Procédure de recrutement : les 7 étapes clés à suivre pour recruter efficacement

Manager ou responsable du recrutement, vous cherchez à améliorer votre gestion de recrutement ? Vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie visant à trouver le bon profil avec plus de précision et d’efficacité ? Quelles sont les techniques de recrutement ?

Une méthodologie est indispensable pour structurer son processus de recrutement. Nous passons en revue les 7 étapes clés à suivre, de la définition du poste à pourvoir jusqu’à l’embauche, afin de sélectionner les meilleurs candidats, et de mettre toutes les chances de votre côté pour les garder !

✅ Retrouvez également dans l’article un Livre Blanc ainsi qu’une étude de cas complète, à télécharger gratuitement, afin de compléter vos connaissances sur le sujet.

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1. Définir un besoin en recrutement

Pourquoi un processus de recrutement ?

Demandez-vous : pourquoi l’entreprise a-t-elle des besoins en recrutement ? Pour continuer à mener son activité avec les ressources humaines appropriées. Une nouvelle recrue peut s’avérer indispensable dans les cas suivants :

• un départ temporaire ou définitif d’un salarié,
• de nouveaux objectifs de développement de l’entreprise,
• une croissance forte de l’activité, etc.

Ce besoin doit être budgété, car il implique des coûts, entre la mobilisation des personnes qui prennent part au processus, l’intégration et la formation de la nouvelle recrue, le nouveau salaire à verser, etc.

Les aides disponibles pour le recrutement

Pour les employeurs, l’État propose des aides en matière de recrutement, par exemple :

• un allègement ou une exonération des charges sociales employeurs,
• des aides forfaitaires de la région,
• des aides pour la formation d’un jeune en alternance,
• des aides de Pôle emploi, etc.

☝️ Vérifiez votre éligibilité sur le site economie.gouv.fr, renseignez-vous sur les conditions d’attribution de ces aides et estimez le coût d’une embauche grâce à leur simulateur.

2. Définir le poste et le profil recherché

Afin de mieux cibler vos recherches, analysez précisément le besoin de votre service ou entreprise. Échangez avec les opérationnels concernés sur les questions suivantes :

• quel profil est requis ?
• quelle formation est idéale pour le poste ? ou quelles autres expériences professionnelles ?
• quel niveau d’expérience dans le domaine est demandé ?
• quelles compétences techniques sont essentielles ?

Rédiger une fiche de poste précise

La fiche de poste doit clairement comprendre les missions, tâches et attributions de la personne qui occupera le poste. Soyez précis, mais adoptez une certaine flexibilité entre les compétences essentielles et celles fortement souhaitées, mais pas indispensables, afin d’éviter de chercher en vain un profil peu réaliste.

☑️ Interrogez-vous aussi sur le volume horaire nécessaire pour déterminer si vous avez besoin d’un temps plein ou d’un temps partiel.

Définir le type de contrat

Définissez également le type de contrat que vous proposez :

• CDI pour du long terme ;
• CDD qui débouchera sur un CDI ou simple CDD ;
• Intérim pour une mission temporaire, un besoin ponctuel ;
• un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, etc.

Enfin, définissez une fourchette de rémunération.

Gérer les créations de poste

👉 S’agit-il d’une création de poste ? Ces mêmes critères doivent être envisagés, afin de vous aider à rédiger une offre qui soit en adéquation avec la réalité du poste.

🛠 Pour mieux coordonner vos demandes d’ouverture de poste, tournez-vous vers un logiciel de recrutement. Par exemple, avec son module dédié incluant des modèles prédéfinis, un tableau de bord de suivi, des outils collaboratifs et l’intégration avec votre ATS, Taleez vous permet de gérer vos demandes d’ouverture de poste en toute simplicité.

3. Rédiger et diffuser l’offre d'emploi

Avant de rédiger l’offre

Assurez-vous qu’il n’existe pas de personnes prioritaires à l’emploi parmi les salariés de votre entreprise. Par exemple, un retour de congé maternité, un passage d’un temps complet à un temps partiel ou l’inverse, un licenciement économique de moins d’un an, etc.

💡 Le profil adéquat se trouve peut-être déjà dans votre entreprise ou, si ce n’est pas le cas, vous avez également l’occasion de sonder votre propre vivier de candidatures.

Rédiger l’annonce

Appuyez-vous sur la description du profil et prenez soin de faire figurer toutes les informations importantes, par exemple :

• titre du poste,
• entreprise,
• nature du contrat,
• compétences requises et niveau d’expérience souhaité, etc.

Veillez à éliminer tout critère discriminant, interdit par la loi.

Prenez le plus grand soin à rédiger votre annonce :

• réfléchissez au ton à adopter,
• soyez le plus clair possible et fournissez toutes les informations nécessaires
• insérez des mots-clés essentiels, etc.

Il est essentiel de soigner votre image pour attirer les talents.

💡 Le saviez-vous ? Si vous êtes victimes du syndrome de la page blanche, certains logiciels peuvent vous aider lors de la rédaction.

En tant qu'ATS, Teamtailor est un excellent outil d'assistance à la rédaction d'annonces grâce à l'OpenAI pour son outil Co-pilot (qui s'occupe également de créer des questions et des comptes rendus d'entretiens, et de synthétiser les CV). Vous indiquez l'intitulé du poste, et Co-pilot s'occupe du reste en générant l'annonce pour vous. Évidemment, les fonctionnalités classiques d'un ATS ne manquent pas, allant de l'étude et du tri des candidatures, jusqu'à la sélection finale de l'heureux élu. En plus, l'outil met l'accent sur la collaboration entre vos managers et RH pour établir un processus plus structuré et cohérent, tout en vous faisant gagner du temps. 🚀

Diffuser l’annonce

Soit vous faites circuler votre annonce en interne, soit vous vous tournez vers l’extérieur en choisissant parmi de multiples possibilités :

• Apec, Pôle emploi, presse, salons professionnels,
• la multidiffusion sur internet, des canaux tels que des sites emplois spécialisés, des job boards, les réseaux sociaux, etc.,
• un programme de cooptation,
• ou un recours éventuel à un cabinet de recrutement ou une agence de travail temporaire.

🛠 Et s’il était possible de publier votre annonce sur une centaine de sites en un clic seulement ? C’est ce que vous proposent certains logiciels :

• Avec DigitalRecruiters, vous centralisez toutes les données des candidats et personnalisez vos pages carrières pour renforcer votre marque employeur. Conçue pour les entreprises de plus de 250 salariés, cette solution optimise chaque étape du recrutement, de la diffusion des offres à la sélection finale, grâce à une gestion mobile et une intégration fluide avec les autres modules RH de Cegid.
• Grâce à Beetween, plateforme digitale de recrutement, vous mutualisez vos efforts et gagnez un temps fou : rédigez l’annonce, sélectionnez les sites qui vous intéressent parmi les 150 jobboards généralistes et spécialisés connectés à la solution. Puis cliquez, c’est publié !
• Avec le logiciel de recrutement en ligne Recruitee, vous disposez d’une plateforme centralisée et intuitive depuis laquelle diffuser rapidement vos offres d’emplois sur différents canaux de recrutement (plus de 1 450 job boards disponibles, par exemple). Avec le suivi des performances et des annonces ainsi que l’analyse des candidatures, vos équipes RH optimisent leur stratégie de diffusion pour ne cibler que les meilleurs talents.

4. Trier les candidatures

Si vous êtes chargé·e du recrutement, vous avez centralisé la réception de l’ensemble des candidatures et opérez désormais un tri :

• celles que vous retenez,
• les « peut-être »,
• et celles que vous éliminez.

Suivre le pipeline de recrutement

1. Analysez les candidatures reçues au regard de la description du poste et de l’annonce divulguée,
2. en vous appuyant sur le CV et la lettre de motivation ou un autre support exposant les motivations,
3. puis vérifiez les références, le cas échéant.

La présélection peut être révisée et affinée dans un second temps par le responsable hiérarchique concerné.

💡 monday.com permet de suivre le pipeline de recrutement en offrant des tableaux personnalisables pour chaque étape du processus. Les colonnes de statut indiquent l'évolution des candidats, depuis la réception des candidatures jusqu'à l'embauche. Des automatisations simplifient la gestion des tâches répétitives, telles que l'envoi de rappels pour les entretiens. Les responsables peuvent attribuer des tâches spécifiques aux membres de l'équipe, tout en maintenant une vue d'ensemble claire et en temps réel sur l'état du recrutement.

Utiliser le scoring pour qualifier les candidatures

ℹ️ Sachez que le scoring et la préqualification des candidatures peuvent être automatiquement effectués par un logiciel de gestion et de suivi des candidatures.

Rien de plus simple avec Flatchr, le logiciel SaaS pour les recruteurs. Vous multidiffusez vos offres en un clic et recevez les candidatures sur une plateforme unique en centralisant toutes les informations et recrutez de manière collaborative. Les collaborateurs peuvent rédiger leurs avis et partager leurs retours directement sur la plateforme afin de fluidifier le processus de recrutement. En bonus, personnalisez votre site carrière et programmez des réponses automatiques et personnalisées aux candidats pour améliorer votre marque employeur.

Puis choisissez les personnes qualifiées pour la suite du processus, et contactez-les pour organiser un entretien avec elles.

5. Faire passer les entretiens et les tests [+ exemple]

Votre première sélection peut d’abord s'opérer par l’intermédiaire d’un entretien téléphonique ou d’un entretien vidéo.

Puis, une fois que vous avez réduit votre liste de candidats, vous souhaiterez les convier en entretien physique. Il peut y avoir par exemple un premier, puis un second entretien en présence d’autres parties prenantes, en plus de la·du chargé·e de recrutement (la·le responsable hiérarchique de la future recrue, un·e collaborateur·rice avec une expertise métier clé, etc.).

Pour savoir bien mener un entretien d’embauche, préparez-vous : sachez quels sujets aborder (présentation, expériences passées, motivations, qualités requises pour le poste, etc.), et n’oubliez pas d’observer le savoir-être de la personne en face de vous.

Vous pouvez télécharger notre grille d’entretien pour structurer votre temps d’échanges :

Vous pouvez également décider de leur faire passer des tests d’évaluation des compétences ou des tests de personnalité, pour avoir une première idée de leurs aptitudes relationnelles et soft skills.

À vous de créer le parcours d’entretiens/tests le plus pertinent au regard des enjeux du poste que vous souhaitez pourvoir et du marché dans lequel vous évoluez.

Grâce à un logiciel ATS adapté tel que Softy, vous profitez de fonctionnalités RH complètes, personnalisables et automatisées (sourcing, site carrière, CVthèque, multidiffusion, gestion des candidatures…) en plus de profiter de tests de recrutement en illimité, de tous genre et directement intégrés à l’outil (tests de personnalité, cognitifs, techniques et métiers). Ainsi, vous identifiez les meilleurs candidats, confortez vos choix avec des tests de recrutement reconnus mondialement et analysez les réponses via un outil d’analyse intuitif.

💡 Renseignez-vous sur les pratiques d’un secteur pour connaître votre marge de manœuvre : si les candidats disponibles sont nombreux ou rares et très prisés ; et si la culture professionnelle du profil métier recherché privilégie les mêmes étapes du recrutement.

6. Sélectionner le candidat

Une fois la phase des entretiens terminée, faites le point avec la future équipe pour valider le profil retenu et prenez la décision finale en commun.

La candidature arrêtée, annoncez la nouvelle à l’heureux·se élu·e ! Une réponse personnalisée sera également grandement appréciée par les candidats non sélectionnés.

Conservez les candidatures non retenues pour ce poste dans votre vivier de candidats, elles pourront révéler un intérêt dans le cadre d’une future embauche.

Effectuez ensuite les formalités liées à l’embauche :

• promesse d’embauche : engagement de l’entreprise à réserver le poste prévu à future la personne embauchée ;
• déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : à adresser à l’URSSAF ou à la MSA dans les 8 jours précédant l’embauche ;
• inscription de la personne recrutée au registre du personnel ;
• signature du contrat de travail ;
• planification de la visite médicale obligatoire.

🛠 Un logiciel peut fortement vous aider à sélectionner le candidat parfait. Par exemple, avec l’ATS Greenhouse, vous rationalisez l’ensemble du processus de recrutement afin de dénicher le parfait profil. Mais surtout, le logiciel comprend une fonctionnalité de diversité, d'équité et d'inclusion (DE&I) pour éliminer les éventuels préjugés inconscients, baser votre choix sur des critères objectifs et éviter de passer à côté de la perle rare !

7. Intégrer la nouvelle recrue

L’accueil et l’intégration de votre nouveau·elle collaborateur·rice ne doivent pas être négligés. Cette étape essentielle fait partie intégrante de la procédure et doit être pensée en amont.

Mettez tout en place pour accueillir cette personne et favoriser sa bonne intégration au sein de son poste, de son équipe et de l’entreprise, afin qu’elle se sente à l’aise dès ses débuts et ait envie de rester comme de s’investir.

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Conseils finaux pour améliorer le processus de recrutement

Quelques conseils pour optimiser votre démarche, autant en qualité qu’en délais :

• misez sur la transparence de votre processus de recrutement : tâchez d’accompagner et d’informer les candidats de chaque étape qui les attend. Vous établissez ainsi un lien de confiance avec les candidats et évitez de les perdre ;
• multipliez les canaux pour diffuser largement votre offre et lui permettre de gagner en visibilité, puis utilisez un outil pour préqualifier vos candidatures selon un algorithme de matching ;
• centralisez les CV reçus dans une CVthèque en ligne, en utilisant une solution de gestion des candidatures telle que Jobaffinity : grâce à cet outil agréable à utiliser et intuitif, vous suivez en temps réel l’ensemble des candidatures reçues, quelle que soit leur source ;
• travaillez sur votre marque employeur : mettez en avant votre culture d’entreprise, ses valeurs, et sa mission en élaborant un site carrière qui les reflète : le logiciel de recrutement complet Softy vous permet de créer un site carrière moderne, aux couleurs de votre entreprise, en offrant la meilleure expérience utilisateur possible.

➡️ Pour découvrir plus de conseils, nous vous invitons à lire nos 9 astuces pour un processus de recrutement efficace et à moindre frais.

Enfin, pourquoi ne pas entièrement digitaliser votre procédure de recrutement ? Des outils dédiés aident à automatiser les tâches chronophages et fastidieuses, et sont personnalisables pour s’adapter à votre processus de recrutement. Vous gagnez du temps, de l’argent et de l’énergie.

Testez-les en contexte et découvrez l’étendue des fonctionnalités offertes ! 😉