Le tableau de bord RH pour un pilotage efficace de vos ressources humaines

En gestion des ressources humaines, les tableaux de bord RH (ou tableaux de bord sociaux) font partie des outils incontournables pour analyser, visualiser et prendre les décisions qui impactent positivement votre structure grâce à des indicateurs précis.

Ils permettent, comme d’autres outils RH complémentaires, de répondre aux nouvelles préoccupations des DRH et les aider à devenir les leaders agiles du changement dans l’entreprise.

Dans cet article co-rédigé avec Laure Guérin-Taquet, consultante en ressources humaines, zoom avant sur le tableau de bord, ses objectifs et son utilisation. Et bien sûr, on verra aussi comment l’élaborer.

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Qu'est-ce qu'un tableau RH ?

Définition du tableau de bord pour les ressources humaines

Le tableau de bord RH est un outil de gestion qui permet de piloter toutes les actions du service RH. Il vise à présenter de manière synthétique les activités et les résultats des ressources humaines tels que :

• le volume des effectifs,
• la rotation du personnel (turnover),
• le taux d’absentéisme, par exemple.

Cette présentation, sous forme de tableaux et de graphiques, se fait à l’aide d’indicateurs de performance (voir plus bas) qui ont été préalablement définis selon la taille, le secteur et la stratégie de l’entreprise.

Les avantages du tableau de bord RH

De prime abord, le tableau de bord offre un certain nombre d’avantages :

• une visualisation rapide et synthétique :
  • de l’efficacité des ressources humaines,
  • des dysfonctionnements sociaux (constatés ou anticipés) ;
• un excellent outil de communication interne avec les salariés et les responsables de l’entreprise ;
• une analyse précise grâce à des données chiffrées ;
• un appui pour la réalisation d’autres documents RH :
  • la BDES,
  • le bilan social,
  • le reporting RH.

Au final, le tableau de bord RH se révèle un outil d’aide à la décision précieux. Grâce à la vue d’ensemble qu’il offre de la situation de l’entreprise à un instant T les responsables RH, mais aussi la direction et les managers, sont plus aptes à déployer des actions adaptées à la réalité. 

Les objectifs du tableau de bord social

Pour le service des ressources humaines, les objectifs sont nombreux :

• fournir une aide lors de la prise de décision par le service RH ;
• réaliser un diagnostic de la situation et comprendre :
  • l’évolution et la répartition des effectifs,
  • le taux d’absentéisme (voir exemple de suivi de l’absentéisme plus bas),
  • le taux de turn-over,
  • la gestion de la rémunération,
  • la gestion de la formation,
  • l’efficacité du processus de recrutement ;
    
• fixer des objectifs ;
• évaluer la performance et vérifier si les objectifs sont atteints ;
• communiquer et informer au sein du service, voire à la direction.

Le mot de l'experte

Au-delà des fonctionnalités classiques des tableaux de bord RH qui permettent de suivre les indicateurs clés de performance, une tendance émergente est l’intégration de l’analyse prédictive pour anticiper les besoins futurs en ressources humaines.

En exploitant des modèles statistiques et des algorithmes d'apprentissage machine, les organisations peuvent désormais prévoir des tendances telles que le turnover, les besoins en formation ou les risques de non-conformité.

Cette approche prédictive permet non seulement d'améliorer la planification stratégique, mais elle aide également à aligner de manière proactive les ressources humaines avec les objectifs à long terme de l'entreprise. Adopter cette dimension prédictive transforme les tableaux de bord RH en outils non seulement de suivi, mais aussi de pilotage actif, offrant ainsi une vue d'ensemble plus dynamique et anticipative des défis RH à venir.

Laure Guérin Taquet, Consultante en Ressources Humaines et fondatrice de LGT RH

Quels indicateurs de performance pour un tableau de bord RH ?

💡 À savoir : données mises à jour en temps réel, tableaux de bord graphiques, dynamiques et personnalisables… le suivi de vos indicateurs RH est beaucoup plus performant grâce à l’utilisation de logiciels de data visualisation. Ces derniers garantissent de meilleures analyses et prises de décision.

Quels sont les indicateurs de performance RH ?

Il en existe de nombreux, à sélectionner en fonction de vos objectifs. Citons par exemple :

• les indicateurs de recrutement :
  • le nombre de recrutements à l’année,
  • le nombre de candidatures par poste,
  • le coût moyen du recrutement, etc. ;
    
    
• les indicateurs d’absentéisme :
  • le taux moyen d’absentéisme,
  • la répartition par motif d’absence,
  • la durée moyenne des absences, etc. ;
    
    
• les indicateurs sur le climat social :
  • le taux de turnover des salariés,
  • l’ancienneté moyenne,
  • le nombre d’incivilités, etc.

👉  Vous ne savez pas quels indicateurs choisir pour piloter vos ressources humaines ? Découvrez notre liste complète d’indicateurs RH.

Pourquoi fixer des indicateurs RH ?

Le choix des indicateurs est primordial. Ils sont en lien direct avec l’activité, les objectifs, les problématiques, en temps réel ou à court terme.

Lors de l’élaboration d’un tableau de bord RH, il est donc indispensable de définir les facteurs clés que vous souhaitez mesurer et qui s’avéreront déterminants dans le succès de votre stratégie RH.

Qu’ils visent à mesurer le taux de recrutement ou d’absentéisme, ou même le climat social, tous doivent répondre aux mêmes impératifs. Ils doivent être :

• pertinents : répondre aux besoins de l’entreprise, aux questions du dirigeant,
• fidèles : refléter le sens et l’importance de la problématique,
• contingents : répondre à la situation et aux attentes du moment,
• chiffrés, mais pas monétaires : vous ne mesurez pas une performance financière, mais le degré d’atteinte d’un facteur clé de succès,
• clairs et simples à comprendre et à analyser,
• non manipulables,
• obtenus rapidement afin de mener les actions correctives, etc.

4 exemples de tableaux de bord RH

Exemple 1 : Suivi de l’absentéisme

Dans le cas du suivi de l’absentéisme au sein d’une entreprise, voici le type de graphiques auxquels peut avoir accès le service des ressources humaines. Cette présentation offre une vue claire et synthétique sur l’évolution de l’absentéisme.

Exemple de tableau de bord pour le suivi de l’absentéisme

Exemple 2 : Index de l’égalité femmes-hommes

En ce qui concerne le suivi de l’égalité ou des disparités femmes-hommes, par exemple au niveau des postes à la direction de l’entreprise, ou de la rémunération, il peut mettre en lumière ces indicateurs :

• écarts de rémunération,
• écarts d’augmentations de salaire,
• écarts de promotions,
• nombre d’augmentations, etc.

Exemple de tableau de bord pour l’index de l’égalité femmes-hommes :

Exemple 3 : Suivi des indicateurs de recrutement

Surveillez notamment :

• le taux d’embauche,
• le coût par embauche,
• la répartition par service, etc.

Exemple de tableau de bord pour le suivi des embauches :

Exemple 4 : Taux de turn-over par rapport aux effectifs

Ce tableau de bord, ou cette partie du tableau de bord RH, donne une idée de l’importance des mouvements de personnel par rapport aux effectifs globaux et au déséquilibre par rapport au taux de recrutement le cas échéant. Il peut révéler un problème au niveau du climat social de l’entreprise.

Exemple de tableau de bord pour le suivi du turn-over :

Comment élaborer un tableau de bord en 3 étapes ?

Avant de vous lancer dans l’élaboration de votre tableau de bord RH, il est de bon ton de vous poser plusieurs questions :

• Pourquoi est-il essentiel pour votre entreprise de mieux piloter ses fonctions RH ?
• Quelles fonctions exactes souhaitez-vous piloter ?
• Quelle sera la fréquence de mise à jour des données ?
• Qui seront les utilisateurs de ce tableau de bord social ?

1. Sélectionnez le support

Que ce soit par le biais d’Excel ou à l’aide d’un logiciel dédié au pilotage des ressources humaines, vous devez définir quel outil utiliser en fonction de vos besoins.

Encore une fois, l’outil doit répondre à plusieurs impératifs :

• présenter une interface agréable et facile d’utilisation ;
• offrir des fonctionnalités qui répondent à vos attentes ;
• présenter des visuels compréhensibles par le plus grand nombre.

2. Identifiez les sources de données

D’où proviennent les données que vous souhaitez exploiter ? Et comment alimenter votre tableau de bord RH avec les données appropriées ?

En matière du choix des données, elles sont fonction des KPIs et des objectifs préalablement fixés. Vous pouvez les collecter depuis :

• votre CRM,
• votre logiciel de comptabilité,
• votre logiciel ERP, etc.

Pour ce qui est de remonter ces données dans votre tableau RH, tout dépend du support utilisé.

👉  Dans le cadre d’un tableau Excel, vous pouvez effectuer un import de fichier.

👉  Avec un logiciel dédié, vous pouvez établir un lien entre votre outil et les bases de données sélectionnées.

3. Concevez votre tableau de bord RH

Il ne vous reste plus qu’à passer à la conception de votre tableau de bord entreprise !

Pour cela, vous devez, dans un premier temps, déterminer comment organiser vos données.

Trois options s’offrent à vous :

• ✅  Un tri par groupe d’indicateurs. Par exemple, dans le cas de données sur l’absentéisme, vous pouvez scinder vos données en fonction des départements de votre entreprise : marketing, ventes, direction, comptabilité, etc.
  
  
• ✅  Un tri par niveau de détail. Toujours dans le cas de données sur l’absentéisme, vous pouvez diviser les effectifs en fonction des tranches d’ancienneté dans l’entreprise, par exemple.
  
  
• ✅  Un tri par lien de causalité. Est-ce que la période de l’année peut avoir une incidence sur le taux d’absentéisme, par exemple ?

Dans un second temps, il convient de choisir les graphiques qui représentent au mieux vos données. Optez pour :

• des courbes dans le cadre d’une évolution ;
• des diagrammes circulaires pour représenter une proportion du personnel ;
• des diagrammes en barres pour comparer des niveaux.

Quel outil pour faire un tableau de bord RH ?

Tableau de bord RH Excel

Quand bien même il existe pléthore de logiciels pour effectuer un tableau de bord RH, sachez qu’il est tout à fait possible de réaliser votre tableau sous Excel.

Le tableur a le mérite d’offrir plusieurs avantages :

• le coût,
• un tableau malléable et modifiable selon vos envies.

En revanche, il existe aussi quelques inconvénients, et pas des moindres. Un tableau de bord RH sous Excel nécessite :

• une bonne prise en main du logiciel,
• du temps pour modifier les données.

Quel logiciel pour votre tableau de bord RH ?

Les logiciels SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) automatisent les processus de gestion des ressources humaines, du recrutement aux formations, en passant par l’analytique.

Les solutions de Business Intelligence sont également adaptées pour la génération de votre tableau de bord RH.

Voici quelques logiciels pouvant répondre à vos besoins, globaux ou spécifiques :

👉 Les logiciels SIRH

• Bizneo HR Suite : SIRH complet, modulaire et évolutif, il s’adresse à tout type d’entreprise. Il inclut un tableau de bord RH puissant et personnalisable.
• Générez vos rapports RH en incluant plus de 100 indicateurs clés afin de suivre avec précision, et en temps réel, la gestion et l’évolution de vos RH.
• Vos informations sont restituées de manière synthétique, de manière à pouvoir analyser en un coup d’œil vos données et anticiper les changements.

• Eurécia : SIRH tout-en-un, « à la carte » et personnalisable, Eurécia convient aussi bien aux TPE-PME qu’aux entreprises de taille plus importante.
• Configurez vos différents tableaux de bord RH en fonction de vos besoins, et opérez une gestion plus fine du personnel, basée sur de la donnée fiable et actualisée.
• Grâce à une meilleure visibilité sur vos indicateurs, atteignez plus facilement vos objectifs et réagissez rapidement en cas de problème.

• Factorial : logiciel RH complet et évolutif, il automatise, simplifie et rationalise les processus administratifs des TPE et PME, via une interface intuitive et très simple d’utilisation.
• Vous améliorez la gestion de vos équipes et prenez des décisions éclairées via des tableaux RH visuels et mis à jour en temps réel avec des indicateurs personnalisés.
• Vous optimisez votre gestion du temps et obtenez des résumés mensuels et annuels sur les absences et congés dans votre entreprise.

• kiwiHR : logiciel RH tout-en-un pour les PME, cet outil automatise la création de nombreux tableaux de bord RH.
• Vous obtenez ainsi des données en temps réel grâce à de nombreux indicateurs (sur la démographie, le temps de travail, l’absentéisme, le recrutement, la rémunération, etc.).
• Vous disposez de rapports graphiques, facilement compréhensibles et exploitables par les services RH et la direction.

• monday.com HR : boîte à outils RH qui vous fait gagner en efficacité pour mieux attirer les talents, suivre le processus de recrutement des candidats et veiller à leur bonne intégration.
• Construisez simplement des tableaux de bord modernes et dynamiques, et personnalisez-les selon vos besoins.
• Profitez d’analyses intégrées qui exploitent vos données pour vous fournir des indicateurs pertinents.

• Personio : suite RH flexible particulièrement appréciée des directions et responsables RH des TPE et PME, elle permet :
• D’avoir accès à une base de données RH précise pour prendre des décisions éclairées.
• D’optimiser les processus RH et la gestion des effectifs sur la base d’analyses macro ou, au contraire, précises, selon le besoin.

• Remote : le moyen le plus flexible et sécurisé pour vous de bénéficier de services RH à l'échelle mondiale et conformes aux lois du travail et fiscales dans le plus de 60 pays.
• Le tableau de bord employeur centralise toute votre activité, associant dans un même environnement votre liste des tâches les plus importantes avec les données pertinentes sur votre équipe, comme le suivi des astreintes ou des périodes d'essai.
• Remote s'occupe de toutes les procédures, de l'onboarding et du paiement des salaires à la gestion de fin de contact et des avantages sociaux, le tout selon les réglementations locales.

👉 Les logiciels RH pour la gestion sociale

• Emalti-RH (en mode SaaS ou on premise) : le logiciel est adapté à toutes les tailles d’entreprises.
• Il propose des outils de reporting social pré-paramétrés avec plus de 150 indicateurs disponibles, pour un bilan social téléchargeable au format Excel.
• Le logiciel prend aussi en charge la BDES, le BSI, des tableaux de bord, des analyses nominatives ou consolidées, etc.

• GrafiQ : outil complet de contrôle de gestion sociale et de reporting RH.
• Il utilise la Business Intelligence pour la gestion de données comme la BDES et les tableaux de bord.
• Il propose un module Rapport pour aider les entreprises dans la mise en place de la BDES, entièrement personnalisable, à partir de leurs DSN (déclarations sociales nominatives).

👉 Les logiciels qui s'appuient sur la BI adaptés aux RH

• MyReport : cette solution de Business Intelligence s’adresse aux PME et comprend des fonctionnalités dédiées à la gestion des données RH.
• Connectez vos sources de données (votre SIRH par exemple) à MyReport, qui se charge pour vous de les nettoyer puis de les qualifier.
• Générez ensuite, en quelques clics, des tableaux de bord personnalisés et interactifs, pour suivre vos indicateurs RH et partager vos informations avec la Direction ainsi qu’avec vos collaborateurs.
• Nicoka HR : ce logiciel utilise la Business Intelligence pour combiner des données et construire des rapports personnalisables.
• Nicoka HR propose notamment des outils pour analyser la disponibilité et la productivité.
• Le logiciel permet également de maîtriser les budgets grâce à des graphiques de consommation de budget.

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Détecter vite pour réagir rapidement

Depuis quelques années, la modernisation et la digitalisation des pratiques RH impliquent l’utilisation d’outils toujours plus performants, que ce soit en analyse, en veille ou en suivi.

Les décideurs qui détectent vite les évolutions du marché et leurs propres dysfonctionnements réagissent plus rapidement.

Ils maîtrisent mieux leurs budgets, gagnent du temps, attirent les talents et fidélisent leurs salariés !