Event Human Resources Organizer

EHRO est un logiciel de gestion de ressources humaines (bénévoles) et d’aide à la planification pour l’organisation de manifestations. De 10 à plus de 25'000 tranches horaires, les événements de toutes tailles peuvent être gérés au travers de la plateforme. Fini les grandes listes EXCEL et le travail répétitif et fastidieux.

Recrutement simple

Créer votre événement, vos différentes missions et postes ainsi que les tranches horaires au moyen d'outils simples et visuels. Personnalisez le formulaire d’inscription au moyen d’un générateur de formulaire complet. Publiez votre tableau et partagez-le afin de récupérer les inscriptions des bénévoles.

Campagne de recrutement et aide à l’affectation

Si vos besoins ne sont pas clairement définis lors de l'inscription de vos volontaires, vous pouvez créer une campagne de recrutement. Choisissez vos critères (compétences, disponibilités, souhaits) et le formulaire de recrutement est automatiquement généré. Commencez à remplir votre base de données puis, lorsque les tranches horaires sont prêtes, l’outil d’aide à l’affectation vous permet de dispatcher vos volontaires en fonction de leurs choix durant le processus d’inscription.

Le système permet aussi une affectation automatique afin d’obtenir la meilleure répartition possible tout en assurant de respecter les critères, disponibilités et compétences de chaque volontaire.

Communication

Communiquer directement à vos volontaires au moyen d’emails personnalisables. Un système de tag permet de créer des messages personnalisés pour chaque volontaire en ne créant qu’un seul modèle.

Communiquez facilement à vos héros tout changement de planification.

Impression des plannings

Imprimer vos plannings par mission / poste afin d’avoir toujours sous la main les affectations. Choisissez d’afficher ou de masquer certaines informations sensibles (email, téléphone) suivant le destinataire du planning.

Vous pouvez aussi imprimer la feuille détaillée pour chacun de vos volontaires contenant ses affectations ainsi que les informations globales de l’événement et les informations de contact du responsable.

Bons repas

Le système gère automatiquement l’impression de bons repas au prorata des heures accomplis par chaque volontaire. Vous définissez une contrepartie et le système génère soit un listing EXCEL soit directement les bons nominatifs contenant le logo de votre manifestation. Il ne reste plus qu’à les découper et les remettre aux volontaires.

Page publique pour les volontaires

Vous pouvez activer la page EHRO de votre organisation. Sur cette dernière les volontaires pourront renseigner leur adresse email et consulter leur planning d’affectation pour toutes vos manifestations actuellement en cours. Ils pourront exporter leur planning en PDF ou le synchroniser avec leur application de calendrier favoris. Pour plus de sécurité, une double authentification peut être activée.

Accès en lecture pour des responsables

En parallèle de la page publique pour les volontaires, vous pouvez créer des compte « manager » (protégé par mot de passe) qui ont accès en lecture seule aux différentes affectations. Sur le terrain c’est souvent le responsable d’un site ou d’un secteur qui peut ainsi consulter le jour-J le personnel qui lui est affecté et le cas échéant les contacter.