Entre bonnes pratiques et logiciels, comment optimiser votre gestion de parc informatique ?
Si la gestion de parc informatique peut sembler de prime abord une formalité opérationnelle, elle revêt en réalité des enjeux bien plus importants.
Entre réduction des coûts et accroissement de la productivité, l’administration et la maintenance optimisées des ressources informatiques sont devenues de véritables leviers de performance pour les entreprises.
Mais encore faut-il appliquer les bonnes pratiques, et s’accorder à la fois avec les normes reconnues (normes ITIL particulièrement), les nouveaux usages de travail et les évolutions technologiques.
Comment gérer de la meilleure façon votre infrastructure informatique, surtout si vous ne faites pas appel à une société d’infogérance ? Quel est le meilleur logiciel de parc informatique pour votre entreprise ?
Toutes les réponses à ces questions se trouvent dans cet article 👀.
C’est quoi la gestion de parc informatique ?
Un parc informatique est constitué de l’ensemble des ressources matérielles et logicielles utilisées au sein d’une organisation (postes informatiques, serveurs, logiciels, imprimantes, NAS, etc.).
L’ensemble nécessite une administration et une supervision rigoureuses par la direction du système d’information, ou DSI. L’objectif ? Adopter les bonnes orientations stratégiques grâce à une gestion optimisée des différentes activités liées au parc informatique, parmi lesquelles :
- l’acquisition et le renouvellement de l’ensemble des ressources matérielles et logicielles ;
- la maintenance informatique, à la fois préventive et corrective ;
- la gestion des différents prestataires intervenants dans l’organisation et l’entretien du parc informatique ;
- le déploiement et le maintien de systèmes assurant la sécurité matérielle et logicielle ;
- l’instauration des bons usages informatiques auprès des différents acteurs de l’entreprise ;
- la gestion stratégique du budget attribué au parc informatique, etc.
Quelle est l’importance d’une gestion de parc informatique optimisée ?
Le principal avantage d’une amélioration de la gestion des systèmes informatiques réside dans l’accroissement des performances globales et de la rentabilité de l’entreprise. Ceci est possible, entre autres, grâce à :
- une meilleure maîtrise des coûts ;
- la pérennisation du matériel ;
- une anticipation améliorée des défaillances ;
- plus de réactivité face aux incidents informatiques ;
- au gain de temps (les équipes peuvent alors se concentrer davantage à des tâches à plus forte valeur ajoutée) ;
- une meilleure appréhension des outils informatiques par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
☝️ Mais pour tirer parti des bénéfices ci-dessus, il convient d’observer un certain nombre de bonnes pratiques, qu’on va à présent détailler.
Les 7 bonnes pratiques de la gestion de parc informatique
#1 Mettez en place et suivez l’inventaire de vos ressources
Pour gérer correctement vos ressources matérielles et logicielles, il vous faut commencer par dresser, puis suivre rigoureusement un inventaire.
On vous recommande de mettre en place une CMDB, ou Configuration Management Data Base. Cette base de données contient l’ensemble des data relatives à votre parc informatique, ainsi que la description des relations entre les différents actifs qui le composent.
L’instauration de ce processus vous offre une vision précise de la constitution de votre infrastructure. Il devient alors plus facile :
- d’apporter des améliorations et d’en évaluer les bénéfices ;
- de repérer les équipements obsolètes ou non utilisés ;
- de mesurer l’impact des défaillances.
💡 Cette pratique est un des fondamentaux des normes ITIL (Information Technology Infrastructure Library).
#2 Standardisez les différents postes
Mettez en place des profils de poste adaptés à l’ensemble des membres de l’entreprise, c’est-à-dire des configurations matérielles et logicielles types, en fonction du métier et/ou du service (marketing, RH, service client, commercial, etc.).
Cette pratique permet :
- de gagner du temps, notamment à l’arrivée d’un nouveau collaborateur qui se verra attribuer un poste en parfaite corrélation avec ses besoins ;
- de placer tous les acteurs de l’entreprise sur un pied d’égalité en matière d’équipement informatique et logiciel ;
- d’optimiser les coûts en évitant de fournir à certains salariés des licences ou du matériel qu’ils n’utiliseront pas.
Cette standardisation doit, évidemment, tenir compte des spécificités métier de chacun, d’où l’importance de bien communiquer en amont avec les utilisateurs.
#3 Automatisez au maximum les processus IT
En théorie, quasiment tous les processus IT peuvent être automatisés, de la mise à jour des logiciels à l’extinction des postes de travail, en passant par le démarrage des serveurs.
Cette automatisation, rendue possible par l’utilisation de logiciels spécifiques, présente un double avantage :
- un gain de temps appréciable pour concentrer votre énergie et celle de vos équipes à des projets importants ;
- une diminution du risque d’oublis ou d’erreurs.
#4 Privilégiez les logiciels en mode SaaS
L’utilisation de logiciels en mode SaaS, hébergés en externe, décharge la DSI des contraintes liées à leur maintenance et à leurs mises à jour.
Par ailleurs, l’hébergement des données en externe libère de la place sur vos serveurs.
#5 Optez pour la virtualisation
La virtualisation consiste à faire fonctionner différents systèmes informatiques sur une même infrastructure.
Ce procédé engendre des réductions de coût non négligeables pour l’entreprise, en raison :
- de la diminution du nombre de serveurs ;
- de l’économie d’énergie générée ;
- d’un plan de reprise d’activité accéléré en cas de sinistre.
#6 Sensibilisez et éduquez les utilisateurs
Applications installées sans contrôle ou accord de la DSI ? Collaborateurs qui utilisent leur propre matériel (pratique du BYOD, ou Bring your Own Device) ?
Si ces pratiques peuvent être tentantes, même pour l’entreprise qui y voit parfois une économie et un gain de productivité, attention aux problèmes de perte de données et de sécurité.
C’est pourquoi il est important d’éduquer les utilisateurs quant à ces usages, et bien sûr de renforcer les mesures de sécurité afférentes.
#7 Intégrez la gestion de parc informatique à distance
Grâce à l’utilisation de certains logiciels, il est possible de gérer votre parc informatique à distance. Cet usage est souvent recommandé, et ce, pour plusieurs raisons :
- l’administration et la maintenance des ressources sont facilitées pour les entreprises
- dispersées sur plusieurs sites ;
- pratiquant beaucoup le télétravail ;
- les différentes interventions ou déploiements n’ont pas à interrompre le travail des collaborateurs.
8 logiciels pour gérer votre parc informatique
Vous l’aurez compris, entre automatisation des processus, mise en place d’une CMDB ou encore gestion du parc informatique à distance, l’utilisation d’un ou de plusieurs logiciels s’impose.
Voici une sélection de solutions de gestion de parc informatique, ou de gestion des services informatiques (ou ITSM), répondant aux besoins de la DSI en matière d’optimisation des ressources matérielles et logiciels.
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 Hector |  ManageEngine Servicedesk Plus |  NinjaOne (ex-NinjaRMM) |  Asset View Suite |  Freshservice |  GLPI |  LANDESK Service Desk |  OCS Inventory |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pour les entreprises de plus de 50 salariés | Pour toutes les entreprises | Pour les entreprises de plus de 50 salariés | Pour toutes les entreprises | Pour toutes les entreprises | Pour les entreprises de plus de 1 salariés | Pour les entreprises de plus de 250 salariés | Pour toutes les entreprises |
| Voir le logiciel | Voir le logiciel | Voir le logiciel | Voir le logiciel | Voir le logiciel | Voir le logiciel | Voir le logiciel | Voir le logiciel |
| En savoir plus sur Hector | En savoir plus sur ManageEngine Servicedesk Plus | En savoir plus sur NinjaOne (ex-NinjaRMM) | En savoir plus sur Asset View Suite | En savoir plus sur Freshservice | En savoir plus sur GLPI | En savoir plus sur LANDESK Service Desk | En savoir plus sur OCS Inventory |
Asset View Suite
Clarilog s’est appuyé sur les préconisations ITIL pour développer Asset View Suite, solution de management des infrastructures IT.
Gestion des équipements informatiques, gestion des licences, audit… les différentes fonctionnalités d’Asset View Suite permettent de rationaliser les coûts liés au parc informatique et d’améliorer l’expérience de l’ensemble des utilisateurs.
Par ailleurs, grâce à une interface intuitive, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble pour exploiter simplement vos configurations matérielles et logicielles.
Asset View Suite
Freshservice
Freshservice utilise l’intelligence artificielle et le machine learning pour gérer les incidents informatiques, dévier les demandes répétitives de façon automatisée et alléger la charge de travail de vos agents IT.
Le logiciel s’appuie également sur le référentiel ITIL pour améliorer le management et la productivité des services informatiques, accélérer les délais de résolution et améliorer l’accès aux systèmes.
En outre, sa marketplace d’applications est riche et sécurisée, pour offrir une expérience centralisée entre les différents produits et une gouvernance plus facile.
Freshservice
GLPI
Axé sur une logique d’amélioration continue, GLPI est un ITSM open source qui évolue constamment grâce aux diverses contributions et rapports de bugs des utilisateurs.
Côté fonctionnalités, cette solution soutient, entre autres, l’inventaire et la visualisation de l’historique des modifications de l’ensemble des matériels actifs et logiciels de votre organisation.
De plus, elle dispose d’un module d’assistance compatible avec les normes ITIL V2, notamment en ce qui concerne la gestion des incidents.
GLPI
Hector
Logiciel de gestion d’inventaire de matériel tout-en-un, Hector permet de traiter, sur une seule et même plateforme, les prêts de votre matériel à vos collaborateurs, les maintenances périodiques, le suivi de votre niveau de stocks et le renouvellement de votre parc.
Vous suivez l’ensemble de votre parc informatique en temps réel : prêts de matériels, pertes, bris, dépréciation et besoins en maintenance. Vous gérez également les licences de logiciels, les garanties, les numéros de série, le tout de manière intuitive.
Le plus ? En cas de bris de matériel, votre équipe peut apporter en un clic une note dans le logiciel afin de planifier la réparation ou le remplacement de celui-ci.
Hector
Landesk Service Desk
Landesk Service Desk est un outil ITSM recommandé pour l’optimisation et la sécurité de votre parc informatique.
Grâce à l’automatisation des workflows, l’ensemble des équipes gagne en efficience et les coûts liés aux tâches redondantes diminuent.
D’autre part, la CMDB, ainsi que les tableaux de bord et rapports proposés par le logiciel, offrent une visibilité en temps réel sur les performances de votre système. Vous intervenez alors plus rapidement en cas de défaillance ou de besoin d’amélioration.
LANDESK Service Desk
ManageEngine ServiceDesk Plus
Afin de faciliter le travail des administrateurs réseau, DSI et responsables informatiques, la plateforme ManageEngine ServiceDesk Plus centralise la gestion des services d’entreprise.
Elle met à votre disposition 4 modules ITSM prêts à l’emploi et certifiés ITIL 4, pour gérer les incidents, les problèmes, les changements et les actifs informatiques en conformité avec les normes du domaine.
Au sein d’un environnement de développement intégré, vous pouvez construire et paramétrer des flux de travail visuels et avancés pour établir des procédures opérationnelles standard pour les différentes fonctions de l’entreprise.
ManageEngine Servicedesk Plus
NinjaOne
Logiciel complet de gestion et de protection des parcs informatiques, NinjaOne vous permet de surveiller à distance l’ensemble de votre système (postes de travail, ordinateurs, infrastructure cloud, appareils réseau, etc.) via une interface unique et particulièrement intuitive.
Ainsi, NinjaOne vous aide à garantir la performance et la sécurité de tout votre parc, même si vous composez avec plusieurs sites. Cette approche centralisée, de même que les nombreuses automatisations et alertes disponibles dans l’outil, vous font gagner un temps précieux.
Profitez aussi d’un mode maintenance pour désactiver les alarmes et actions sur les actifs faisant l’objet d’une maintenance active.
NinjaOne (ex-NinjaRMM)
OCS Inventory
La solution OCS Inventory est essentiellement axée sur la gestion d’inventaire de votre parc informatique.
En effet, avec OCS Inventory, lancez facilement des inventaires matériels et logiciels. Ensuite, à l’aide d’une interface web, vous obtenez une vue d’ensemble des résultats.
Bénéficiez également d’une fonctionnalité de télédéploiement, afin de déployer et installer des logiciels en paquets sur les ordinateurs distants.
OCS Inventory
Quels critères de sélection pour choisir votre logiciel de gestion de parc informatique ?
Au regard de l’étendue de l’offre, choisir un logiciel de gestion de parc informatique n'est pas une mince affaire !
Plusieurs critères doivent alors être pris en compte pour vous assurer de réaliser le bon choix.
Les fonctionnalités de gestion des actifs
Pour commencer, veillez à ce que votre solution fournisse une vue d'ensemble complète sur vos équipements informatiques, à travers la surveillance de divers éléments :
- leur état ;
- leur localisation ;
- leur historique.
Un suivi détaillé des licences logicielles et de la maintenance est également crucial.
L’interface utilisateur
Un logiciel trop complexe risque de se transformer en usine à gaz pour les utilisateurs, qui mettront alors davantage de temps à pleinement exploiter son potentiel.
Privilégiez alors une interface claire, ergonomique, facile à utiliser.
La sécurité et la conformité
On ne plaisante pas avec la protection des données informatiques !
Par conséquent, assurez-vous que votre solution respecte les dernières normes de sécurité. Évidemment, certains prérequis restent indispensables, comme le cryptage des data ou encore la gestion des accès.
Pensez aussi à vérifier sa conformité avec les régulations en vigueur, notamment celles relatives à la protection des données personnelles.
La scalabilité
Dans la plupart des situations, une entreprise est amenée à croître : il faut que son outil de gestion du parc informatique soit en mesure de suivre la cadence.
Vérifiez, entre autres, la capacité du vôtre à s’adapter à l’augmentation du nombre d’équipements et à l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Le tout sans trop de frais supplémentaires.
Le support et la mise à jour
Un bon logiciel de gestion de parc informatique doit s’accompagner d’un support technique réactif. En parallèle, misez sur une plateforme qui vous fera bénéficier de mises à jour régulières et simples à déployer.
Ces deux critères garantissent une correction rapide des potentiels bugs.
Le coût total de possession (TCO)
Enfin, ne négligez pas le prix.
Considérez le coût initial, mais aussi les dépenses récurrentes (maintenance, licences, mises à jour, etc.) inhérentes au logiciel que vous vous apprêtez à acquérir. En effet, un prix bas cache parfois des frais cachés à long terme !
Quid de l’externalisation de la gestion du parc informatique ?
Malgré le nombre et la puissance des logiciels disponibles sur le marché, l’externalisation de la gestion du parc informatique s’impose comme une évidence pour de nombreuses entreprises, en particulier pour celles qui manquent de ressources compétentes en interne.
💡 Est-ce que l’externalisation est faite pour vous ? Voici les autres avantages à retirer de ce mode de fonctionnement :
- vous travaillez avec des experts au fait des dernières technologies et tendances du secteur ;
- vous profitez d’une solution évolutive, car le prestataire peut ajuster ses services en fonction de votre croissance ;
- vous économisez sur les infrastructures, la formation continue et les coûts liés au recrutement ;
- vous bénéficiez d’un support généralement disponible 7/7, réduisant les risques d'interruption de service ;
- vous demeurez dans une démarche proactive si la société d’infogérance que vous sollicitez peut anticiper et résoudre les problèmes avant qu’ils n'affectent vos activités.
L’externalisation promet donc une gestion optimisée et sécurisée de vos équipements, tandis que votre équipe informatique dégage du temps pour se focaliser sur son cœur de métier. Une solution à envisager sérieusement en fonction de votre situation !
Que retenir de la gestion de parc informatique ?
Entre nouvelles pratiques de travail, enjeux de compétitivité et de productivité et problématiques liées à la sécurisation des données, la gestion optimale de parc informatique est devenue un impératif pour l’entreprise moderne.
C’est un travail qui nécessite à la fois de mener des actions préventives, de superviser rigoureusement l’ensemble de ses infrastructures, mais aussi de faire évoluer constamment ses pratiques pour toujours garantir la performance.
Mais si vous ne faites pas appel à une société d’infogérance, l’efficacité de vos processus informatiques n’est garantie que par l’utilisation de logiciels parfaitement adaptés à vos besoins et à la complexité de vos infrastructures.
Actuellement Editorial Manager, Jennifer Montérémal a rejoint la team Appvizer en 2019. Depuis, elle met au service de l’entreprise son expertise en rédaction web, en copywriting ainsi qu’en optimisation SEO, avec en ligne de mire la satisfaction de ses lecteurs 😀 !
Médiéviste de formation, Jennifer a quelque peu délaissé les châteaux forts et autres manuscrits pour se découvrir une passion pour le marketing de contenu. Elle a retiré de ses études les compétences attendues d’une bonne copywriter : compréhension et analyse du sujet, restitution de l’information, avec une vraie maîtrise de la plume (sans systématiquement recourir à une certaine IA 🤫).
Une anecdote sur Jennifer ? Elle s’est distinguée chez Appvizer par ses aptitudes en karaoké et sa connaissance sans limites des nanars musicaux 🎤.