Logiciels de Gestion de planning : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de planning ?
Un logiciel de planning est un outil informatique de gestion des emplois du temps communs à une équipe. il permet notamment d'organsier les horaires de travail de chacun et les ressources de l'entreprise. Les logiciels de planning offrent des fonctionnalités collaboratives importantes permettant de prendre en compte les imprévus et les nouvelles contraintes dès que ces éléments surviennent. Ils s'intègrent également à l'agenda des collaborateurs ainsi qu'à des outils tiers de gestion de la paie, de gestion de projet ou de comptabilité.
Les principales fonctionnalités des logiciels de planning
Les outils de gestion de planning couvrent des fonctionnalités qui vont de l'agenda partagé jusqu'à lanalyse des indicateurs clés de performance RH :
- Prise en compte des contraintes : indisponibilités, maladies, contraintes personnelles, compétences du salarié
- Prise en compte des règles : convention collective, types de contrats, horaires de travail, code du travail, jours fériés et autres règles légales
- Gestion et optimisation des heures supplémentaires
- Proposition du meilleur planning pour l'équipe
- Gestion des interactions : demandes de remplacement, de congés ou d'indisponibilités, échange de créneaux
- Gestion des congés et absence : congés payés, maladie, absences, RTT, etc.
- Synchronisation des données (horaires, contacts, lieu) avec les mobiles
- Comptage et décomptage des heures et pointeuse
- Gestion des coûts salariaux et de la rentabilité
- Tableau de bord RH (KPI relatifs absences, aux coûts, aux revenus, taux d'occupation, etc.)
- Synchronisation avec un agenda en ligne (partagé et individuel) comme Google Agenda
- Planning horaire, journalier, hebdomadaire et mensuel
Les logiciels de planning ne sont pas des logiciels de pointage, des logiciels de planification (gestion de projet) ni des logiciels de gestion des Ressources Humaines de type gestion des temps et des activités et feuille de temps. La confusion peut être faite c'est pourquoi il est important de rappeler ces nuances.
Pourquoi utiliser un logiciel de planning ?
Les logiciels de planning n'ont quasiment que des avantages. Si vous optez pour un outil en ligne vous aurez certainement une période d'essai gratuite pour tester la solution en condition réelle ce qui limite énormément les risques.
Avantages
- Optimisation des heures supplémentaires
- Optimisation du temps de travail
- Confort des salariés (respect de leurs contraintes et de leurs préférences)
- Possibilité d'accéder à son agenda en temps réel depuis son téléphone mobile
- Amélioration de la productivité : gestion du temps de travail optimisée
- Permet d'éliminer les plannings Excel obsolètes. Les tableurs Excel sont très contreignants par rapport à un outil dédié à cette problématique
- Anticipation des charges de travail et des ressources nécessaires
- Amélioration de la rentabilité des services
- Accès en ligne depuis n'importe où grâce à une simple connexion Internet
- Amélioration de la réactivité des services
Inconvénients
- Certains outils ne sont pas suffisaments intuitifs, ergonomiques et collaboratifs
- Trop peu de logiciels sont en mode SaaS (en ligne)
Comment choisir le bon outil de planification et d'organisation ?
Il est très important de bien choisir son outil de gestion du temps, des emplois du temps et des ressources. Voici quelques points de vigilence à prendre en compte pour bien choisir :
- Généraliste ou spécialiés : la plupart des outils sont généralistes mais un planning spécialisé comme Outburn pour le plannning médical peut être un choix payant. Les spécificités de votre métier y sont effectivement toutes intégrées
- Le prix : le prix va de 0€ (gratuit pour les solutions libres) pour les outils simples comme les agendas partagés et autres solutions Open Source jusqu'à plusieurs centaines d'euros par mois pour des solutions intégrant des services humains (hotline) et de l'intelligence artificielle pour réaliser des plannings prévisionnels jusqu'à 6 mois
- Les fonctionnalités : parfois un agenda partagé suffi pour coordonner les équipes. Parfois il faut intégrer beaucoup de règles et de contraintes pour réaliser un planning vraiment efficace.
- Le service client et le support : il est indispensable de vérifier avec l'éditeur de la solution que vous pourrez bénéficier d'une assistance, d'une aide au paramétrage, de la sauvegarde de vos données etc.
- Le mode d'accès : il est préférable de choisir un outil de planning en ligne car vous aurez toujours la dernière version, il sera mieux intégré aux logiciels tiers et permttra des usages collaboratifs intéressants (voir plus haut). Regardez enfin si une application dédiée est disponible sur mobile
Les logiciels de planning (Open Source et payants)
Peu de solutions sont exclusivement réservées à la gestion de planning. La plupart sont associées à la gestion de projet ou à la gestion des Ressources Humaines. Voici les principaux outils réservés uniquement à la gestion des plannings d'équipes :
- Mon Portail RH
- PlanningPME
- Visual Planning
- Skello
- Planinglog
- Planning Team Pro
Les outils de planning gratuits sont souvent limités en terme d'utilisation, soit par le nombre d'utilisateurs, soit par le nombre de projet. Cependant, les versions gratuites des logiciels restent un bon moyen de les tester.
Voici une liste des logiciels de planning gratuits les plus connus :
- Asana
- Monday
- Toggl
- Trello
- Wrike
- Zoho
