Construisez un plan de recrutement infaillible en suivant ces 10 étapes !

Dans un contexte de recrutement de plus en plus complexe et concurrentiel, par où commencer pour s’assurer d’embaucher la bonne personne pour un poste donné, le tout dans les délais impartis ?

Réponse : en maîtrisant sur le bout des doigts les rouages du plan de recrutement 😉.

Ce document, c’est un peu votre feuille de route sur laquelle vous formalisez les besoins de l’entreprise et consignez les actions à enclencher pour les combler, conformément aux process et politiques en vigueur.

Aujourd'hui, découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur le plan de recrutement avec, en prime, un modèle gratuit au format Excel à télécharger 🎁.

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Définition du plan de recrutement

C’est quoi un plan d’embauche ?

Le plan de recrutement, également nommé plan d’embauche ou planning de recrutement, désigne le plan d’action à appliquer en matière de recrutement, en accord avec :

• les besoins de l’entreprise en termes de compétences, et donc de postes à pourvoir ;
• la politique de recrutement établie ;
• les contraintes d’échéances, de budget et de ressources.

Il détaille donc toutes les étapes à suivre ainsi que les critères à prendre en considération pour être efficace sur vos embauches actuelles et futures.

☝️Document de référence pour tous les collaborateurs en charge du recrutement, il doit être adapté en permanence afin d’évoluer en conséquence des spécificités de l’organisation, mais aussi du marché.

Pourquoi un plan de recrutement ?

Mettre en place un plan de recrutement, c’est pouvoir :

• ✅ identifier et anticiper plus facilement les besoins en personnel de l'entreprise ;
• ✅ structurer mieux votre procédure de recrutement ainsi que la répartition des tâches entre les équipes ;
• ✅ atteindre un équilibre entre compétences existantes et nouvelles compétences nécessaires ;
• ✅ renforcer la marque employeur, et attirer ainsi les meilleurs talents ;
• ✅ vous assurer d’évaluer et sélectionner les bons profils, tout en leur offrant une expérience candidat positive.

Quelles différences avec le processus de recrutement ?

Le processus de recrutement définit simplement les étapes à suivre pour pourvoir un poste vacant, de l'identification des attentes à l'intégration du nouvel employé.

Ceci ressemble fortement au plan de recrutement me direz-vous 🤔.

Pourtant, il existe une nuance, puisque ce dernier se rapporte plutôt à une stratégie globale élaborée en amont, afin de répondre aux besoins en main-d'œuvre de l'entreprise sur le moyen à long terme.

Le plan de recrutement englobe alors :

• l'analyse des effectifs actuels et futurs ;
• l'établissement des profils de poste ;
• l’identification des canaux de sourcing ;
• ou encore l'allocation des ressources et des budgets nécessaires pour atteindre les objectifs d’embauche.

Comment élaborer un plan de recrutement ? Les 10 étapes clés

Étape 1 : Anticipez les besoins en recrutement

Pour savoir comment organiser votre stratégie, il vous faut anticiper au maximum les besoins en recrutement de l’entreprise dans les prochains mois, voire les prochaines années.

C’est pourquoi on parle aussi de plan de recrutement prévisionnel.

Comment vous y prendre concrètement ? En construisant un tableau de bord prévisionnel à partir des trois étapes suivantes :

• comptabiliser les effectifs actuels, avec le détail de l’organisation par service (combien de salariés pour telles missions, combien de managers, etc.) ;
• identifier les mouvements à venir, en prenant en compte tous les facteurs :
  • départs volontaires ;
  • départs à la retraite ;
  • licenciements ;
  • mobilité interne ;
  • embauches potentielles du fait de nouveaux projets, de l’évolution de la stratégie de la société, etc. ;
• planification des besoins futurs. Afin de quantifier les recrutements potentiels, considérez également les autres alternatives comme l’externalisation de certaines fonctions.

Étape 2 : Définissez les rôles et responsabilités

Chaque entreprise définit son propre fonctionnement en matière d’embauche, et il importe de connaître le vôtre !

Par exemple :

• Qui est en charge de recruter ?
• De quelle manière sont réparties les tâches durant les différentes étapes du processus, notamment entre le service RH et les managers ?

En d’autres termes, identifiez clairement les rôles et responsabilités de chaque partie prenante afin d’éviter tout malentendu qui risque de vous faire perdre du temps, mais aussi de ternir votre image auprès des candidats !

Étape 3 : Établissez le budget du recrutement

Il convient, pour chaque recrutement, de connaître quel sera le budget alloué afin d’éviter tout dépassement.

☝️ Ce budget doit comprendre la rémunération associée au poste, mais aussi les coûts du recrutement en lui-même.

Par exemple, une partie des jobboards disponibles sur le marché sont payants. Il en va de même pour la participation à certains événements liés à l’emploi. Sans compter le temps de travail de tous les collaborateurs impliqués dans le process, comme les managers.

Prenez donc en compte l’ensemble des facteurs pour respecter votre enveloppe et maintenir la rentabilité de votre service.

Étape 4 : Cernez les attentes pour chaque poste

Pour chaque campagne de recrutement, il vous faut parfaitement cerner les attentes du poste, notamment au niveau :

• des compétences clés, qu’il s’agisse de soft skills ou de hard skills ;
• des qualités attendues du candidat ;
• du cadre d’exercice (horaires, structuration de l’équipe, hiérarchie, etc.) ;
• des formalités liées au poste (type de contrat, date d'embauche, rémunération, etc.).

Si vous ne maîtrisez pas ces éléments, vous risquez tout simplement de ne pas embaucher le bon profil !

💡 Votre plan de recrutement doit donc prévoir des temps d’échange avec le manager et les autres parties prenantes (équipe du futur collaborateur notamment), durant lesquels vous poserez toutes les questions nécessaires à l’appréhension des besoins spécifiques.

Étape 5 : Rédigez l’offre d’emploi

Les réflexions menées à l’étape précédente débouchent sur la rédaction d’une offre d’emploi en bonne et due forme, suffisamment complète pour aider les candidats à se projeter.

Apportez-y un soin particulier puisque, après tout, il s’agit souvent du premier contact du postulant avec votre entreprise !

Ici, vos maîtres mots sont “transparence”, “clarté” et “exhaustivité”.

Autrement dit, fournissez tous les éléments attendus par les candidats… et ne reproduisez pas l’erreur de certains recruteurs qui “omettent” d’indiquer la fourchette salariale proposée 🙄.

💡 Pour rédiger l’offre parfaite, suivez les précieux conseils de notre article sur l'annonce de recrutement !

Étape 6 : Déterminez vos méthodes de sourcing

Grâce à l’étape préalable, vous en savez davantage sur le type de profil recherché. Et ça, ça vous aide à comprendre vers quels canaux vous tourner pour trouver les candidats parfaits.

En effet, on n’utilise pas les mêmes techniques de sourcing selon que l’on souhaite embaucher un développeur ou un maçon.

Pour le premier, il est recommandé de se tourner vers des SSII ou vers des sites encore plus spécialisés tels que GitHub. Pour le second, mieux vaut recourir à des agences d'intérim dédiées au recrutement ou encore à des sites pour l’emploi tels que Pôle Emploi.

👉 Parmi les différents outils de sourcing, citons :

• la mobilité interne ;
• le site carrière ;
• les jobboards ;
• les réseaux sociaux ;
• la cooptation ;
• les événements professionnels, etc.

💡 Et il en existe encore d’autres ! Découvrez l’ensemble des méthodes à connaître ainsi que et leurs avantages dans notre article consacré au sourcing de candidats.

Étape 7 : Sélectionnez les candidats

Il convient, à cette étape, de définir un processus bien rodé… tant elle s’avère cruciale !

L’objectif est double :

• vous assurer de recruter la personne la plus en adéquation avec les attentes du poste et la culture d’entreprise ;
• tout en offrant à cette dernière la meilleure expérience auprès de la boîte… pour éviter de la faire fuir !

Par conséquent, servez-vous de votre plan de recrutement pour spécifier :

• les critères de sélection sur lesquels vous appuyer lors du tri des candidatures ;
• le nombre de profils à contacter par type de poste ;
• le nombre d’entretiens à faire passer, en précisant les parties prenantes présentes ;
• les potentiels tests techniques ou comportementaux à soumettre ;
• les modes de communication employés pour échanger avec les candidats tout au long de la procédure de sélection, et la nature des informations à leur fournir à chaque étape ;
• les outils susceptibles de vous aider.

☝️ Ce dernier point est central, car le recours à des logiciels spécifiques augmentera considérablement votre efficacité. On pense en particulier aux ATS (Applicant Tracking System), plateformes conçues dans le but de rationaliser de A à Z le processus de recrutement.

Par exemple, Softy est capable de centraliser et d’analyser chaque candidature afin de détecter automatiquement celles qui matchent le mieux avec le poste proposé. Gain de temps garanti ! De plus, la solution vous accompagne à d’autres étapes clés de votre procédure d’embauche, comme la multidiffusion des offres, le sourcing ou encore la gestion des tests de recrutement.

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Étape 8 : Formalisez l’embauche

Ça y est, vous avez déniché la perle rare ! Il est temps de lui annoncer la bonne nouvelle 😀.

Formulez alors une proposition d’embauche convenant aux deux partis.

Tout comme pour l’annonce de recrutement, faites preuve de transparence et présentez le poste en toute honnêteté, en décrivant les opportunités de croissance ainsi que les attentes en termes de performances réelles. Car n’oubliez pas qu’à ce stade, la future recrue peut encore faire volte-face !

Étape 9 : Intégrez le nouveau collaborateur dans l’entreprise

De la même manière que pour l’étape précédente, les dés ne sont pas encore jetés 🎲.

Si on insiste sur ce point, c’est parce qu’aujourd’hui, les rapports de force sont inversés dans certains secteurs. De ce fait, une jeune recrue n’hésitera pas à aller voir ailleurs, à la fin de sa période d’essai, si l’entreprise ne lui convient pas.

Ne négligez donc pas son onboarding.

💡 Quelques conseils en ce sens :

• établissez un plan d’intégration clair et structuré ;
• assignez un mentor ou un parrain au nouveau collaborateur afin de lui apporter un soutien personnalisé dès le premier jour ;
• fournissez tous les outils, ressources et formations nécessaires à un démarrage rapide ;
• encouragez la communication ouverte et régulière pour répondre à toutes les questions et résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent.

Étape 10 : Optimisez votre plan de recrutement

Il est essentiel d’inscrire votre plan de recrutement dans une démarche d’amélioration continue.

On vous recommande alors chaudement d'analyser régulièrement son efficacité. Pour ce faire, définissez en amont les KPIs à observer. Par exemple :

• le taux de satisfaction des candidats ;
• le délai de recrutement moyen ;
• le coût par embauche ;
• le taux de rétention à 6 ou 12 mois, etc.

💡 Autre manière d’évaluer la valeur de vos méthodes : questionner les principaux intéressés, à savoir les candidats. N’hésitez donc pas à échanger avec votre nouvelle recrue pour lui demander ce qui fonctionne, et aussi ce qui ne fonctionne pas, dans votre plan de recrutement.

Exemple de plan de recrutement

👉 Pour mieux comprendre notre sujet du jour, voici un exemple de plan d’action en recrutement :

💡 Pour aller plus loin et travailler sur un document plus complet, voici un exemple de plan de recrutement annuel sur Excel, à télécharger gratuitement. Il prend notamment en compte toute la partie prévisionnelle !

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Plan de recrutement : que retenir ?

Riche de toutes ces informations, vous voici parfaitement paré pour établir un plan de recrutement stratégique et sans faille. Grâce à lui, vous n’omettrez aucune étape clé du processus d’embauche, et surtout vous saurez quelles actions entreprendre à chacune d’entre elles.

À la clé : la promesse de recruter le bon profil, tout en gardant une parfaite maîtrise de vos deadlines et de votre budget. Intéressant, non 😉?

Et cerise sur le gâteau 🍒, il existe des logiciels capables de vous soutenir dans votre démarche, et d’ainsi accroître davantage votre efficacité.

Avec tous ces conseils, ne passez pas à côté des meilleurs talents, ceux qui aideront votre entreprise à atteindre des sommets !