RH : comment mener un entretien efficace et conclure sur une embauche ?

Mener un entretien d’embauche est une phase clé de la stratégie de recrutement de toute entreprise. Quels que soient votre poste et vos attributions, vous pouvez vous-même être amené, dans le cadre de votre activité professionnelle, à vous prêter au jeu de la sélection d’un futur collaborateur ou d’une future collaboratrice.

Que vous soyez spécialiste des RH ou non, il peut s’avérer difficile de maîtriser cet exercice aux codes bien spécifiques. Il n’existe pas de technique d’entretien type ni de processus figé, mais sans doute autant de manières de procéder que de recruteurs. Des règles du jeu doivent pourtant être suivies pour tirer le meilleur parti de vos rendez-vous.

Qu’est-ce qu’un entretien de recrutement réussi ? Quelles questions poser et quelles réponses attendre de la part des candidats ? Comment conduire des échanges structurés ? Le sujet étant large et applicable à des situations variées, nous allons nous centrer sur l’essentiel, et donner des conseils et pistes de réflexion. Voyons dès à présent comment avoir toutes les cartes en main pour mener des entretiens porteurs de succès et réussir votre procédure de recrutement. 

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La réglementation concernant l’entretien d’embauche

Avant de vous lancer dans la préparation de votre entretien d’embauche, il convient d’avoir en tête ce que vous pouvez faire et ne pas faire.

En effet, dans l’objectif de lutter contre la discrimination à l’embauche, le Code du travail précise les sujets à ne pas aborder lors de cet exercice :

Les informations demandées au candidat à un emploi, sous quelque forme que ce soit, ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.

En d’autres termes, en tant que recruteur, il vous est interdit de questionner le candidat, même par simple curiosité, sur :

• ses origines,
• son âge, sauf dans le cas où le salaire varie en fonction (apprentissage par exemple),
• sa situation maritale,
• son orientation sexuelle,
• sa religion,
• ses opinions personnelles et idées politiques,
• son appartenance syndicale, etc.

☝️ À noter : dans le cadre d’un contrat aidé, il est autorisé de demander certaines informations personnelles au candidat (handicap par exemple).

D’autre part, vous devez informer le candidat quant aux procédures mises en place dans le cadre du recrutement, et veiller à ce que les données recueillies servent uniquement à cet usage et ne soient pas exploitées à d’autres fins.

Préparation de l’entretien d’embauche

Avant l’entretien, vous avez lancé une campagne de recrutement, multidiffusé vos annonces d’emploi sur différentes plateformes, étudié les CV reçus à l'aide d'une grille de sélection et sélectionné les meilleurs profils ? L’étape de l’entretien d’embauche se profile à l’horizon.

Voici quelques considérations avant de passer à la conduite de l’entretien même.

☝ Rappelons pour commencer qu’il existe différents types d’entretiens d’embauche :

• l’entretien téléphonique : souvent destiné à une première sélection,
• l’entretien en présence physique : avec pour objet la présentation du poste et l’évaluation du candidat (celui qui nous intéresse ici),
• le deuxième entretien en face à face : pour conforter la décision prise.

Précisez vos objectifs vis-à-vis de l’entretien

Lors de la rédaction de l’offre d’emploi, vous avez déjà analysé le besoin précis de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une création de poste ou d’un remplacement.

Dans la lignée de cette démarche, vous avez dressé la liste des compétences participant au profil idéal du candidat recherché, puis créé une fiche de poste.

Une fois que vous avez établi le cahier des charges du package de compétences souhaitées pour le poste, réfléchissez à ce que vous attendez de l’entretien et notez-le.

Il peut s’agir notamment de :

• valider les renseignements indiqués sur un CV ou une lettre de motivation,
• cerner la personnalité d’un ou d’une futur·e collègue à l'aide de tests de personnalité professionnel, 
• récolter des informations utiles à l’évaluation de la personne pressentie pour le poste, etc.

Il est important de savoir formuler ce que vous attendez de l’entretien et ce qu’il doit vous apporter, afin d’évaluer par la suite si le processus aura été efficace pour vous ou non.

Adaptez le format de l’entretien à vos besoins métier

Selon le profil à recruter, vous ne suivrez pas nécessairement le même format d’entretien. Ce dernier doit être adapté aux besoins de l’entreprise, aux volumes de recrutement correspondants et à vos spécificités métier. Il pourra inclure, au choix :

• des tests : par exemple, la rédaction d’une publication sur les réseaux sociaux pour un poste de community manager ;
• des exercices : par exemple, une démonstration impliquant du code pour un poste de développeur ;
• des entretiens collectifs avec jeux de rôle : par exemple, pour une fonction commerciale, etc.
• des job datings, pour miser avant tout sur l'humain avant les compétences ;
• un entretien vidéo pour une organisation plus simple et rapide.

À vous de juger si le poste à pourvoir requiert d’organiser un entretien en situation (le candidat doit simuler une ou plusieurs situations en poste), s’il est essentiel d’évaluer ses compétences techniques, etc. Dans ce cas précis, vous pouvez avoir recours à la méthode de recrutement par simulation, escape game ou speed recruting pour être original.

Préparez l’entretien et les questions

Savoir mener un entretien commence par savoir le préparer et connaître en avance les questions que vous allez poser au candidat. Une grande partie de la réussite de votre entretien réside dans sa planification et sa préparation.

Rédigez une trame d’entretien, afin d’avoir un support pendant l’échange et de vous assurer de ne rater aucune question. Avec un schéma type de l’entretien que vous allez conduire, vous avez sous les yeux votre fil directeur et n’oubliez pas d’informations sur le contexte du poste, la culture et les valeurs de l’entreprise, etc.

✅  Soyez pragmatique : vous pouvez également noter ce qui est prioritaire sur le poste sous forme de check-list afin de pouvoir vérifier en un coup d’œil si la personne reçue en entretien présente les aptitudes requises (qualités rédactionnelles, compétences en négociation, etc.).

Vous pouvez également préparer une grille d’entretien, répertoriant plusieurs critères d’évaluation du candidat, et notamment son comportement et son attitude face à vos questions. Un modèle de grille d’entretien est disponible plus bas dans cet article.

Rassemblez tous les documents nécessaires

Pour assurer l’efficacité de l’entretien d’embauche, pensez à bien rassembler tous les éléments et documents nécessaires à la bonne conduite des échanges ainsi qu’à l’évaluation du candidat.

Munissez-vous donc :

• d’une copie du CV du candidat. Il se révèle très utile pour appuyer votre discours ou encore challenger votre interlocuteur quant aux différentes compétences ou expériences dont il fait mention ;
• la grille d’évaluation ou la liste de questions évoquées ci-dessus, pour assurer la fluidité de la communication et la pertinence de la rencontre ;
• l’ensemble des éléments ou outils nécessaires aux tests du candidat,
• les documents relatifs à l’entreprise, si vous souhaitez illustrer plus concrètement sa présentation : plaquette commerciale, catalogue de produits, etc.

Créez des conditions propices

Il est important de prévoir un cadre favorable à l’échange. Déjà, l’entretien devra être planifié sur un créneau horaire précis, avec un début et une fin : la durée recommandée est de 45 minutes à 1 heure. Cela laisse le temps de découvrir le parcours d’une personne, de présenter le poste et d’échanger sur le potentiel de la rencontre.

Ensuite, réservez une salle isolée et calme, qui permettra de respecter la confidentialité des échanges et de mettre le candidat à l’aise. Assurez-vous que vous ne serez pas interrompu.

💡 Vous faites passer un entretien en visio ? Avec les outils technologiques à leur disposition, les recruteurs peuvent désormais faire passer leurs entretiens à distance. Pour vous préparer à la visioconférence, vérifiez les points suivants :

• votre connexion internet est fiable,
• le son, le micro et la webcam fonctionnent correctement,
• les onglets inutiles sont fermés sur votre navigateur web, etc.

Pour réaliser un entretien d’embauche en visioconférence, vous pouvez utiliser des applications dédiées, telles que Skype, ou bien votre logiciel de recrutement qui intègre directement cette fonctionnalité. Ainsi, Softy est un logiciel tout-en-un permettant de gérer ses recrutements de A à Z, y compris l’entretien vidéo directement à partir de l’outil. Aucun téléchargement n’est requis et l’entretien peut être passé depuis l’ordinateur ou le téléphone.

Conduite de l’entretien d’embauche

Mettez le candidat à l’aise

Dès que le candidat arrive, créez un climat de confiance et sécurisant pour favoriser des échanges sereins, spontanés et francs. La chaleur humaine, même dans un cadre a priori froid et artificiel, peut favoriser l’engagement. Tâchez de faire disparaître le caractère anxiogène de l’entretien pour tirer le meilleur parti d’une rencontre professionnelle qui se révélera sans doute enrichissante dans les deux sens.

Posez un cadre

Dès le début de l’entretien, annoncez le déroulement de cette entrevue. Après l’accueil de l’aspirant au poste, et une fois les formules de politesse échangées, donnez le ton et posez un cadre aux échanges.

Donnez le timing que vous souhaitez respecter pour ce rendez-vous, ainsi que les sujets abordés et la durée définie pour chacun d’eux.

Le candidat aura ainsi à l’esprit le déroulé de l’entretien. Cela vous permet de gagner du temps et de tenir la cadence voulue, tout en démontrant votre professionnalisme.

Découvrez le candidat

En vous appuyant sur le CV du candidat, découvrez plus en profondeur son parcours. Ainsi, vous en apprenez davantage sur les informations mentionnées, la validité des compétences énoncées ainsi que leur adéquation avec le poste proposé.

Cette étape peut s’opérer par le biais de questions ouvertes afin de laisser votre interlocuteur s’exprimer librement. Par exemple :

• Pouvez-vous me décrire votre parcours ? ;
• Pourriez-vous préciser quels enseignements vous avez retenus de cette expérience professionnelle ? Etc.

Cette phase de découverte se révèle aussi l’occasion d’éclairer certaines zones de flou du CV, comme une absence d’emploi sur une longue période, ou le départ prématuré d’un poste.

💡 Nous vous conseillons d’opérer dans cet ordre :

• commencez par questionner le candidat sur sa formation et l’expertise qu’il en a retirée ;
• puis abordez la question de son parcours professionnel, des missions qu’il a été amené à effectuer et des compétences acquises.

Questionnez ses motivations

Vient ensuite le moment de questionner votre interlocuteur quant à ses motivations à venir chez vous. De la sorte, vous :

• jugez la force de son futur engagement auprès de vous ;
• confirmez qu’il a bien pris la mesure des missions proposées ;
• vérifiez que son profil et son caractère sont parfaitement en adéquation avec le poste.

Pour ce faire, vous pouvez tout simplement poser la question :

Qu’est-ce qui vous motive à venir travailler chez nous ?

Il est possible aussi de procéder par le biais d’interrogations plus précises, du type :

• Quels challenges proposés dans la fiche de poste vous ont séduit ?
• Souhaitez-vous une évolution de votre salaire ? Plus de responsabilités ?
• Que pensez-vous des conditions de travail proposées dans l’entreprise ?

Présentez le poste et l’entreprise

Après avoir questionné les motivations du candidat, il est généralement recommandé de lui apporter un peu plus de précisions sur la nature du poste proposé et sur l’entreprise de manière générale.

Cela passe par une présentation plus étoffée :

• du poste, des missions proposées, de la manière dont elles vont s’organiser, des objectifs et des résultats attendus, etc. Cela peut aussi être l’occasion d’aborder la question du salaire ou encore des horaires de travail ;
• de l’entreprise, de son secteur et de son activité, mais également de ses valeurs ;
• de la structure de la société, de la façon dont les différents services s’articulent entre eux, etc. ;
• des conditions de travail et des divers avantages (télétravail, titres restaurant, etc.).

☝️ Lors de cette phase, veillez à aller à l’essentiel en restant concis, afin de ne pas noyer le candidat sous les informations. En parallèle, laissez-le s’exprimer et vous poser des questions pour approfondir certains sujets.

Prenez des notes

Tout au long des différentes étapes, prenez des notes.

En plus d’être gage de professionnalisme, la prise de notes en entretien vous permet de relever les éléments d’échange pertinents avec le candidat.

Ces informations vous seront utiles ultérieurement pour évaluer des éléments techniques en complément des tests passés, ou de savoir-être. Cela vous incitera à observer réellement la personne en face de vous et d’avoir une trace pour le bilan que vous ferez plus tard.

Déchiffrez la communication non verbale

Une grande partie de la communication passe par le non-dit. Observez la manière dont s’exprime le candidat, sa posture et sa gestuelle. L’analyse du comportement est efficace pour connaître une personne, savoir comment elle interagit et interpréter ses réactions.

L’attitude que vous adoptez peut conditionner celle de votre interlocuteur et influencer son langage corporel.

Certains gestes de votre part pourraient mettre le candidat mal à l’aise, comme des sourcils froncés, un regard fixe, des doigts pianotant sur le bureau ou des bras croisés.

Le sourire est idéal pour créer une atmosphère de bienveillance et favoriser l’ouverture du candidat, et donc sa capacité à être sincère. Détectez les signes qui laissent transparaître que le candidat est sur la réserve. S’il est rassuré, au contraire, il sera dans des conditions optimales pour se projeter dans votre entreprise et considérer votre offre avec sérénité.

Posez des questions pertinentes

Tout au long de l’entrevue, les questions que vous allez poser structurent le moment de l’échange et vous permettent de cerner avec autant de précision que possible la personnalité du postulant et son niveau d’adéquation avec le poste. Les questions doivent être cohérentes avec les critères que vous souhaitez valider au regard des exigences pour le poste.

💡 Exemples de questions :

Sur le passé professionnel/le parcours :

• Pouvez-vous décrire votre parcours professionnel ?
• Pourquoi avez-vous quitté votre ancien emploi ?
• Pourquoi y a-t-il un trou de deux ans dans votre CV ? Etc.

Sur les compétences :

• Pourquoi devrions-nous vous embaucher ?
• Pensez-vous avoir les compétences requises pour ce poste ?
• Avez-vous des références à nous fournir ? Etc.

Sur la personnalité :

• Quelles sont vos principales qualités ?
• Quelles sont vos faiblesses ?
• Où vous voyez-vous dans cinq ans ?

Sur le savoir-être :

• Aimez-vous travailler en équipe ?
• Que disent généralement vos collaborateurs de vous ?
• Qu’est-ce qui vous agace le plus chez vos collègues ?

☝️ Pour toute question relative aux expériences, ce n’est finalement pas le niveau factuel qui va vous intéresser en particulier, mais surtout le rapport que le candidat entretient avec ces dernières : ce sont les enseignements tirés d’une expérience, même négative, qui sont pertinents pour vous, car ils en disent long sur la capacité qu’il ou elle aura à faire face à de nouveaux défis une fois en poste.

💡Pour vous accompagner dans cette tâche, nous mettons à votre disposition un modèle de grille d’entretien d’embauche + une liste de questions à poser, à télécharger gratuitement.

Allez à la rencontre du candidat

Tâchez de cerner au mieux votre candidat à l’instant T, mais surtout la personne qu’il sera à vos côtés dans un futur proche. Pensez aux capacités d’évolution de votre future recrue dès l’entretien : vous avez identifié au préalable les qualités indispensables à avoir, sur lesquelles vous ne ferez pas de compromis.

D’autres critères sont importants, mais ne représentent pas une nécessité absolue : si ces derniers ne sont pas remplis, tâchez d’évaluer le potentiel du candidat et sa capacité à évoluer en tenant compte de son savoir-être, et notamment de :

• sa curiosité,
• sa motivation,
• sa flexibilité,
• son envie d’apprendre,
• sa facilité à comprendre l’information, etc.

C’est grâce à votre sincérité et à votre authenticité que vous rentrerez réellement en contact avec le candidat.

Conclusion de l’entretien d’embauche et évaluation

Faites le bilan

Une fois le candidat remercié, il est essentiel d’effectuer un bilan « à chaud ».

Cette étape permet de :

• récapituler les informations importantes en synthétisant vos notes,
• formuler vos impressions sur l’aspirant au poste.

En faisant le point directement après l’entretien, vous évitez d’oublier des éléments précieux et vous préparez le terrain pour votre future prise de décision.

Effectuez le suivi de vos candidatures

Selon l’issue des différents entretiens menés, vous pouvez décider de faire une deuxième série d’entretiens, afin d’affiner votre base de candidats ou même de reprendre le processus de zéro si le premier n’a pas été convaincant.

Pour gérer le suivi de vos candidatures (réponses aux candidats, relances, invitations aux entretiens, etc.), des logiciels vous permettent de gagner en temps et en efficacité. Avec Flatchr, par exemple, vous pouvez centraliser toutes les candidatures sur une seule et même plateforme, ce qui vous permet de visualiser en un coup d’œil le statut de chaque candidat postulant à une offre.

Décidez en temps et en heure

Il est évident que vous souhaitez recevoir chaque candidat présélectionné afin de ne pas passer à côté de celui ou celle que vous recherchez. Prenez donc le temps de peser le pour et le contre à l’issue de chaque entrevue.

Toutefois, astreignez-vous à respecter, dans la mesure du possible, le calendrier défini en amont du recrutement. Tel un projet, un processus de recrutement est délimité dans le temps : définissez une date butoir pour votre prise de décision et respectez ce timing, à la fois pour les besoins de l’entreprise et pour l’image de la société renvoyée aux candidats.

Donnez une réponse

Après l’entretien, même si l’issue n’est pas favorable, faites un retour à la personne que vous avez accueillie dans des délais raisonnables.

La décision doit être claire et argumentée, explicitant les raisons de votre choix. Vous pouvez aussi donner des pistes d’amélioration pour la suite de sa recherche d’emploi.

Pour le candidat que vous souhaitez retenir, contactez-le, félicitez-le et formulez-lui une proposition. Donnez-lui ensuite toutes les informations administratives et les échéances à venir en prévision de la conclusion de son contrat et de son arrivée officielle dans l’entreprise.

Bonus : conseils pratiques et erreurs à éviter

Standardisez votre format d’entretien

Utilisez la même trame d’entretien pour les différents candidats rencontrés afin de leur laisser à tous la chance de vivre une expérience d’entretien équivalente et afin d’être plus à même d’évaluer leur comportement au cours de l’échange.

Le cadre doit être suivi, mais une certaine souplesse peut être appliquée. Vous pouvez suivre votre trame tout en vous laissant guider par la spontanéité de vos échanges.

En tant que recruteur, vous êtes le chef d’orchestre. À vous de réorienter la discussion si le candidat s’exprime trop longtemps sur son parcours par exemple, mais aussi de savoir rebondir à chaque intervention, adapter vos questionnements et vos transitions d’un sujet à l’autre en fonction des réactions de votre interlocuteur.

Impliquez vos collaborateurs

Pour évaluer les compétences techniques, mais aussi le potentiel du futur salarié à s’intégrer dans votre entreprise, vous pouvez solliciter différents collaborateurs.

Des outils vous assistent parfaitement dans la gestion de ce processus collaboratif, à l’image de Taleez, par exemple, qui vous permet de gérer diverses tâches et événements en équipe.

Ce logiciel de recrutement comporte également une messagerie directe collaborative afin de faciliter vos échanges avec vos collègues et de partager votre feedback sur un candidat. En impliquant vos collaborateurs, vous diversifiez les points de vue et permettez ainsi une évaluation plus juste des candidats.

Variez les profils de votre équipe

Ne cherchez pas à calquer une personnalité ou un profil type déjà présent dans votre équipe. On peut comprendre qu’il s’agit d’une « valeur sûre », mais la nouveauté a ses atouts.

En apportant de la diversité, vous créez un environnement de travail dynamique, voire challenging. Les divers points de vue peuvent entrer en confrontation ou se compléter, et créer une synergie intéressante, riche et constructive.

Soyez à l’écoute

C’est sans doute le point le plus évident, mais aussi le plus difficile à mettre en pratique.

Pour développer un environnement où la communication est sincère, sachez faire preuve d’écoute active et de bienveillance. En vous concentrant sur la personne en face de vous, vous serez plus apte à cerner sa personnalité et à lui laisser l’occasion de s’exprimer et de poser ses propres questions.

Ne parlez pas trop

L’écoute active implique de ne pas monopoliser la conversation. De plus, votre objectif premier est vraiment d’en apprendre le plus possible sur le candidat.

C’est pourquoi il est important que vous laissiez la place à la prise de parole de votre interlocuteur. Par exemple, la règle des 80/20 peut être appliquée : vous écoutez pendant 80 % du temps et ne parlez que pendant 20 % du temps.

Ne jugez pas trop rapidement un candidat

Nous devons tous faire face à nos propres préjugés, et les recruteurs ne dérogent pas à la règle.

Pour vous en prémunir, identifiez déjà quels sont vos points faibles à ce niveau, afin de les affronter plus facilement. Mais surtout, efforcez-vous de toujours évaluer un candidat en fonction des prérequis exigés pour le poste. À titre d’illustration, évoquons le cas de la tenue vestimentaire. Si elle se veut plus codifiée dès lors que le collaborateur fait face à des clients (un commercial par exemple), est-elle si importante pour un emploi qui n’exige aucune exposition au public (développeur, copywriter, etc.) ?

Enfin, prenez du recul quant à vos premières impressions. Basez-vous sur vos notes et l’alignement entre le candidat et la fiche de poste, pour rester le plus factuel possible.

Soignez l’expérience candidat

Le processus de recrutement dans son intégralité peut être comparé au parcours d’achat d’un client : votre candidat est autant dans une position de vendeur que d’acheteur. Il doit avoir envie de venir travailler avec vous et pour vous. Dès la première interaction avec le candidat, donnez une image positive de l’entreprise, qui inspire confiance.

Les logiciels de recrutement Flatchr, Softy et Taleez présentent chacun l’avantage d’assurer la fluidité du processus de recrutement, pour une expérience candidat harmonieuse. De plus, ils offrent chacun la possibilité de créer un site carrière personnalisé afin de véhiculer votre image de marque et votre ADN dès la phase de recrutement. Vous pouvez saisir cette occasion de vous présenter en tant qu’employeur attractif.

Gérez votre temps

Une bonne gestion du temps détermine en partie l’efficacité de tout entretien d’embauche.

En effet, le but du jeu est de cerner une personne de manière approfondie dans un cadre temporel très restreint.

C’est en remplissant cet objectif primordial que vous serez en mesure d’apprécier l’efficacité de l’entretien. De plus, cela témoigne de votre professionnalisme et donne une image positive de l’entreprise.

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À vous aussi de faire bonne impression !

Savoir mener un entretien d’embauche est un métier à part entière. Expert·e en recrutement ou non, vous pouvez toutefois apprendre à jouer avec les codes de l’entretien pour tirer votre épingle du jeu. C’est finalement avec la pratique que vous deviendrez plus à l’aise et pourrez même forger vos propres techniques d’entretien.

En effet, rappelez-vous que vous êtes le représentant de votre société : votre attitude durant l’entretien en dit long sur la culture d’entreprise et ses valeurs. En contact direct avec vous, le candidat se fera une première idée de son futur environnement de travail. L’idée est donc de lui faire bonne impression pour donner envie de travailler avec vous !

Et vous, comment procédez-vous pour mener vos entretiens ? Mettez-vous déjà en pratique certains conseils évoqués dans cet article ? Vos retours nous intéressent !