Logiciels de Gouvernement : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel pour l’administration en ligne ?
Définition
Entre la gestion des départements, des régions et des villes, l’Etat se doit d’être performant pour offrir un service irréprochable et identique en chaque lieu. L’utilisation d’un logiciel pour l’administration va aider la fonction publique territoriale à gérer ses nombreuses tâches quotidiennes, et ce qu’importe le domaine de travail (santé, transport, sécurité, etc). Grâce à ce genre de logiciel, les administrations disposent des atouts nécessaires pour réaliser d’importantes économies tout en améliorant les services qu’elles proposent.
Comment ça marche ?
Il s’agit d’un logiciel web visant à faciliter le quotidien des dirigeants d’une collectivité. Ce genre d’outil intègre différents modules pour effectuer diverses tâches afin d’assurer la pérennité des collectivités et des établissements publics. Il assure la collaboration entre dirigeants et équipes grâce à l’optimisation des services et la transversalité des informations.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel pour l’administration en SaaS ?
Pour assurer l’efficacité d’une administration publique, ce genre de logiciel doit automatiser diverses tâches dont ci-après quelques une des plus importantes :
La budgétisation
Un module de budgétisation permet à l’Etat d’accélérer et de contrôler au mieux la procédure d’établissement de budget, et ce dans n’importe quel domaine. Il s’agit d’une solution adéquate pour optimiser la gestion des budgets consacrés à l’institution publique. En général, le logiciel facilite la préparation et la négociation pour chaque budget alloué à un ministère. Il prend en charge la budgétisation, l’exécution et la consolidation de toutes ces données budgétaires.
La gestion des achats
Recourir à de nouvelles technologies telles qu’un logiciel pour la fonction publique va permettre aux administrations d’optimiser la gestion de leurs achats. Il s’agit d’un module visant à automatiser le processus de la commande au paiement. L’outil contrôle l’ensemble des processus liés à l’achat depuis une seule interface, notamment l’évaluation des bons de commande, le montant à approuver et le respect des budgets.
La comptabilité
Ce genre d’outil intègre en majorité une comptabilité automatisée, tant générale qu’ analytique. Le logiciel établit des rapports économiques pour chaque métier et chaque fonctionnaire. Il s’assure du suivi des dépenses et du contrôle budgétaire. Il prend en charge la gestion globale de l’administration, entre autres les immobilisations et la mise en place des projets.
Qui utilise un logiciel pour l’administration?
Ces outils collaboratifs s’adressent à toutes les agences gouvernementales souhaitant offrir aux citoyens la même qualité de services que propose le secteur privé. Ces solutions d’e-administration facilitent grandement les tâches qui incombent à la gestion des collectivités territoriales. Ils permettent aux dirigeants de renforcer leurs infrastructures informatiques pour assurer la relation entre citoyen et employé, de même que celle entre l’administration publique et les services au cœur de ces collectivités.
Pourquoi utiliser un logiciel pour l’administration dans une entreprise ?
Avantages :
- Les informations nécessaires à l’administration sont recueillies en temps réel
- Le logiciel permet de réduire les délais de traitement
- L’outil prend en charge la comptabilité de l’établissement, ce qui réduit les tâches effectuées pour gérer une région ou un département tout entier
- Il promet un meilleur pilotage de l’action publique
- Il réduit considérablement les coûts de fonction
Inconvénients
- Les mises à jour des logiciels gratuits ne sont pas toujours automatisées. Cela demande souvent un tarif en sus.
Comment choisir un logiciel pour l’administration en ligne ?
La disponibilité du fournisseur : il est de rigueur que l’éditeur du logiciel soit joignable à tout moment pour que l’utilisateur puisse disposer de tous les services qui lui sont nécessaires. Il doit être disponible pour rajouter des modules, apporter des solutions en cas de bug ou répondre à des questions pour assurer l’efficacité de son logiciel, et donc la qualité des services administratifs.
La gestion des documents : ce genre de logiciel métier doit proposer la collecte et l’archivage des fichiers informatiques sur plusieurs années. Ces données doivent être stockées en toute sécurité pour éviter la perte de documents importants et permettre un accès contrôlé.
La capacité du logiciel : il est important de choisir un logiciel performant pour assurer les prises de décision auxquelles sont confrontées régulièrement les organisations publiques. De nombreuses sociétés proposent des périodes d’essai pour permettre à l’administration d’examiner l’efficacité de l’outil.
Un coût proportionnel : les prix des logiciels pour l’administration publique dépendent en majorité du nombre d’habitants, des utilisateurs et des fonctionnalités intégrées dans l’outil. L’idéal est de trouver le logiciel capable d’assurer la formation des collaborateurs.
Les logiciels pour l’administration professionnels les plus connus
Pour les gouvernements
- Novo Citizen
- SeamlessDocs
- WebBoard Government
- SmartSimple Revere
Pour les partis politiques et autres organisations
- Organizer
- CFB Strategies
- CQRC Engage
Actuellement, toutes les structures et organisations font face à la transformation digitale. Il en est de même pour le gouvernement. Pour travailler en toute efficacité avec les nouveaux systèmes d’information, recourir à un logiciel pour l’administration devient une nécessité.
