Logiciels de conformité au RGPD : découvrez les 8 meilleurs logiciels du marché
Depuis mai 2018, toutes les entreprises et organisations de l'Union européenne, quel que soit leur secteur d’activité, doivent se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD), dès lors qu’elles collectent des données (e-mail, adresse, date de naissance…) de leurs clients, fournisseurs, partenaires ou encore de leurs collaborateurs.
Pour leur faciliter la tâche, il existe de nombreux logiciels de conformité RGPD. Ces solutions sont en mesure de réaliser des audits de conformité, de piloter les registres des traitements de données personnelles et de gérer les accès à ces données.
Zoom sur 8 meilleur logiciels de conformité RGPD 🔍.
Comment fonctionne un logiciel RGPD ?
Disponible en ligne en mode SaaS ou en acquisition de licence, un logiciel RGPD a pour mission de simplifier et d’automatiser les process liés à la gestion des données personnelles collectées par une entreprise, un organisme ou une collectivité.
👉Il doit notamment :
- Faciliter la tenue d’un registre de traitement des données : les entreprises et les établissements publics sont obligés d’en avoir un. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) peut, à tout moment, demander ce registre ;
- Assurer le respect des données privées : en détectant par exemple les données sensibles dont le traitement est interdit par le RGPD.
☝️Pour bien choisir votre logiciel de conformité au RGDP, nous vous conseillons de tenir compte :
- de l’ergonomie et de la facilité d’utilisation de l’outil ;
- des fonctionnalités proposées (elles doivent correspondre à vos besoins et à votre secteur d’activité) ;
- du prix (pensez à comparer (services, forfait, modules…) pour bénéficier d’une solution complète et efficace).
Et comme votre futur fournisseur va stocker des données stratégiquement confidentielles sur votre entreprise, il est crucial de s’assurer des mesures de sécurité qu’il a adoptées !
Bon à savoir
Ce qu'impose le RGPD : désigner un DPO (Data Protection Officer ou délégué à la protection des données personnelles) ; tenir un registre des traitements des données ; réaliser une analyse d'impact sur la vie privée (PIA).
8 solutions efficaces pour assurer sa mise en conformité au RGPD et maintenir son niveau
Dastra
Dastra est une solution de mise en conformité RGPD complète et puissante, qui saura parfaitement répondre aux exigences des entreprises de plus de 500 salariés et des collectivités.
Intégralement conçue pour booster la productivité des équipes privacy, mêmes de celles exerçant dans des organisations complexes, elle intègre toutes les fonctionnalités incontournables : registre des traitements, veille RGPD, rapports d’incidents, gestion de projet, exercice des droits, gestion des consentements cookies, audits, etc.
Le tout en restant accessible, même pour les débutants, grâce à une interface intuitive et facile à prendre en main (aide contextuelle, tutoriels, etc.).
Avantages et fonctionnalités
- un assistant IA nativement intégré au logiciel pour vous aider dans la génération de vos traitements ou actifs,
- un haut degré d’automatisation, avec possibilité de créer des règles de workflows automatiques,
- une plateforme flexible et complètement interconnectée,
- la construction de modèles et de rapports personnalisés.
Inconvénients et limites
Ne convient pas aux petites entreprises.
Dastra
Data Legal Drive RGPD
Data Legal Drive est une solution française accessible en mode Saas,disponible en 9 langues qui facilite le pilotage des données et informations personnelles. Elle intègre plus de 20 fonctionnalités, simples à prendre en main, qui accélèrent et assurent la mise en conformité au RGPD (création de registres de traitements, diagnostic de conformité RGPD, gestion des violations des données personnelles…).
Personnalisable, le logiciel convient aux TPE-PME, aux ETI-grands comptes, ainsi qu’aux collectivités. Il permet de digitaliser l’ensemble de la conformité RGPD et d’automatiser les démarches.
Avantages et fonctionnalités
- un espace collaboratif,
- un partenariat avec des éditeurs juridiques de renom (Éditions législatives et Dalloz) qui se traduit par une vaste bibliothèque de contenus sur la protection des données personnelles,
- un support client compétent et réactif (mail, téléphone et live chat),
- des datacenters implantés en France.
Inconvénients et limites
Un manque de clarté dans les offres : quelles différences entre la formule standard et premium ?
Data Legal Drive EQS Group
DPO Drive
Lancé par Odpo Expert, entreprise spécialisée dans le conseil en informatique de gestion, le logiciel DPO Drive propose des outils de gestion intuitifs et efficaces, ainsi que des fonctions collaboratives (checklists de conformité et de sécurité, cartographie des traitements, dispositifs d’alertes…). Il permet d’évaluer le niveau de conformité actuel et de définir un plan d’action pour optimiser la mise en conformité.
La solution reprend la démarche de mise en conformité préconisée par la CNIL. Elle intègre aussi des modèles de contrat et un espace documentaire.
Avantages et fonctionnalités
- un support technique (téléphone, mail, chat…),
- une solution en mode acquisition de licence ou SaaS,
- une interface simple et ergonomique,
- un accompagnement étape par étape dans la mise en conformité.
Inconvénients et limites
Une solution en langue française.
DPO Drive
Leto.legal
Cette solution Saas est pensée pour automatiser la mise en conformité au RGPD et la maintenir dans le temps. Elle rassemble de nombreuses fonctionnalités automatisées comme la cartographie des données et informations personnelles présentes dans les applications et une suppression ou une modification des données suite à la demande des utilisateurs.
Le logiciel est développé par Leto, une legaltech française spécialisée dans la simplification des procédures RGPD et fondée en 2021.
Avantages et fonctionnalités
- un grand nombre d’applications intégrées,
- un suivi en temps réel des changements,
- des guides complets, de la documentation et des références légales,
- trois formules (Essentiel, Ops et Sur-mesure) pour répondre aux besoins de toutes les organisations.
Inconvénients et limites
Même s’il est pratique, le logiciel s’adresse plutôt à un public déjà sensibilisé à la protection des données. Il est disponible uniquement en français.
myDPO
myDPO est un logiciel SaaS clé en main, créé par le cabinet de conseil spécialisé en protection des données personnelles DPO Consulting. Intuitif et facile d’utilisation, il propose huit modules communicants et interconnectés (conformité, registre, gouvernance, prestataires, formation, AIPD, boîte à outils et documentation) permettant de couvrir l’ensemble du processus de conformité au RGPD.
myDPO permet aussi d’évaluer la conformité des prestataires et des sous-traitants d’une entreprise via des questionnaires adaptés selon le risque.
Avantages et fonctionnalités
- une interface multilingue,
- un outil accessible à tous (activités, tailles, types d’établissement),
- une solution collaborative avec système de chat intégré et messagerie interne,
- un export en un clic des registres et des fiches de traitement au format Word, PDF et Excel.
Inconvénients et limites
Le service d’assistance ne semble disponible qu’à partir de la formule intermédiaire myDPO Manager.
myDPO
Mission RGPD
Mission RGPD est un logiciel RGPD disponible en ligne qui a été mis au point par le groupe Visiativ (éditeur et hébergeur de plateformes collaboratives métiers) et le cabinet d’avocats Simon Associés spécialisé dans la protection des données personnelles.
La plateforme guide les utilisateurs dans leur mise en conformité RGPD avec des outils virtuels. Elle assure une centralisation des documents pour une réactivité totale en cas de contrôle ou de demandes de tiers.
Avantages et fonctionnalités
- un diagnostic de conformité en ligne en 5 minutes et gratuit,
- des outils accessibles à tous (débutant ou experts en traitement de données),
- des datacenters appartenant à Mission RGPD localisés en France et certifiés par l’AFNOR qui hébergent les données de la solution,
- un accompagnement personnalisé avec l’assistance d’experts (4 rendez-vous de bilan annuels).
Inconvénients et limites
La tarification varie en fonction du nombre de collaborateurs.
OneTrust
OneTrust est un logiciel de protection des données édité aux États-Unis qui intègre des outils permettant de piloter facilement et d’automatiser la mise en conformité au RGPD, ainsi qu’à d’autres réglementations hors UE.
Différentes formules (gestion de programme de confidentialité, marketing & confidentialité et expérience utilisateur, gestion des risques fournisseurs…) sont proposées avec des modules spécifiques. OneTrust produit également des rapports complets sur l’état de la sécurité et de la confidentialité des données.
Avantages et fonctionnalités
- une version d’essai de 14 jours,
- un historique pour toutes les procédures et certifications,
- l’envoi de notifications qui permettent de gérer rapidement les failles de sécurité,
- l'automatisation de certains processus qui font gagner du temps.
Inconvénients et limites
Des guides et des documentations disponibles en anglais, donc des ressources qui ne s’adressent pas à tous les utilisateurs.
OneTrust
Witik
Witik est une plateforme Saas collaborative de mise en conformité en matière d'éthique et de protection des données. Véritable solution tout-en-un, elle permet de piloter différents programmes de conformité comme le RGPD, la loi Sapin II, le règlement ePrivacy, ISO ou encore différentes normes internes. Le tout, adapté aux petites entreprises comme aux plus grandes !
La plateforme 100% made in France, a été conçue en plaçant l’efficacité et l’expérience utilisateur au cœur de son travail. Le gain de temps et la réduction d’erreurs dans la gestion du risque sont la raison d’être de Witik.
Avantages et fonctionnalités
- des formations, audit et modèles de registres personnalisables conçus par des DPO (Délégué à la protection des données),
- un programme éthique avec la mise en place d’un dispositif de signalement,
- un espace collaboratif dédié aux indépendants et aux cabinets de conseil dans lequel ils peuvent travailler en équipe sur la conformité de leurs clients,
- plus de 140 services tiers intégrés (Hubspot, Twitter, Vimeo, etc.) ainsi qu’un module “Privacy By Design” pour paramétrer votre bandeau en quelques clics.
Inconvénients et limites
La tarification varie selon le module choisi, le type d’entreprise et sa taille.
Witik
Logiciels RGPD : on résume !
Essentiels, les logiciels permettent de respecter les règles du RGPD et facilitent la gestion des données personnelles. Ils sont en mesure d’identifier les écarts de conformité et d’apporter les corrections nécessaires pour que l’entreprise respecte ses obligations légales.
Cependant, selon les versions, ils intègrent des outils et des fonctionnalités variés qui ne servent pas à toutes les entreprises ou collectivités. Pour disposer d’une solution adaptée et efficace, il est donc crucial de définir en amont vos besoins. La plupart des logiciels RGPD présentés dans ce guide proposent une démo. Une bonne astuce pour découvrir l’interface et les fonctionnalités avant de souscrire un abonnement et pour voir si l’ensemble correspond à vos attentes.