Construire un référentiel de compétences et de métiers efficace en seulement 6 étapes

Un référentiel de compétences est une liste des compétences établie en accord avec les problématiques stratégiques d’une organisation. Il n’est pas question ici d’un apprentissage ou d’un enseignement à l'école où un professeur se placerait en conseiller d'un élève, mais bien de l'établissement d'un outil RH incontournable, mine d'informations, qui contribue à la réussite d'une entreprise.

En tant que professionnel·le des ressources humaines ou manager, vous disposez de ce moyen pour gérer les carrières, les talents, et les compétences stratégiques de votre entreprise ou de votre équipe, afin d’atteindre vos objectifs de performance.

À quoi sert le référentiel de compétences exactement ? Et comment le construire ? Cet article vous guide dans son élaboration, pour que ce support contribue à une gestion optimale de votre capital humain.

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Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Définition du référentiel de compétences

Le référentiel de compétences est une liste exhaustive et descriptive des compétences nécessaires à une entreprise. Sous forme d’un tableau, il présente toutes les compétences requises pour exercer chaque métier dans une organisation, assorties du degré de maîtrise attendu.

Également appelé référentiel des métiers et des compétences, il est une base commune pour chaque membre d’une organisation. Avec des éléments de langage partagés par tous·tes, il donne des repères dans un contexte professionnel exigeant et en constante évolution et harmonise les pratiques RH et managériales.

Cet outil donne une vision globale et détaillée des compétences nécessaires à l’échelle :

• d’un métier ou d’une famille de métiers,
• d’une fonction,
• d’un service, etc.

Il permet ainsi de cerner tous les enjeux en matière de connaissances, qualités personnelles et savoir-faire requis pour exceller dans l’exercice de ses missions et répondre aux besoins stratégiques de l’entreprise.

Référentiel de compétences : exemple

Pour prendre un exemple, voici l’extrait d’un référentiel de compétences pour un manager opérationnel :

Différenciation entre référentiel de compétences et cartographie des compétences

Bien que ces deux termes soient proches, le référentiel et la cartographie des compétences diffèrent. En effet, le référentiel se distingue de la cartographie qui est une photographie figée de l’ensemble des compétences détenues par les collaborateurs d’une entreprise à un instant donné.

Cette représentation visuelle et évolutive peut être créée sur la base d’un référentiel métier et compétences et doit être tenue à jour. Ces deux outils ne sont en aucun cas équivalents mais bien complémentaires.

Pourquoi construire un référentiel de compétences ?

Quand faut-il utiliser un référentiel de compétences ?

Ce document est généralement utilisé comme étape préalable au lancement d’une démarche de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). Dans ce cadre, il est un support clé pour :

• recenser et identifier les compétences requises pour le fonctionnement performant d’un métier, d’un service ou d’une entreprise ;
• évaluer les écarts entre les compétences exigées et celles qui sont effectivement maîtrisées par les collaborateurs.

Cet outil de gestion des compétences peut servir de base à la création d’un plan d’action pour piloter les ressources humaines de l’organisation, mais aussi de guide opérationnel aux managers qui encadrent une équipe.

Quels sont les différents objectifs d’un référentiel ?

Le référentiel de compétences a pour objectif principal de faire coïncider les compétences requises avec celles des collaborateurs, afin de les adapter aux besoins de la stratégie globale de l’entreprise, aussi bien sur le court terme que sur le long terme.

Parmi ses différents usages, le référentiel sert à :

• établir un plan de formation pour combler les écarts entre les compétences disponibles et celles exigées pour réussir ;
• anticiper les besoins en formation professionnelle ;
• rédiger des fiches de poste ;
• gérer les talents et la rotation du personnel afin de limiter le turn-over ;
• gérer les possibilités de mobilité interne et les promotions ;
• calculer une rémunération ;
• attester la progression des collaborateurs, valider leur maîtrise de compétences clés pour réussir dans le cadre de leurs missions, lors de l’entretien annuel ; etc.

💡 En parlant d’entretien annuel, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un exercice important pour les RH, puisqu’il permet d’identifier, d’évaluer et de développer les compétences clés pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.

Apprenez pourquoi il faut construire un référentiel de compétences en seulement quelques minutes avec cette vidéo :

Comment construire un référentiel de compétences ?

Étape n° 1 : fixer un objectif

Comme pour le lancement de tout projet, il est nécessaire de cerner vos attentes envers la mise en place d’un référentiel de compétences :

• À quels usages le document est-il destiné ?
• De quelle manière les résultats seront-ils exploités ?
• Quelles personnes se serviront du référentiel et comment ?

Cette première étape donne un cadre à la démarche et permet d’élaborer un document utile, conforme à vos attentes, et finalement exploitable, car son contenu sera pertinent pour l’ensemble de ses utilisateurs.

Étape n° 2 : définir un périmètre

Les questions posées en amont vont aussi vous servir de guide pour délimiter le périmètre de votre référentiel et savoir à quelle échelle vous allez travailler :

• celle d’un poste,
• celle d’un service,
• celle d’un site,
• celle d’une entreprise, dans le cas d’une organisation à taille modeste ?

Cela dépend de l’usage que vous avez défini dans vos objectifs. Gardez à l’esprit que la démarche doit rester réaliste et relativement ciblée pour ne pas devenir fastidieuse ou trop complexe à mettre en œuvre.

Étape n° 3 : impliquer les personnes concernées

Si vous choisissez de mener cette démarche en mode projet, il vous faut mettre en place une équipe ou un groupe de travail dédié à sa réalisation.

Cette équipe peut comprendre des collaborateurs issus des RH, mais aussi des managers ou toute personne compétente impliquée dans l’opérationnel. Cela permet de recueillir des retours concrets et précis sur les missions et postes considérés.

Étape n° 4 : faire l’inventaire des compétences

Passez ensuite à la liste des compétences, que vous pouvez regrouper par activité ou par domaine (organisationnelles, relationnelles, managériales, techniques, etc.). Vous pouvez également les classer en les rangeant par catégorie :

• les savoirs : connaissances théoriques ;
• les savoir-faire : pratiques opérationnelles sur un domaine ou un métier précis, et le niveau de maîtrise et d’expérience attendu ;
• les savoir-être : qualités personnelles et interpersonnelles, aptitudes relationnelles et comportementales.

Afin que votre inventaire des compétences soit le plus représentatif possible, structurez-le de façon logique pour votre organisation et soyez rigoureux et clair dans le vocabulaire employé.

Étape n° 5 : hiérarchiser les compétences

Utilisez des jauges ou une représentation par niveaux afin d’indiquer le degré de maîtrise requis pour chaque compétence recensée.

Ces niveaux doivent être discutés et validés en amont afin de servir de référence pour construire des indicateurs d’évaluation solides, puis d’être capable de mesurer leur atteinte.

Étape n° 6 : mettre en forme le document

Une fois ces éléments rassemblés et définis en équipe, le référentiel peut être formalisé dans un tableau listant :

• l’ensemble des compétences,
• les attendus pour chaque degré de maîtrise,
• et les exigences de niveau pour chacune.

Une fois mis en forme, le document peut être soumis à validation.

💡 Pour que ce document soit utilisé à bon escient, veillez à le partager avec toutes les personnes concernées et à communiquer sur la manière d’y accéder si nécessaire.

Il peut se retrouver dans un document partagé ou un outil collaboratif accessible à tout moment à tout un chacun.

D’autres missions principales sont répertoriées, comme « Développer et pérenniser les compétences de l’équipe » ou « Accompagner les changements », et chacune des compétences est échelonnée sur 4 niveaux :

• débutant,
• maîtrise,
• confirmé,
• expert.

Étape bonus : utiliser un outil pour la mise en place d’un référentiel

Le référentiel de compétences peut notamment être directement construit dans un logiciel SIRH ou LMS (Learning Management System). Sa maintenance est alors plus flexible et moins chronophage que celle d’un fichier Excel.

Cette agilité est la bienvenue dans un contexte où les métiers évoluent vite et doivent s’adapter à la croissance d’une organisation.

De nombreux outils sont disponibles sur le marché pour vous assister. ⚒️

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360Learning transforme la gestion des compétences pour vous aider à gagner en compétitivité et à réduire les écarts au sein de vos équipes grâce à l’apprentissage collaboratif. Comment ? L’outil automatise différents processus :

• il génère des listes de compétences requises dans l’entreprise pour préparer les parcours de formation requis,
• il établit des grilles d'évaluation,
• et évalue la criticité des compétences pour chaque secteur.

L’assistance par IA réduit les efforts manuels, vous permettant de vous concentrer sur l'innovation et le développement stratégique des talents. Par la même occasion, l’optimisation de la montée en compétences prépare les équipes aux exigences futures.

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Factorial

Factorial brille par sa richesse fonctionnelle et sa facilité d'utilisation. Ce SIRH complet et innovant offre un référentiel de compétences et de métiers, utile pour créer et gérer une base de données complète et personnalisée dans votre entreprise.

• Associez facilement ces compétences et métiers aux différents collaborateurs de l'entreprise, de manière à créer une cartographie précise des compétences et des besoins de formation.
• Lorsqu'un collaborateur est embauché pour ce métier, l'administrateur n’a plus qu’à assigner les compétences spécifiques à ce collaborateur.

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[FAQ] Référentiel de compétences : on répond à vos questions

Quels sont les 4 types de compétences ?

Les compétences peuvent être regroupées en 4 grandes catégories :

• comportementales,
• cognitives,
• techniques,
• sectorielles.

Les compétences comportementales

Ces compétences, aussi appelées “savoir-être”, se réfèrent à toutes les qualités personnelles et relationnelles qui vous permettent de vous adapter à diverses situations.

👉Par exemple : savoir s’exprimer clairement, travailler en équipe, gérer son stress, etc.

Les compétences cognitives

Elles font référence aux capacités intellectuelles qui vous permettent de raisonner, d’analyser et d’apprendre.

👉Par exemple : résoudre des problèmes, prendre des décisions, analyser des informations de manière objective, etc.

Les compétences techniques

Ces compétences se réfèrent à vos connaissances et votre savoir-faire spécifique à un métier en particulier.

👉Par exemple : pour un métier dans l’informatique, il s’agit de la maîtrise des logiciels de bureau, la navigation sur internet, l’analyse de données, etc.

Les compétences sectorielles

Ces dernières concernent toutes vos connaissances et vos aptitudes spécifiques à un secteur d’activité.

👉Par exemple : dans un secteur en particulier, connaître les défis et les tendances, les normes et les réglementations, etc.

Où trouver un référentiel de compétences ?

Il existe de nombreuses ressources pour vous aider à trouver un référentiel de compétences qui soit en accord avec vos besoins. Pour vous aider, voici quelques pistes :

• Les ressources en lignes constituent une mine d’informations. Un grand nombre de sites web vous fournissent des informations détaillées sur les différents métiers et les compétences requises.
• Les organismes de recrutement et de formation. Bien souvent, ilsutilisent des référentiels de compétences, n’hésitez pas à les contacter pour qu’ils vous les partagent.

👉Par exemple, le site officiel de l’Etat met à votre disposition un grand nombre d’informations concernant les métiers ainsi que les compétences requises.

Comment mesurer l'efficacité d'un référentiel de compétences une fois mis en place ?

Afin d’évaluer l’efficacité de votre référentiel de compétences vous pouvez suivre plusieurs indicateurs :

• L’impact sur les performances des salariés, l’évolution de la productivité et de la qualité de leurs services.
• Le niveau d’utilisation du référentiel, le nombre d’employés qui s’y réfèrent, le nombre de formations qui ont été faites en se basant sur ce référentiel.
• Le niveau de satisfaction de vos collaborateurs concernant la pertinence et l’utilité de votre référentiel de compétences.
• L’impact de ce référentiel sur l’évolution professionnelle au sein de votre entreprise, le nombre de promotions, de changement de poste, etc.

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L’outil RH indispensable pour la gestion des compétences

Conçu pour un besoin d’abord essentiellement opérationnel, le référentiel de compétences s’élargit aux pratiques RH plus globales. Il permet d’instaurer une vision commune des compétences nécessaires à la réussite d’une fonction, d’un métier ou d’une entreprise, en posant des exigences et des enjeux partagés et compréhensibles par tous.

Il permet de faciliter et de structurer la gestion des compétences à toutes les échelles, et deviendra l’outil du succès lorsque son but ultime sera accompli : faire le lien entre la base de compétences présente dans l’entreprise et sa stratégie globale.

Et vous, avez-vous mis en place un référentiel de compétences au sein de votre organisation ? Quels sont les principaux usages auxquels vous le destinez ?