Logiciels de Paie

Logiciels de Paie : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ? Définition et explication

Définition

Le logiciel de paie est permet la traite des opérations comptables relatives à la gestion de la paie. Il permet aux entreprises d'internaliser la gestion des congés, l'édition des bulletins de paie, le virement des salaires et les déclarations sociales éventuelles. Il permet au personnel RH en charge de la paie des salariés et autres prestataires d'automatiser une partie de la paie.

Ces logiciels sont traditionnellement disponibles selon un modele On-premise (Achat unique sur une machine locale) ou SaaS (par abonnement et accessible sur le web)

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de paie

Si vous décidez d'assurer vous-même la gestion du personnel et la comptabilité, il est vivement recommandé de vous appuyer sur un logiciel de paie afin de ne pas produire d’erreurs sur les bulletins de paie ou dans vos écritures comptables.

Voici les fonctionnalités qu'offrent un logiciel de paie :

• Édition des fiches de paie et bulletins de salaire en prenant en compte les modifications des charges sociales et taux divers ainsi que les heures supplémentaires (temps de travail) et diverses indemnités.
• Bordereaux de charges sociales.
• Préparation des fichiers pour le règlement des paies. Les virements sont faits plus rapidement à date précise.
• Déclarations Sociales Nominatives (DSN) à l’URSSAF, télédéclaration aux organismes sociaux.
• Export des écritures comptables avec intégration
• Émission de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
• Évaluation des Comptes Epargne-Temps et gestion du temps
• Établissement des documents pour le salarié : contrats de travail (embauches), certificat, déclaration fiscale, solde de tout compte ou encore arrêts de travail.
• Reporting RH et financier
• Gestion du bulletin de paie simplifié

Comment ça marche

Ce logiciel RH vous assiste dans la réalisation des fiches de paie, mais aussi dans le calcul des jours de congés payés que vous devez accorder à vos salariés selon la convention collective. Ces derniers accèdent de leur côté facilement au décompte de leurs jours de congés restants. Il est aussi très utile pour réaliser les déclarations sociales obligatoires de votre entreprise sans que vous ayez besoin de faire appel à un comptable ou expert-comptable.

Les solutions de gestion de la paie vont du simple logiciel d'édition de bulletins de salaire au SIRH (progiciel couvrant l'intégralité des composantes RH). Elles permettant d’éviter l’externalisation de la paie auprès de services spécialisés ou d'experts comptables.

Choisir entre internalisation et externalisation de la paie

Entreprises de moins de 10 salariés (TPE et startups) : Externalisation de la paie

Si vous avez moins de 10 salariés dans votre entreprise alors la gestion de la paie passe très certainement par votre cabinet d'expertise comptable. Dans ce cas, il est conseillé de passer par des services d'externalisation de la paie qui vont drastiquement faire baisser vos frais de gestion du personnel.

Entreprises de plus de 10 salariés (TPE-PME) : Internalisation de la paie

À partir de 10 salariés dans une entreprise, il est devient avantageux de se doter d'une solution RH de gestion de la paie comme Payfit, Ciel Paye, Cogilog ou Sage par exemple. Les économies d'échelle vont vous permettre de faire des économies importantes par rapport à un expert comptable et à un service d'externalisation.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de la paie ?

Pour élaborer les bulletins de paie, vous devez rassembler les informations relatives à chaque collaborateur de votre entreprise tous les mois et les transmettre à votre expert comptable pour qu'il édite les bulletins de salaire. Ce process est long, coûteux et source d'erreurs.  

À cela se rajoutent le cadre contractuel (convention collective…) et le salaire minimum, la situation personnelle du collaborateur (temps partiel…), etc. Tous ces aspects importants de l'administration des salariés sont facilités par un logiciel en ligne de gestion de la paie comme PayFit, Sage One Paie, Mapaye, Pagga, Nibelis, e-Paye, Meta4, Divalto idylis, Pointeuse Mobile, Fiche-Paie.net, Yourcegid RH Y2 On Demand).

Les avantages d'un logiciel de gestion de la paie :

Le logiciel de gestion de la paie peut apporter de nombreux bénéfices pour votre entreprise et la gestion de votre masse salariale :

• Réduire les erreurs liées au traitement de la paie. En favorisant une centralisation des données et la mise à jour des charges sociales et taux de cotisations sociales.
• Gagner du temps : le logiciel est doté de paramétrages pour automatiser certaines tâches que vous n’aurez plus besoin de répéter.  Avec une interface ergonomique, vous gagnez également en productivité.
• En mode SaaS, vous ne risquez pas la perte de vos informations qui sont stockées à l’extérieur de votre entreprise. 
• Vous n’avez pas besoin de faire appel à un intervenant extérieur pour réaliser la gestion de votre paie. Vous devenez votre propre expert comptable. Des tableaux de bord sont à votre disposition en tout moment. Très pratique pour les petites entreprises comme les TPE ou PME.
• Le logiciel peut évoluer et proposer des fonctionnalités avancées avec de nouveaux modules. Les éditeurs proposent une aide à distance pour vous dépanner et vous expliquer les modifications effectuées sur les logiciels de gestion et progiciel de paie en ligne.
• Le logiciel de paie est également un outil qui limite les risques d'erreurs. Si vous ou vos collaborateurs n’êtes pas formés pour réaliser la paie, vous pouvez rapidement vous trouver face à des erreurs de déclarations sociales (par exemple) qui peuvent avoir de lourdes conséquences financières pour votre entreprise. C’est pour cette raison que les logiciels de traitement de la paie ont été imaginés et qu’ils sont une aide indispensable à la gestion de paie de votre entreprise.
• Il retrace le suivi de l’arrivée du salarié dans l’entreprise jusqu’au jour où il quitte la structure.
• Il vous accompagne dans les actions quotidiennes de la gestion courante des paies, mais aussi sur l’aspect gestion administrative de l’ensemble de vos salariés.

Logiciel bulletin de paie : Inconvénients

• Pas necessairement facile à l'emploi pour un novice
• Souvent payant pour obtenir les fonctionnalités importantes, vérifiez les limitations de votre logiciel si vous en utilisez un logiciel de paie gratuit gratuit

Logiciel de paie monoposte ou SaaS ? Comment choisir?

Le logiciel monoposte se décline sous la forme d’une application qui est installée sur les ordinateurs de votre entreprise ou sur votre réseau informatique avec une gestion des licences.

Cette solution assure une plus grande sécurisation de vos données puisque les informations ne transitent qu’à l’interne de votre réseau et sur les postes de votre entreprise.

Toutefois, elle reste un peu moins pratique que la version SaaS (Software as a Service). Il s’agit d’une mise à disposition d’un logiciel installé sur les serveurs de l’éditeur et qui fonctionne avec un abonnement.

L’avantage du SaaS est que vous pouvez avoir accès à votre logiciel de paie à toute heure et en tout lieu en toute simplicité, mais aussi qu’il est paramétrable.

Vous n’êtes pas limité à une utilisation sur l’un des ordinateurs de votre entreprise. Si vous avez envie de travailler de chez vous ou depuis un autre bureau lorsque vous êtes en déplacement, le logiciel est disponible pour peu que vous puissiez vous connecter à Internet. De plus, les mises à jour sont faites automatiquement alors qu’en monoposte, vous devrez programmer les mises à jour. 

En bref, les Softwares as a Service sont souvent les solutions les plus adaptées aux nouveaux usages :

• pas besoin d’installation spécifique, tout est dans le cloud,

• des mises à jour faites automatiquement grâce à la veille et la programmation gérées par l’éditeur,

• des formules flexibles, sur abonnement mensuel ou à l’année,

• une mobilité d’usage sur tous les terminaux : ordinateurs, tablettes, smartphones, idéale pour le suivi même en télétravail ou en déplacement,

• l’interopérabilité avec d’autres outils métiers (Système d’Information des Ressources Humaines, logiciel de gestion des notes de frais, logiciel de comptabilité, etc.) pour une intégration optimale à votre parc logiciel et l’exploitation de toutes les données utiles.

Les plus des logiciels de paie en SaaS 

Transparence pour les collaborateurs

Les logiciels intègrent de plus en plus le travail collaboratif. Dans le cas des logiciels de paie, les collaborateurs ont également accès à l’outil : ils peuvent avoir accès à leurs bulletins de salaire, consulter leurs soldes de congés, de RTT et d’heures supplémentaires, joindre des notes de frais, etc.

À noter : pensez à paramétrer les droits d’accès aux différents modules ou fonctionnalités suivant les profils utilisateurs. Le service RH aura accès à l’ensemble de la solution, alors que les collaborateurs ont des droits d’accès moindres.

Garantie de Conformité légale

Les logiciels intègrent les obligations légales relatives à la paie. Par exemple, avec la nouvelle législation sur la déclaration sociale nominative (DSN), vous n’avez plus à vous soucier de quoi que ce soit : votre solution est là pour vous faciliter la tâche.

Les meilleures anticipent même les évolutions légales et réglementaires du droit social français. Avec les récentes réformes (fiche de paie simplifiée depuis le 1er janvier 2018, et le prélèvement à la source depuis le 1er janvier 2019), bénéficier de l’expertise d’un éditeur de logiciel de paie est confortable, voire salvateur.

Attention cependant : les mises à jour légales ne sont pas toujours développées en temps et en heure par toutes les solutions payantes, et encore moins incluses dans les licences gratuites.

Quels sont les logiciels de paie gratuits les plus utilisés ?

• ABZ_PAIE 
• Paie Oxygène
• Excel