Comment réaliser son Document Unique d’Evaluation des Risques en ligne ?

Depuis juillet 2023, le Document Unique d’Evaluation des Risques est obligatoire en version numérique pour les grandes entreprises. En juillet 2024, cette norme sera étendue à toutes les entreprises.

Vous vous dites on est une TPE ou PME avec peu de budget, comment allons nous faire ? Spoteo est un logiciel fait pour vous !

Nous vous présentons dans ce tutoriel, le DUER ensuite les atouts de la dématérialisation et enfin le tutoriel pour réaliser son DUER en ligne.

Qu’est ce que le DUER ?

Le document unique d’évaluation des risques est un document obligatoire dès l’embauche d’un salarié. Il permet d’identifier, analyser les risques et mettre en place des mesures de protection afin de protéger la santé de vos collaborateurs.

Depuis le 1er août 2021, la Loi santé au travail s’est renforcée pour favoriser le bien être au travail.

👉L’évaluation des risques professionnels reposes sur 9 principes généraux de prévention, qui sont:

• Éviter les risques en supprimant le danger ou l’exposition au danger ;
• Evaluer les risques en appréciant le danger et l’importance du risque pour prioriser les actions de prévention à mener ;
• Combattre les risques à la source en intégrant la prévention le plus tôt possible ;
• Adapter le travail à l’homme en tenant compte des différences psychiques et physiologiques de chacun ;
• Prendre en compte les évolutions techniques en adaptant sa prévention aux évolutions techniques et organisationnelles ;
• Remplacer un produit ou procédé dangereux par une solution présentant un danger moindre ;
• Planifier la prévention en intégrant des techniques, processus, procédures ;
• Donner des priorités aux mesures de protection collective et en complément des protections individuelles ;
• Donner des instructions aux collaborateurs en les formant aux risques et mesures de prévention.

De quoi se compose le DUER ?

Le DUER permet d’évaluer les risques afin de proposer des solutions pour les éviter ou les minimiser .

Il se compose en 4 phases différentes :

1. Préparation de l’évaluation des risques
2. Identification des risques
3. Classement des risques
4. Proposition des actions de prévention

Les particularités du DUER en fonction de la taille des entreprises

Pour la réalisation du DUER, on distingue 2 catégories d’entreprise de moins de 50 salariés et de plus de 50 salariés. On trouve de légères différences.

Pour les entreprises entre 1 et 49 salariés

Au niveau de la phases des évaluations des risques, le salarié désigné ainsi que le service de prévention et de santé au travail auquel l’employeur adhère contribuent à cette évaluation.

L’employeur peut présenter la liste au CSE (Comité social et économique) s' il existe. Au niveau du contenu, il doit y avoir obligatoirement l’inventaire des dangers avec les résultats de l’évaluation des risques et la liste des actions de prévention.

Le DUER doit répondre à 3 exigences :

• cohérence,
• commodité,
• et traçabilité;

L’employeur doit également annexer les données collectives afin d’avoir une traçabilité.

Pour la consultation, 7 personnes peuvent avoir accès:

• un employé,
• un membre de la délégation du personnel du CSE,
• le service de prévention et de santé au travail,
• un agent du système d’inspection au travail,
• des agents des services de la prévention de la Carsat,
• un agent des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail,
• puis enfin des inspecteurs de la radioprotection.

☝️L’employeur doit afficher les règles de consultation accessibles sur les lieux de travail.

Au niveau de la mise à jour, les entreprises de moins de 11 salariés n’ont pas d’obligation cependant si des actions modifient les conditions de travail; il faudra apporter une mise à jour. En revanche, les entreprises de plus de 11 salariés doivent le mettre à jour 1 fois par an.

🗓Le DUER est conservé pendant 40 ans par l’employeur.

⚖️Au niveau des sanctions, l’amende de 5ème classe est entre 1500 euros et 7500 euros.

❌Si l'employeur ne met pas son DUER à disposition du CSE, il commet un délit d’entrave.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés:

Pour l’évaluation des risques, on distingue 2 tailles d’entreprises.

• Pour les moins de 300 salariés, le CSE, le salarié intervenant et le service de prévention et de santé au travail auquel adhère l’employeur participent à cette évaluation.
• Pour les entreprises de plus de 300 salariés, on y ajoute la commission santé, sécurité et conditions de travail dans le cadre du dialogue social dans l’entreprise.

Les entreprises de plus de 50 salariés doivent réaliser un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail. Ce dernier comporte une liste détaillée :

• des mesures de prévention prises avec les indicateurs de résultats et estimation des coûts,
• l'identification des ressources de l’entreprise pouvant être mobilisées,
• ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

📝Au niveau du contenu, le CSE est consulté et le DUER doit répondre aux 3 exigences. L’employeur doit indexer les données collectives pour la traçabilité.

Pour la consultation se sont les mêmes agents que pour les entreprises de moins de 49 salariés. L’employeur doit afficher les règles de consultation accessibles sur les lieux de travail.

Ce qui change c’est la mise à jour obligatoire une fois par an et le CSE doit être consulté.

Pour la conversation et les sanctions se sont les choses que pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Les atouts de la dématérialisation des documents RH

Dématérialiser ses documents présente de véritables points positifs pour les entreprises. Ils sont :

• Gain de temps: En facilitant des tâches, le personnel peut alors se concentrer sur d’autres tâches et être ainsi plus performant ;
• Améliorer la satisfaction des collaborateurs: Les collaborateurs n’ont plus des tâches longues et fastidieuses. Avec la digitalisation, la motivation des collaborateurs est en pleine croissance ;
• Optimiser sa démarche RSE: L’intégration de cette démarche permet de réduire l’impact environnemental de l’entreprise ;
• Réduction des coûts: Moins de papier permet de réduire les coûts ;
• Réduction du turn over: Grâce à la motivation des salariés, le stress n’est plus présent au travail et réduit le turn over.

Tutoriel pour réaliser son DUER en ligne

L’outil Spoteo a été conçu spécialement pour les PME et TPE qui n’ont peu de moyens financiers et techniques. Nous vous proposons la réalisation de votre DUER facilement et ne nécessitant pas de connaissances particulières. Il est conforme, vous pourrez le présenter lors de contrôle.

Après avoir choisi votre offre et créer votre compte sur Spoteo.net , voici les différentes étapes pour établir votre DUER:

1 - Remplir vos fiches collaborateurs

Pour réaliser le DUER, vous devez remplir les fiches collaborateurs afin que le logiciel se base dessus.

2 - Réalisation d’unité de travail

En vue de l’analyse des risques, Spoteo vous aide à réaliser des unités de travail. Elles regroupent un ensemble de collaborateurs qui ont des similitudes dans leur activité professionnelle (tâche, environnement de travail…)

3 - Lister les risques

Une fois les unités de travail réalisées avec l’analyse de l’environnement. Spoteo va vous produire la liste des risques par unité.

4 - Modification des risques

Vous pouvez modifier vos risques à tout moment. 

5 - Exportation en pdf

Votre DUER est exportable en PDF. Il regroupe toutes les informations de votre entreprise, votre DUER par unité de travail et des annexes. Il est modifiable à tout moment.

6 - Tableau de bord

Retrouvez votre tableau de bord à chaque connexion. Vous trouverez toutes les notifications, la veille rh, votre DUER et autres documents légaux. Vous pourrez apporter des modifications à tout moment.

Cet outil est très facile d’utilisation et rapide. Il répond bien aux besoins légaux des PME et TPE pour le DUER.

Avec Spoteo, libérez-vous des contraintes administratives !