Dites « non » avec bienveillance : comment rédiger un mail de refus de candidature après entretien ?

Recruteurs, sachez que la rédaction de lettres ou de mails de refus de candidatures après un entretien est loin d’être une tâche à négliger !

Pourquoi ? C’est simple : 92 % des candidats découragent activement d’autres personnes à postuler auprès d’une entreprise avec laquelle ils ont vécu une mauvaise expérience (Robert Walters).

J’imagine que vous ne voulez pas que votre marque employeur en pâtisse ? Et vous avez bien raison ! C’est pour cela qu’on vous a concocté 5 conseils infaillibles pour rédiger un mail de refus de candidature bienveillant et pro !

Dites « stop » aux fameux messages automatiques de refus pas très motivants et inspirez-vous de nos modèles de mail gratuits et prêts à l’emploi !

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Pourquoi est-il important de rédiger un mail de refus de candidature après un entretien ?

Si beaucoup d'entreprises omettent cette étape dans leur processus de recrutement, la rédaction d’un mail de refus de candidature après un entretien reste pourtant essentielle.

Pourquoi ? Parce qu'il reflète les valeurs de bienveillance et de respect de votre organisation envers les candidats.

Voici quelques raisons qui devraient vous convaincre de ne pas négliger cet exercice :

Respect et transparence

Envoyer un mail de refus est une manière de montrer aux candidats que vous reconnaissez l’investissement et l'énergie qu’ils ont fourni. Ce geste dépasse largement la simple formalité administrative : il clarifie la situation et démontre que vous respectez le processus de candidature dans son ensemble.

Par ailleurs, un refus bien formulé garantit également que le candidat ne reste pas dans l’incertitude, sentiment qui génère beaucoup de frustration.

Maintien d’une bonne réputation

Dans un marché de l'emploi où les entreprises se battent pour attirer les meilleurs profils, votre réputation peut clairement faire la différence.

Un mail de refus bien rédigé soutient l’image de votre entreprise, en prouvant que vous valorisez les candidats et que vous agissez avec professionnalisme.

Cette attention à l'égard des postulants contribue à renforcer votre marque employeur et à vous distinguer de la concurrence. En agissant ainsi, vous vous positionnez comme une entreprise qui se soucie de l’expérience candidat.

Encouragement et feedback

Le refus ne se limite pas à un simple rejet : il peut aussi être une source d’encouragement, car vous y exprimez votre appréciation.

En effet, même si la candidature n’a pas été retenue, un retour détaillé fournit des éléments précieux pour aider le postulant progresser. Fournir du feedback et donner des conseils sur des points à améliorer transforme, pour lui, cet « échec » en opportunité d’évolution.

Maintenir un pool de talents

Même si des candidats n’ont pas été retenus pour un poste précis, ils peuvent se révéler des talents de choix dans le cadre de vos prochains recrutements.

En maintenant une communication respectueuse, vous créez avec eux une relation durable. Et ainsi, vous gardez sous la main une réserve de talents pour de potentielles collaborations futures !

Comment rédiger un bon mail de refus de candidature après entretien ? Nos 5 conseils

1 — Remerciez le candidat !

La première des choses, et non des moindres, est de remercier le candidat :

• pour l’intérêt qu’il porte à l’entreprise ;
• pour le temps qu’il a consacré au processus ;
• pour sa motivation ainsi que son investissement.

Prenez le temps de notifier l’effort fait par le postulant en exprimant votre gratitude, encore plus si ce dernier s’est déplacé pour passer l’entretien.

👉 Exemple : « Merci beaucoup d’avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l’entreprise]. Nous avons particulièrement apprécié votre motivation et votre enthousiasme ! »

2 — La franchise est de mise, soyez transparent !

Il faut ensuite expliquer au candidat pourquoi vous ne l’avez pas retenu, certes. Mais partagez-lui les motifs réels, personnalisez au maximum votre mail, vous lui devez au moins ça !

Pourquoi ? Plusieurs raisons :

• pour le temps consacré ;
• pour son évolution professionnelle (éventuellement, modifier ou améliorer certains points dans son processus de candidature) ;
• pour son évolution personnelle (ne pas se démotiver, accepter l’échec et aller de l’avant).

👉 Exemples de raisons plausibles, mais que les employeurs n’osent pas présenter :

• sa personnalité trop en décalage avec la dynamique de l’équipe ;
• sa candidature envoyée trop tardivement ;
• ses expériences professionnelles qui ne correspondent pas au niveau/secteur/domaine du poste ;
• ses compétences professionnelles sont bonnes, mais ses softs skills ne sont pas compatibles avec les prérequis du poste.

💡 Point important : vous n’êtes pas obligé de lui dire que vous conservez ses coordonnées si ce n’est pas le cas. Vous avez le droit de ne pas avoir été emballé par son profil !

3 — Ne présentez pas que le négatif, valorisez les points forts du candidat !

En tant que candidat et demandeur d’emploi, il est difficile de se voir refuser une offre. Cet échec se révèle parfois très démotivant et peut réellement atteindre sa confiance en soi. Surtout lorsque les refus se multiplient…

On vous conseille donc de valoriser les points forts du postulant. Vous l’aidez ainsi à continuer ses recherches sereinement.

👉 Exemple : par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes !

4 — Ne vous renfermez pas, restez ouvert à la discussion !

Si vous êtes une PME ou un grand groupe, on peut comprendre qu’il est difficile de faire un feedback de l’entretien avec tous les candidats refusés.

Mais si quelqu’un vous le demande (surtout s’il vous a déjà rencontré une ou plusieurs fois), il convient de répondre à ses questions. C’est la moindre des choses, encore plus lorsqu’il s’est investi sur une longue période.

Au-delà du côté humain, le fait d’être ouvert à la discussion permet au postulant :

• de terminer son expérience candidat, auprès de votre entreprise, satisfait et plus sûr de lui ;
• d’être remotivé et plus serein lors de ses prochaines recherches ;
• d’obtenir des réponses claires et précises sur les questions qu’il se pose ;
• d’éventuellement améliorer certains éléments sur sa candidature.

5 — (Facultatif) Suggérez aux candidats de postuler de nouveau

Si vous pensez qu’un candidat serait bon pour un autre poste au sein de votre entreprise, faites-le-lui savoir. Vous pouvez l’inviter à postuler pour des jobs à venir par exemple.

💡 On vous déconseille cependant d’inclure cette invitation à votre message si vous ne le pensez pas réellement. Ne donnez pas de faux espoirs juste pour paraître aimable !

Exemple de refus de candidature après un entretien

Bonjour [nom et prénom du candidat],

Merci beaucoup d’avoir investi votre temps et vos efforts pour rencontrer notre équipe pour le poste de [titre du poste] chez [nom de l’entreprise]. Nous avons tous été ravis de vous rencontrer et d’en apprendre davantage sur vous.

Malheureusement, nous nous concentrons actuellement sur l’embauche des candidats qui ont plus d’expérience. Votre candidature n’a donc pas pu être retenue.

Toutefois, notre équipe a été vraiment impressionnée par votre motivation et vos compétences personnelles malgré seulement quelques années d’expérience dans vos missions précédentes.

C’est pourquoi nous nous permettons de conserver votre candidature au cas où celle-ci pourrait correspondre à nos prochaines ouvertures de poste. Ainsi, si nous avons un poste vacant qui correspond mieux à votre profil, nous nous ferons un plaisir de vous contacter.

Si vous avez d’autres questions ou si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à nous écrire. Je me ferai un plaisir d’y répondre et d’échanger avec vous.

Je vous souhaite bonne chance dans vos recherches et projets futurs,

Cordialement,

[nom de l’expéditeur]

Autres exemples de mails de refus de candidature à télécharger gratuitement

Exemple de mail de refus de candidature après tri du CV

Exemple de mail de refus après une candidature spontanée

Exemple de mail de refus pour une candidature interne

Exemple de mail de refus pour une candidature de stage

Quels logiciels pour vous aider ?

Si on vous disait qu’il existe des outils pour vous accompagner dans cette tâche ?

On pense aux logiciels spécialisés dans le recrutement qui simplifient l’élaboration et la gestion des courriers de refus de candidature de plusieurs manières.

Tout d’abord, ils permettent de créer des modèles de mails personnalisables, garantissant ainsi une communication cohérente… et surtout un gain de temps considérable dans la rédaction du contenu !

En outre, ces outils peuvent automatiser l’envoi de ces mails, assurant la réactivité nécessaire à la bonne image de votre entreprise.

🛠️ Exemples de logiciels :

• Factorial fait gagner beaucoup de temps aux recruteurs grâce aux réponses automatiques envoyées aux candidats refusés ou acceptés dans votre entreprise. Il existe différents modèles de mail pour améliorer non seulement l’expérience candidat, mais également votre image de marque.
  
  
• softgarden est un ATS (Applicant Tracking System) destiné à optimiser tout votre processus de recrutement. Avec ce logiciel, fini le temps perdu sur des tâches chronophages et répétitives : grâce à ses nombreux modèles et messages prédéfinis, à l’automatisation et à la mise à place de workflows, répondez en temps et en heure aux candidats, au bénéfice de votre marque employeur.

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En bref, rédiger un mail de refus de candidature après entretien

• Remercier le candidat pour le temps qu’il a investi dans le processus de recrutement.
• Valoriser les points forts de la candidature (ex. : « Par ailleurs, vos compétences linguistiques sont vraiment impressionnantes ! »).
• Présenter les détails précis qui vous ont poussé à refuser la candidature (ex. : « Votre manque d’expérience en marketing de contenu serait un problème sur ce poste. »).
• Donner des pistes d’amélioration, tant au niveau des compétences professionnelles que personnelles.
• Suggérer de conserver le CV et les coordonnées du candidat si le profil de ce dernier pouvait correspondre à un poste vacant dans le futur.