[Tutoriel] Comment gérer vos ressources humaines à distance ?

Le télétravail est la nouvelle star des organisations de travail. Le principe est simple : effectuer le travail que l’on fait habituellement, mais en dehors des locaux de l’entreprise.

Néanmoins, sans les outils adéquats et une mise en place en amont, le télétravail peut bouleverser le fonctionnement des équipes et de l’entreprise.

Le sujet de cet article est donc de vous expliquer comment rendre possible la gestion des ressources humaines d’une entreprise en étant en télétravail grâce à un logiciel SIRH et la digitalisation des processus de gestion RH.

Impact du COVID-19 sur le travail et la gestion des ressources humaines

Le covid-19 a profondément changé nos habitudes au niveau mondial.

Parmi les habitudes qui ont dû évoluer, notre approche du travail fait définitivement partie des changements les plus marquants.

Avec la pandémie est venue l’ère du télétravail ! Alors que les espaces de travail et bureaux ont subi de considérables changements ces dernières années avec l’avènement et l’idéalisation de bureaux tels que ceux de Facebook ou Google mettant tout en place pour le bien-être des employés et pour la marque employeur, on parle à présent de flexibilité du lieu de travail. Un laptop et une connexion internet sont aujourd’hui assez pour travailler, mais est-ce vraiment suffisant pour assurer la productivité et le bien-être des collaborateurs ?

Le télétravail est d’autant plus complexe à mettre en place pour les gestionnaires qui ont dû gérer leurs équipes à distance et se sont rapidement retrouvés submergés d’échanges d’emails ou de messages directs.

Avec tous ces changements et contraintes, le département des ressources humaines s’est vite retrouvé à devoir résoudre de nombreuses problématiques et surtout à s’adapter à la digitalisation dans l’urgence.

Heureusement, il existe des logiciels qui assistent les managers RH au quotidien et qui permettent de digitaliser tous les process de l’entreprise !

Comment un logiciel SIRH peut-il aider à gérer ses tâches RH à distance ? Démonstration !

Imaginons le cas d’Hélène, elle fait partie des gestionnaires RH qui se sont retrouvés les plus affectés par la pandémie et le confinement. Elle a rapidement compris que le seul moyen pour les ressources humaines de son entreprise de faire face à la crise était de digitaliser rapidement tous les processus de gestion qui les affectent.

Pour ce tutoriel, nous utiliserons le logiciel Factorial, un SIRH qui permet de digitaliser toutes les tâches RH et les centraliser sur une seule et même plateforme.

Découvrons ensemble à quoi ressemble une journée de travail à distance dans la vie d’Hélène !

Suivi du temps de travail

Lorsqu’Hélène est prête à commencer sa journée, la première chose qu’elle fait, c’est commencer à enregistrer ses heures de travail en pointant depuis la plateforme de Factorial.

En un clic, elle commence le décompte de ses heures de travail, ces dernières sont directement synchronisées sur sa feuille de temps.

Étant donné que c’est la fin du mois, elle doit aussi approuver les feuilles de temps de ses collaborateurs, chose qu’elle fait directement depuis la plateforme.

Pour s’adapter à ses besoins, Factorial lui permet de mettre en place le pointage depuis l’application mobile. Cette dernière peut-être activée avec la géolocalisation et donne à Hélène la possibilité de mieux superviser ses équipes, même à distance.

Au moment du retour au bureau, elle procédera à l’enregistrement du temps de travail grâce à un QR code installé à l’entrée du bureau. Les collaborateurs pourront alors le scanner avec leur application mobile afin de suivre leurs heures de travail.

Gestion des congés et des absences

C’est la saison des congés et Hélène a plusieurs demandes à évaluer. Elle les retrouve toutes sur la plateforme jointe avec les dates et les équipes concernées.

Elle peut rapidement vérifier si des congés se chevauchent grâce au calendrier d’équipe.

Via le logiciel, ses collaborateurs peuvent spécifier le type de congés qu’ils demandent et par la suite télécharger sur la plateforme des justificatifs d’absence si nécessaires. Hélène retrouvera tout centralisé sur la plateforme, nul besoin d’échanger des emails ou de signer des documents en personne.

Gestion du recrutement

Le télétravail ne freine pas le recrutement et la croissance ! Hélène est en ce moment même en plein processus de recrutement pour un poste en marketing.

Sur Factorial, elle peut suivre tout le processus depuis la création de l’offre jusqu’à l’embauche.

En plus de cela, n’étant pas la seule à prendre la décision, elle a ainsi intégré à l’étape de sélection le manager marketing. Celui-ci pourra ainsi ajouter directement ses commentaires concernant chaque candidat sur la plateforme.

Avec son logiciel, Hélène a pu créer une page carrière attirante et qui booste sa marque employeur.

Gestion de documents, combinée à la signature électronique

Hélène a trouvé le candidat idéal pour le département marketing, elle doit à présent tout mettre en œuvre pour son embauche. Première étape : établir son contrat d’embauche.

Sur Factorial, les documents peuvent être téléchargés pour, par la suite, être distribués et signés.

De ce fait, Hélène télécharge le contrat en question sur Factorial sur le profil du candidat. Ce dernier a été créé automatiquement par le logiciel après indication de changement de statut du candidat.

Ensuite, elle envoie une demande de signature au candidat afin qu’il puisse signer son contrat en un clic.

Hélène utilise très souvent la fonctionnalité de gestion des documents pour le dossier du personnel et même les fiches de paie ! Elle télécharge le document avec tous les bulletins sur Factorial puis le logiciel s’occupe de diviser le document en plusieurs bulletins de salaires différents selon le code de l’employé et l’envoie vers son profil.

Intégration d’un nouvel employé

À présent que le contrat est signé et enregistré dans le profil Factorial du candidat, il est temps d’intégrer la nouvelle recrue à son nouveau poste et à sa nouvelle équipe.

Même à distance, Hélène peut offrir une bonne expérience à son employé avec le flow d’Onboarding. Elle a déjà mis en place toutes les tâches que doit suivre le candidat afin qu’il se familiarise avec l’entreprise et son poste, comme par exemple la lecture du Handbook ou le guide d’un des outils utilisés au service marketing. Le candidat n’a plus qu’à suivre le flow.

De son côté, Hélène a elle aussi un flow de tâches mises en place en amont qu’elle peut suivre, comme par exemple, planifier un appel d’introduction avec toute l’équipe.

Tout au long de ce processus, le logiciel guide Hélène et l’employé afin d’assurer la meilleure expérience possible et tout cela sans avoir rencontré l’employé physiquement.

Événements et communications internes

Le nouvel employé est maintenant en bonne voie grâce à l’Onboarding, mais il reste encore à informer tous les collaborateurs qu’ils ont un nouveau collègue.

Hélène crée donc un communiqué qui sera partagé sur la page d’accueil Factorial de tous les utilisateurs. Ils pourront même interagir avec le communiqué afin de souhaiter la bienvenue à la nouvelle recrue virtuellement.

Gestion des notes de frais

Il est à présent temps de passer aux chiffres ! D’abord, Hélène doit jeter un coup d’œil aux notes de frais des employés.

Ces derniers ont téléchargé leurs notes de frais et tous les justificatifs nécessaires au remboursement directement sur Factorial. Elles sont classées par types et accompagnées de toutes les informations nécessaires telles que la date ou le projet concerné. Les responsables d’approbation ont ainsi la possibilité de valider ou rejeter la note de frais en un clic. Hélène n’a plus qu’à regarder le résumé des frais par département ou par équipe.

Gestion centralisée des variables de paie

C’est la fin du mois et Hélène doit préparer l’envoi des salaires.

Depuis la section « Paie » sur Factorial, elle peut retrouver toutes les variables qui affectent les salaires de ses collaborateurs comme les heures supplémentaires qu’ils ont effectuées ou encore leurs absences.

Elle télécharge le fichier au format Excel et pourra ainsi par la suite compléter le processus de paiement de ses collaborateurs.

Évaluation des performances

C’est aussi le moment pour Hélène d’évaluer le statut des ressources humaines. Plus tôt cette semaine, elle a créé un questionnaire sur Factorial au sujet des compétences de ses collaborateurs avec des questions comme « Quelle tâche exécutez-vous le mieux ? » ou encore « Sur quelles tâches pensez-vous pouvoir vous améliorer ». Elle peut à présent retrouver toutes les réponses des collaborateurs sur la plateforme afin de pouvoir planifier le développement des compétences de son entreprise.

Hélène a donc pu mener son évaluation des compétences sans pour autant avoir eu des réunions en personne avec les employés. Bien sûr, si nécessaire Hélène planifiera quelques visioconférences afin d’approfondir les réponses récoltées.

Rapports et KPIs RH

C’est déjà la fin de la journée ! Hélène a une réunion importante de fin de mois demain matin qu’elle veut préparer.

Elle a besoin de collecter des données bien particulières sur les ressources humaines dans l’entreprise, car demain une décision stratégique sera prise en fonction de ces dernières.

En allant dans sa section « Rapports », elle retrouve des rapports personnalisés qu’elle a créé afin de retrouver rapidement les données importantes pour l’entreprise.

Il lui manque cependant une donnée, elle va donc créer un rapport ou utiliser l’un des modèles prédéfinis. Elle pourra ainsi compléter son tableau de bord sur Factorial qu’elle pourra demain présenter lors de sa visioconférence.

C’est la fin de la journée d’Hélène. Depuis Factorial, elle a donc pu réaliser toutes ses tâches RH et être plus productive sans pour autant devoir être présente physiquement. Bienvenue à l’ère du télétravail et de la digitalisation des ressources humaines !

En conclusion

Comme nous venons de le voir, il est tout à fait possible de gérer la totalité de ses tâches RH à distance dès lors que l’on a recours à un logiciel SIRH permettant une digitalisation complète de ses processus RH.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.