Logiciels de Associations : guide d'achat
Qu'est-ce qu’un logiciel pour association ?
Définition
Le logiciel pour association concerne de manière générale des outils informatiques polyvalents qui vous permettent de gérer, depuis une interface, toutes les fonctions supports de votre association : communication, marketing, webmarketing, comptabilité, etc.
Si vous n’avez pas de compétences particulières dans le domaine comptable, il est recommandé de vous appuyer sur un logiciel de gestion comptable pour association. Une solution de gestion des associations, vous aidera à réaliser votre comptabilité mais également à gérer vos adhérents ou réaliser les déclarations indispensables au fonctionnement de la structure.
Un logiciel de gestion commerciale destiné aux associations est également un formidable outil qui vous facilite le quotidien !
Comment ça marche ?
Les logiciels en ligne de gestion d’association disposent de plusieurs modules : comptabilité, communication, etc., ainsi qu'un accès à votre base de données ainsi qu’à l’historique de l’activité de votre association.
Ensuite, chacun des modules vous permet de réaliser des actions spécifiques :
- Le module comptable vous permet de réaliser votre comptabilité
- Le module communication vous permet de contacter votre base de données
- Le module de collecte de dons permet à vos donateurs de réaliser des dons
- Etc.
Les meilleurs logiciels pour association gratuits et open source
Assoconnect : Permet la gestion de la comptabilité, de la trésorerie, d'administration des membres de l'association, et même de créer un site internet et la communication interne et externe de l'association. C'est un véritable outil de pilotage de l'association tout en un sous tous les aspects de l'association. Assoconnect propose une version gratuite jusqu'à 30 membres, et 30 jours d'essai pour les formules au-dela. C'est donc une plateforme évolutive avec très peu de coûts initiaux si votre association est jeune.
Attention, à savoir - Assoconnect prélève une portion des paiements réalisés par vos membres à hauteur de 1,9%+0,25€ par paiement.
Pepsup : Utilisé par de nombreuses associations, PEPsup est également une solution de gestion et pilotage d'association tout-en un disposant de fonctionnalités tout aussi complètes dans sa version payante. La version gratuite est cependant très limitée, avec seulement 10 membres, et le logiciel en ligne pratique également les frais de commission sur les paiement des membres, celle-ci est cependant inférieure à celle pratiquée par Assoconnect avec 1,4%+0,25€ par paiement effectué.
Kananas : Dans la même lignée qu'Assoconnect et Pepsup, Kananas propose une solution complète de gestion et pilotage de l'association. De la gestion des adhésions, à la comptabilité, la communication interne et externe, le marketing, et propose lui-aussi un utilitaire de création de site web. Kananas ne propose cependant qu'un essai de 30 jours d'essai gratuit, un abonnement minimum de 8,25€ est ensuite requis. Heureusement, aucune fonctionnalité n'est verouillée derrière un abonnement au tarif plus élevé.
Helloasso : Pas aussi complet que ses voisins Assoconnect, Pepsup ou encore Kananas, Helloasso peut se targuer de proposer une plateforme de paiement pour les association dépourvue de frais de paiement bancaires. Totalement gratuit, Helloasso est une excellente option si les besoins de l'association sont essentiellement sur la gestion des adhésions, de la vente de billets, de services, ou encore pour collecter des dons, mettre en place un crowdfunding..
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel pour association ?
Les systèmes de gestion d’association sont des outils “tout-en-un” paramétrables pour gérer tous les aspects de votre association.
La gestion comptable
Adaptés aux associations, les logiciels comptables imaginés pour vous épauler offrent des fonctionnalités variées et spécifiques :
- Comptabilité analytique
- Gestion automatique des fichiers comptables : grand livre, journal, compte de résultat, balance
- Gestion de la trésorerie
- Plan comptable personnalisé
- Stockage des factures
- Rapprochement bancaire
- Tableaux de bord : indicateurs de performance financière, graphiques de synthèse
- Suivi des réservations ou des places encore disponibles dans le cadre de manifestations, événements sportifs ou culturels
Pour gérer votre club, appuyez-vous sur les compétences et fonctionnalités variées d’un logiciel de comptabilité pour association. Solide outil de gestion comptable, il vous aidera à assurer un bilan comptable net et gérer les informations de vos adhérents plus facilement.
L'activité webmarketing
Le système de gestion d’association vous permet de participer à la révolution digitale. Avec lui, vous pouvez créer facilement le site Internet de votre association sans compétences et pré-requis techniques. Vous pouvez réaliser un site web tendance accessible depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone ou tablette).
De plus, le logiciel de gestion d’association vous simplifie la gestion commerciale en vous permettant de réaliser des campagnes auprès de votre base de données ou d’une cible identifiée : emailing, SMS, sondages, publipostage, etc.
La gestion des adhérents et campagnes d’adhésion
Automatiquement, le logiciel pour association :
- Actualise la base de données des membres pour chaque formulaire d'adhésion validé
- Gère les versements de cotisations : rappels de cotisations, paiement direct en ligne, etc.
Pourquoi choisir ce type de logiciels d’organisation et de planification ?
Sélectionnez un logiciel pour association afin de vous faciliter la tâche et ne pas vous perdre dans les méandres des démarches administratives. Très simple d’utilisation, il présente néanmoins quelques inconvénients.
Avantages
- La fiabilité des écritures et documents comptables
- La gestion plus rapide de nombreux flux économiques en fonction de la taille de l'association
- Une comptabilité générale facile pour les petites associations non accompagnées par un expert-comptable
- La mise à jour facile des fichiers adhérents et la vérification du paiement des cotisations
- Un outil de travail collaboratif intuitif facile à prendre en main
- Un outil tout-en-un qui gère toutes les fonctions supports
Inconvénients
- La catégorie des logiciels pour association est assez restreinte (hors outils comptables)
- Manque de flexibilité des logiciels actuels face aux besoins spécifiques de chaque association
Une solution de logiciel pour association en SaaS ou en interne ?
Les deux solutions de logiciels pour association ont des avantages et des inconvénients. Le choix se fera selon les besoins de votre association mais également de la taille de celle-ci :
- Le SaaS (Software as a Service) est souvent moins coûteux et plus malléable avec des offre adaptées. Il s'agit d'une palteforme en ligne mise à jour régulièrement accompagnée d'un service client réactif.
- Le logiciel en interne assure la sécurité de vos informations puisqu'elles ne sont pas stockées sur Internet mais directement sur votre réseau ou sur un poste (version monoposte). Il est également votre propriété lorsque vous l'avez acquis. A la différence du SaaS qui peut disparaître du jour au lendement si l'éditeur est contraint de stopper son activité.
Comment choisir un logiciel pour association ?
Pour bien choisir le logiciel qui va permettre un pilotage de l'association, il faut tenir compte de plusieurs critères. Il faut rendre état des besoins en gestion de la comptabilité de l'association, de l'administration des membres, mais aussi des aspects touchant à la communication interne, auprès des membres de l'association, mais aussi la communication externe, pour recruter de nouveaux membres.
Il convient donc d'établir concrètement ses besoins, est-il souhaitable d'utiliser une solution tout-en-un pour tout piloter d'un même outil, ou répartir chaque branche de la gestion d'association sur différents outils pour plus de flexibilité et moins de dépendance ? Il faut donc se poser les bonnes questions :
- Le Tarif
- Les Fonctionnalités Supportées (Gère t-il la collecte de fonds, le crowdfunding ?)
- Y'a t-il un module de comptabilité disponible ?
- Y'a t-il des frais de prélèvement pratiqués ?
- Si mon association grandit, le logiciel pourra t-il m'accompagner tout aussi efficacement ?
- Y'a t-il un support à contacter si je subis une interruption de service ?
