Logiciels de Gestion locative : guide d'achat
Le guide des logiciels de gestion locative
Les logiciels de gestion locative sont des outils précieux pour un gain de temps assuré. La gérance locative est chronophage surtout si vous avez plusieurs biens à gérer. Que vous soyez gestionnaire immobilier ou propriétaire-bailleur, il est dans votre intérêt de travailler avec un logiciel de gestion locative afin de réduire le risque d’erreurs et de réaliser le suivi de vos dossiers plus facilement.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?
Les logiciels de gestion immobilière ou de gestion locative sont des assistants visant à faciliter les démarches liées à la gestion de biens immobiliers. Etats des lieux, suivi des loyers impayés, gestion des dépôts de garantie, le nombre d’informations à gérer est considérable dans le cadre d’une location et gestion de biens. C’est pour cette raison que les logiciels de gestion locative ont été créés.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion locative?
Pour vous accompagner dans la gestion courante des biens immobiliers, les logiciels de gestion locative immobilière vous permettent de :
- Imprimer des contrats de baux, quittances de loyers ou reçus de paiement ;
- De proratiser les montants des loyers en fonction des dates d’arrivée et départ des locataires ;
- De gérer le paiement de la TVA ;
- D’ajuster le montant du loyer en fonction d’indices différents et mis à jour ;
- De calculer automatiquement la révision annuelle du loyer ou d’avoir la possibilité de le faire manuellement ;
- De réaliser rapidement l’encaissement des loyers et de payer les propriétaires des logements ;
- De pointer les loyers impayés et de faire une relance ;
- De réduire les loyers en fonction de suivi des travaux effectués par le locataire ;
- De calculer les charges locatives ou de copropriété et la répartition en fonction des lots ;
- De préparer les déclarations fiscales et les rapprochements bancaires ;
- D’exporter les données afin de les exploiter sur Word ou Excel.
Pourquoi est-il intéressant pour votre entreprise ?
Il est très facile de faire des erreurs lorsque l’on gère des biens immobiliers. Vous avez beaucoup de démarches administratives à réaliser et d’informations à prendre en considération pour votre gestion locative. Le logiciel d’organisation vous assure :
- Un gain de temps et la réduction de perte d’argent en surveillant les loyers qui n’ont pas encore été payés ;
- Moins d’oubli (demandes de quittance, rendez-vous pour un état des lieux, dates d’entrée ou de sortie) ;
- Une meilleure organisation avec le classement des dossiers automatisé et la possibilité d’avoir toutes les informations sur un locataire en quelques clics ;
- L’automatisation de certaines tâches récurrentes que vous n’aurez plus à faire une par une ;
- Une communication facilitée avec des modèles de lettres ou messages (rappel d’impayés, demande de rendez-vous, courrier pour charges locatives…) ;
- Une mise à jour régulière des taux d’indices et des lois en vigueur ;
- Une vision plus globale des biens immobiliers loués ou vacants afin d’optimiser vos locations immobilières.
Un logiciel de gestion locative en SaaS ou en interne ?
Les deux types de logiciels de gestion immobilière ont des avantages et des inconvénients. Tout dépend également de l’utilisation que vous allez en faire.
- Le logiciel en SaaS (Software As A Service) est en mis en ligne et donc accessible de tous les postes dès lors que vous avez une connexion Internet. Le logiciel en Interne ne sera utilisable que depuis les ordinateurs de votre entreprise.
- Un logiciel en interne est plus sécurisé car les données sont stockées sur votre serveur et non sur un serveur en ligne.
- Si l’éditeur de logiciels SaaS vient à mettre la clé sous la porte, vous aurez plus de difficultés à récupérer toutes vos données et risquer de perdre tous vos fichiers. Le travail sera à refaire.
- En revanche, les mises à jour des lois en vigueur et des taux d’indexation sont réalisées automatiquement pour les solutions logicielles en SaaS.
- Si vous choisissez la version de logiciel interne, pensez à vérifier si elle est en monoposte ou multi-utilisateurs afin que vos collaborateurs puissent également utiliser le logiciel sur leurs propres ordinateurs.
Avant de vous lancer et de choisir l’un des logiciels de gestion immobilière, nous vous invitons à tester les différentes offres et à les comparer. Certains logiciels intègrent également des fonctions de gestion comptable mais votre entreprise n’en a peut-être pas l’utilité. Il est important de cerner parfaitement les besoins et attentes de votre entreprise ou de vous-même si vous êtes propriétaire-bailleur.
