5 astuces pour gérer votre parc automobile... sans faire fausse route !
La gestion d’un parc automobile est un poste capital au bon fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille.
En fonction des besoins des collaborateurs et des salariés, le gestionnaire de parc automobile doit pouvoir optimiser les coûts, gérer le stockage de ses véhicules et les attribuer, avoir une vision précise de sa flotte en plus de veiller à son bon fonctionnement.
Manager efficacement un parc automobile n’est donc pas chose facile.
Suivez notre guide pour comprendre tous les rouages du métier et vous démarquer des concurrents !
Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?
Définition du parc automobile
Un parc automobile est l'ensemble des véhicules appartenant à une entreprise, utiles à l'organisation des employés et à la bonne exécution des activités.
Il existe plusieurs types de véhicules comme :
- des voitures de fonction,
- des voitures de service,
- des camions,
- des véhicules utilitaires,
- des deux-roues.
En bref, tous les engins capables d’assurer les déplacements professionnels des salariés ou de contribuer à la réalisation des missions de votre organisation.
Responsabilités du gestionnaire de parc automobile
Déléguer la tâche du parc automobile à un fleet manager peut s’avérer utile lorsque la taille de votre entreprise l’exige.
Son rôle ? Améliorer la productivité d’une entreprise en organisant sa flotte de véhicules avec l’entretien, la souscription de contrat, l'optimisation des ressources ou même la gestion des conducteurs.
En bref, ses activités principales se résument à :
- la gestion administrative,
- la gestion financière,
- la gestion des véhicules,
- la gestion des conducteurs.
Les enjeux d’une gestion de flotte optimale
Afin d’organiser au mieux votre parc automobile et ainsi vous permettre de faire des économies et d’améliorer la productivité de votre entreprise, vous devez établir une stratégie afin d’optimiser les coûts de transport de votre entreprise.
Il s’agit de faire particulièrement attention :
- à la sécurité de vos salariés en apportant des règles strictes et légales ;
- au respect de l’environnement avec les contraintes d’émission de gaz polluants ;
- à la réduction des coûts à court, moyen et long terme.
Ceci étant dit, découvrez dès à présent nos 5 conseils pour améliorer la gestion de votre parc automobile.
Conseil n° 1 : adapter votre flotte automobile à vos besoins
Avant toute chose, il est primordial de déterminer la nature de votre parc automobile. Vous avez le choix entre un parc automobile interne ou externe.
La première possibilité consiste à gérer par vous-même votre parc automobile. Il s'agit, en général, de la méthode utilisée lorsque l’entreprise est de petite taille, avec peu de véhicules au sein de l’organisation.
On préconisera davantage un prestataire externe si votre entreprise commence à croître en termes de salariés, de chiffres d’affaires (et donc un budget dédié supplémentaire) ou que le nombre de véhicules est susceptible d’augmenter.
Il convient également de choisir le mode de financement adapté aux besoins de votre entreprise.
Il existe 5 différents types de financement de véhicules :
- la location à courte durée,
- la location à moyenne durée,
- la location à longue durée,
- la location avec option d’achat,
- l’achat.
💡 À noter : sélectionnez la marque, le modèle et les équipements de vos véhicules selon votre charte automobile ou car policy, c’est-à-dire la politique automobile que le CEO, les ressources humaines et d’autres services auront choisie afin de réglementer l’utilisation des véhicules.
Conseil n° 2 : entretenir les véhicules
Afin de rester dans les normes légales, d’assurer la mise à disposition de véhicules performants pour vos salariés et d’éviter ainsi de possibles casses, vous devez entretenir vos véhicules.
Certaines démarches sont obligatoires comme le contrôle technique et s’effectuent :
- tous les ans ou tous les deux ans,
- ou tous les 15 000 km pour les voitures à essence et jusqu’à 20 000 km pour les diesels.
Il est fortement recommandé de vérifier aussi régulièrement :
- la vidange,
- la révision,
- les pneus.
Conseil n° 3 : sensibiliser les conducteurs
Les frais d’entretien et de carburant représentent une part significative du coût d’un parc automobile.
En adoptant les bons comportements, vos salariés peuvent limiter les accidents d’une part, leur consommation avec une conduite éco-responsable d’autre part, et useront moins leurs véhicules.
Prévoyez une réunion de prévention auprès de vos salariés avant de leur laisser utiliser les véhicules. Vous pouvez notamment présenter les méthodes de conduite pour économiser du carburant, comme diminuer sa vitesse ou anticiper le freinage.
Conseil n° 4 : s’occuper rapidement des sinistres
L’assurance de vos véhicules est obligatoire, que vous rouliez avec ou non. Vous pouvez être exempté de coefficient de réduction majoration (malus/bonus) en adhérant à un contrat dédié (contrat d’assurance flotte) ou de franchise à payer.
L’assurance flotte assure tous vos véhicules en un seul contrat et en fonction des négociations, vous pouvez obtenir de nombreux avantages.
En cas d’accident, prévenez immédiatement votre assurance afin d’être indemnisé dans les plus brefs délais. Si vous avez effectué les démarches, vous aurez même la possibilité d’emprunter un véhicule de rechange.
Conseil n° 5 : choisir les outils d’aide à la gestion du parc automobile
Tournez-vous vers des outils adaptés afin de gagner non seulement en temps, mais aussi en productivité.
Parmi eux existent les GPS directement intégrés à bord des véhicules, intégrés à des logiciels de suivi de flotte, afin que vos salariés limitent ou optimisent leur temps de déplacement. Cette géolocalisation constitue également un moyen efficace pour enregistrer puis analyser les itinéraires, et pour surveiller le comportement de vos salariés au volant. Grâce à ces outils, vous obtenez des informations utiles et précises pour orienter vos prises de décision et définir la meilleure stratégie.
🛠️ Exemple de logiciel :
Reveal, de Verizon Connect, est un logiciel de géolocalisation vous permettant de visualiser en temps réel sur une carte l’emplacement de vos véhicules, afin d’optimiser les itinéraires et superviser les activités. Grâce aux tableaux de bord personnalisables, vous analysez vos tendances dans l’objectif d’améliorer vos performances et de réduire vos coûts. Enfin, l’assistant audio Eco-Buzzer accompagne en direct les conducteurs dans l’adoption d’une conduite plus sécuritaire et moins énergivore.
Alors, prêt à adoper ces bonnes pratiques et à maîtriser votre flotte sans fausse route ?