Finie la galère grâce à notre modèle Excel gratuit de tableau de bord de gestion parc automobile

En tant que gestionnaire de parc automobile, vous savez à quel point le suivi de votre flotte importe. Il en va de la pérennité de vos différents véhicules tout comme de la sécurité de vos conducteurs.

C’est pourquoi il convient de contrôler quotidiennement l’état de vos voitures. Et comme nos cerveaux, aussi puissants soient-ils, ne restent pas infaillibles, mieux vaut compter sur des outils informatiques. Parmi eux, Excel s’élève en tête de liste.

Comment exploiter au mieux la puissance du tableur dans l’exercice de vos activités quotidiennes ?

👉 Suivez nos conseils et téléchargez notre modèle de tableau de bord de gestion de parc automobile Excel gratuit.

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Pourquoi utiliser un tableau de bord de gestion de parc automobile ?

Votre mission en tant que gestionnaire de parc automobile : suivre et optimiser l’activité des véhicules de votre entreprise.

☝️ En pratique, vous êtes concerné dès lors que cette dernière possède un parc d’engins motorisés tels que :

• des voitures,
• des bus,
• des fourgons,
• des camions,
• ou encore des engins de chantier.

Ce parc, plus ou moins important, peut rassembler entre plusieurs dizaines et quelques centaines de véhicules.

En qualité de gestionnaire de flotte, vous êtes garant des missions suivantes :

• le pilotage quotidien de l’activité de votre parc automobile,
• les frais et dépenses liés aux véhicules,
• la maintenance de chacun d’entre eux (réparations, contrôle technique, nettoyage, etc.),
• la sécurité des conducteurs, etc.

Et vous avez besoin d’un outil pour ça.

C’est là qu’intervient le tableau de bord de gestion de parc automobile.

Grâce à lui, vous centralisez toute l’information au même endroit. À la clé, vous obtenez :

• une optimisation des opérations quotidiennes et du suivi des mouvements ;
• plus de visibilité sur les entretiens à venir ou sur les problèmes potentiels, de sorte à mettre en place une maintenance prédictive ;
• l’historique de toute votre flotte de véhicules.

Mais comment réaliser ce tableau de suivi d’entretien du parc automobile ? Grâce à un dispositif informatique, et plus particulièrement Excel.

Que contient le tableau de bord de gestion parc automobile ?

Vous l’aurez compris, rendez-vous sur Excel.

Une fois que vous avez créé votre document et que vous l’avez renommé à votre convenance, il suffit de construire un tableau.

Les colonnes correspondent à toutes les données à compléter, qu’il s’agisse d’identifier le véhicule ou encore d’effectuer le suivi de flotte.

On retrouve donc :

• Les informations générales :
  • le numéro d’identification du véhicule,
  • le numéro d’immatriculation,
  • le type de véhicule,
  • la marque,
  • le modèle,
  • le carburant/énergie utilisé,
  • le rejet CO2,
  • la consommation moyenne,
  • la puissance fiscale,
  • la date de la première immatriculation,
  • la date d’acquisition ou de location.
    
    
• Le kilométrage :
  • le kilométrage actuel,
  • le kilométrage à la fin de l’année précédente.
    
    
• Le contrôle technique :
  • la date du dernier contrôle technique,
  • la date du prochain contrôle technique.
    
    
• La vidange :
  • la cadence de la vidange,
  • le kilomètre de la dernière vidange.
    
    
• La courroie :
  • la cadence de la courroie,
  • le kilomètre de la dernière courroie.
    
    
• Les autres remarques concernant l’état général du véhicule.
  
  
• Les différentes interventions sur le véhicule (avec description, date, coût, etc.).

Bien entendu, chaque ligne se rapporte au véhicule en question.

💡 Astuce : rajoutez des formules sur Excel pour automatiser certaines opérations. Par exemple, le tableur a la capacité de calculer si la date de remplacement de la courroie, de réalisation de la vidange ou de passage du contrôle technique est dépassée, et puis de vous le notifier.

Les autres fiches de contrôle

La fiche de suivi de véhicule d’entreprise

Vous pouvez bien évidemment compléter votre document.

Par exemple, certaines entreprises décident d’ajouter une fiche de suivi de véhicule, bien pratique pour enregistrer et consulter toutes les données associées à un engin spécifique.

Elle sert notamment à recenser les informations relatives :

• à l’identification du véhicule : marque, modèle, année de fabrication, numéro d’immatriculation, type de carburant, etc.,
• à son utilisation : qui, quand, à quelle fréquence, pour quels types de missions,
• à l’entretien : réparations effectuées, pièces endommagées, etc.,
• au suivi du carburant ainsi que des kilomètres parcourus,
• à l’assurance,
• aux contrôles techniques, etc.

Autre fonction de cette fiche : être imprimée afin de procéder en temps réel à des vérifications visuelles sur l’automobile (propreté, pneus, plaquettes de frein, etc.).

La fiche de suivi des utilisateurs

Vous êtes également tenu de garder un œil sur les conducteurs qui accèdent à vos véhicules.

Au-delà du simple bénéfice pratico-pratique (qui utilise quoi, quand et comment), l’intérêt de cette pratique réside dans les précieux enseignements à tirer pour manager vos collaborateurs mobiles.

On pense aux informations sur :

• leur conduite (accidents, infractions, etc.). Utile pour les assurances !
• leur consommation de carburant. Ainsi, vous pouvez mieux contrôler les coûts et sensibiliser les utilisateurs à une conduite davantage écoresponsable.

Votre tableau de bord de gestion de parc automobile sur Excel gratuit

Grâce à notre tableau Excel de suivi des véhicules, gérez votre parc automobile avec précision, au moyen d’un document très simple d’utilisation.

Il ne vous reste plus qu’à le télécharger gratuitement en cliquant sur le bouton suivant :

💡 À savoir : il est possible de personnaliser ce modèle avec vos propres informations, en ajoutant des colonnes selon les types d’opérations couramment effectuées et les spécificités de votre entreprise.

Notez également que le document inclut une fiche de suivi des utilisateurs, comme évoqué plus haut.

Avantages et limites d’Excel

Les avantages d’Excel…

Les entreprises privilégient Excel, car la plupart d’entre elles l’utilisent déjà quotidiennement. Résultat : aucuns frais supplémentaires pour l’achat de la licence d’un autre logiciel.

De plus, le tableur se révèle très simple d’utilisation et n’exige pas de compétences techniques incroyables. Et pour vous faciliter la tâche, il existe de nombreux modèles en ligne (comme celui proposé dans cet article), des tutoriels à foison, des ressources diverses et variées.

Enfin, Excel se distingue par son haut degré de personnalisation. En fonction de l’évolution de vos besoins, ajoutez des colonnes, supprimez-en, etc.

… et ses limites

Toutefois, la gestion de parc automobile sous Excel présente des limites :

• ❌ Pas d’intégration possible avec vos logiciels de comptabilité, de ressources humaines, de logistique, etc. Les informations doivent être saisies manuellement lors de tout changement. Une opération chronophage et source d’erreurs…
  
  
• ❌ Manque de lisibilité ou d’interaction entre vos données, lorsqu’elles deviennent nombreuses : plus de colonnes, de filtres, de masques, et donc des difficultés à atteindre une clarté dans vos tableaux croisés-dynamiques.
  
  
• ❌ Des limites dans la traçabilité des informations : qui a opéré des changements récents sur le fichier ? Les dernières données sont-elles exactes et à jour ? Il n’est pas toujours garanti que vous travaillez sur la dernière version du document.
  
  
• ❌ Des fonctionnalités réduites en matière de reporting : pas de mise à jour automatisée, à vous de l’effectuer à la main. Si vous ne faites pas preuve d’une grande rigueur, vous risquez de fournir des data erronées ou obsolètes, susceptibles pourtant d’influencer les prises de décision stratégiques.

Vers des logiciels de gestion de parc automobile spécialisés ?

Si votre flotte dénombre beaucoup de véhicules, on vous recommande de vous tourner vers des logiciels de gestion de parc automobile spécialisés.

Grâce à ces outils malins, vous :

• visualisez en un coup d’œil les informations clés relatives à votre flotte, grâce à la centralisation des données au sein d’une même interface ;
• automatisez vos tâches répétitives et chronophages ;
• recevez des notifications en temps réel vous prévenant d’événements importants (remplacement de véhicules, dépassement kilométrique atteint, expiration du contrôle technique, etc.) et effectuez un suivi efficace et automatisé ;
• calculez plus facilement le TCO (Total Cost of Ownership) de votre parc automobile et maîtrisez mieux vos coûts ;
• accédez à des dispositifs de reportings instantanés pour un pilotage plus efficace.

💡 À savoir : il est possible de mettre en place des API afin d’intégrer le suivi de flotte à vos outils de gestion existants, et ainsi exploitez toutes les informations sur les heures de travail, les distances, les consommations, etc.

En somme, vous augmentez votre productivité globale et évitez les mises à jour fastidieuses de vos différentes bases de données… ainsi que les erreurs qui en découlent.

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Que retenir ?

Le tableau Excel de suivi d’entretien du parc automobile est l’outil qu’il vous faut si vous composez avec un nombre réduit de véhicules. Il sera un recours précieux pour garder un œil sur votre flotte et anticiper les événements importants à venir, comme les contrôles techniques.

Par ailleurs, chaque entreprise est différente, et le tableur présente l’avantage de s’adapter à vos besoins, même si vous partez d’une base prête à l’emploi comme le modèle mis à disposition dans cet article.

Toutefois, le manque d’automatisation et de connexion avec vos systèmes devient vite problématique dès lors que votre activité gagne en importance. La solution ? Des logiciels spécialisés dans la gestion de parc automobile, qui sauront vous assister à coup sûr dans la réussite de vos missions.