Organigramme d'entreprise : les clés pour une structure organisationnelle claire et performante

Un bon organigramme, c'est comme un GPS pour votre entreprise. Vous gagnez en clarté et vos équipes ne se perdent plus ! 🎯

L’organigramme d’entreprise ne se limite pas à montrer "qui fait quoi". C’est un outil stratégique qui optimise la communication interne et renforce la transparence. Et si vous pensez que seuls les grands groupes comme Amazon en ont besoin, détrompez-vous.

De la petite startup au géant mondial, chaque organisation a tout à gagner à bien structurer ses relations. Découvrons comment tirer parti de cet outil pour transformer votre gestion au quotidien.

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Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Organigramme d’entreprise : définition

Un organigramme d’entreprise est une représentation visuelle, sous forme de graphique, de la structure hiérarchique et organisationnelle d’une entreprise.

Il met en évidence les relations entre les différents rôles, départements et niveaux de responsabilité, facilitant ainsi la compréhension des interactions internes, et par extension, la gestion des ressources humaines.

🔵 Un organigramme se compose de plusieurs éléments clés, chacun ayant un rôle spécifique :

• Les cases ou cercles, en quelque sorte des “boîtes” qui contiennent les noms, postes et fonctions du personnel. Elles aident à identifier qui occupe quel rôle au sein de l’entreprise, et garantissent une visibilité claire des responsabilités et des tâches de chaque collaborateur.
• Les lignes de connexion relient les cases ou cercles pour indiquer les liens hiérarchiques ou fonctionnels entre les collaborateurs et départements.
• Les titres des rôles et départements ou services : chaque section de l’organigramme est souvent regroupée sous un titre pour segmenter visuellement les unités organisationnelles, facilitant ainsi la lecture.
• Les niveaux hiérarchiques sont représentés par la disposition verticale ou horizontale des cases. Ils montrent la répartition des responsabilités et le poids décisionnel des différents postes.

Quel est l’objectif de l’organigramme ? En bref : clarifier les rôles et responsabilités, optimiser la communication interne, et soutenir la planification stratégique. Plus de détails sur les avantages et inconvénients de l’organigramme juste après. ⤵️

À quoi sert un organigramme ?

En entreprise, l’organigramme sert avant tout à apporter une clarté organisationnelle : il montre qui fait quoi au sein de la société. Par exemple, un employé sait immédiatement qui est responsable de son service ou à quel département s’adresser pour résoudre une question spécifique. Cette visualisation élimine les ambiguïtés et réduit les chevauchements de rôles, particulièrement dans les entreprises où plusieurs équipes travaillent sur des projets similaires.

💡Parmi les autres avantages de l’organigramme, listons :

• l’amélioration de la communication interne, en reliant visuellement les services et les départements. Exemple : un collaborateur du service marketing souhaite obtenir des informations financières. Il saura à qui s’adresser directement dans le département comptable, sans devoir passer par plusieurs intermédiaires inutiles.
• une meilleure intégration (onboarding) des nouveaux arrivants, puisque les recrues peuvent rapidement comprendre où elles se situent dans l’entreprise.
• plus de transparence et de confiance : les collaborateurs savent précisément à qui rendre compte et évitent les doutes sur leurs missions. Cela renforce le sentiment d’appartenance et la cohésion au sein de l’entreprise.
• une aide à la décision pour les dirigeants. Exemple : en identifiant les doublons dans certains services, il peut restructurer ou allouer des ressources là où elles sont réellement nécessaires, soutenant ainsi la croissance de l’entreprise.

☝️ Mais attention, les organigrammes ont aussi quelques limites :

• Ils ne s’adaptent pas toujours aux environnements changeants. Dans une startup, où les rôles évoluent rapidement, une structure figée peut devenir obsolète en quelques mois.
• Dans les grandes entreprises, ils peuvent rapidement devenir illisibles.
• Il faut les mettre à jour régulièrement. Chaque changement dans la structure doit être intégré pour éviter des confusions. Si un collaborateur est promu ou si un département fusionne, l’organigramme doit refléter ces évolutions immédiatement

Est-ce obligatoire de créer un organigramme ?

En France, la législation n'impose pas aux entreprises la création d'un organigramme. ✅

Cependant, cet outil, bien que facultatif, offre de nombreux avantages en matière de communication interne et de gestion des ressources humaines. Ainsi, même sans obligation légale, l'adoption d'un organigramme est fortement recommandée pour optimiser l'efficacité organisationnelle.

Les différents types d'organigrammes

Organigramme hiérarchique

L’organigramme hiérarchique, souvent appelé "pyramidal", offre une structure claire et stable. Chaque employé sait précisément à qui il rend compte. Ce modèle est idéal pour des organisations qui mettent l’accent sur la stabilité, le contrôle des processus et des responsabilités bien définies.

🎯 Exemple d'utilisation : Une entreprise industrielle comme Toyota, où chaque département (production, qualité, logistique) fonctionne de manière distincte, mais interconnectée, bénéficie de ce modèle pour assurer un contrôle strict des processus.

☝️ Limites : Cette structure peut freiner la communication horizontale et limiter l’innovation, poussant certaines entreprises à la compléter par des modèles plus souples.

Organigramme matriciel

L’organigramme matriciel favorise une collaboration transversale. Il relie des employés à plusieurs responsables, par exemple un chef de projet et un manager fonctionnel, ce qui améliore la flexibilité et la réactivité.

🎯 Exemple d'utilisation : Une agence de publicité, comme Publicis, pourrait utiliser un organigramme matriciel pour ses équipes créatives. Un designer pourrait répondre à la fois à un directeur artistique pour des questions de style et à un chef de projet pour les délais.

☝️ Limites : La double hiérarchie peut engendrer des conflits de priorités. Une communication claire entre les responsables est essentielle.

Organigramme plat

Ce modèle valorise une communication directe et une prise de décision rapide. En supprimant les niveaux intermédiaires, il promeut une culture d’autonomie et d’agilité.

🎯 Exemple d'utilisation : Une startup tech comme Slack au début de son développement, où chaque membre de l’équipe participe activement aux décisions.

☝️ Limites : Sans surveillance formelle, des chevauchements de responsabilités peuvent survenir. La clarté des rôles est cruciale pour son efficacité.

Organigramme en trèfle et circulaire

Ces organigrammes innovants s’éloignent des structures traditionnelles pour privilégier la flexibilité et la centralité du client. Le modèle en trèfle repose sur des équipes autonomes, tandis que le circulaire place le client au centre des décisions.

🎯 Exemple d'utilisation : Une entreprise comme Zappos, qui valorise l’autogestion et place le client au cœur de son organisation, peut tirer parti d’un organigramme circulaire pour refléter ses priorités.

☝️ Limites : Ces modèles non conventionnels nécessitent une maturité organisationnelle pour fonctionner efficacement.

Organigramme normalisé

Conforme à des standards internationaux, cet organigramme garantit une présentation rigoureuse et uniforme de la structure organisationnelle. Il est particulièrement utile dans les industries fortement réglementées.

🎯 Exemple d'utilisation : Une entreprise pharmaceutique comme Pfizer utilise un organigramme normalisé pour répondre aux exigences des régulateurs et assurer une documentation claire et accessible.

☝️ Limites : Bien que très clair, ce modèle peut manquer de flexibilité et s’avérer trop rigide pour des structures en pleine transformation.

Comment faire l'organigramme de l'entreprise en 6 étapes ?

1. Lister toutes les fonctions de l’entreprise

Commencez par inventorier tous les postes et fonctions présents dans votre organisation. Cette étape permet de ne rien oublier, ou plutôt, de n’oublier personne 👥, et de poser les bases de votre organigramme.

Notre conseil : incluez tous les départements, équipes et sous-divisions, même celles qui semblent évidentes.

Exemple : Si vous êtes dans une PME, vous pourriez répertorier des fonctions comme “Responsable commercial”, “Technicien support”, ou encore “Assistant RH”.

Cette liste complète garantit que chaque poste sera représenté de manière juste dans votre schéma.

2. Définir les responsabilités de chaque rôle

Pour chaque fonction identifiée, clarifiez les principales responsabilités et missions associées. Cela aide à éviter les chevauchements et à renforcer la compréhension des rôles.

Exemple : Un “Responsable marketing” pourrait avoir pour responsabilités la stratégie digitale, la gestion des campagnes publicitaires et le suivi des KPIs.

Lire aussi : Comment faire une fiche de poste parfaite + modèle et exemple

3. Cartographier les relations hiérarchiques

Ensuite, établissez les relations entre chaque rôle et poste. Qui rend compte à qui ? Quels sont les managers directs et indirects ? Organisez les rôles de façon pyramidale ou matricielle, selon votre structure.

Exemple : Dans un département IT, un “Développeur” pourrait être sous la responsabilité d’un “Chef de projet” qui lui-même répond au “Directeur technique”.

Une représentation claire des relations hiérarchiques évite les ambiguïtés et améliore la communication interne. 🤝

4. Ajouter les relations transversales

N’oubliez pas de représenter les relations transversales pour une vue complète. Ces connexions indiquent les collaborateurs relevant de plusieurs managers ou travaillant en lien avec d’autres départements.

Exemple : Un “Chef de projet” peut collaborer avec le département marketing pour une campagne et être rattaché au département technique pour un autre projet.

5. Mettre en forme l’organigramme

Une fois les données collectées, utilisez un outil dédié comme Canva, Lucidchart, SmartArt ou un simple tableur Excel pour créer votre organigramme. Adoptez une disposition claire et esthétique :

• Utilisez des couleurs pour différencier les départements. 🎨
• Privilégiez des formes simples et homogènes (rectangles, cercles).
• Ajoutez des légendes ou des annotations si nécessaire pour clarifier certains points.

6. Mettre à jour régulièrement

Un organigramme statique perd rapidement de sa pertinence. Programmez des révisions régulières, surtout en cas de changements organisationnels. Fixez une fréquence de mise à jour (par exemple, tous les trimestres) pour garder l’organigramme à jour et utile.

Exemple : En cas de promotion, de nouvelle embauche ou de restructuration, ajustez immédiatement l’organigramme.

Exemples d’organigramme : Google

L’organigramme de Google, géant de la tech, illustre une structure hiérarchique complexe adaptée à ses multiples divisions et services. Au sommet, le CEO Sundar Pichai supervise les principales branches de l’entreprise, chacune dirigée par un cadre de haut niveau. Par exemple :

• Thomas Kurian est responsable de Google Cloud, une division stratégique pour l’entreprise.
• Neal Mohan dirige YouTube, la plateforme vidéo majeure.
• Fiona Cicconi s’occupe des ressources humaines en tant que Chief People Officer.

Cet organigramme, que vous pouvez visualiser ci-dessous, montre une organisation par fonctions et services, avec des responsables de domaines spécifiques tels que la recherche, les annonces publicitaires, et l’innovation produit. Cette structure permet à Google de fonctionner efficacement malgré sa taille, en déléguant la gestion des divisions à des leaders spécialisés.

Quel est le meilleur outil pour faire un organigramme ?

Un modèle Excel ou Word pour une (très) petite entreprise

Pour une très petite entreprise ou une PME, un modèle Excel ou sur un document Word, que l’on trouve gratuitement en nombre sur internet, peut suffire. Ces outils de bureautique proposent des fonctionnalités basiques pour créer des organigrammes simples.

Vous pouvez utiliser les formes et connecteurs pour représenter votre structure de manière claire, sans besoin de compétences techniques avancées.

☝️ Cependant, dès que votre entreprise grandit, ces outils montrent vite leurs limites. Chaque changement, comme une promotion, une embauche ou un transfert, nécessite une mise à jour manuelle. C’est faisable pour une petite équipe, mais avec une organisation plus complexe, cela devient chronophage et peu fiable.

Utiliser un logiciel organigramme dédié

Pour les structures de taille moyenne à grande, mieux vaut opter pour un logiciel dédié comme Lucidchart, Visio ou Canva. Ces solutions spécialisées sont conçues pour gérer la complexité et offrir des options avancées.

Vous pouvez, par exemple, travailler sur l’organigramme en même temps, à plusieurs : idéal pour les entreprises où les équipes sont réparties à distance ou où les projets évoluent vite.

Ces logiciels offrent aussi une bibliothèque de modèles personnalisables, adaptés aux besoins de différents secteurs. Et plus besoin de tout mettre à jour manuellement : certaines de ces solutions s'intègrent avec les logiciels RH ou de gestion de projet, synchronisant les données pour que l’organigramme reste à jour automatiquement. 👏

Si votre entreprise utilise déjà la suite Microsoft, Visio peut être un excellent choix grâce à son intégration facile avec Office 365. Pour une approche plus créative et visuelle, Canva est idéal et reste abordable. Si vous avez un penchant pour l’automatisation, alors vous serez plus séduit·e par Lucidchart.

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L’organigramme d’entreprise, un atout stratégique pour la structure et la communication

Un organigramme d’entreprise bien conçu est bien plus qu’un simple schéma hiérarchique. Il apporte clarté, structure et fluidité dans la communication interne, aidant chaque employé à situer son rôle et à comprendre les interactions entre les services.

Pour les ressources humaines, il devient un levier stratégique. En visualisant les besoins en compétences et en facilitant la planification des successions, l’organigramme soutient une meilleure gestion des talents. Face aux réorganisations fréquentes, il offre une base solide pour adapter l’organisation au changement.

En résumé, l’organigramme d’entreprise est un outil évolutif qui, bien utilisé, peut transformer la culture organisationnelle et renforcer la croissance.