Les 11 ingrédients pour recruter les meilleurs stagiaires et compléter votre dream team

Vous avez décidé d’accueillir un·e stagiaire dans votre entreprise pour vous aider à répondre à des besoins ponctuels. Mais qui dit stage, ne dit pas zéro formalité.

Recruter un stagiaire est une solution judicieuse, quelle que soit la taille de votre entreprise, surtout si vous êtes une TPE ou une startup, car elle représente un renfort de vos équipes à moindre coût.

Cela dit, les règles légales, le contrat de travail et les obligations de l’employeur sont à connaître et à respecter pour embaucher un stagiaire en bonne et due forme… et ne pas risquer de sanction !

OK, mais alors comment faire pour recruter un stagiaire ? Parmi les différents contrats de travail, la convention de stage a ses spécificités, le volume horaire est encadré, les missions à confier ne sont pas n’importe lesquelles… sans oublier la question de la gratification du stagiaire, etc. Tout cela n’est pas à prendre à la légère !

Rassurez-vous, on fait le point dans cet article pour vous aider à organiser au mieux et dans les règles votre prochain recrutement de stagiaire ou d'alternant et à nouer une relation professionnelle satisfaisante pour les deux parties !

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5 règles à suivre pour prendre un stagiaire dans son entreprise

#1 - Vérifier l’inscription du candidat à un cursus pédagogique

Avant toute chose, notons que n’importe quel profil ne peut pas s’improviser stagiaire.

Assurez-vous donc que le stage fait partie d’un cursus scolaire ou universitaire, comprenant un volume horaire d’enseignement de 200 heures par an au minimum.

Si le candidat à votre offre de stage n’entre pas dans ce cadre, vous ne pourrez pas le recruter (d’où l’obligation de signer la convention de stage, on précise juste après).

#2 - Rédiger la convention de stage dans les formes

Le stage est encadré par un contrat spécifique nommé « convention de stage ».

Ce document obligatoire scelle la relation tripartite entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement de formation. Il doit être signé par :

• l’entreprise d’accueil,
• le tuteur ou maître de stage,
• l’étudiant,
• son école ou université,
• et son enseignant référent.

La convention de stage fixe les règles et les conditions qui encadreront le déroulement du stage. Pour l’établir dans les formes, veillez notamment à mentionner les éléments suivants :

• l’intitulé exact de la formation suivie par l’étudiant·e,
• les missions et tâches qui lui sont confiées,
• les dates de début et de fin du stage,
• les horaires de travail ou le volume horaire par semaine,
• le taux horaire de la gratification, et les modalités de versement,
• les avantages accordés (participation aux frais de transport, restauration d’entreprise, etc.),
• le régime de protection sociale du stagiaire.

☝️ Point important pour vos ressources humaines : en tant qu’employeur, vous êtes tenu d’inscrire le nom de vos stagiaires dans le registre unique du personnel.

#3 - Déterminer la gratification de stage

Devez-vous rémunérer votre stagiaire ? Tout va dépendre de la durée de la période de stage.

Une gratification est facultative jusqu’à deux mois de présence dans l’entreprise. Autrement, elle doit obligatoirement être versée au stagiaire lorsque vous l’accueillez pour une durée supérieure à 2 mois, soit plus de 44 jours à 7 heures travaillées par jour.

Ensuite, pour connaître le montant de la gratification, tournez-vous vers votre convention collective. Si elle ne précise pas de taux particulier, le taux horaire minimum à appliquer correspond à 3,60 euros par heure de présence (soit 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale).

La rémunération, à verser sur une base mensuelle, correspond à un coût de 544,40 euros pour un contrat de 35 heures.

☝️ Bon à savoir : dans le cas où le stage n’est pas suivi en continu, la gratification est tout de même obligatoire dès la 309e heure de présence dans l’entreprise.

Pour plus de précisions, le site economie.gouv.fr récapitule toutes les informations légales et pratiques autour de la rémunération de stage :

• le temps de présence,
• le montant minimum légal,
• les modalités de versement,
• la prise en compte des charges sociales.

Vous pouvez aussi utiliser le simulateur de gratification de stage, un outil mis à disposition des recruteurs sur le site de service-public.fr.

Enfin, outre la rémunération, votre stagiaire doit pouvoir bénéficier des mêmes conditions et avantages que les salariés de votre entreprise :

• offres de votre CE,
• tickets restaurant,
• remboursement de la moitié des frais de transport, etc.

☝️ Ces droits et avantages n’entrent pas en ligne de compte dans le calcul de la rémunération, et sont versés en plus.

#4 - Respecter la durée maximale de stage

Un stage est soumis à des conditions de durée. Pour un même étudiant, le maximum est de 6 mois par année d’enseignement, ou de 924 heures réparties sur l’année s’il est entrecoupé.

Notez aussi qu’un délai de carence s’applique pour reconduire un stage sur un poste similaire, sauf dans le cas où le stage est interrompu à l’initiative du stagiaire. Il doit être équivalent à un tiers de la durée du stage précédent.

💡 À l’issue du stage, une attestation de stage doit être remise à votre stagiaire, qui mentionne les dates de stage et la gratification perçue.

#5 - Connaître les situations interdites

L’article L124-7 du Code de l’éducation liste les situations dans lesquelles les entreprises ne peuvent pas avoir recours à un stagiaire.

Vous ne pouvez pas recruter un stagiaire pour :

• remplacer un salarié pour cause d’absence, de suspension du contrat ou de licenciement ;
• effectuer des tâches régulières correspondant à un poste de travail permanent ;
• pallier un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise - c’est pour un contrat à durée déterminée (CDD) ou temporaire (intérim) qu’il faudra opter ;
• occuper un emploi saisonnier.

☝️ Si ces dispositions légales ne sont pas respectées, le chef d’entreprise encourt des sanctions. Par exemple, la requalification en contrat de travail, qui induit des modifications sur plusieurs plans, dont la rémunération.

6 bonnes pratiques pour recruter un stagiaire

Anticipez le recrutement

Recruter un stagiaire est un processus un peu différent d’un recrutement classique, car il dépend de la temporalité liée aux périodes scolaires et aux vacances scolaires.

Pour cela, veillez à faire paraître l’annonce de stage quelques mois avant le début souhaité du stage (environ 3 mois idéalement), afin de toucher les étudiants au moment opportun !

Soignez les relations avec les écoles

Les écoles et universités sont les lieux où se trouvent vos futures pépites ! Si vous avez besoin de conseils pour optimiser votre recrutement, n’hésitez pas à solliciter les équipes pédagogiques et le service Relations aux entreprises.

Les liens que vous entretiendrez avec les établissements de formation (écoles, universités, etc.) pourront vous guider dans votre processus de recrutement et vous fourniront de précieuses informations sur :

• les profils en recherche d’un stage,
• quand et comment communiquer auprès des intéressés,
• les périodes de recherche de stage (césures, stages de fin d’études), etc.

Diffusez votre offre de stage sur les bons canaux

Comme pour tout recrutement, votre visibilité est essentielle pour attirer les talents et trouver le meilleur candidat.

Dans le cadre du recrutement d’un stagiaire, vous multipliez les opportunités en diversifiant les canaux de diffusion de votre annonce, et maximisez vos chances de trouver votre futur talent ! Parmi les canaux à envisager :

• les sites et jobboards spécialisés en offres de stage,
• les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.),
• les sites d’emploi traditionnels,
• les forums ou groupes d’anciens élèves,
• les sites dédiés aux offres de stage et les intranets des écoles et des universités,
• les événements étudiants (salons, conférences à destination des futurs professionnels, etc.),
• le bouche-à-oreille, etc.

Les possibilités sont vastes pour recueillir des candidatures !

💡 Pensez aussi à soigner votre offre de stage comme vous le feriez pour rédiger une offre d’emploi, en précisant bien :

• le contenu des missions,
• le niveau recherché ou le diplôme préparé,
• les conditions du stage (gratification, avantages, lieu et possibilités de travail à distance éventuellement, etc.).

Tout ce qui contribuera à rendre votre offre attractive !

Préparez l’entretien avec votre candidat stagiaire

Pour recruter un stagiaire, vous allez aussi passer à l’exercice de l’entretien.

Avant de mener votre entretien d’embauche, pensez à clarifier vos besoins et vos attentes pour faciliter la sélection de votre futur·e stagiaire :

• quelles tâches prévoyez-vous de lui confier ?
• quelles sont les compétences attendues ? (savoir, savoir-faire et savoir-être)
• quel est le niveau d’expérience requis ?
• quelle est la disponibilité souhaitée ?

Si le processus de recrutement d’un stagiaire diffère d’une procédure de recrutement standard, vous pouvez en suivre les mêmes étapes pour vous assurer de trouver le meilleur candidat possible.

Au moment de l’entretien, même si vous ne pouvez pas exiger la même expérience professionnelle et le niveau de compétence requis pour un salarié à un poste, vous pouvez évaluer d’autres critères pertinents comme :

• sa connaissance de l’entreprise et sa curiosité,
• sa motivation,
• sa capacité à s’adapter et son envie d’apprendre,
• l’adéquation de sa formation et des compétences en cours d’acquisition avec les activités confiées,
• son degré d’autonomie.

Pour cela, adaptez votre grille d’entretien avec certaines des questions suivantes :

• Quelles sont ses disciplines préférées dans la formation en cours ?
• Quelles sont les matières où il·elle rencontre des difficultés et pourquoi ?
• Quels autres stages ou jobs étudiants a-t-il faits, et quelles missions a-t-il exercées ?
• Quels ont été ses apprentissages ? etc.

Désignez un tuteur avec soin

Ne laissez pas votre futur·e stagiaire dans un coin ! Prenez soin de solliciter un membre de votre équipe prêt à s’investir pour aider votre stagiaire à s’épanouir au sein de votre entreprise.

Votre collaborateur aura un rôle clé non seulement pour former le stagiaire et veiller à la bonne réalisation de ses missions, mais aussi pour le faire gagner en autonomie et en confiance dans l’exécution des tâches qui lui sont confiées.

En la personne du tuteur, vous choisissez quelqu’un qui facilitera l’adaptation du stagiaire aux usages et à la culture de l’entreprise. Le choix de cette personne ne doit donc pas être anodin ! Il est même judicieux d’en discuter avec le tuteur pressenti, afin qu’il le considère comme un gage de confiance plutôt qu’un fardeau, et qu’il se sente pleinement investi de sa mission.

Veillez à une bonne intégration

Enfin, l’accueil de votre stagiaire doit être bien préparé pour faciliter son intégration et contribuer à la réussite de son stage.

Comme pour un membre de l’équipe, veillez à organiser son onboarding, en préparant son arrivée avec :

• l’annonce de sa venue à vos collaborateurs,
• l’attribution d’un poste de travail dédié,
• la fourniture de ses outils de travail dès le premier jour,
• un livret d’accueil et toutes les informations essentielles, etc.

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On résume : les Do’s and Don’ts pour recruter un stagiaire

Pour conclure, voici une petite check-list des points indispensables à prendre en compte avant de recruter votre stagiaire idéal :

✅  Les Do’s :

• s’assurer que le stage entre dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire,
• établir une convention de stage dans les règles,
• s’informer sur les modalités de rémunération d’un stagiaire,
• respecter la durée de stage de 6 mois,
• bien choisir le tuteur ou maître de stage,
• remettre une attestation en fin de stage.

❌  Les Don’ts :

• avoir recours à un stagiaire dans l’une des situations proscrites (remplacement d’un salarié, accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, etc.),
• ne pas avoir défini clairement vos besoins et les missions à confier au stagiaire,
• faire passer l’offre de stage à la dernière minute,
• négliger le choix du tuteur,
• zapper l’étape cruciale de l’intégration.

Il ne reste plus qu’à vous souhaiter tout le succès possible dans vos recrutements. Qui sait, votre pépite de stagiaire comptera peut-être parmi vos talents de demain !