Logiciels de Gestion des congés et absences : guide d'achat
Comment suivre les congés et les absences en entreprise ?
La gestion des congés en entreprise demande un suivi et de l'anticipation. Les managers et les ressources humaines de chaque entreprise mettent en place des processus pour gérer au mieux les absences et les congés.
Comment comptabiliser les absences ? Comment calculer les heures d'absences ?
Il existe différentes méthodes pour comptabiliser les absences : le décompte en heures ou le décompte en jours.
Retrouvez toutes les informations dans nos tutos et guides sur la gestion des congés et des absences.
Quelles sont les absences justifiées ?
Il existe plusieurs motifs d'absences justifiées : les absences pour des raisons familiales (mariage, naissance, décès), les absences pour maladie ou encore les absences pour formation.
Quelles absences sont considérées comme travail effectif ?
Des absences peuvent être considérées comme du temps de travail effectif : congés payés, congés maternité et paternité, formation, maladie professionnelle, arrêts de travail pour accident de travail...
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et des absences ?
Définition
Un logiciel de gestion des congés et des absences facilite et automatise les procédures de planning de congés et d'absences de vos collaborateurs. Les principales caractéristiques sont très fonctionnelles :
- Planning par collaborateur, gestion des demandes d'absences pour modifier, valider ou refuser les requêtes
- Suivi des soldes de compteurs en temps réel (RTT, récupération, ancienneté…)
- Gestion prévisionnelle des congés payés, export des données vers la paie…
La gestion des congés et des absences est une étape essentielle à la gestion de votre personnel. Votre casse-tête sera résolu avec un logiciel en ligne adapté !
Comment ça marche ?
L’outil de gestion des congés et absences en SaaS permet d’y accéder depuis un navigateur Web (PC) ou une application mobile (tablette et smartphone).
Chaque employé dispose d’un accès en ligne à une interface personnalisée pour réaliser des actions :
- Les employés complètent des formulaires de demandes de congés et d’absences et les soumettent à leur supérieur
- Les managers visualisent les demandes de congés et absences soumises par leurs N-1, observent le planning de l’entreprise ou d’un service et décident de valider ou rejeter les demandes
- Les directeurs RH et autres administrateurs RH personnalisent l’application et pilotent la masse salariale
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des congés et absences ?
Le self service RH
Tous les collaborateurs de l’entreprise disposent d’un accès en ligne à l’application (Web et mobile) pour observer leur solde de congés en temps réel.
Ils accèdent à un calendrier interactif et visualisent les congés posés par leurs collègues. Les congés sont affichés par type (CP, RTT, fractionnement, etc.) et par statut (validé, ou à valider).
À partir de ces information, ils planifient leurs congés et absences :
- Sélectionnent une date de départ et de retour
- Complètent un formulaire qui contient : le nom, la durée, le type de congés et un commentaire éventuel
- Soumettent la demande au N+1
Valider une demande de congés notifie automatiquement le manager RH par email. Cet email contient :
- La demande
- Le solde de congés du demandeur
- Le planning de l’équipe au moment de la demande
Une demande validée met à jour le compteur de congés de l’employé concerné. En ligne, un tableau de bord centralise toutes les informations liées à leurs absences :
- Solde de congés par type : acquis, pris, validés, soumis à validation
- Demandes en cours (qui peuvent être annulées)
- Historique des absences
Gérer les congés et absences : le portail RH
Les responsables des ressources humaines disposent d’une interface particulière pour gérer les demandes soumises par leurs subordonnés :
- Une par une ou sous forme de liste, ils visualisent les demandes (type, durée, commentaires)
- Un calendrier interactif permet d’observer le planning de l’entreprise ou d’un service particulier au moment de chaque demande
- Un clic permet de valider ou rejeter une demande. L’employé concerné est automatiquement notifié
Bien entendu, les membres du service des ressources humaines peuvent déposer leurs congés sur l’application : les valider eux-mêmes ou les soumettre à leur supérieur.
Piloter la masse salariale : le portail administrateur
Le directeur des ressources humaines dispose d’une interface personnalisée pour visualiser des rapports et indicateurs de performance (KPIs) afin de gérer le personnel :
- Durées, fréquences et motifs de congés récurrents
- Taux d’absentéisme
- Répartition des absences par genre, nature, services, etc.
En tant qu’administrateur, les DRH peuvent personnaliser l’application pour que celle-ci illustre parfaitement la politique de l’entreprise en matière de congés et absences :
- Ajouter, modifier, supprimer certains contrats ou types de congés
- Ajouter des périodes particulières sur le planning des équipes : vacances scolaires, semaines sans congés possibles, etc.
- Définir un workflow d’approbation multi-niveau pour certains profils ou certaines demandes, etc.
Ces outils sont hautement paramétrables. Ils gèrent toutes les conventions et toutes les absences : arrêts de travail, compte épargne temps (CET), congés en jours ouvrés ou ouvrables, fractionnement, etc.
Simplifier la gestion administrative des congés et absences
Les logiciels de gestion des congés et absences s’intègrent facilement dans le SIRH interne de l’organisation :
- Les absences sont transférées automatiquement dans le logiciel de paie (Sage, Ebp, Cegid, etc.) pour générer le bulletin de paie
- Le décompte des titres restaurant peut être automatisé (à partir des jours de présence) et la commande réalisée en un simple clic
Dans le cas où l’interopérabilité des outils serait impossible un export des données et possible au format de son choix (PDF, Excel, etc.).
Qui utilise un logiciel de suivi des congés et absences ?
Les logiciels de gestion des congés et absences sont utilisés par toutes les organisations : TPE, PME, grands groupes, groupes internationaux, administrations publiques, etc.
En interne, 3 profils d’utilisateurs se distinguent :
- Les employés qui demandent des congés
- Les managers qui gèrent les demandes
- Les dirigeants des ressources humaines qui pilotent la masse salariale
Au sein des petites et moyennes structures, le rôle de manager et directeur est généralement confondu.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés et absences ?
Ces logiciels RH simplifient la gestion administrative laborieuse des absences. Cependant, ces outils présentent quelques inconvénients.
Avantages
- Formalisation du processus de demande de congés
- Moins d’erreurs liées aux traitements de demandes orale ou papier
- Statistiques
- Gain de temps et de productivité des managers qui gèrent facilement les demandes de congés, même en déplacement
- Calcul automatique du solde de congé restant pour chaque employé
- Visibilité du planning de l’entreprise et des services
- Possibilité de gérer les congés et absences des entreprises internationales
Inconvénients
- Utiliser une application mobile en déplacement présuppose une connexion internet constante et de qualité
- Une interopérabilité parfaite avec un SIRH peut limiter le choix ou obliger une entreprise à utiliser le module proposé par l’éditeur du SIRH même si l’outil ne répond pas parfaitement aux besoins
Comment choisir un logiciel de gestion des congés et absences ?
Choisir un outil de gestion des congés et absences n’est pas un choix à faire à la légère. Plusieurs critères sont à intégrer dans sa recherche :
- L’ergonomie du logiciel doit être simple, intuitive
- La présence d’une application mobile peut être un plus lorsque les collaborateurs se déplacent beaucoup
- L’interopérabilité avec le SIRH peut être indispensable pour les structures importantes
- Le coût global de la solution doit être évalué : le prix est généralement fonction du nombre d’utilisateurs
