Réussir l’onboarding RH : la clé pour un salarié bien intégré !

Vous venez de trouver un candidat parfait pour un poste à pourvoir dans votre entreprise, félicitations ! Ne criez toutefois pas victoire trop vite, même si votre campagne de recrutement est presque terminée, il vous reste encore à mettre en place l’onboarding pour que votre salarié se sente comme chez lui. 😉

D’après la Harvard Business Review, 22 % des entreprises n’ont pas formalisé leur processus de recrutement. Autrement dit, certains recruteurs négligent l’intégration de leurs nouvelles recrues alors qu’elle constitue une partie tout aussi importante que le recrutement en lui-même.

Aujourd’hui, on vous dévoile les 7 étapes détaillées et super simples pour réussir votre procédure d’intégration !

Comment bien préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur et automatiser les bonnes pratiques ?

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C'est quoi un processus d'onboarding ?

Définition de l’onboarding RH

On ne vous apprend rien, onboarding signifie tout simplement intégration en anglais. Il s’agit de l’accompagnement d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise, dès le moment où il est embauché jusqu’à la prise totale de son poste de travail dans une démarche durable et coopérative. Une période d’intégration en somme.

Pourquoi l’onboarding est-il important ?

Au-delà de l'aspect administratif, l’onboarding fait partie intégrante du processus de recrutement et vise le bien-être général des salariés. Un nouvel employé qui arrive dans une nouvelle entreprise dans de bonnes conditions aura de meilleures performances s’il est bien accueilli dans cette dernière, d'où l'importance de la visite médicale d'embauche.

D’après une étude menée par Robert Half, un salarié sur deux est prêt à démissionner au cours du premier mois d’embauche. Pour 29,9 % d’entre eux, un mauvais accueil est l’une des principales raisons qui les pousseraient à partir.

La perte d’un nouveau collaborateur est un échec pour tout recruteur, étant donné les coûts utilisés en amont lors du recrutement. C’est pour cela que de plus en plus d’entreprises mettent le paquet sur l’onboarding. 😉

🎬 Vous avez 2 minutes ? Cette vidéo résume la notion d’onboarding :

Quels sont les enjeux de l'onboarding RH ?

En bref, la mise en place d'un parcours d'onboarding vous permet :

• de faire en sorte que les collaborateurs comprennent les valeurs de l’entreprise,
• qu’ils s’immiscent plus rapidement dans la vie et le fonctionnement d’une équipe,
• qu’ils se sentent reconnus et valorisés,
• de créer de l’engagement,
• de réduire le taux de turn-over,
• de garantir une meilleure collaboration sur le long terme,
• d'améliorer votre marque employeur pour de futurs recrutements,
• d’assurer une meilleure efficacité et gagner du temps,

💡Un bon onboarding est la suite logique et le prolongement d’une expérience candidat réussie.

Si vous vous êtes appuyé·e sur un outil de recrutement ou ATS pour optimiser votre processus de recrutement et fluidifier le parcours candidat, ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Quelques exemples :

• Beetween non seulement optimise et automatise le recrutement, mais va plus loin jusqu’à l’embauche du candidat, pouvant même s’interfacer avec votre SIRH pour gérer les talents et assurer la suite du cycle de vie employé.
• Greenhouse comprend la structuration de votre processus d'intégration avec une expérience d'accueil personnalisée pour pousser les nouveaux talents à se dépasser chaque jour et à performer dans votre entreprise. Automatisez les actions administratives grâce à des rapports perspicaces et des indicateurs.
• softgarden enrichit le processus d'onboarding en mettant l'accent sur la transparence et la réciprocité. Son module de feedback unique valorise les candidats pendant le recrutement, renforçant ainsi la marque employeur. Cela assure l'embauche de profils en parfaite adéquation avec les valeurs de l'entreprise, favorisant une intégration fluide et réussie.

Comment onboarder un nouveau collaborateur en 7 étapes clés

Étape n° 1 : préparer le poste de travail du salarié en amont

Le maître mot avant de commencer quoi que ce soit est la « préparation ». Rien ne doit être laissé au hasard lorsque votre nouveau collaborateur intégrera l’entreprise. D’après Brillant Ink, 43 % des salariés ont mentionné que le premier jour semblait être désorganisé et confus. Ne donnez donc pas une mauvaise image dès le départ !

Entretenez-vous avec le manager ou la charge rattaché à votre nouveau collaborateur pour déterminer son rôle précis, avec une liste de ses fonctions, de ses tâches, bref la totale ! Plus votre nouveau salarié aura des informations précises, plus il se mettra rapidement dans le bain, aussi avec son employeur de temps en temps.

⚠️ Attention à ne pas confondre quantité et qualité. Trop d’informations lors du premier jour pourraient submerger le salarié. Pensez à faire un livret d'acceuil en entreprise et un Welcome Pack pour que votre candidat puisse s'y référer en cas de question.

Étape n° 2 : s’entretenir avec les managers

Nous l’évoquions précédemment, les managers sont les plus qualifiés pour planifier l’arrivée d’un nouveau collaborateur, car ils seront ceux auxquels il faudra se référer tout au long de la vie en entreprise.

Il est donc tout naturel (et préférable) que ce soit le manager qui organise la bonne intégration du salarié.

Étape n° 3 : choisir un mentor

De plus en plus présent en entreprise, le mentor est la personne à laquelle le collaborateur doit se référer en cas de questions. Il accompagne le nouvel arrivant lors de son premier jour en lui expliquant toutes les bases à savoir, en introduisant les personnes en poste, les outils de travail et en l’aidant à s’adapter à son nouvel environnement de travail.

En bref, le mentor est un guide qui doit avoir des qualités de communication, d’écoute et une certaine patience notamment pour répondre aux problématiques que rencontre le salarié.

Il n’est pas souvent évident de s’adresser à son n+1 en cas de questions, certainement parce que le salarié se met la pression et n’ose pas vraiment prendre les devants. Le mentor est un collègue de travail du même service ce qui rend la communication beaucoup plus simple !

Chez Appvizer, on attribue un parrain ou une marraine à chaque nouvelle recrue. 💪

Étape n° 4 : visite de l’entreprise et des différents services

Ça y est, c’est le grand jour ! Vos équipes sont fin prêtes pour accueillir votre nouveau collègue de travail. Au programme, des salutations chaleureuses et un grand sourire, mais pas que !

L’environnement de travail, et tout particulièrement le lieu, est un facteur très important pour le bien-être des employés. Si vos locaux sont très grands, privilégiez une visite d’une heure au maximum pour une assimilation des informations plus efficace. Le reste peut être vu le lendemain ou un peu plus tard dans la semaine.

Pensez à expliquer toutes vos règles de vie lors de cette visite comme le fonctionnement de la machine à café, le recyclage de vos déchets, l’emplacement du frigo, etc.

💡 À noter : des locaux propres et bien rangés feront bonne impression 👍

Étape n° 5 : organiser un déjeuner avec les équipes

Lorsque votre salarié est à son poste de travail et qu’il s’est suffisamment acclimaté à son environnement, place à un événement beaucoup plus amusant : le déjeuner d’entreprise !

C’est lors de ces rencontres que les personnes au sein de votre entreprise échangent, créent des liens pour qu’une véritable cohésion d’équipe se mette en place. C’est aussi l’occasion de rencontrer les collègues de travail des autres services et pourquoi ne pas leur poser des questions pour avoir une vision globale et comprendre les enjeux.

De même, si des choses n’ont pas été abordées en amont avec le manager, c’est le moment de le faire d’une façon plus informelle, de quoi mettre à l’aise les nouveaux venus.

Étape n° 6 : donner accès aux formations

L’arrivée dans une entreprise est souvent synonyme d’un flot ininterrompu d’informations : fonctionnement de l’entreprise, les services, les méthodes de communication, les outils utilisés… (au secours).

Afin de le rassurer, organisez des formations une à deux fois par semaine pour lui expliquer étape par étape une mission en particulier avec un exemple à l’appui. Dans ces jours il y aura aussi l’occasion pour le salarié de poser des questions. Ces formations sont majeures pour sa carrière et son expérience au sein de l’entreprise.

La gestion des compétences, dont les formations, favorise un travail efficace, la montée en compétence et une autonomie par la suite, donc n’hésitez pas ! Vous pouvez également les faire avec d’autres nouveaux collègues de travail ou des personnes d’un autre service pour renforcer la cohésion d’équipe.

Étape n° 7 : faire des bilans régulièrement

À la fin de la première semaine, entretenez-vous avec votre collaborateur pour faire un bilan jusqu’au dernier jour de sa période d’essai. S’est-il acclimaté à son poste ? A-t-il rencontré des difficultés ? Lesquelles ? Interrogez-le sur le déroulement de son onboarding pour pouvoir améliorer les prochains.

Les mini-réunions journalières sont également recommandées au sein d’un même service, comme les fameuses cérémonies scrum pour l’engagement et la satisfaction des salariés qui peuvent suivre la progression des objectifs opérationnels.

C’est d’ailleurs ce que les salariés d’Appvizer utilisent chaque jour, et devinez quoi, nous en sommes ravis. 😉

[Focus télétravail] Comment faire un onboarding à distance ?

Si vous êtes une entreprise qui a adopté un mode de travail hybride, présentiel et distanciel, ou bien qu’une partie de vos effectifs se trouve dans une autre région ou à l’étranger, la question de savoir comment accueillir et vos collaborateurs hors de vos locaux d’entreprise se pose aussi !

Comme en présentiel, l’onboarding à distance doit offrir à vos nouveaux salariés tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leurs missions en poste: formations, prise en main des outils et des process, formalités administratives, etc. C’est le socle essentiel pour que la relation de travail entre collaborateurs se construise sur de bonnes bases.

Voici plusieurs astuces pour réussir l’onboarding de vos collaborateurs à distance :

Communiquez régulièrement

Lors d’un onboarding en ligne, faites le maximum pour éviter que la personne se sente isolée ou démunie. Accompagnez la prise de poste en visioconférence ou par chat : soyez disponible pour expliquer, déceler des problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.

👍 N’oubliez pas de véhiculer les bonnes pratiques sur le droit à la déconnexion.

Préparez les outils

Transmettez un document récapitulant les outils et logiciels utilisés, ainsi que les informations sur les liens de connexion, mots de passe et contacts de l’équipe informatique.

💻 Prévoyez le matériel technique à livrer à votre nouvelle recrue, idéalement déjà configuré.

Véhiculez la culture d’entreprise

Comment diffuser les missions, les valeurs, la vision de l’entreprise aux nouveaux collaborateurs ? La communication interne sera votre alliée (réseau social d’entreprise, messagerie, fichiers partagés, etc.), et pourquoi pas des team building virtuels !

🙌 L’attribution d’un parrain ou mentor et la réalisation d’un welcome pack facilitera aussi l’assimilation des nouveaux codes culturels et sociaux de l’organisation.

L'intégration de processus d'onboarding structurés est essentielle pour assurer une transition en douceur et efficace pour les nouveaux arrivants, encore plus quand on parle de culture d'entreprise !

Gérez l’administratif en amont

Occupez-vous des tâches administratives en amont de l’arrivée de votre collaborateur.

🌎 Dans le cadre d’un recrutement à l’étranger, les formalités administratives peuvent être plus complexes à respecter : conformité, droit du travail, spécificités locales, etc.

Mais pas de panique ! Pour embaucher des talents à l’international, une plateforme de solutions RH globale sera votre meilleure alliée. Voici deux outils à considérer de plus près dès aujourd’hui :

• Avec Remote, vous embauchez et intégrez vos talents partout dans le monde, en respectant les réglementations et spécificités locales et en proposant à vos salariés une expérience fluide et transparente à toutes les étapes de l’onboarding ;
• Avec Workmotion, vous bénéficiez d’un processus d’onboarding rapide et efficace, en totale conformité avec la législation locale, qui vous allège considérablement vos frais administratifs.

💡 Et pour aller plus loin, découvrez les meilleures astuces pour bien onboarder et manager à distance vos équipes, même multiculturelles, dans notre livre blanc à télécharger gratuitement !

Exemple d’un processus onboarding réussi

Préparation du plan d’action

• envoyer un mail de félicitations à la nouvelle recrue et lui demander des informations relatives à son recrutement,
• réunir les managers de l’équipe et le service en question pour définir les objectifs de l’onboarding,
• définir le rôle et la place des parties prenantes dans le processus d’intégration,
• prévoir un plan de formation pour accompagner la montée en compétences du nouveau collaborateur (vous pourrez le compléter si nécessaire une fois le salarié installé dans l’entreprise),
• choisir un mentor et définir ses objectifs (une personne volontaire ayant le sens de la pédagogie),
• nommer un responsable des documents administratifs relatifs au recrutement du nouveau salarié (service ressources humaines).

Préparation de l’environnement de travail

• aménager le poste de travail (bureau, fournitures, ordinateur, téléphone),
• préparer les identifiants des différents outils numériques et des éléments périphériques comme une carte de visite, un badge, une voiture de fonction, etc.,
• communiquer les horaires de travail de la première journée, les différents moyens de déjeuner, ou le code vestimentaire,
• envoyer un mail à tous les employés pour les prévenir de l’arrivée imminente de la nouvelle recrue.

Le premier jour

• offrir un pack de bienvenue, des goodies si vous en avez (crayon, clé USB, etc.), ou un livret d’accueil en entreprise,
• faire la visite des lieux,
• présenter le poste de travail avec le matériel nécessaire au nouvel arrivant,
• expliquer le fonctionnement de l’ordinateur et des outils numériques (présentez seulement l’essentiel au départ),
• faire une présentation des différentes personnes au sein du service (les autres services pourront être visités tardivement dans la semaine),
• organiser une rencontre avec le manager et le mentor.

Et après ?

• organiser des déjeuners d’entreprise et des afterwork pour faire connaissance,
• établir un processus d’intégration aussi avec des jeux de teambuilding, en mesure de mieux transmettre aux nouveaux collaborateurs de l’entreprise lequel soit le positionnement de la marque.
• faire une photo pour mettre à jour les réseaux sociaux professionnels ou le site de l’entreprise,
• faire des bilans hebdomadaires pour suivre la progression des objectifs et en définir des nouveaux,
• demander un retour sur le processus d’onboarding de l’entreprise.

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En résumé

L’onboarding est un élément non négligeable du processus de recrutement pour les nouveaux arrivants d’une entreprise. Il permet de faire en sorte qu’ils se sentent à leur place dans l’entreprise et d’augmenter leur performance. Pourquoi quitter une entreprise dans laquelle nous sommes bien accueillis ?

Bien planifier cette étape du recrutement vous permettra ainsi des économies considérables en plus de favoriser la cohésion d’équipe !

Les méthodes sont nombreuses, et chaque entreprise personnalise son onboarding. Et vous, pour quoi avez-vous opté ? Partagez-nous vos astuces en commentaires !

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