Logiciels de Pointage : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de pointage en ligne ?
Définition
Les logiciels de pointage ont été spécialement conçus pour simplifier la gestion de production. Pour ce faire, ils automatisent le suivi des horaires des salariés. Ils permettent au responsable de mieux encadrer la production du personnel, grâce à une gestion du temps de travail minutieuse.
Comment ça marche ?
Les outils de gestion du temps de travail fonctionnent généralement de pair avec différents dispositifs : badge rfid, identification biométrique ou pointeuse électronique. A chaque passage, le back-office sera mis à jour en fonction des heures d’arrivée, des heures de pause et des heures de sortie des effectifs. Le suivi de la durée du travail se fait en temps réel.
Ces dispositifs permettent de remplacer la traditionnelle feuille de pointage. Ils évitent aussi les falsifications. Ils sont simples d’utilisation et font gagner un temps considérable dans le comptage du temps de travail effectif.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de pointage en SaaS ?
Les fonctionnalités de ce type de programme sont basées sur les points essentiels de l’organisation interne du travail.
Création de comptes employés
D’un simple clic, cet outil permet de concevoir une fiche salariée. Cette démarche doit se faire au niveau des agents compétents qui définissent la plage d’horaire de travail de chaque collaborateur. Les heures normales d’entrée et de sortie doivent être précisées à l’avance et peuvent être modifiées en fonction des accords établis.
Pointage en temps réel
Ce genre de solution doit intégrer une fonction de suivi en temps réel. Grâce à cette option, le responsable est en position de voir directement l’heure d’arrivée et l’heure de sortie de chaque employé. Il suffit pour cela qu’il ait accès à son back-office et active le programme. Systématiquement, le pointage sera enregistré.
Partage des pointages
Pour sensibiliser les salariés par rapport à leurs retards et leur assiduité, ce type de programme supporte le partage des statistiques. Les responsables auront à leur disposition les outils nécessaires permettant de planifier la communication de ces données qui comportent en général les heures manquantes, les heures supplémentaires, etc.
Qui utilise un logiciel de pointage ?
Ces logiciels s’adressent avant tout aux entreprises pour lesquelles le temps de travail des salariés doit être surveillé de près. Cela n’implique pas qu’il faut toujours avoir une grande infrastructure pour l’utiliser. Les PME peuvent avoir besoin de ce type d’installation, tout comme les ETI équipées en tourniquet et badgeuse. Les outils étant nombreux actuellement, ils permettent de couvrir l’ensemble des besoins des entreprises.
Pourquoi utiliser un logiciel de pointage dans une entreprise ?
Si les sociétés ont recours à ce genre de programme, c’est que celui-ci présente de nombreux avantages. Voici un aperçu des points positifs et des limites de ce type de logiciel :
Avantages
- Automatisation du suivi des temps de travail
- Création de plusieurs comptes d’administrateur
- Rapports et statistiques clairs et détaillés des entrées et des sorties
- Importation et exportations faciles des données
- Planification rapide des heures de travail
- Contrôle des accès
Inconvénients
- Fonctionnalités limitées pour les versions non payantes
Comment choisir un logiciel de pointage en ligne ?
Les équipements : Avant de choisir un logiciel de pointeuse, il est nécessaire de faire un bilan des équipements physique déjà en place. Il y a-t-il des tourniquets ou des badgeuses ? Les salariés sont-ils équipés de badge RFID ou leur empreinte digital suffit ? L’entreprise, veut-elle en même temps gérer l’accès à certaines zones.
Secteur d’activité : le secteur d’activité d’une entreprise joue un rôle important dans le choix de ce programme. Il faut vérifier que le logiciel tienne bien compte des spécificités de votre activité (horaires flexibles, travail de nuit, temps partiel…).
Le support client : une assistance à distance peut être intégrée dans l’offre. Tout dépend du forfait. La vérification est de mise pour voir si l'abonnement prend en charge un support en ligne, par téléphone ou par tchat. En général, ce service est disponible 5 jours sur 7, pendant des horaires bien définis.
Interconnexion avec d’autres logiciels : Certains outils de pointage sont compatibles avec des logiciels de paie, ce qui permet une meilleure gestion de la paye. Plus la peine de comptabiliser le temps de travail, le logiciel s’en charge et les données sont directement transmises au logiciel de paie.
Les meilleurs logiciels de pointage gratuits et open source
Il existe des logiciels de pointage gratuit en ligne. Les logiciels de pointage proposé ci-dessous sont tous des logiciels de pointages gratuits :
- HourGuard
- Noethys
- Agendrix
Les logiciels de pointage les plus connus
Pour TPE
- Planday
- Pénélope Initial
- Horloges Huchez
- Cloki
- Mytime
- Kizeo tempo
- oHRis
- EKeeper
Pour PME
- ePresence 2
- KooL
- B-Time
- Storhy
La gestion du temps de travail est bénéfique aussi bien pour une grande entreprise que pour une équipe émergente. Pour bénéficier d’un suivi minutieux, il est toujours indispensable d’avoir recours à des programmes de pointage fiables.
