Les 6 étapes de l’audit Qualiopi, le passage obligé vers l’excellence !

Vous êtes un prestataire de formation et vous souhaitez accéder à des fonds publics ? Alors impossible d’échapper à l’audit Qualiopi, le passage obligé pour recevoir la fameuse certification Qualiopi.

Mais cette évaluation a de quoi effrayer, surtout si vous n’êtes pas familiarisé avec ce genre d’exercice. Une des meilleures manières de vous mettre en condition ? Connaître exactement les tenants et les aboutissants de cet audit.

Cet article est là pour ça, et vous livre en prime quelques précieux conseils afin de vous préparer au mieux.

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C’est quoi un audit Qualiopi ?

Depuis le 1er janvier 2022, il est impératif d’obtenir la certification Qualiopi pour l’ensemble des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, dès lors qu’ils souhaitent bénéficier de fonds publics et mutualisés. Cette obligation concerne donc différents types d’actions :

• la formation,
• l’apprentissage,
• le bilan de compétence,
• la validation d’acquis d’expérience.

Mais pour décrocher le précieux sésame, il vous faut réussir l’épreuve de l’audit ✅.

Cet audit, réalisé par un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le Cofrac (Comité français d’accréditation) :

• implique d’examiner un ensemble de documents et de preuves ;
• dans le but de vérifier si tous les indicateurs Qualiopi sont respectés, conformément au Référentiel National de Qualité (RNQ).

💡 À savoir : il existe deux types d’audits Qualiopi :

• l’audit initial Qualiopi, indispensable pour recevoir le certificat ;
• l’audit de surveillance Qualiopi, se déroulant entre le 14e et le 22e mois suivant, et qui vise à garantir le maintien de la conformité.

Comment se déroule l’audit initial Qualiopi ? Les 6 étapes

Étape 1 : La constitution du dossier et la programmation de l’audit

Avant toute chose, en tant que prestataire de formation, vous devez sélectionner votre auditeur parmi les organismes accrédités par le Cofrac, puis convenir avec lui de la date de l’audit.

En attendant le Jour J, il faut vous préparer au mieux et réunir toutes les preuves nécessaires à votre évaluateur pour attester de votre conformité avec le Référentiel National de Qualité.

Par ailleurs, sachez que l’auditeur préfère souvent recevoir certains documents en amont du rendez-vous. Ainsi, il appréhende au mieux à qui il aura affaire. Il s’agit généralement d’éléments tels que :

• la preuve de l’existence juridique de l’activité du professionnel,
• la description des formations dispensées,
• le dernier bilan pédagogique et financier ou autre document comptable.

💵 Au fait, quel est le tarif d’un audit Qualiopi ?

Mauvaise nouvelle, il vous faudra mettre la main au portefeuille !

Le prix varie en fonction de plusieurs facteurs, comme la taille de l’organisme de formation, sa complexité et surtout la durée de l’audit. À titre d’illustration, on trouve des audits initiaux avoisinant les 1000 euros, et des audits de surveillance qui s’élèvent à peu près à 500 euros.

Étape 2 : La réunion d’ouverture

La journée d’audit débute par une réunion d’ouverture entre toutes les parties prenantes, destinée à rappeler les enjeux et à expliquer la méthodologie employée.

Cet échange est aussi l’occasion de clarifier vos potentielles préoccupations quant à cet exercice de contrôle. Car oui, mieux vaut instaurer un climat de confiance entre l’auditeur et l’audité, malgré le contexte formel.

Étape 3 : L’examen des documents

S’ensuit le passage en revue de la documentation fournie par le prestataire de formation.

Pour ce faire, l’auditeur réalise l’échantillonnage du ou des dossiers fournis, puis s’appuie sur ces preuves pour vérifier que les processus correspondent aux critères qualité du référentiel national. En d’autres termes, il s’agit de s’assurer que vous offrez le niveau attendu pour chaque indicateur Qualiopi.

💡 À savoir : pour rappel, la certification Qualiopi repose sur des critères, décrivant les exigences générales du RNQ, ainsi que sur des indicateurs qui spécifient les éléments concrets et mesurables nécessaires à l’évaluation de la conformité. Ces critères et indicateurs portent sur des aspects tels que l’ingénierie de formation, les moyens pédagogiques, la qualité de l’enseignement, la satisfaction des stagiaires, etc.

Étape 4 : Les entretiens et observations

Les audits Qualiopi incluent aussi des entretiens entre les prestataires de formation et l’examinateur.

Cependant, afin de disposer d’une vue d’ensemble plus objective, l’auditeur peut être amené à :

• réaliser des entrevues avec d’autres membres du personnel, comme les formateurs ou l’équipe administrative ;
• observer des sessions de formation en action afin d’évaluer la qualité pédagogique ainsi que l’application des procédures.

💡 À savoir : pour chaque document ou élément observé, l’auditeur précise s’il est :

• conforme,
• point fort,
• point conforme à surveiller,
• non-conforme (majeur ou mineur).

Étape 5 : La réunion de clôture

Enfin, au terme de l’étude de tous les documents et des échanges, l’examinateur établit sa grille d’audit Qualiopi dans laquelle il synthétise ses conclusions.

La journée s’achève sur une réunion de clôture, lors de laquelle l’auditeur vous fait part des résultats. Il précise également les modalités ainsi que les étapes à suivre pour corriger les éventuels points de non-conformité.

Étape 6 : Le traitement de la non-conformité

Des non-conformités sont identifiées lors de l’audit initial ? Vous disposez alors de 3 à 6 mois, selon leur nature, pour mettre en œuvre les actions correctrices nécessaires et apporter les preuves de ces améliorations à l’auditeur.

Et si tout est bon, hourra ! Vous recevez enfin la certification tant attendue 🥳 !

Comment se passe l’audit de surveillance Qualiopi ?

Vous avez obtenu Qualiopi ? Félicitations, mais… vous n’avez pas fini d’entendre parler d’audit !

Et pour cause, vous devez programmer un audit de surveillance, entre le 14e et le 22e mois qui suit, pour conserver votre certificat.

Souvent effectué à distance, il a pour but de vérifier que le prestataire de formation continue de respecter les critères du Référentiel National Qualité et maintient ses engagements.

Il se focalise donc sur :

• les évolutions. Il faut alors signaler tout changement éventuel ou nouvel élément (dans la nature des activités exercées par exemple) qui n’a pas été précédemment audité ;
• la revue des actions correctives. C’est pourquoi l’auditeur porte une attention particulière sur les points de non-conformité précédents. Il s’agit aussi parfois d’opérer certains contrôles suite aux plaintes reçues par Certifopac, ou encore de vérifier le bon usage du logo Qualiopi sur les différents supports de communication du prestataire.

💡 À savoir : le cycle Qualiopi ne s’arrête pas là ! En effet, la certification n’est pas définitive, et il est impératif de réaliser un audit de renouvellement Qualiopi au bout de 3 ans, lui-même suivi d’un audit de surveillance, et ainsi de suite… 😵‍💫

Comment préparer correctement son audit Qualiopi ?

Une des meilleures manières de réussir l’audit Qualiopi ? Vous y préparer comme il se doit.

Tout d’abord, il convient de saisir parfaitement ce qu’impliquent les critères du Référentiel National Qualité et les indicateurs spécifiques à votre domaine d’activité. On vous conseille d’ailleurs de vous appuyer sur le Guide de lecture du Référentiel National Qualité mis à disposition par le Gouvernement, qui apporte quelques précisions sur les modalités d’audit.

On vous recommande aussi de rassembler avec la plus grande rigueur tous les documents pertinents : procédures, supports pédagogiques, évaluations de la satisfaction des stagiaires, etc.

Enfin, assurez-vous que l’ensemble de l’organisation est informé quant à l’audit à venir, et briefez au besoin le personnel sur les exigences qualité.

💡 À savoir : il est possible de vous faire accompagner par des spécialistes ! On pense par exemple à e-parcours, un logiciel développé par Axess dans le but d’assister les organismes de formation dans le pilotage quotidien de leurs activités (catalogue de formation, gestion financière, administrative et commerciale, etc.). La solution répond aux 7 critères et aux 32 indicateurs mis en place pour vous aider dans votre démarche Qualiopi. Axess est aussi capable, via une offre dédiée, de vous accompagner dans l’obtention et la conservation de la certification (analyse de vos processus, plan d’action correctif, etc.).

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L’audit Qualiopi : on résume !

Sur le papier, l’audit Qualiopi a de quoi faire peur. Et pour cause, vos méthodes et processus y sont scrutés dans les moindres détails 😱 ! Plus précisément, durant cette journée, l’auditeur observe vos documents et échange avec les différentes parties prenantes, de sorte à détecter de potentiels points de non-conformité avec le Référentiel National de Qualité. À vous ensuite de mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

Mais avec une bonne préparation, voire l’accompagnement d’un prestataire spécialisé, l’audit Qualiopi devient un jeu d’enfant. Et mieux vaut prendre vos dispositions pour bien maîtriser cet exercice, puisqu’il se répétera avec les audits de surveillance et de renouvellement 😉.