Logiciels de Gestion de projet : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Définition
Un logiciel de gestion de projet est un outil de gestion dédié à la planification des tâches inhérentes à des projets selon des contraintes de temps, de ressources et de coûts. Il permet d'organiser le travail en équipe selon la méthodologie de travail préférée. Les logiciels de gestion de projet se présentent sous des formes variées afin de répondre à des besoins divers et apporter un support aux équipes selon différentes methodes de gestion de projet.
En outre, les logiciels de gestion de projet vont permettre d'automatiser certains processus, en proposant par exemple l'attribution automatique de tâches entre les intervenants. Aboutissant à une productivité accrue et une transmission de l'information plus fluide.
Comment ça marche
Le logiciel de gestion de projet est conçu autour d'une ou plusieurs méthodologies de travail (Agile Scrum, PMBOK, Prince 2, Chemin Critique, PERT, etc.). Il offre ainsi un cadre de travail (Framework en anglais) pour exécuter et suivre le cycle de vie d'un projet dans de bonnes conditions. Les outils de gestion de projet ont vocation à augmenter la productivité de l'équipe projet par la simplification et l'organisation automatisée du travail.
La plupart des outils modernes sont également des solutions collaboratives puissantes qui permettent de créer de la synergie entre les parties prenantes au projet (chef de projet, ingénieurs, client, etc.).
A qui sont destinés les solutions de gestion de projet ?
L’outil de gestion de projet vous permet de gérer les délais mais aussi de suivre précisément les budgets. Chaque intervenant a accès aux informations dont il a besoin afin de mener à bien la mission qui lui a été confiée. Facturation détaillée, comptabilité, gestion des stocks et avancements des démarches vous sont exposés en quelques clics. Le logiciel de gestion de projet convient donc à tout type de TPE/PME:
Entreprises travaillant en mode projet
Toute entreprise peut travailler en mode projet pour être plus agile dans son organisation. L'agilité permet en effet de responsabiliser tous les collaborateurs et de permettre à l'entreprise de s'adapter rapidement aux changements auxquels elle fait face. Dans ce cas des outils collaboratifs de gestion de tâches ou des outils de planification simples sont suffisants pour organiser la charge de travail en équipes.
Organisez le travail de votre équipe en facilitant les échanges de dossiers et en utilisant les outils de messagerie à distance. Le logiciel de gestion de projet vous assure une centralisation des informations, une gestion des documents optimale et un accès rapide aux tableaux de bord et reporting. La gestion de planning et la gestion des tâches sont aussi très utiles.
SSII : gestion de projet informatique
Le logiciel de gestion de projet permet aux SSII (sociétés de conseil en informatique) de gérer efficacement le processus de développement mais aussi de garantir les délais de livraison aux clients. Il permet à l'entreprise d’assurer une qualité technique avancée et de réagir rapidement aux dysfonctionnements.
Pilotage de projets internes
Beaucoup d'entreprises se lancent dans la gestion de projet en ligne en travaillant à distance avec plusieurs collaborateurs. C’est ce que propose l’outil d’aide à la gestion de projet web ou SaaS. Cet outil stratégique est idéal pour le chef de projet pour le pilotage et la gestion de portefeuille de projets, pour la gestion des ressources et pour suivre l’avancement des projets internes en temps réel.
Quels sont les bénéfices de l’utilisation d’un logiciel gestion de projet ?
L’outil de suivi de projet couplé à la méthodologie Agile est un véritable plus pour votre entreprise. Voici quelques fonctionnalités avancées et modules qui vont devenir indispensables à votre quotidien :
Avantages
- Gain de temps : accès rapide aux informations et documents
- Accès au diagramme de Gantt : C’est un outil qui facilite le management de projet (ou project management) en permettant de visualiser dans le temps les différentes étapes et jalons du projet.
- L’élaboration de rapports précis : Tous les collaborateurs ont accès à ces rapports pour suivre l’organisation ou les données financières.
- Possibilité de se connecter depuis différents appareils : Que vous soyez en rendez-vous professionnels ou en déplacement, vous pouvez consulter votre logiciel d’aide à la gestion de projet depuis votre ordinateur, tablettes ou même smartphone. Le prologiciel se met à jour sur tous les appareils en même temps.
- Un espace de travail collaboratif : Echangez facilement et rapidement avec toutes les personnes concernées plutôt que de multiplier les mails et optimiser votre productivité avec la gestion de projet collaboratif en ligne.
- Un espace de stockage sécurisé : Placez les fichiers sur votre espace de stockage pour que tous les acteurs de votre projet puissent y avoir accès en toute sécurité.
- Gestion des risques : dérives budgédaires ou retards sur les livrables
- Espace de stockage important pour tous les fichiers et pièces jointes
- Assigner rapidement des tâches entre collègues
Inconvénients
- Beaucoup de logiciels de gestion de projet sont en réalité des gestionnaires de tâches
- Avoir suivi un cours de gestion de projet (méthodologie) est un prérequis indispensable
- Déployer un nouvel outil peut être complexe
Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet se sont démultipliés au cours des années, si-bien qu'il en devient difficile de faire un choix assuré parmi toutes les solutions disponibles. Il devient de plus en plus important de d'abord effectuer un bilan solide des besoins exprimés par l'entreprise, ce qui peut correspondre à un cahier des charges.
Définir les besoins de l'entreprise pour mieux choisir
Il convient d'abord de déterminer si on souhaite utiliser une solution hébergée localement, ou une solution entièrement en ligne. (Cloud SaaS). Le modèle local (On Premise) tend à perdre en popularité face au logiciel en ligne par abonnement (SaaS), qui permet un accès de n'importe ou tant qu'une connexion internet est disponible.
Consultez vos équipes de travail pour une adoption facilitée du logiciel
Il conviendra ensuite de déterminer avec votre/vos équipes sur la méthodologie de projet adoptée. En effet, certains logiciels de gestion de projet sont plus adaptés à une méthode SCRUM qu'à une méthode agile par exemple. Une fois la méthodologie de travail selectionnée, vous pourrez aborder tout un panel de questions pour clairement définir vos besoins, des questions telles que :
- Quelles sont les fonctionnalités obligatoires auxquelles je souhaite avoir accès ?
- Combien de postes de travail sont compris dans mon abonnement ?
- Mon logiciel de gestion de projet est-il également accessible hors ligne ?
- Puis-je héberger des fichiers directement dans mon logiciel de gestion de projet ?
- Celui-ci permet-il des fonctions annexes ? (Suivi des temps, chat en ligne, rétroplanning..)
- Le logiciel de gestion de projet est-il compatible avec d'autres logiciels tiers ?
- Puis-je partager une tâche à une personne ne disposant pas d'un accès au logiciel ?
- L'interface du logiciel permet-il une utilisation en format mobile ou tablette ?
Quelles sont les fonctionnalités d'un outil de gestion de projet ?
Le logiciel de gestion de projet offre des fonctionnalités qui vont du simple gestionnaire de tâches au progiciel de gestion de portefeuilles de projets :
- Gestion des tâches : création et affectation et tracking de tâches
- Gestion du temps : estimation du temps et feuille de temps (timesheet) pour contrôler le temps passé sur un projet ou un ensemble de tâches
- Diagramme de Gantt : graphique permettant de suivre et anticiper l'avancement du projet. Visualisation des jalons (milestones)
- Planification et suivi des activités : découper le projet en plusieurs étapes, coordonner les tâches attribuées, fixer une chronologie...
- Maîtrise des coûts : achat de matériel, budget liés aux ressources humaines, alertes sur un risque de dérive budgétaire
- Collaboration et gestion des flux d'informations : partage des données, récapitulatif de suivi, alertes éventuelles…
- Tableau de bord et reporting pour piloter le suivi de projet
- Gestion de portefeuille de projet (PPM, Project Portfolio Management)
- Facturation d'un projet, une mission ou du temps passé à un client
- Gestion du plan de charge
- Gestion documentaire : partage de documents une interface web unique pour centraliser les fichiers
- Feuille de route (roadmap) : liste des livraisons planifiées dans le temps
- Gestion du workflow du projet
Logiciels de gestion de projet gratuits et logiciels libres
- Redmine : un logiciel Open Source développé en Ruby avec une base de données MySQL
- Asana : un gestionnire de tâches gratuit pour la première édition (idéal pour les auto entrepreneurs et startups)
- Trello : vue Kanban
Logiciels de gestion de projet payants
- Jira
- Planzone (essai gratuit)
- Wimi
- Microsoft Project (MS Project)
- Bubble Plan
- Podio
- Genius
- NQI Orchestra
- Smartsheet
- Project Monitor
- Ganttproject
- Genius Project (démo possible)
