[Tutoriel] Gérer une campagne de recrutement avec un fort volume de candidatures

Quand nous diffusons une offre d’emploi, nous cherchons toujours à avoir le plus de candidats possible. Toutefois, avoir trop de candidatures s’avère plus handicapant qu’autre chose.

Dans ce tutoriel en recrutement, nous allons voir comment gérer ces campagnes à fort volume de candidatures et ainsi mieux maîtriser ses processus de recrutement grâce à un logiciel ATS.

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Comment optimiser son process de recrutement pour gérer un afflux massif de candidatures ?

Contexte

Un trop fort volume de candidatures est souvent la résultante d’une annonce mal rédigée. En effet, si vous n’êtes pas suffisamment sélectifs sur le profil recherché, vous risquez d’être noyés sous les candidatures ; dont la grande majorité sera dépourvue d’intérêt.

Néanmoins, sur certains secteurs, il n’est pas possible d’échapper à cette déferlante de candidatures. À titre d’exemple, on enregistre plus de 270 candidatures par offre en moyenne sur un recrutement d’hôte•sses d’accueil (malgré plusieurs milliers d’offres actives).

De nombreux autres métiers sont touchés par ce problème, comme par exemple : technicien•ne de surface, standardiste/réceptionniste, animateur•trice, maître nageur•euse, secrétaire médical, agent de sécurité, manutentionnaire…

Solutions et méthodes

Pour remédier au problème, agissons avec méthode.

Avant de publier l’offre d’emploi

👉 Mettez en place une grille d’évaluation des candidatures

Ce barème permettra d’évaluer rapidement les candidatures de manière objective.

Dans un premier temps, vous devez lister les critères du profil, puis les répartir en obligatoires d’un côté et facultatifs de l’autre, et les hiérarchiser.

Enfin, donnez à chacun des critères une note. Ainsi, une fois le barème rempli, chaque candidat recevra une note globale, ou score. Les meilleures notes représentant les meilleurs candidats au poste.

Ce travail préparatoire vous permettra aussi de mieux cerner le profil recherché et améliorera la rédaction de votre annonce.

👉 Appuyez-vous sur vos ressources internes

Une fois le barème établi, consultez votre CVthèque. Nous oublions facilement d’utiliser les ressources que nous avons à disposition. Et c’est une grave erreur. Vous avez passé du temps à confectionner une CVthèque qualifiée. Autant l’utiliser !

À la publication de l’offre

Pour bien rédiger votre annonce, observez ce qui fonctionne : les mots-clés utilisés, les fourchettes de salaire proposées, les sites sur lesquels les offres sont diffusées…

👉 Faites une veille concurrentielle

Vous n’êtes pas seul à chercher ces profils. Regardez ce que font vos concurrents, cela vous permettra de plus facilement vous positionner et vous démarquer.

👉 Utilisez les outils de mots-clés

Affinez vos recherches avec des outils tels que Google trends ! Il vous permettra de comparer les expressions de recherche les plus utilisées par les candidats.

👉 Consultez les comparatifs de jobboards

En allant sur les agrégateurs d’offres tels que Google for Jobs, vous pourrez avoir rapidement une idée des sites de diffusion (aussi appelés jobboards) les plus utilisés. Quelques recherches sur internet vous permettront de compléter votre sélection.

À la sélection des candidats

👉 Construisez votre grille d’évaluation des entretiens

Elle présente les mêmes avantages que la grille d’évaluation des candidatures. De nombreuses grilles d’évaluation d’entretiens sont disponibles gratuitement sur le web. Nous vous conseillons toutefois, à partir de ces modèles, de rédiger votre propre trame. En effet, les critères qui vous semblent pertinents ne le seront peut-être pas pour une autre société. Rien ne vaut le sur mesure.

👉 Rédigez des modèles de réponses

Une autre bonne pratique à mettre en place à cette étape : les modèles d’emails de réponse. Ils sont à prévoir pour tous les cas de figure : refus de candidature avant entretien, refus de candidature après entretien, remerciements du candidat après refus de ce dernier… Ne cherchez pas à gagner du temps en ne répondant pas aux candidatures, vous risquez de mettre à mal votre marque employeur.

Utilisez un logiciel de suivi des candidats (ATS)

En gérant vos recrutements dans leur intégralité avec un outil dédié :

• Vous gagnez du temps en automatisant tout un ensemble d’actions répétitives du processus de recrutement,
• Vous entretenez une CVthèque qualifiée,
• Vous diffusez vos annonces sur plusieurs sites simultanément,
• Vous optimisez vos recherches de candidats et la gestion de vos candidatures,
• Vous intégrez les managers au process pour un recrutement collaboratif,
• Vous communiquez avec les candidats sur tous les supports.

Tutoriel pour organiser une campagne de recrutement à l’aide d’un logiciel ATS

Comme nous venons de le voir, les avantages d’utiliser un logiciel de recrutement sont nombreux. Prenons à présent un exemple concret et voyons ensemble les bonnes pratiques à suivre à travers ce tutoriel pour organiser et gérer une campagne de recrutement avec un fort volume de candidatures.

Claire est chargée de recrutement chez Jobic, agence d’Interim. Elle recherche pour l’un de ses clients des hôte•sses d’accueil sur Paris pour une mission de 3 mois.

Pour cette démonstration, nous utiliserons le logiciel ATS Beetween, qui permet notamment la multidiffusion d’offres d’emploi et la gestion de CV en ligne.

Étape 1 : la rédaction d’une offre d’emploi pour un client

Claire rédige d’abord une grille d’évaluation dans laquelle elle renseigne tous les critères (obligatoires et secondaires) du profil recherché et les hiérarchise. Cette grille lui permettra de mettre en avant les critères essentiels.

Claire s’appuie ensuite sur un modèle d’annonce pour rédiger son offre d’emploi et fait même préremplir automatiquement certains champs par son client (comme par exemple la description de la société).

Vue de la sélection d’un modèle d’annonce lors de la rédaction d’une offre d’emploi

Lors de la rédaction, le logiciel lui donne des préconisations et l’empêche de valider une offre qui risquerait d’être refusée par les jobboards, notamment pour des problèmes de vocabulaire (certaines expressions sont interdites pour des raisons de lutte contre la discrimination. Exemple : « Une équipe jeune et dynamique » risque d’être refusée à cause de l’adjectif « jeune »).

Étape 2 : La diffusion de l’annonce

L’annonce étant rédigée, Claire va devoir maintenant la diffuser. Elle doit la publier sur les sites les plus pertinents. Dans son cas, des jobboards (sites de diffusion d’offres d’emploi) tels que AccueilJob ou HotesseJob seront particulièrement indiqués. En fonction du profil recherché, Claire publiera également sur des sites plus généralistes (Pôle Emploi, Indeed, Sites des écoles supérieures…).

À cette étape, utiliser un logiciel ATS représente un avantage majeur : en un seul clic, Claire diffusera l’annonce sur tous les sites sélectionnés !

Étape 3 : la présélection des candidats (1)

En quelques jours seulement, Claire reçoit plus de 200 candidatures. Elle ne peut humainement pas relire la totalité des CV reçus, d’autant plus que cette annonce n’est pas la seule à être diffusée.

Claire s’appuie sur des outils de présélection.
Un 1er tri est automatiquement effectué lors de la réception de la candidature. En effet, Claire a programmé l’envoi d’un questionnaire au candidat dès réception de la candidature. Des règles ont été mises en place pour que certains profils soient automatiquement écartés en fonction des réponses.

Vue du questionnaire reçu par le candidat. Les questions posées sont à la discrétion du recruteur.

Étape 4 : la qualification de la candidature

Afin de poursuivre la sélection, Claire qualifie les différentes candidatures considérées comme pertinentes à la suite de la 1ère étape de sélection.

Une méthode efficace est l’utilisation des tags (ou étiquettes). Il s’agit de mots-clés enregistrés sur la fiche. Pour choisir ses tags, Claire va s’appuyer sur ses grilles d’évaluation précédemment rédigées.

Une fois les tags créés, Claire utilise le « parsing » automatique. Grâce à cette fonctionnalité, son logiciel va analyser les documents fournis, tels que le CV, et enregistrer automatiquement les mots-clés désirés. Certains tags peuvent également être qualifiés grâce aux différentes réponses des candidats aux questionnaires.

Prenons un exemple. Claire enregistre le tag « Années d’expérience ». Au parsing, le nombre d’années d’expérience reconnues sur le CV sera automatiquement renseigné.

Qualification d’une fiche candidat avec des tags. Le contenu des tags est utilisable comme filtre dans la recherche avancée.

Étape 5 : la sélection des candidats (2)

Claire a malheureusement encore beaucoup trop de candidatures à traiter à ce stage. Un 2d tri s’impose.

Cette 2e étape sera effectuée grâce au « matching » : un système de notation des candidatures en fonction de leur correspondance aux critères de l’annonce. Claire devra alors sélectionner un certain nombre de candidats. Ce 2d tri permettra de sélectionner les candidats à recevoir en entretien en priorité (par exemple, les candidats dont le profil correspond aux critères recherchés à au moins 90 %).

Sélection de candidats suite à réponse à annonce en fonction de leur correspondance à cette dernière
(correspondance exprimée ici en %).

Étape 6 : le candidat est retenu pour passer l’entretien

Claire a enfin ce qu’on appelle une « short list », une liste raisonnable de candidats à interviewer.

Pour gagner du temps, elle envoie aux candidats une demande de vidéo différée, une liste de questions auxquelles le candidat devra répondre en se filmant en vidéo grâce au lien internet fourni. Elle partage ensuite les fiches concernées avec les managers afin qu’ils fassent passer les entretiens. Le manager pourra ensuite décider d’un entretien physique ou en visioconférence.

Vue de l’envoi de la proposition d’entretien par email (ici, entretien physique). Une vue identique pour les entretiens en visioconférence est disponible dans l’onglet « vidéo ».

Étape 6 bis : le candidat n’est pas retenu

Pour optimiser son process de recrutement, Claire a rédigé des modèles d’emails. Ainsi, dès qu’un candidat est enregistré comme non retenu, l’email correspondant est envoyé automatiquement au candidat, que ce soit suite à un refus à la présélection, ou un refus du manager.

Étape 7 : Fin du processus

Claire a trouvé sa perle rare. Elle génère automatiquement le contrat de travail grâce aux modèles enregistrés et l’envoie par email à l’heureux candidat.

Elle clôture ensuite le recrutement ce qui retire automatiquement l’annonce de tous les sites sur lesquels elle a été publiée.

Enfin, Claire garde les fiches candidats non retenues dans son vivier de talents (CVthèque). Si un profil n’a pas été retenu pour ce recrutement, il pourra s’avérer intéressant pour un autre.

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Conclusion

Un logiciel de recrutement ne se limite pas aux fonctionnalités citées ci-dessus, mais vous fera, en moyenne, économiser 20 à 40 % de temps de traitement sur vos recrutements !

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.