Réussir l’onboarding RH : les 7 étapes à ne pas négliger !

Vous venez de trouver un candidat parfait pour un poste à pourvoir dans votre entreprise ? Félicitations !

Toutefois, ne criez pas victoire trop vite, car même si votre campagne de recrutement est presque terminée, il vous reste encore à mettre en place l’onboarding RH pour que votre salarié se sente comme chez lui. 😉

D’après Collock, 65% des entreprises ne possèdent pas de parcours d’intégration structuré, alors même qu’un onboarding raté coûterait en moyenne 7 000 €.

Aujourd’hui, on vous dévoile les 7 étapes détaillées et super simples pour réussir votre procédure d’intégration !

Comment bien préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur et automatiser les bonnes pratiques ? On vous dit tout !

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Définition de l’onboarding RH

L’onboarding RH, traduction d’intégration RH, désigne l’inclusion des nouveaux collaborateurs dans une entreprise.

Ce processus dépasse l’accueil classique, puisqu’il vise à faciliter leur adaptation aux valeurs et à la culture d’entreprise.

Pourquoi est-ce essentiel ? Parce qu’un onboarding structuré améliore la productivité et renforce l’engagement. Un employé bien intégré, c’est souvent un employé fidèle et performant.

👉 Un onboarding efficace repose sur plusieurs étapes clés, notamment :

• préparer en amont les outils et espaces de travail ;
• organiser des réunions avec l’équipe et les parties prenantes ;
• proposer un suivi personnalisé et des feedbacks réguliers.

Investir dans l’onboarding RH, c’est donc miser sur l’humain et éviter que vos talents fraîchement recrutés ne filent à l’anglaise. 💪

Pourquoi l’onboarding RH est-il important ?

Au-delà de l'aspect administratif, l’onboarding fait partie intégrante du processus de recrutement et vise le bien-être général des salariés.

Un employé qui arrive dans une nouvelle entreprise dans de bonnes conditions aura de meilleures performances s’il est bien accueilli.

D’après une étude menée par Robert Half, un salarié sur deux est prêt à démissionner au cours du premier mois d’embauche. Pour 29,9 % d’entre eux, un mauvais accueil est l’une des principales raisons qui les pousseraient à partir.

La perte d’un nouveau collaborateur est un échec pour tout recruteur, au regard des coûts déployés en amont lors du recrutement. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises mettent le paquet sur l’onboarding RH. 😉

Quels sont les enjeux de l'onboarding RH ?

En bref, la mise en place d'un parcours d'onboarding structuré et efficace vous permet :

• de vous assurer que les collaborateurs :
• comprennent les valeurs de l’entreprise ;
• se mêlent plus rapidement à la vie et au fonctionnement d’une équipe ;
• se sentent reconnus et valorisés ;
• de créer de l’engagement ;
• de réduire le taux de turn-over ;
• de garantir une meilleure collaboration sur le long terme ;
• d'améliorer votre marque employeur pour de futurs recrutements ;
• d’assurer une meilleure efficacité et de gagner du temps,

💡Un bon onboarding est la suite logique et le prolongement d’une expérience candidat réussie.

Quel est le processus d’intégration RH ? Les 7 étapes clés

Étape n° 1 : préparer le poste de travail du salarié en amont

Le maître mot avant de commencer quoi que ce soit est la « préparation ».

Rien ne doit être laissé au hasard lorsque votre nouveau collaborateur intègre l’entreprise.

D’après Brillant Ink, 43 % des salariés ont mentionné que le premier jour semblait être désorganisé et confus. Ne donnez donc pas une mauvaise image dès le départ !

💡 Conseil : entretenez-vous avec le manager en charge de votre nouveau collaborateur afin de déterminer le rôle précis de ce dernier, avec une liste de ses fonctions, de ses tâches… bref la totale ! Plus votre nouveau salarié dispose d’informations précises, plus il se met rapidement dans le bain.

⚠️ Attention à ne pas confondre quantité et qualité. Trop d’informations lors du premier jour pourraient submerger le salarié. Pensez à fournir un livret d'accueil ainsi qu’un Welcome Pack.

Étape n° 2 : s’entretenir avec les managers

Nous l’évoquions précédemment, les managers sont les plus qualifiés pour planifier l’arrivée des nouveaux collaborateurs, car c’est à eux qu’ils se réfèreront tout au long de la vie en entreprise.

Il est donc tout naturel (et préférable) que ce soit le manager qui organise la bonne intégration du salarié.

Étape n° 3 : choisir un mentor

De plus en plus présent en entreprise, le mentor est la personne vers laquelle le collaborateur peut se tourner en cas de questions. Il accompagne le nouvel arrivant lors de son premier jour :

• en lui expliquant toutes les bases à connaître ;
• en introduisant les personnes en poste, les outils de travail ;
• en l’aidant à s’adapter à son nouvel environnement de travail.

En bref, le mentor se positionne en guide, et doit donc être doté de qualités de communication, d’écoute... et d’une certaine patience !

💡 À savoir : il n’est pas toujours évident de s’adresser à son n+1 en cas de questions, par peur de déranger, de prendre les devants. Le mentor est un collègue de travail du même service, ce qui rend la communication beaucoup plus simple !

Étape n° 4 : présenter l’entreprise et les différents services

Ça y est, c’est le grand jour ! Vos équipes sont fin prêtes pour accueillir leur nouveau collègue de travail. Au programme, des salutations chaleureuses et un grand sourire… mais pas que !

L’environnement de travail, et tout particulièrement le lieu, est un facteur très important pour le bien-être des employés. Si vos locaux sont très grands, privilégiez une visite d’une heure au maximum pour une assimilation plus efficace des informations. Le reste peut être vu le lendemain ou un peu plus tard dans la semaine.

Pensez également à expliquer toutes vos règles de vie lors de cette visite, comme le fonctionnement de la machine à café, le recyclage de vos déchets, l’emplacement du frigo, etc.

💡 À noter : des locaux propres et bien rangés feront bonne impression. 👍

Étape n° 5 : organiser un déjeuner avec les équipes

Lorsque votre salarié est à son poste de travail et qu’il s’est suffisamment acclimaté à son environnement, place à un événement beaucoup plus amusant : le déjeuner d’entreprise ! 🥐☕

C’est lors de rencontres comme celle-ci que les collaborateurs échangent, créent des liens, au profit d’une véritable cohésion d’équipe. Il s’agit aussi pour la nouvelle recrue de rencontrer les collègues de travail des autres services, et pourquoi ne pas de leur poser des questions pour obtenir une vision plus globale, comprendre les enjeux de la société.

De même, si des choses n’ont pas été abordées en amont avec le manager, c’est le moment de le faire d’une façon plus informelle. De quoi mettre à l’aise les nouveaux venus !

Étape n° 6 : faciliter l’accès aux formations

L’arrivée dans une entreprise est souvent synonyme d’un flot ininterrompu d’informations :

• fonctionnement de l’entreprise ;
• services ;
• méthodes de communication ;
• outils utilisés… au secours !

Afin de rassurer le nouveau collaborateur, organisez des formations une à deux fois par semaine, afin de lui expliquer étape par étape les missions à effectuer (exemples à l’appui) et de répondre à ces questions. Ces formations sont majeures pour sa carrière et son expérience au sein de l’entreprise !

💡 À savoir : une bonne gestion des compétences favorise l’efficacité, la montée en compétences et l’autonomie, donc n’hésitez pas !

Étape n° 7 : effectuer régulièrement des bilans

À la fin de la première semaine, entretenez-vous avec le collaborateur fraîchement arrivé afin de dresser un premier bilan.

S’est-il acclimaté à son poste ?

A-t-il rencontré des difficultés ? Lesquelles ?

💡 Conseil : interrogez-le aussi sur le déroulement de son onboarding dans le but de vous améliorer pour les prochains.

Les mini-réunions journalières sont également recommandées au sein d’un même service, comme les fameuses cérémonies scrum, utiles pour l’engagement et la satisfaction des salariés, mais aussi pour suivre l’atteinte des objectifs opérationnels.

Quels outils pour réussir votre onboarding RH ?

Un bon onboarding est la suite logique et le prolongement d’une expérience candidat réussie.

Si vous vous êtes appuyé sur un logiciel de recrutement, ou ATS, pour optimiser votre processus de recrutement et fluidifier le parcours candidat, ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! En effet, certains de ces outils vous accompagnent également dans l’onboarding RH :

• Beetween non seulement optimise et automatise le recrutement, mais va plus loin jusqu’à l’embauche du candidat, pouvant même s’interfacer avec votre SIRH dans le but de gérer les talents et de soutenir la suite du cycle de vie employé.
  
  
• Greenhouse comprend la structuration de votre processus d'intégration, avec une expérience d'accueil personnalisée pour pousser les nouveaux talents à se dépasser chaque jour et à performer dans votre entreprise. Automatisez les actions administratives grâce à des rapports perspicaces et des indicateurs.
  
  
• Softy, logiciel de gestion des candidatures, intègre un module complet destiné à digitaliser et optimiser l’onboarding RH. Partage d’informations, questionnaires en vue d’obtenir du feedback, to-do list, baromètre de bien-être au travail… personnalisez vos processus en fonction des services et des profils des nouvelles recrues.

D’autre part, dans le cadre d’un recrutement à l’étranger, les formalités administratives peuvent être plus complexes à respecter : conformité, droit du travail, spécificités locales, etc.

Mais pas de panique ! Pour embaucher des talents à l’international, il existe également des plateformes dédiées. Voici deux outils à considérer de plus près dès aujourd’hui :

• Avec Remote, vous embauchez et intégrez vos talents partout dans le monde, en respectant les réglementations et spécificités locales et en proposant à vos salariés une expérience fluide et transparente à toutes les étapes de l’onboarding.
  
  
• Avec Workmotion, vous bénéficiez d’un processus d’onboarding rapide et efficace, en totale conformité avec la législation locale, qui vous allège considérablement vos frais administratifs.

💡 Et pour aller plus loin, découvrez les meilleures astuces pour bien onboarder et manager à distance vos équipes, même multiculturelles, dans notre livre blanc à télécharger gratuitement !

[Focus télétravail] Comment faire un onboarding à distance ?

Si vous êtes une entreprise qui a adopté un mode de travail hybride, présentiel et distanciel, ou bien qu’une partie de vos effectifs se trouve dans une autre région ou à l’étranger, la question de l’accueil de vos nouveaux collaborateurs hors de vos locaux d’entreprise se pose aussi !

Comme en présentiel, l’onboarding à distance doit offrir à vos nouveaux salariés tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leurs missions en poste :

• formations ;
• prise en main des outils et des process ;
• formalités administratives, etc.

Il s’agit du socle essentiel pour que la relation de travail entre collaborateurs se construise sur de bonnes bases.

💡 Voici plusieurs astuces pour réussir l’onboarding de vos collaborateurs à distance :

• Communiquez régulièrement et accompagnez la prise de poste en visioconférence ou par chat : soyez disponible pour expliquer, déceler des problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Pensez aussi à faciliter la signature du contrat de travail (signature électronique).
  
  
• Préparez les outils : transmettez un document récapitulant les outils et logiciels utilisés, ainsi que les informations sur les liens de connexion, mots de passe et contacts de l’équipe informatique. Prévoyez également le matériel technique à livrer à votre nouvelle recrue, idéalement déjà configuré.
  
  
• Véhiculez la culture d’entreprise : comment diffuser les missions, les valeurs, la vision de l’entreprise aux nouveaux collaborateurs ? La communication interne sera votre alliée (réseau social d’entreprise, messagerie, fichiers partagés, etc.), et pourquoi pas des team building virtuels !

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L’onboarding RH en bref

L’onboarding RH constitue une période clé du processus de recrutement d’une entreprise. Il permet de faire en sorte que les nouveaux arrivants se sentent à leur place dans l’entreprise et performent. Pourquoi quitter une structure dans laquelle nous sommes bien accueillis ?

Bien planifier cette étape du recrutement promet la réalisation d’économies considérables, en plus de favoriser la cohésion d’équipe et le rayonnement de votre marque employeur !

Les méthodes sont nombreuses, et chaque entreprise personnalise son onboarding. Et vous, pour quoi avez-vous opté ?