Comment devenir un organisme de formation ?
Comment créer et déclarer son organisme de formation ? Comment devenir formateur indépendant ? Il y a quelques années de cela, il était très facile d’obtenir un numéro de formateur.
Il semblerait que les pouvoirs publics aient voulu « faire le ménage » et écarter les charlatans abusant du système de financement des formations, manne financière supposée être facile à atteindre pour certaines personnes sans scrupule.
Des règles plus contraignantes encadrent aujourd’hui la profession de formateur : désormais, toute activité de formation est dispensée par un organisme de formation, c’est-à-dire une entreprise détenant un numéro de déclaration d’activité, que le formateur soit indépendant, autoentrepreneur, salarié, ou fondateur d’une entreprise dispensant des formations professionnelles.
Éclairages :
Comment Hélène Desliens a créé son organisme de formation
appvizer a interviewé Hélène Desliens, cofondatrice d’Experteez, un organisme qui dispense des formations digitales (design thinking, data management, marketing digital, e-commerce, etc.).
En répondant à nos questions, Hélène nous explique comment créer son organisme de formation. Son partage d’expérience est accompagné de conseils et de ressentis très utiles pour les néophytes.
Comment devient-on un organisme de formation ?
Grande question ! Être un organisme de formation, ce n’est pas anodin. On a une responsabilité très importante vis-à-vis des apprenants (et des entreprises).
Quand une personne mobilise son temps et un budget pour monter en compétences, il n’est pas question de la décevoir et de lui transmettre des savoirs qu’il ne pourra pas ou ne saura pas appliquer.
On n’a pas le droit à l’erreur, parce que l’apprenant ne l’a pas non plus.
On doit comprendre son besoin, identifier comment y répondre, le mettre en oeuvre, et enfin, vérifier, pour corriger ou améliorer notre savoir-faire à l’avenir.
Une fois qu’on a compris cela, les démarches administratives, qui peuvent sembler lourdes, prennent tout leur sens.
Quelles sont les démarches à effectuer ?
La première démarche se fait auprès de la DIRRECTE (direction des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi).
C’est à elle qu’on remet un dossier de demande d’obtention d’un numéro de déclaration d’activité de formation dans les 3 mois maximum qui suivent une première action de formation.
L’organisme doit fournir quelques pièces administratives (CERFA, Kbis…) et le détail de cette première formation. L’entreprise peut être, dans ses statuts, dédiée à la formation, ou avoir une autre activité principale.
C’est bien l’entreprise qui se voit attribuer un numéro de déclaration et pas un formateur spécifiquement.
Ce numéro est obligatoire et doit toujours être suivi de la mention « Enregistrée sous le numéro ».
Le numéro de déclaration signifie-t-il que l’organisme est agréé par l’État ?
Cet enregistrement « ne vaut pas agrément de l’Etat » (article L.6352-12 du code du travail). Mais cela peut créer une certaine confusion dans l’esprit des apprenants : est-ce une autorisation, un agrément ?
Il ne s’agit donc en fait aucunement d’un numéro qui certifie la qualité de l’organisme de formation et encore moins des formations qu’il délivre. D’ailleurs, dans la plus grande majorité des cas, l’agrément de l’État n’existe pas vraiment. C’est une déclaration d’activité.
En outre, pour conserver ce numéro, l’organisme doit établir un bilan pédagogique et financier chaque année.
Il doit justifier qu’il a bien mené des actions de formation, quelle part dans son chiffre d’affaires cela représente, etc.
Bref, vous l’aurez compris, ces démarches administratives ne sont pas très compliquées mais on ne les mène pas pour rien, ni on ne s’improvise organisme de formation.
Quelles sont les obligations de votre activité ?
Pour pouvoir animer des actions de formation, le numéro de déclaration suffit (excepté pour certains secteurs, comme le médical par exemple, qui ont des obligations dédiées).
Pour le financement, en revanche, c’est différent. Il faut déjà identifier le statut des apprenants. S’agit-il d’un particulier ? D’un demandeur d’emploi ? D’un collaborateur d’une entreprise ? Vous organiserez des actions de formation dites « intra-entreprise » ou « inter-entreprises ».
Plus concrètement, allez-vous proposer une formation en indiquant le sujet, la date et libre à chacun de s’y inscrire et de financer (inter) ou vous adressez-vous à une entreprise qui souhaite former tout ou partie de son personnel (intra) ?
En inter, vous faites du BtoC, en intra, du BtoB. Et toutes les conséquences que cela génère.
Mais, ce qui est commun et obligatoire, ce sont les modalités de l’action de formation ; vous devrez notamment :
- créer un syllabus de la formation (le plan détaillé en quelque sorte), accompagné de l’objectif, de la liste des compétences principales qui doivent être acquises, les pré-requis (expérience, qualification ou niveau minimum requis pour suivre cette formation), la durée en heures de la formation et son déroulé et enfin le lieu ;
- remettre un livret d’accueil ainsi qu’un règlement intérieur (ou vous appuyer sur celui de l’entreprise s’il s’agit d’intra et que l’action se déroule dans ses locaux) ;
- faire émarger* chaque apprenant, par demi-journée ;
- lui adresser une attestation de formation à l’issue, attestant présence et compétences acquises.
*La feuille de présence, appelée feuille d’émargement, est une obligation légale : l’apprenant et le formateur doivent la signer. Ce document constitue une preuve juridique prévue par le Code du Travail.
Comment faire financer une formation ?
Si un OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) finance, il y a quelques étapes supplémentaires.
Tout d’abord, l’organisme de formation doit être agréé (par les OPCA) sur DATADOCK, une plateforme commune qui qualifie les organismes de formation selon des critères qualitatifs. Si tel est le cas, avant l’action de formation, un dossier est à compléter par l’apprenant.
Depuis la dernière réforme de 2014, ce sujet a beaucoup évolué avec de nombreux changements tant dans les modalités et montants collectés que pour les financements. Une nouvelle réforme est en cours.
Quels sont les critères pour qu’une formation soit éligible au CPF ?
Pour qu’une formation soit éligible au CPF (Compte Personnel de Formation), et qu’elle soit financée dans ce cadre, elle doit être qualifiante, diplômante, ou encore certifiante :
- Qualifiante correspond à des spécificités par branche (BTP, médical…) ;
- Diplômante signifie qu’il y a un diplôme RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) au bout de la formation (ce qui est rarement le cas dans des formations courtes) ;
- Et certifiante… c’est là que les procédures administratives se complexifient fortement. Je vous laisse creuser le sujet, mais sachez à minima que n’importe quel organisme de formation peut animer une formation qui serait déjà listée dans ce cadre du CPF si elle répond à l’un des 3 critères précédents, même si c’est un autre organisme qui en a fait les démarches. Mais ce dernier reste le seul à pouvoir certifier. Sinon, pas de CPF.
Enfin, un organisme de formation peut être labélisé « qualité » par exemple auprès de l’OPQF (Office Professionnel de Qualification des Organismes de Formation).
Ceci n’est pas une obligation, ou tout du moins pas à ce jour.
En conclusion, retenez qu’il y a d’une part les obligations métier ; vous devez, avant de former, expliquer ce qui va être appris et l’attester. Logique.
D’autre part, il y a le fait d’être considéré comme un organisme (donc numéro de déclaration d’activité) pour que les formations délivrées entrent dans le plan de formation des entreprises et dans certains cas prises en charge partiellement par les OPCA.
Et enfin, pour qu’une formation soit éligible au CPF, elle doit être diplômante, qualifiante ou certifiante.
Faut-il suivre une formation de formateur pour exercer ?
Il n’y a aucune obligation d’avoir un diplôme de formateur pour animer une formation.
En revanche, les questionnaires de satisfaction des apprenants vous permettront rapidement d’évaluer les compétences pédagogiques des formateurs si vous vous êtes trompés dans votre recrutement !
Savoir transmettre un savoir, savoir-faire ou savoir-être, est une vraie compétence. Qui peut s’apprendre.
Chez Experteez, nous sommes convaincus que les méthodes pédagogiques s’apprennent mais qu’il s’agit avant tout d’une posture à avoir (déjà).
Savoir s’exprimer clairement, être dynamique dans sa prise de parole, bienveillant avec les apprenants constituent la base de nos critères de sélection – en plus des critères métier, bien entendu.
Si un candidat formateur n’en est pas déjà pourvu, nous ne le recruterons pas. En revanche, nous travaillons avec nos formateurs sur les méthodes pédagogiques et favorisons les échanges de bonnes pratiques entre eux et avec nous.
Comment est organisé l’organisme de formation Experteez ?
Quand nous avons créé Experteez, nous sommes partis de deux constats : le pilotage et la mise en œuvre d’une « transformation digitale » exigent une montée en compétence des équipes (culture, compétences, méthodes) d’une part, et d’autre part, l’offre de formation était souvent trop théorique et ne favorisait pas suffisamment l’appropriation des compétences.
Nous avons alors décidé d’aider les organisations à s’approprier les compétences et méthodes pour réussir leur « transformation digitale », grâce à des solutions de formation sur mesure co-construites et animées par des experts « métiers », axées sur la mise en pratique.
Experteez est donc fondé sur trois partis pris : nos formations sont toutes sur mesure et contextualisées (100% intra-entreprise), nous fédérons plus de 60 experts-métiers qui co-construisent avec nous les parcours et ateliers d’accélération en réponse aux besoins exprimés par les entreprises clientes, et nous favorisons fortement les ateliers collaboratifs, pour la mise en pratique des compétences transmises.
Nous assumons le rôle d’organisme de formation : démarches commerciales, administratives, qualité de l’apprentissage et méthodes pédagogiques.
Nos experts-formateurs animent les actions de formation. C’est une bonne dynamique.
Utilisez-vous un logiciel pour gérer le fonctionnement de votre organisme ?
Nous sommes organisés en 4 pôles. Le premier concerne la stratégie et les évolutions d’Experteez, le second la partie commerciale, le troisième est pour recruter, animer, former les experts-formateurs et le 4ème est dédié à l’administratif.
Nous n’avons pas encore de grands besoins de logiciels pour la partie dédiée aux inscriptions et calendriers des formations, car nous n’organisons pas de formations inter-entreprises.
Dans le cas contraire, je pense que cela aurait été sans aucun doute dans nos priorités lors de la création de notre entreprise !
Dans votre cas, quels problèmes un logiciel peut-il vous aider à résoudre ?
Il est vrai cependant que la création des différentes attestations de formation ou les préparations des supports peuvent vite s’avérer chronophages.
Toutes les tâches qui peuvent être automatisées et sur lesquelles nous n’apportons pas de réelle valeur ajoutée sont ou seront gérées par des outils ou prestataires. Nous sommes au début d’une belle aventure.
Transmettre est sans doute une des fonctions les plus passionnantes et enrichissantes. Nous continuerons à faire évoluer notre offre chez Experteez pour être toujours pertinents et proches des apprenants comme des experts-formateurs.
Les logiciels dédiés à la gestion d’un centre de formation
Hélène Desliens a attiré notre attention sur deux facteurs déclencheurs quant à la nécessité d’utiliser un logiciel dédié, car ils mobilisent énormément de temps :
- dans le cas des activités de formation inter-entreprises, l’utilisation d’un logiciel s’impose afin de mieux gérer l’ensemble des calendriers de formations, planning des formateurs, inscriptions, procédures et documents liés,
- plus votre organisme est imposant, plus vous multipliez le nombre de procédures administratives chronophages et sans véritable valeur ajoutée pour votre activité.
Nous vous présentons ici des solutions adaptées aux différents besoins et tailles de structure afin de résoudre toutes les problématiques inhérentes à un centre de formation.
Queoval formation simplifie les procédures administratives
Queoval Formation est un logiciel en mode SaaS qui répond à l’ensemble des besoins d’un organisme de formation.
Les TPE et PME apprécient en effet le côté SaaS : l’utilisation du progiciel de gestion se fait en ligne, ce qui offre tous les avantages des fonctionnalités collaboratives.
Queoval formation simplifie les procédures administratives des TPE et PME ayant pour activité la formation.
Les points forts du logiciel résident dans l’intelligente combinaison entre un ERP (Enterprise Ressource Planning, ou progiciel de gestion intégré en français) et un outil CRM (Customer Relationship Management ou GRC, Gestion de la Relation Client en français) : autrement dit, la solution permet aux utilisateurs de gérer tous les aspects orientés gestion de projet, administrative, et relation client, au sein de la même interface.
- tous les utilisateurs, collaborateurs et formateurs disposent d’un espace de travail collaboratif en ligne où les informations sont actualisées en temps réel : chacun a accès à la même information ;
- vous répartissez les tâches en fonction de vos ressources : elles s’intègrent dans les plannings de formations, qui sont, avec les agendas partagés à l’ensemble de l’équipe (synchronisation possible avec les outils Google ou Outlook) ;
- vous intégrez votre base documentaire pour échanger, partager et archiver les documents importants tels que les feuilles d’émargement, conventions, attestations, etc. ;
- les fonctionnalités CRM couvrent les points clés de la relation avec le client, à savoir : génération de devis, factures, prospection par email ; • vous suivez en temps réel l’état d’avancement de vos formations et de votre activité commerciale ;
- le système vous permet de calculer facilement le Bilan Pédagogique et Financier.
On note une assistance remarquable pour éditer les documents ANDPC : vous générez automatiquement vos documents administratifs tels que vos lettres d’inscription aux programmes, vos feuilles d’émargement, conventions de formation professionnelle, attestations DPC, etc.
Atout indéniable pour les Centres de Formation certifiés par l’ANDPC (L’Agence Nationale de Développement Professionnel Continu) :
La solution Queoval bénéficient désormais des 400 orientations 2016-2018. Cette actualisation permet de renseigner l’orientation nationale de vos sessions de formation, le numéro ADELLI/RPPS des participants et de générer certains documents liés à ces normes.
AppliRH : suite logicielle pour satisfaire des besoins imposants
AppliRH est une suite logicielle de gestion des ressources humaines qui s’adresse à la fois aux centres de formations de type ETI (jusqu’à 5 000 collaborateurs) et/ou aux responsables RH qui doivent gérer des plans de formations en nombre.
AppliRH réunit 2 facettes de la formation professionnelle à utiliser selon vos besoins :
- la solution CentreRH, pour simplifier la gestion d’un organisme de formation,
- la solution FormationRH, pour gérer les plans de formation.
La suite logicielle AppliRH efface la lenteur et la lourdeur de la gestion administrative qui pourrait peser sur les ETI formatrices et les établissements d’enseignements.
Focus sur les atouts de CentreRH
Vous vous concentrez sur la qualité des formations, pas sur la quantité. Le logiciel vous permet en effet de gagner du temps et en productivité en facilitant tous les aspects à priori laborieux de la gestion d’un centre :
- gestion administrative facilitée incluant les conventions, convocations, feuilles d’émargements, attestations, etc.,
- gestion commerciale et financière incluant la facturation à de multiples payeurs,
- gestion de la logistique intégrant les disponibilités des formateurs, des salles, du matériel nécessaire et disponible, etc.,
- gestion documentaire centralisée et partagée avec plus de 100 modèles préconfigurés (attestation, conventions, etc.),
- édition des documents obligatoires comme le Bilan pédagogique et financier simplifiée.
A noter : le portail web qui facilite la communication avec tous les interlocuteurs : stagiaires, clients, formateurs et administrateurs.
- il recense les besoins exprimés,
- il effectue des simulations,
- il gère les plannings, la disponibilité des salles, des formateurs (..),
- il reçoit des alertes (configurées en amont) pour anticiper les besoins et les disponibilités,
- il effectue un suivi précis et en temps réel des coûts, des sessions de formation,
- il intègre la gestion des dossiers OPCA dans l’outil, etc.
Le référencement des organismes de formation chez les financeurs
Le suivi et le contrôle de la qualité des organismes de formation est sous la responsabilité des financeurs de la formation.
Vous avez donc tout intérêt à obtenir la fameuse certification Data Dock !
La vidéo ci-dessous vous explique pourquoi :