5 étapes pour une mise en place du télétravail conforme et réussie

Peu d’entreprises y ont échappé récemment, il a fallu mettre en place le télétravail, parfois par obligation et dans la précipitation.

Mais la tendance du recours au télétravail a tout de même précédé la crise sanitaire, et la loi s’est donc adaptée au fur et à mesure à ce nouveau mode de fonctionnement.

Charte télétravail, avenant télétravail, quelles sont les conditions à respecter pour organiser son entreprise à distance et en bonne intelligence ?

Il n’est pas trop tard pour bien faire. Voici un guide pour une mise en place du télétravail réussie et durable en 5 étapes clés.

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1 — Consulter les salarié·es

🕵️‍♂️  Récolter leurs attentes, leurs besoins et leurs questionnements, par exemple par l’intermédiaire d’un questionnaire sur la mise en place télétravail. 

Certains voudront :

• travailler majoritairement depuis le bureau et bénéficier d’exceptions pour organiser leurs plannings personnels en cas de grève ou de problème de garde d’enfant ;
• d’autres voudront peut-être une formule plus régulière, avec tous les mercredis en télétravail,
• d’autres encore, plus rares selon les dernières études, demanderont un télétravail au rythme maximum pour devenir des digital nomads.

Vous ne pourrez pas accéder à toutes les demandes mais obtiendrez une tendance générale, pour vous aiguiller vers la formule la plus satisfaisante pour tous.

En outre, rien ne vous empêche de faire du cas par cas pour les demandes et les profils exceptionnels, même si une certaine cohérence facilite la communication RH et la compréhension.

2 — Réunir les responsables d’équipe, la direction et la DRH

🧐  Côté pilotage, il est tout aussi nécessaire de consulter les responsables d’équipe ainsi que tous les membres qui contribueront au cadrage du projet de télétravail.

Par exemple, la DSI (direction des systèmes d’information) doit réfléchir à la connexion aux différents outils de travail à distance, la sécurité des données et l’acquisition de logiciels adaptés, en concertation avec tous les managers.

La direction des ressources humaines définit quant à elle, en accord avec la direction, une charte de télétravail ou un accord d’entreprise pour mettre à plat les bonnes pratiques et les obligations de chacun.

3 — Expérimenter et communiquer

👌  Une phase de test peut être menée en parallèle de la concertation des employés, des responsables et du CSE (même si ce dernier ne peut pas s’opposer à un projet de télétravail).

Pendant cette période, dont la durée est déterminée et communiquée, les managers continuent de collecter les avis des salarié·es, pour ajuster au besoin les conditions de télétravail et pallier aux circonstances qui n’ont pas été prévues dans les premières réflexions.

Il est également important de communiquer sur le management à distance :

• les types de contrôles qui sont prévus, comme une déclaration sur l’honneur du respect des horaires de travail par exemple ;
• les nouveaux process à suivre pour assurer le reporting des tâches en cours ou réalisées, au sein d’un service ou de façon transversale, etc.

4 — S’équiper pour bien télétravailler

🔑  Dès la phase de test, il est primordial de bien s’équiper pour assurer une continuité des performances de l’entreprise. C’est la clé pour une mise en place du télétravail durable et réussie.

Heureusement, vous pouvez commencer par les versions d’évaluation gratuites des logiciels pressentis, recommandés par la DSI et/ou les managers opérationnels.

Non seulement il s’agit d’être aussi efficace à distance qu’en présentiel, mais en plus il faut assurer la collaboration, le travail d’équipe, en toute sécurité.

Pour cela, pas de secret, les outils collaboratifs en ligne sont tout indiqués :

• réseau social d’entreprise,
• outil de chat et de visioconférence,
• gestionnaire de tâches,
• partage de documents,
• gestionnaire de mots de passe et d’accès à distance,
• suite bureautique, etc.

Ils sont nombreux, spécialisés ou tout-en-un, et hébergés dans le cloud, donc accessibles partout et tout le temps. 👍

5 - Faire un suivi régulier du bien-être des collaborateurs

🔎  Il se peut que ces derniers rencontrent des difficultés dues au manque de lien social ou à un équipement peu adapté, engendrant des troubles musculo-squelettiques par exemple.

De manière générale, il est primordial de rester à l’écoute et de relever toute baisse de régime, à l’occasion d’entretiens annuels, voire mensuels, ou de sondages ponctuels.

Le bien-être au télétravail est tout aussi important et déterminant pour la motivation et la productivité que celui proposé dans les bureaux.

Mise en place du télétravail : que dit la loi ?

Quelles conditions pour le télétravail ?

Le Code du Travail ne fixe aucun critère, aucune condition particulière pour la mise en place du télétravail. Cependant, il est utile de rappeler que ce dernier n’est pas un droit, l’employeur peut décider des catégories du personnel pouvant en bénéficier.

Pour cadrer les conditions de télétravail, la DRH peut aussi rédiger un avenant télétravail, mais il n’est pas obligatoire (seul l’accord du salarié, même oral, l’est), et ce depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le renforcement du dialogue social.

Néanmoins, quel que soit le document, charte de télétravail ou avenant, le but est de préciser :

• le rythme de télétravail,
• les lieux de télétravail autorisés,
• les critères d’approbation (modalités de demande, jours de présence obligatoires, équipes concernées), etc.

Où peut s’exercer le télétravail ?

La loi n’impose aucun lieu de télétravail, c’est donc à l’employeur de poser ses limites.

Domicile, espace de coworking, télécentre, tiers-lieu, la seule obligation est que l’espace présente des conditions de travail satisfaisantes, notamment une bonne connexion Internet.

C’est également vrai pour les agents de la fonction publique territoriale. Un décret, entré en vigueur le 6 mai 2020, leur ouvre le droit de travailler dans un lieu privé ou à usage professionnel.

Qui doit fournir le matériel pour le télétravail ?

La loi prévoit que si le travail à distance est imposé, hors cas de force majeure (comme la Covid), il est du devoir de l’employeur d’équiper ses employés pour qu’ils bénéficient des mêmes conditions de travail qu’au bureau.

Quid des frais engagés par les salariés en télétravail ? Les salarié·es peuvent en demander le remboursement, sur présentation d’un justificatif, si les dépenses ont été effectuées pour pouvoir travailler convenablement, même si le confinement ne relevait pas d’une volonté de l’entreprise.

La plupart des structures qui ont mis en place le télétravail avant la crise sanitaire ont d’ailleurs prévu une prime forfaitaire de télétravail dans l’avenant ou l’accord d’entreprise. Pensez à anticiper ce type de questions, il est très probable que cela devienne la norme. 😉

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Mettre en place le télétravail pour anticiper demain

C’est le constat général, personne ne s’attendait à une telle accélération du télétravail, et les entreprises qui s’en sont mieux sorties avaient anticipé cette nouvelle tendance.

Même la loi de transformation de la fonction publique a introduit la possibilité d’un recours ponctuel au télétravail.

Que vous l’adoptiez de façon durable ou temporaire, et qu’il s’agisse d’un jour par semaine ou de full remote, allant jusqu’au recrutement à distance, réfléchissez à la mise en place du télétravail dans votre structure et analysez les pour et les contre, les réussites et les échecs.

Vous aurez une bonne base pour poser votre cadre de travail et vous adapter aux nouvelles organisations sur le long terme, sereinement.