Comment réussir sa conduite du changement dans le cadre d’un projet SIRH ?

Comme pour tout projet impliquant un changement d’outil au sein d’une entreprise, faire évoluer son système d’information des ressources humaines entraîne nécessairement de profondes modifications des pratiques et des habitudes de ses utilisateurs.

C’est pour cela que la conduite du changement pour un SIRH ne peut s’opérer sans stratégie clairement définie, d’autant plus qu’il concerne la plupart des services de l’entreprise (gestion de la paie, des congés et des absences, du recrutement, de la formation, etc.).

Comment organiser et accompagner le changement pour faciliter le succès de la mise en place d’un SIRH ? Bien orchestrée, cette démarche aura pour objectif de lever les freins, de rassurer et de préparer la transition à votre nouvel outil, en se concentrant notamment sur les individus.

De la communication essentielle à la formation, explorons toutes les étapes clés pour remporter l’adhésion de vos collaborateurs et réussir votre projet de transformation !

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Qu’est-ce que l’accompagnement au changement ?

La conduite du changement correspond aux stratégies et moyens mis en œuvre pour résoudre les problématiques liées à un changement majeur des processus ou des outils utilisés jusqu’alors dans une entreprise.

Méthodique et collaborative, cette démarche a pour objectif de vaincre tous les facteurs de résistance au changement, dans le but de favoriser l’adoption par les utilisateurs finaux de l’outil, dans notre cas précis du SIRH.

Comment accompagner le changement d’un SIRH ?

La gestion du changement ne débute pas une fois le changement intervenu : elle s’anticipe, se prépare, et s’organise en amont du projet.

Voici les différentes étapes qui vous aideront à faciliter l’implémentation de votre futur SIRH, avant, pendant et même après sa mise en place.

Étape n° 1 : estimez l’impact de votre projet SIRH

Cette étape préparatoire est indispensable pour faire accepter les futures modifications des pratiques et process internes. Pour cela, faites un audit de l’existant afin de recenser les problématiques rencontrées, les lacunes, et tout ce qui demande à être amélioré.

Les résultats obtenus pourront servir à rédiger votre cahier des charges SIRH, qui définit avec précision les contours de votre projet. Détaillez également les changements positifs que l’outil apportera (gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la productivité, etc.), et ce, au niveau de toute l’entreprise.

Réaliser une analyse des impacts vous permettra de justifier ultérieurement le bien-fondé de votre projet.

Étape n° 2 : créez des appuis stratégiques

Rassemblez des personnes, issues de l’équipe projet SIRH ou non, qui participeront à la conduite du changement. Partagez-leur votre vision, afin qu’ils en soient le relais dans l’entreprise et donnent du sens au projet.

Par exemple, montez un groupe de travail dédié, au sein duquel vous désignez un chef de projet (ou change leader), afin de décider de la stratégie et des moyens à mettre en œuvre pour accompagner le changement et faciliter l’adhésion des équipes.

Vos appuis pourront également se trouver du côté des DAF et DSI, pour vous aider à porter votre projet auprès de votre direction, et à obtenir son soutien et les moyens appropriés.

Étape n° 3 : communiquez largement

La communication est la clé d’un management de changement réussi. L’absence d’information, l’incompréhension voire les idées reçues peuvent conduire à du stress, des doutes, et un rejet de la mise en place d’un nouveau SIRH.

Pour cela, veillez à communiquer le plus tôt possible sur le projet de changement de votre SIRH, même si la réflexion est simplement engagée. Cela permettra de préparer le terrain, et de laisser libre cours aux premiers retours et éventuels questionnements, pour mieux faire accepter les changements à venir.

Des conseils pour organiser votre communication autour du projet SIRH :

• adoptez une communication claire, adaptée à tout un chacun dans l’entreprise (en évitant les termes techniques moins accessibles) ;
• faites circuler l’information non seulement aux équipes RH, mais également à l’ensemble des collaborateurs, au moins de façon synthétique ;
• argumentez et explicitez les raisons qui vous poussent à changer d’outil, en intégrant une notion d’urgence pour justifier son caractère prioritaire et nécessaire ;
• précisez les étapes et les dates-clés du projet, mais aussi les acteurs, leurs rôles et leurs responsabilités ;
• transmettez votre vision afin de montrer que ce projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise et contribuera à améliorer l’efficacité de toute l’organisation.

Étape n° 4 : impliquez vos collaborateurs

Vos collaborateurs, et en particulier les utilisateurs finaux, doivent se sentir concernés et impliqués dès le démarrage du projet SIRH et sur toute sa durée. L’objectif de cette démarche ? Co-construire leur futur outil, afin qu’il soit le plus adapté possible à leurs pratiques.

Des conseils pour engager les équipes tout au long du projet et sur le long terme :

• éveillez leur intérêt pour le projet en leur véhiculant une image positive de leur quotidien avec le nouvel outil ;
• restez à l’écoute de leurs besoins : recueillez leurs ressentis sur leurs usages actuels et retranscrivez-les avec une vision terrain et pratique ;
• faites-les participer au choix de l’outil et de l’éditeur, en affinant les critères que vous avez identifiés de façon collaborative ;
• favorisez l’intelligence collective : sollicitez leurs avis, débattez de la méthodologie à adopter, valorisez l’émergence d’idées et de propositions, etc.

Consulter régulièrement les équipes et les faire participer à la prise de décision facilitera l’adhésion du plus grand nombre pour que chacun devienne sponsor du projet à son tour.

Étape n° 5 : organisez des formations

Pour favoriser la prise en main du nouvel outil par les équipes, déterminez un plan de formation, dans lequel vous envisagerez :

• le planning des formations,
• le contenu, à personnaliser pour chaque type d’utilisateur, en fonction des services et de leurs usages propres,
• le format et les supports de formation,
• les personnes chargées d’animer les séances : experts, consultants, membre en interne, ou le recours à la formation à l’outil proposée par l’éditeur du SIRH,
• la mise en place d’un environnement de test pour permettre une appropriation de l’outil avant une situation réelle, etc.

💡Prévoyez également des supports de référence, comme des guides utilisateurs consultables à tout moment, pour rassurer les utilisateurs. Veillez à ce que cette documentation soit facilement accessible, exhaustive, et la plus claire possible.

Étape n° 6 : mettez en place un suivi

Définissez des indicateurs de performance (KPI) pour suivre votre conduite du changement, en contrôler le bon déroulement et affiner votre démarche :

• Le mode opératoire choisi s’avère-t-il efficace ?
• Les tests réalisés sont-ils concluants ?
• Quel est le feedback des groupes de key users ? Que peut-on modifier en fonction de leurs retours ?
• Les formations sont-elles suivies ? complètes ? utiles ?

Évaluez les impacts réels du projet, et inscrivez-vous dans une logique d’amélioration continue. Retenez les points positifs, ce qui a moins bien fonctionné, et faites le bilan. Ce retour sur expérience projet pourra être formalisé et partagé, afin d’enrichir la culture projet de l’entreprise.

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Gérer la conduite du changement à la manière d’un projet

Somme toute, l’accompagnement au changement est à la fois une étape clé du projet SIRH, et une démarche qui peut être conduite comme un projet à part entière.

Pour cela, appuyez-vous sur une véritable méthodologie de gestion de projet, et définissez un plan de conduite du changement, assorti d’objectifs, d’acteurs, de moyens, d’indicateurs et d’outils.

Enfin, n’oubliez pas que la communication interne est le fondement de votre réussite. Et vous, par quoi commencez-vous pour organiser le succès de votre projet SIRH ?