Project Monitor : L'outil PPM simple et adaptable pour les DSI & PMO

Le Département des Hautes-Pyrénées a pris son Virage en 2019, en choisissant Project Monitor pour la gestion de ses projets sur les aspects de pilotage de projets, de portefeuille projets, de plan d'actions et de collaboratif.
A l’issue d’un POC sur la gestion des projets de la direction des Routes et de la Direction des Systèmes d’Information Numérique, concernant les projets du Schéma Directeur du Systèmes d’Informations, il a été décidé que PM serait notre outils référence pour la gestion des projets de la Collectivité.
Nous en sommes encore au démarrage, mais grâce à notre expérimentation encourageante, nous allons mettre en place une organisation afin de mener à bien la généralisation de l’utilisation de PM au sein du Département des Hautes-Pyrénées.
A ce jour, nous utilisons les gabarits personnalisés des projets, la planification et les portefeuilles de projets.
A l’avenir, nous souhaitons utiliser au maximum le potentiel de cet outil, à savoir la gestion financière des projets, le reporting et le collaboratif (les échanges) afin d’avoir un véritable espace commun entre la DSIN et les Directions métiers.

Après avoir utilisé Project Monitor pour la gestion des projets informatiques du Service études et projets de la DSI du Département de la Savoie en y trouvant beaucoup d'avantages, l'outil est déployé désormais également avec succès au sein du pôle aménagement pour le suivi de la commande ingénierie.

Vue d'ensemble et contrôle total de tous les projets, projets potentiels, utilisation des ressources, contrôle budgétaire et tous les éléments du projet, tels que les risques, les livrables, les CR, les actions, les problèmes, etc. avec un aperçu complet de l'état d'avancement de tous les projets dans le portefeuille.

+

La simplicité d'utilisation et l’accompagnement durant la formation ont rendu le changement très rapide et efficace. Project Monitor est idéal pour la gestion de projet et la gestion de portefeuille. Ce logiciel est très utile. Il aide à suivre les jalons du projet, l'état du projet, les coûts du projet. Il peut également être personnalisé pour répondre aux besoins de l’entreprise.

-

Il y a très peu ou pas d'inconvénients. Nous sommes pleinement confiants dans la continuité avec laquelle Perf Monitor innove avec ses montées en version, en prenant compte les besoins utilisateurs.

Project Monitor est un excellent produit et une plate-forme qui permet une excellente gestion du portefeuille de projets

Project Monitor est une solution puissante pour managers (PMO notamment), pour piloter un nombre important de projets, éventuellement regroupés en portefeuilles. La solution offre une gamme de restitutions, tableaux de bord, diaporamas, que les managers apprécient beaucoup. MAIS, la qualité des restitutions ne vaut que si les données de base sont de qualité. La solution offre donc aussi des outils pour les chefs de projet - qui y trouvent un intérêt. Gantt, gestion des ressources et plan de charge, gestion des budgets, échanges et tâches. Project Monitor fournit un écran pour l'animation de chaque instance de pilotage de projets ou de portefeuille :

• Equipe projet et l'avancement des ToDO listes,
• Equipe service et la situation par chef de projet, ou par thématique
• Clients, avec revue de portefeuille des responsables de compte
• PMO, avec une vision sur l'ensemble des projets, le plan de charge, l'appel à financement...

Ayant mis en oeuvre Project Monitor (avec l'équipe Virage) pour plusieurs clients, la "paramétrabilité" de l'application est impressionnante. La solution est moins performante en collaborative que les alternatives conçues pour ça - mais ces solutions ne peuvent pas être comparées à une solution globale de pilotage.

Travailler avec Project Monitor nous a permis de voir rapidement clair nos différents portefeuilles de projets, et de prendre les bonnes décisions sur leurs cycles de vie grâce à :

• Ses fonctionnalités très riches permettant de couvrir tous les volets de gestion de projets
• La possibilité de faire collaborer les équipes projets autour d'un même réceptacle de l'information projet (données, documents, etc)
• Les nombreuses possibilités de reporting et dashboarding permettant de restituer les données au bon format par rapport aux différentes parties prenantes
  
• sa très grande simplicité d'utilisation

Confrontés à une gestion de projet de plus en plus complexe, de sujets de plus en plus interdépendants, de fortes contraintes de ressources, de délais et de cohérence tout cela géré avec les outils office standard ( Word, Excell et powerpoint), nous cherchions un outil modulable sans spécifiques mais qui était capable d’adapter par paramétrage utilisateur, les IHM ( écrans) à nos masques de saisies existant sur Word, powerpoint, …

Après 4 ans d’utilisation, Project Monitor nous apporte ce que nous attendions pour améliorer notre performance, à savoir :

• Avoir la visibilité de l’ensemble du portefeuille projet de la société.
• Connaitre la disponibilité des ressources
• Avoir la vision complète des plannings et interdépendance des sujets entre eux
• Avoir la consolidation budgétaire et son état d’avancement
• Pouvoir communiquer en externe sur l’état d’avancement des projets sur leur aspect

Avoir cette vision à 360 sur l’ensemble du portefeuille projet nous fait progresser sur le pilotage et la stratégie à mettre en œuvre.

Confrontés à une multitude de projet en cascades et parallèles avec des équipes et ressources limitées, nous ne pourrions plus nous passer de project monitor.

J'ai apprécié utiliser Project Monitor dans le cadre du pilotage de mon dernier projet. Celui-ci concernait l'implémentation d'une application achat pour un grand groupe français. Grâce au module planning, nous pouvions planifier les différentes activités et piloter les délais de notre projet, décomposer nos sprints et de s'assurer que les délais seraient tenus.

Par ailleurs le module de tâches nous a permis de lister l'ensemble des fonctionnalités à implémenter : il nous a permis de lier chaque User Story à un sprint de notre projet et de piloter leur réalisation. En 6 mois nous avons pu mettre en place les fonctionnalités indispensables pour que l'application soit opérationnelle.

Enfin, l'outil a servi de support aux échanges entre les développeurs et les acteurs métiers, que ce soit dans la conception des fonctionnalités ou dans la recette des développements, grâce à ses fonctions collaboratives.

Project Monitor est une solution puissante pour gérer des projets complexes
engageants des budgets et des ressources. Bien qu'il fasse partie des logiciels de gestion de projet et de PPM généralistes, il peut être personnalisé pour intégrer des contraintes particulières inhérentes à une industrie. Son autre avantage réside dans son ergonomie car bien qu'il puisse faire l'objet d'usages poussés (planification de plusieurs projets en simultané, calcul de la rentabilité, optimisation du staffind des équipes, etc.), il n'en reste pas moins très facile à utiliser. Son interface est simple et les informations importantes (KPI, indicateurs) sont mis en évidence de manière claire.

Notons enfin que la solution vient avec un service de qualité aussi bien sur le plan technique (installation, déploiement) que sur le plan de la gestion du changement (formation et support). Project Monitor a clairement à coeur que l'utilisation de cette solution soit un succès dans votre entreprise.