Réussir le déploiement d’un nouveau logiciel en 9 étapes clés
Le déploiement d’un nouveau nouveau logiciel en entreprise se révèle bien souvent un projet riche en challenges !
Comment allez-vous gérer cette transition, les changements, résoudre les conflits et faire en sorte que l’installation fonctionne aussi bien que ce qui était prévu lors de la phase d’évaluation et de sélection ?
Nous vous dévoilons les 9 étapes à suivre pour mettre toutes les chances de votre côté et assurer la mise en place de votre logiciel avec succès.
Qu’est-ce que le processus de déploiement d’un nouveau logiciel ?
Déploiement logiciel : définition
Le déploiement d'un nouveau logiciel en entreprise désigne une procédure technique incluant plusieurs étapes clés, et dont le but est d’intégrer efficacement un nouveau système informatique dans l’environnement de travail.
Cette opération débute avec l'installation de l’outil sur les serveurs ou dans le cloud, suivie de sa configuration afin de répondre aux exigences spécifiques de l'organisation. Ensuite, les données existantes sont transférées dans le nouveau système, étape cruciale pour assurer la continuité des opérations.
Avant de rendre le logiciel opérationnel, ce dernier est soumis à une série de tests (tests de fonctionnalité, de sécurité, de performance, etc.) en vue d’identifier et de corriger les problèmes. Une fois ces tests validés, la solution est progressivement mise en service pour les utilisateurs finaux, qui peuvent d’ailleurs bénéficier lors de cette phase de formations.
💡À savoir : notez la différence entre déploiement et mise en production. Si le premier terme englobe l’ensemble du processus décrit ci-dessus, le second se rapporte à l’étape finale, lorsque le logiciel est officiellement rendu disponible et opérationnel pour ses utilisateurs finaux.
Pourquoi est-il important de réussir le déploiement de son nouveau logiciel ?
La réussite du déploiement d'un nouveau logiciel est cruciale pour plusieurs raisons.
D'abord, elle garantit tout simplement que l'outil fonctionne comme prévu, évitant ainsi les perturbations susceptibles d’affecter la productivité de l'entreprise. Elle assure également que toutes les fonctionnalités du logiciel sont pleinement utilisables, permettant aux équipes de tirer le meilleur parti de la solution dès le départ.
De plus, un déploiement réussi minimise les risques liés à la protection des données, car il implique la réalisation de tests rigoureux ainsi qu’une mise en place correcte des paramètres de sécurité.
Enfin, bien déployer son logiciel favorise une meilleure adoption par les utilisateurs. Quand les employés sont bien formés et que le nouveau système répond à leurs besoins sans créer d’obstacles, leur engagement et leur satisfaction augmentent !
Comment faire le déploiement d’un nouveau logiciel en 9 étapes ?
Étape 1 : planifier le déploiement du nouveau logiciel de façon appropriée
Un projet de déploiement de logiciel doit couvrir toutes les phases de votre installation, englobant l’ensemble des processus nécessaires au bon fonctionnement de l’outil au sein de votre environnement organisationnel.
Le plan de déploiement d’une application informatique comprend généralement ces étapes fondamentales :
- effectuer une évaluation des besoins de l’entreprise afin de s’assurer qu’ils sont tous couverts ;
- cartographier vos processus opérationnels ;
- analyser les besoins pour l’installation correcte du logiciel ;
- installer le logiciel ;
- le personnaliser et le configurer ;
- exploiter et tester le logiciel pour garantir son bon fonctionnement ;
- apporter les modifications nécessaires en vue de corriger les problèmes rencontrés lors de la phase de test ;
- intégrer le nouveau système avec les outils existants au sein de votre organisation ;
- former les utilisateurs clés ;
- livrer le logiciel, c’est ce que l’on appelle la phase de mise en service.
Assurez-vous que votre planning d’installation inclut bien pour chaque étape :
- des livrables spécifiques ;
- une définition claire du champ d’action ;
- les ressources nécessaires.
💡À savoir : il importe que votre plan de mise en œuvre s’étende au-delà de la date de mise en service. Comme l’organisation continue de changer, il faut que le processus évolue avec elle.
Étape 2 : préparer correctement l’environnement informatique
S’ensuit la phase de préparation de l'environnement informatique, consistant à configurer et optimiser l'infrastructure nécessaire pour que le système fonctionne sans accroc.
Elle implique :
- de vérifier et mettre à niveau, si nécessaire, le matériel ainsi que les systèmes d'exploitation, dans le but d’assurer leur compatibilité avec le nouveau logiciel ;
- de configurer les réseaux et les serveurs afin de supporter les charges anticipées, et ainsi garantir que les performances ne seront pas affectées lors du passage à grande échelle.
En outre, la préparation de l'environnement peut nécessiter la mise en place de nouvelles bases de données ou la modification des configurations existantes pour accommoder le logiciel. Les protocoles de sécurité sont également revus et renforcés de manière à protéger l'intégrité et la confidentialité des données traitées par le nouveau système.
Étape 3 : installer et configurer le nouveau logiciel
La phase d'installation et de configuration constitue le pivot central du déploiement de votre nouveau logiciel.
En effet, c’est durant cette étape que l’outil est installé sur les serveurs de l'entreprise ou dans l’environnement cloud, selon l'architecture préalablement établie. Cette opération doit donc être menée avec soin pour s'assurer que le logiciel est correctement intégré à l'infrastructure existante, sans perturber les opérations en cours.
Une fois l'installation terminée, la phase de configuration, indispensable à la satisfaction des besoins spécifiques de l’entreprise, commence. Elle comprend le paramétrage :
- des utilisateurs (gestion des profils et des droits, authentification et autorisations, etc.) ;
- des fonctionnalités, de l’interface ainsi que des workflows ;
- des options de sécurité (cryptage des données, installations des antivirus, backup et récupération, etc.) ;
- de l'intégration avec d'autres systèmes ou applications déjà en place.
☝️ Il est vital que cette configuration soit effectuée méticuleusement pour réduire le risque de problèmes techniques futurs et sécuriser les données traitées !
Étape 4 : organiser minutieusement la migration des données
S’assurer que la migration des données existantes est de bonne qualité s’avère un des éléments les plus importants de toute mise en œuvre de solution logicielle en entreprise. Et pour cause, si des data inexactes sont converties, elles auront probablement un effet domino négatif dans toute l’organisation !
Des tests doivent être effectués pour veiller à la fiabilité des données transférées dans la base de données du nouveau système.
💡À savoir : il vous faut disposer de data organisationnelles réelles (et non de data fausses utilisées uniquement pour les tests) afin d’assurer le bon fonctionnement des processus du nouveau système.
Étape 5 : tester et anticiper au maximum
Avant de mettre le logiciel pleinement en opération, il est essentiel de réaliser des tests approfondis, qu’il s’agisse de tests d'intégration, de performance ou encore de sécurité.
💡À savoir : pensez également aux tests d'acceptation utilisateur (UAT), pratiques pour recueillir les retours des utilisateurs finaux et ainsi ajuster le logiciel le cas échéant !
Par ailleurs, même les mises en œuvre les plus réussies perturbent parfois les activités d’une entreprise, au point d’entraîner une réduction de la productivité affectant temporairement la dynamique de fond. D’où l’intérêt d’un plan de mise en œuvre réaliste et d’une bonne anticipation de l’allocation des ressources !
Étape 6 : effectuer le déploiement final
Nous arrivons à l’étape consistant à rendre le logiciel pleinement opérationnel au sein de l’organisation.
Pour ce faire, commencez par planifier le déploiement en définissant clairement les fenêtres de temps durant lesquelles les mises à jour ou les changements seront effectués, afin de minimiser l'impact sur les opérations quotidiennes.
💡À savoir : on vous conseille de procéder par phases ou par groupes d'utilisateurs, pour gérer plus efficacement les ajustements et corriger les problèmes sans affecter l'ensemble de l'organisation.
Ensuite, activez le logiciel pour l'ensemble des utilisateurs, en veillant à maintenir une communication claire sur les changements et sur la manière d'accéder au support technique en cas de besoin.
Étape 7 : former efficacement les utilisateurs au nouveau logiciel
La formation demeure une composante clé du succès de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel. En effet, elle accélère la prise en main de l'outil et permet d’exploiter pleinement tout son potentiel. Sans compter qu’elle minimise le phénomène naturel de résistance au changement…
💡À savoir : pour optimiser vos actions de formation, il est possible de recourir à des outils spécifiquement créés dans le but de simplifier l’adoption digitale. Par exemple, l’éditeur Knowmore a développé deux solutions pertinentes en ce sens :
- K-STUDIO, un simulateur d’applications métiers permettant d’élaborer des formations pratiques et interactives, 100 % alignées sur les applications réelles, grâce au clonage de chaque écran et de ses spécificités (comportements, boutons, données, etc.).
- K-NOW, une plateforme d’adoption digitale en ligne fonctionnant comme un GPS applicatif. Plus concrètement, elle sert à guider pas à pas, et de manière interactive, les utilisateurs dans la prise en main et l’utilisation quotidienne de leurs applications métiers. La force de K-NOW ? Fournir une aide contextualisée et parfaitement adaptée aux besoins ainsi qu’au parcours de l’utilisateur.
Étape 8 : assurer un suivi continu
Dès le début de la mise en œuvre, et jusqu’au moment où le nouveau système est opérationnel à 100 %, il convient de surveiller régulièrement le processus et d’en mesurer les résultats afin d’améliorer son efficacité ainsi que sa rentabilité.
Pour vérifier que l’installation se passe comme prévu, faites collaborer utilisateurs, équipes informatiques et administrateurs des systèmes. De cette manière, vous veillez :
- à la conformité des fonctionnalités et de l’expérience utilisateur avec ce qui était initialement prévu ;
- au traitement rapide des problèmes techniques.
Étape 9 : maintenir les collaborateurs informés tout au long du projet
Enfin, si certains collaborateurs ont fait partie du projet depuis son lancement, il importe de les tenir régulièrement au courant pendant la mise en œuvre par des informations détaillées et des rapports intermédiaires.
☝️ Assurez-vous que votre projet promeut et défend les acteurs impliqués tels que :
- les experts ;
- les leaders d’opinion ;
- les utilisateurs-testeurs ;
- les prestataires de services impliqués.
Le déploiement d’un nouveau logiciel en bref
In fine, le déploiement d’un nouveau logiciel s’apparente à une gestion de projet à part entière, composée de différentes étapes qu’il convient de mener avec rigueur si vous espérez que la mise en place s’opère sans heurts.
C’est pourquoi on vous recommande de vous doter des bons outils et d’utiliser une méthodologie appropriée (telle que la méthode agile), de sorte à mieux vous organiser et, surtout, à prévenir la dérive des objectifs. Ainsi, vous gardez le contrôle sur le déroulé du processus 👀.