalisé, etc.) ;
• le temps de travail des RH nécessaire à la gestion de la partie administrative, et des managers à l’accompagnement de la nouvelle recrue ;
• le coût des outils et du matériel dont le collaborateur a besoin afin d’être productif, etc.

Anticiper les coûts d’un recrutement raté

Enfin, mieux anticiper vos dépenses à venir importe de prendre en compte les frais liés au potentiel échec d’un recrutement (même si vous allez tout faire pour que cela n’arrive pas, of course 😉).

Alors, quel est le coût d'un mauvais recrutement ?

En fonction des postes, il peut quelquefois atteindre jusqu’à 2-3 fois son coût initial.

Et pour cause, d’autres frais s’ajoutent à ceux, inévitables, et essentiels à la reprise du processus d’embauche :

• la gestion administrative à effectuer lors du départ du collaborateur ;
• les frais juridiques et les potentielles indemnités à verser ;
• l’éventuelle perte de productivité si la personne fraîchement engagée n’avait pas les compétences ou la motivation nécessaires ;
• la baisse de moral de l’équipe concernée (le turnover impacte fortement la dynamique de groupe !)

Coût d’un recrutement : exemple

💡 Pour voir un peu plus concrètement ce qu’un recrutement peut coûter, voici un exemple concret, concernant un poste de niveau intermédiaire avec un salaire brut annuel de 50 000 euros.

Dans le cadre de cet exemple, le coût du recrutement s’élève à 8 300 €.

En cas d’échec, il grimpe à 18 300 €.

Comment réduire le coût d’un recrutement ?

Suivez vos dépenses à la loupe

Ce travail de calcul du coût d’un recrutement que vous venez peut-être d’effectuer grâce à notre article… il ne doit pas être réalisé une seule fois !

Il importe de l’inscrire dans la durée, dans une logique d’amélioration continue. En effet, divers postes de dépenses sont susceptibles d’évoluer en fonction des situations, de la conjoncture du marché, etc.

🔎 En suivant à la loupe ces dépenses, vous vous ajustez en permanence, en faveur de la rentabilité de votre service RH.

Pensez au recrutement interne

D’après Factorial, le coût d'un recrutement interne est en moyenne 25 à 50 % moins cher que le coût d’un recrutement externe.

Déjà, certaines charges disparaissent purement et simplement, comme celles en lien avec la multidiffusion des annonces ou encore avec le recours à un cabinet de sourcing.

Autre avantage : la réduction des frais d’onboarding, puisque le salarié est déjà rompu à la culture de l’entreprise. De plus, il dispose déjà de son matériel.

Opter pour la cooptation

La cooptation constitue une autre solution communément envisagée par les organisations pour réduire le coût d’un recrutement.

Là aussi, dites « adieu » aux frais de diffusion de l’annonce. De surcroît, le processus d’embauche se trouve accéléré (et ça, ça génère des économies sur les frais indirects).

☝️ En revanche, ce dispositif va traditionnellement de pair avec une récompense financière pour le salarié qui a déniché la perle rare. À prendre en compte dans vos calculs !

Utiliser un logiciel de recrutement

Cet article prouve bien que le temps, c’est de l’argent. Alors, quoi de mieux qu’un logiciel de recrutement qui automatise les tâches pour en gagner, du temps ?

Certes, le tarif de l’outil entre aussi dans l’équation, et plus précisément dans vos frais directs. Mais bien utilisé, il promet un excellent retour sur investissement.

💡 Par exemple, Softy est une solution logicielle prenant en charge les processus de recrutement de A à Z, grâce à sa couverture fonctionnelle très étendue : multidiffusion des annonces, gestion des candidatures, tests, gestion de la cooptation et de la mobilité interne, onboarding, etc. Toutes ces opérations sont centralisées, et la plateforme dispose d’une interface intuitive, pour fluidifier et donc accélérer les opérations. De plus, grâce aux dernières technologies intelligentes, vous évitez au maximum les erreurs de recrutement coûteuses.

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Développer votre marque employeur

Enfin, comment ne pas évoquer la question de votre marque employeur ?

Lorsque cette marque employeur rayonne, les candidatures pleuvent d’elles-mêmes, notamment celles en provenance de candidats de qualité, parfois difficiles à repérer.

S’en trouvent inexorablement réduits :

• certains frais, en particulier de sourcing et de sollicitation des cabinets de recrutement ;
• le turnover, coûteux sur le long terme.

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Que retenir du coût d’un recrutement ?

Ne prenez pas le coût d’un recrutement à la légère : il peut représenter plusieurs milliers d’euros !

Pour prendre la mesure de la réalité, il convient de considérer tout un tas de dépenses : frais directs, indirects, charges liées à l’onboarding, etc. Sans compter qu’en cas d’erreur de casting, la « facture » grimpe encore plus !

Face à ce constat, calculer le coût d’une embauche, c’est bien, mais essayer de le réduire, c’est encore mieux. Bonne nouvelle, les leviers à activer en ce sens (utilisation d’un logiciel dédié, mobilité interne, cooptation, etc.) vous permettent de recruter pour moins cher, mais aussi plus efficacement !

Car en trouvant la perle rare, vous générez de la valeur sur le long terme, au profit de la croissance de votre entreprise.