Logiciels de Gestion commerciale

Logiciels de Gestion commerciale : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?

Un logiciel de gestion commerciale permet à une entreprise de gérer ses opérations d'achats et de ventes. Les fonctionnalités phares du logiciel de gestion commerciale sont la création de devis et factures, le suivi des marchandises et articles, ainsi que le suivi des ventes.

Les logiciels de gestion commerciale sont très largement utilisés car ils permettent aux entreprises de gagner en réactivité pour répondre aux offres commerciales et diminue le risque d'erreurs de facturation.

Quelles sont les fonctionnalités attendues d'un logiciel de gestion commerciale ?

Les solutions de gestion commerciale couvrent de nombreuses fonctionnalités essentielles à la bonne gestion d'une entreprise comme :

• Gestion des facturations pour créer des devis et suivre les factures, les envoyer au client et les archiver.
• Gestion de la relation client et fournisseur pour visualiser les créances clients et dettes fournisseurs, les contrats, envoyer des relances, etc.
• L'administration des achats et des ventes : pour un suivi d'inventaire renforcé et moins d'imprévus
• Gestion des stocks pour suivre les flux de production et gérer les stocks en temps réel.
• Gestion financière pour suivre les flux financiers de votre organisation et interagir avec votre comptable.
• La création automatique de bons de commandes et bons de livraison pour un approvisionnement fluide

Ces solutions sont interopérables avec votre système d’information interne afin d’optimiser certains processus :

• Enrichir votre CRM des dernières demandes de vos clients, informations de paiement, etc.
• Automatiser l’envoi des factures à votre outil comptable pour qu’il enregistre les écritures comptables associées
• Etc.

A noter : Certains logiciels de gestion commerciale débordent vers l'ERP, ce sont des solutions encore plus complètes qui viennent ajouter des fonctionnalités supplémentaires vouées à être utilisées par d'autres corps de l'entreprises comme les ressources humaines ou le marketing. Dans la même logique, certains CRM sont extrêmement complets, et peuvent parfaitement convenir à la gestion globale d'une entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?

Les logiciels de gestion commerciale (ou gestion co) présentent des avantages non négligeables accélèrant l'activité de l'entreprise.

Avantages d'un logiciel de gestion commerciale :

• Une saisie unique de l'information, centralisée sur l'outil
• Visibilité accrue de la performance de l'entreprise pour un meilleur pilotage
• S'intègre facilement aux ERP et aux logiciels de Comptabilité au besoin
• Ils diminuent les erreurs humaines en automatisation au maximum la saisie

Les logiciels de gestion commerciale sont des outils paramétrables puissants pour piloter une entreprise. Néanmoins, ils présentent quelques inconvénients.

Inconvénients d'un logiciel de gestion commerciale :

• Les logiciels de GRC sur-mesure peuvent s'avèrer couteux
• Certains logiciels de gestion commerciale qui ne sont pas assez spécialisés vers un métier, leurs modules ne répondant pas à des besoins spécifiques. Dans ce genre de cas, avoir recours à un consultant peut s'avérer judicieux pour envisager un nouvel outil.
• La couverture fonctionnelle d'un logiciel de gestion commerciale classique peut s'avérer limitante si l'entreprise grandit rapidement. Dans ce genre de cas il peut s'avérer pertinent de passer à l'ERP, notamment si des besoins se font ressentir dans le suivi de la comptabilité. Ou d'un CRM si des besoins en acquisition et suivi client sont exprimés. Sachez toutefois qu'il est également possible d'ajouter de nouveaux outils spécifiques aux besoins émergents qui sont souvent déjà développés par l'editeur.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale ?

Un logiciel de gestion commerciale est avant tout un outil permettant la gestion globale des opérations commerciales d'une entreprise. Ils permettent à l'entreprise de gérer sa marchandise, mais aussi sa base de clients, la mise en vente, ou encore la facturation. Certains logiciels sont mêmes aptes à accompagner des commerciaux terrains pour signer rapidement des contrats et génèrer automatiquement un ordre de commande.

Certains logiciels de gestion commerciale se doublent également d'un module dédié au E-commerce, extrêmement pratique pour suivre les ventes en point de vente physique et en ligne !

La gestion des facturations

À partir de modèles et de blocs personnalisables, vous réalisez vos devis, factures, acomptes, bons de commandes, bons de livraison, etc., et les envoyez à vos clients. 

Sur chaque facture, vous pouvez appliquer des tarifs personnalisés, soldes et autres promotions. Vous pouvez également enregistrer les promotions récurrentes et les appliquer par un simple clic. L’outil de facturation centralise toutes vos factures et vous assure une traçabilité sans faille.

Certains outils disposent d’un espace collaboratif sur lequel vos clients et fournisseurs peuvent visualiser un historique des transactions réalisées. Les logiciels de gestion commerciale respectent les obligations réglementaires en matière de facturation électronique (sécurité et confidentialité).

La gestion de la relation client et fournisseur

Les logiciels point de vente conservent l’historique commercial de vos clients : devis, factures payées, impayées et en attente. 

Vous pouvez également catégoriser vos clients :

• Pour construire des opérations de fidélisation des meilleurs clients
• Pour contrôler les encours ou appliquer des restrictions
• Pour obtenir un relevé des clients en attente de paiement ou de facturation
• Etc.

Vous gérez toutes vos créances clients et pouvez programmer des relances automatiques.

Concernant vos fournisseurs, vous gérez directement dans l’outil les délais de règlement propres à chacun.

La gestion des achats, vente et stocks

En ligne, vous gérez vos stocks en flux tendu :

• Les approvisionnements : définition de stocks minimums et maximums à respecter, définition d’une quantité d’achats, choix du fournisseur, etc.
• Les mouvements de stocks : entrées, sorties, transferts
• La valorisation des stocks selon la méthode comptable de votre choix : CUMP, FIFO, LIFO

En temps réel, visualisez les stocks et effectuez une excellente gestion de stock, accédez au catalogue de prix pratiqués par vos fournisseurs et optimiser la gestion des commandes. 

La gestion des caisses peut concerner un point de vente ou au contraire être déployée dans un réseau de magasins. Il permet également au responsable des ventes et à la direction d’obtenir des statistiques : ventes périodiques par article/catégorie, panier moyen, meilleur vendeur, meilleurs articles par magasin, etc…Cette solution informatique est interfaçable avec un logiciel EBP gestion commerciale.

Les données de vos achats et ventes sont automatiquement transférées à votre outil comptables pour être enregistrées dans votre comptabilité.

Le pilotage organisationnel

Les outils de gestion commerciale sont centraux pour le pilotage commercial et stratégique de votre entreprise (de la TPE, PME aux grandes entreprises). 

Des outils d’analyse vous permettent de visualiser en temps réel les indicateurs clés de performance (KPIs) :

• Analyse de la structure de coûts
• Chiffre d’affaires facturé et prospective, trésorerie
• Livraisons en cours et retards
• Montant des créances clients et dettes fournisseurs
• Etc.

Un tableau de bord vous permet de produire des KPIs sur-mesure afin d’améliorer la productivité ou les marges de votre entreprise par exemple.

Les données de votre entreprise sont sauvegardées et sécurisées dans un cloud.

Comment bien choisir un logiciel de gestion commerciale ? 

Pour correctement choisir son logiciel de gestion commerciale, il convient de déterminer au préalable les besoins de l'entreprise et de son équipe, ainsi que le budget disponible à respecter. Un bilan des fonctionnalités recherchées peut également faciliter le travail de recherche. 

Les responsables d'équipes commerciales devront être vigilants sur la présence de fonctionnalités telles que : 

• L'inter-compatibilité avec les autres logiciels de l'entreprise, comme les logiciels de comptabilité en interne ou le CRM de l'entreprise
• Le nombre d'utilisateurs que le logiciel pourra accueillir 
• Les fonctionnalités supportées par le logiciel (devis, bons de commande, portefeuille client..)
• L'accès à un support logiciel dédié, pour un déploiement efficace de l'outil
• La sécurité des informations clients stockées dans le logiciel
• Une personnalisation de l'outil complète, ou une orientation métier qui fait sens à l'emploi
• L'accès à un support client réactif

Veillez également à ce que le logiciel bénéficie de mises à jour de sécurité fréquentes, et préferez un éditeur de logiciel stockant les données sur des serveurs sécurisés. Enfin, assurez-vous que l'éditeur de logiciel soit en capacité de suivre les évolutions et contraintes liées à la législation française afin d'éviter toute irrégularité.

Une interconnexion avec les logiciels de comptabilité largement préférable

Choisissez un logiciel de gestion commerciale pouvant s'interconnecter avec votre logiciel de comptabilité pour ne pas avoir à réaliser des saisies manuelles. Vous gagnerez ainsi du temps et limiterez les erreurs de comptabilité. Dans le cas contraire, vous pourriez vous retrouver dépendant de l'outil développé par l'editeur du logiciel de gestion commerciale, qui ne répondra pas necessairement à vos besoins.

Définissez vos besoins

Avant de choisir un logiciel de gestion commerciale, il convient de définir les besoins émis par l'entreprise pour bien fonctionner. Etablir un cahier des charges complet est une solution efficace pour communiquer l'ensemble des pré-requis exprimés par l'entreprise avant de conclure sur l'obtention d'une solution logicielle. L'editeur fera en sorte de fournir des réponses claire à l'entreprise sur les solutions dont elle bénéficiera en employant son logiciel. 

Anticipez vos besoins futurs

Un outil de gestion commerciale est souvent utilisé pendant une période excédant les 5 ans, évitez d'avoir une vision court terme en faisant l'acquisition de votre nouvel outil.

Dans la même lignée que la définition des besoins, l'éditeur logiciel et l'expert échangeant avec l'entreprise pourra ou non recommander des modules complémentaires, visant à améliorer l'efficacité de l'entreprise sur le long terme. L'entreprise aura alors le choix de remplacer des solutions déjà existantes dans son entreprise au profit d'un module intégré harmonisant les processus.

Echangez un maximum avec l'éditeur de logiciel pour disposer d'une vue d'ensemble des modules proposés. De cette manière vous pourrez anticiper vos nouveaux besoins et activer de nouveaux modules rapidement.

Quel logiciel de gestion commerciale choisir ? 

Les logiciels de gestion commerciale gratuits

Ils existent effectivement des logiciels de gestion commerciale gratuit vous permettant de mettre en place une gestion commercial efficiante et à moindre coût : 

• Bitrix24

• OpenConcerto

• Oxygène gestion commerciale

Les outils de gestion commerciale pour les PME

Ce type d'outils est très apprécié par les PME, et certains éditeur ont pris en compte les attentes ce type de client pour mettre en place un outils  parfaitement adquate : 

• Axonaut
• Cegid
• Celge
• Sage 100cloud
• Salesforce

L'ensemble des solutions présentés précedemments sont des outils parfaitement adapté pour les PME. Ces logiciels permettent de favoriser un environnement de gestion de vos factures, devis, trésoreries ou encore vos fournisseurs. 

Foire à questions : 

Les logiciels de gestion commerciale permettent-il la création de plannings ?

Tous les logiciels de gestion commerciale ne permettent pas necessairement de mettre en place un planning, consultez la fiche produit du logiciel qui vous interesse pour en savoir plus.

Les logiciels de gestion commerciale sont-ils personnalisables ? 

Oui, les éditeurs de logiciels de gestion commerciale s'efforcent de permettre à leurs utilisateurs de personnaliser le logiciel conformément à leurs besoins. Communiquez votre cahier des charges à l'éditeur et restez à l'écoute des solutions proposées pour une solution complète conforme à vos attentes.

Mon logiciel de gestion commerciale est il conforme à la loi Anti-fraude ?

Les logiciels de gestion commerciale doivent être certifiés conformes anti-fraude TVA pour être légalement utilisés si ils présentent un module de caisse et facturation. Demandez votre certificat de conformité à votre fournisseur logiciel.

Mon logiciel de gestion commerciale me permet-il de gérer mes contacts clients ?

Tous les logiciels de gestion commerciale ne permettent pas forcément d'assurer un suivi client complet. Ils vous permettront d'assurer la génération de devis et facture, ainsi que le suivi d'impayés, mais pas necessairement de conserver un historique des échanges avec votre client, ou bien même un prospect. Veillez donc bien à vérifier la couverture fonctionnelle du logiciel.

Si cette fonctionnalité est mandatoire pour vous, il peut s'avérer judicieux de se tourner vers un CRM. Certains logiciels de gestion commerciale proposent également des API pour interconnecter votre logiciel avec un outil dédié à la relation client, plus spécialisé.

Un logiciel de gestion commerciale permet-il de signer des documents en ligne ?

Un logiciel de gestion commerciale permet très souvent la création automatique de devis et factures, mais la signature électronique n'y est pas forcément supportée. Des outils de gestion commerciale comme Divalto Infinity le proposent. Pour certains, il faudra avoir recours à une application tierce telle que Docusign ou Yousign.