Logiciels de Point de vente (POS) : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel point de vente ?
Définition
Le logiciel de point de vente (POS pour Point Of Sale en anglais) est une solution qui permet d’installer une caisse enregistreuse sur PC ou directement sur un écran tactile (tablette, smartphone, ou terminal point de vente). Ces outils de gestion sont totalement pensés pour faciliter les tâches quotidiennes des agents de caisse, mais favorise aussi une bonne gestion de la relation client. Il va même plus loin en offrant les aspects d’un logiciel de facturation et de comptabilité.
Ce logiciel constitue un pilier indispensable pour la gestion de magasin.
Comment ça marche ?
Le logiciel de caisse enregistreuse tactile ou en version monoposte vous permet d’enregistrer toutes vos transactions. Étape par étape, le logiciel vous :
- Créez votre catalogue de produits ;
- Scannez les codes barre ou saisissez les produits achetés ;
- Encaissez les clieerkäufernnts ;
- Imprimez un ticket de caisse, créez un devis ou une facture.
La caisse enregistreuse en ligne réduit les risques d’erreur et envoie immédiatement les chiffres sur l’interface entreprise. Votre métier devient plus simple et vous pouvez vous concentrer sur d’autres paramètres au cœur de votre profession.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un POS ?
Les nombreuses fonctionnalités du logiciel POS varient d’une solution informatique à l’autre. Essayez de choisir un logiciel de gestion commerciale comprenant :
- La vente au comptoir avec la caisse automatique (en mode PC ou sur un écran tactile), une mise en attente pour permettre de vérifier un prix ou de chercher une référence, la réservation d’un produit, la gestion des commandes et la gestion des avoirs.
- Un lien avec vos boutiques e-commerce avec gestion des stocks automatique.
- La gestion du fond de caisse avec la différenciation par vendeurs et le verrouillage automatique de l’écran de caisse enregistreuse.
- La fidélisation grâce aux fichiers clients, avec des offres promotionnelles automatisées et la personnalisation des messages.
- Interopérabilité avec la douchette code barre.
- Facturation automatique : impression de tickets de caisse et possibilité de réaliser des factures d’acompte.
- Le système d’encaissement : gestion de la caisse du magasin, ouverture du tiroir-caisse, gestion des paiements en carte bleue.
- La possibilité d’avoir une caisse mobile comme une caisse enregistreuse iPad ou une tablette Android.
- La possibilité de lier votre progiciel POS avec vos solutions informatiques de comptabilité.
- Le volume des ventes en fonction de chaque article.
- Un module spécifique pour l’e-commerce avec une base unique de données et la gestion des articles par taille, couleur ou matière et la caisse en ligne.
- La gestion des stocks sur plusieurs magasins afin de favoriser un meilleur transfert des stocks.
- La récupération des données afin de les exploiter sur d’autres logiciels de gestion commerciale, bureautique ou comptabilité.
Au lieu de multiplier les supports, optez pour un logiciel de point de vente qui centralise vos informations et vous offre la possibilité d’obtenir une vision précise de votre chiffre d’affaires, des ventes, des marges et du panier moyen sur un tableau de bord intuitif.
Qui utilise un logiciel point de vente au quotidien ?
Commerce de détail, salon de coiffure, instituts et salons de beauté, supérettes, magasins bio, fleuristes, pressing ou encore gestion des ventes de plusieurs boutiques ont tous des besoins en termes de gestion commerciale, évaluation des stocks et de solutions informatiques pour l’encaissement.
Le secteur de la restauration (bars, restaurants, brasseries, sandwicheries, boulangeries, pâtisseries, etc.) est également friand des logiciels de caisse.
Au sein du commerce, le POS est transversal. Les employés (agents de caisse, serveurs, salariés, etc.) les utilisent pour enregistrer les transactions.
Les dirigeants ou autre responsables les utilisent pour analyser l’activité du commerce, et enregistrer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité par exemple.
Pourquoi utiliser un POS dans son commerce ?
Ce logiciel de gestion commerciale est indispensable. Vous ne multipliez pas le nombre de supports logiciels ou de solutions de gestion de caisse, et réduisez ainsi le nombre d’erreurs. Cependant, il présente quelques inconvénients.
Avantages
- Vous centralisez les informations dans une base de données automatiquement mise à jour.
- Une compta simplifiée et une visibilité plus claire sur vos chiffres de la journée, semaine, mois ou année.
- Une bonne vision des articles les mieux vendus et les plus difficiles à vivre.
- Une gestion de stocks optimisée.
- La sécurisation de votre caisse tactile par un code verrouillage.
- Vous gagnez du temps avec la facturation facile et automatique.
- Un encaissement plus rapide au niveau de vos caisses enregistreuses.
- Toutes les transactions sont consignées et archivées. Cela réduit le risque de fraudes et permet d’avoir des justificatifs en cas de contrôle fiscal.
Inconvénients
- Le coût d’un logiciel POS dissuade les petits commerçants et les micro entreprises qui préfèrent les caisses enregistreuses traditionnelles.
- Pour les structures importantes, le logiciel ne se substitue pas à l’utilisation d’un ERP ou un CRM plus complet.
- Il n’existe pas d’outils universels, mais des solutions adaptées à chaque domaine : logiciel restaurant, logiciel coiffure, logiciel institut, etc. Vous risquez de devoir investir dans plusieurs logiciels si votre activité est diversifiée.
Logiciel point de vente gratuit ou payant ?
Il est important de ne pas négliger les différentes fonctionnalités de votre logiciel POS. Parfois, il est plus intéressant de prévoir un budget pour l’achat d’une solution de gestion de caisse performante plutôt que d’économiser, mais de perdre en efficacité avec un logiciel peu ergonomique.
Selon votre secteur d’activité, vous pouvez avoir des besoins spécifiques qui peuvent limiter le nombre d’offres compatible. Dans la restauration, le logiciel de caisse devra notamment gérer les tickets restaurants, les ventes à emporter, les différents taux de TVA, le plan de table, ou la carte de fidélité.
N’hésitez pas à tester les différentes offres de logiciels d’encaissement et de gestion commerciale. La plupart des éditeurs de logiciels proposent des offres variées, mais également la possibilité d’essayer les logiciels pendant un laps de temps réduit. Il existe des offres d’abonnement pour un logiciel POS en SaaS avec une externalisation de vos informations et la possibilité de bénéficier d’une assistance téléphonique et des dernières mises à jour automatiquement installée. Le SaaS est une solution évolutive qui assure une véritable compétitivité. Mais prenez tout de même garde à bien choisir votre éditeur de logiciel pour qu’il ne risque pas de mettre la clé sous la porte !
Évaluez les besoins de votre entreprise et prenez le temps de comparer les différentes solutions logicielles de gestion de caisse avant de faire un choix définitif.
Un dernier conseil pour choisir son POS
Vérifiez que le logiciel de caisse que vous prospectez est certifié NF 525 par l’AFNOR et que l’éditeur se charge de sa mise en conformité en cas de changement dans la réglementation et la loi de finances.
