Logiciels de Pharmacie : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel pour pharmacie ?
Définition
Gestion du stock de médicaments, achats, comptabilité, tout se fait dorénavant grâce au logiciel de gestion de pharmacie. Élaboré pour les pharmaciens et les équipes officinales, ces solutions complètes regroupent des fonctions auparavant réalisées par des logiciels de gestion de stock, des logiciels de comptabilité, des logiciels de caisse enregistreuse, ou des logiciels de gestion commerciale.
Comment ça marche ?
Véritable progiciel de gestion (ERP), le logiciel de pharmacie vous permet de gérer votre officine depuis une interface Web unifiée :
- Gestion des achats ;
- Gestion des produits (pharmacie et parapharmacie) : étiquetage, dates de péremption, mise à jour des stocks en temps réel, etc. ;
- Gestion des dossiers patients (DP) ;
- Facturation automatique prenant en compte les remboursements de la sécurité sociale et des mutuelles (tiers-payant) ;
- Gestion de la caisse ;
- Comptabilité ;
- Etc.
En back office, vous disposez de tableaux de bord qui synthétisent les données de votre système d’information. Vous mesurez la performance de votre établissement et définissez une stratégie d’entreprise pour développer votre chiffre d’affaires et améliorer votre rentabilité.
Ces logiciels sont personnalisables et paramétrables. Vous n’utilisez que les modules dont vous avez besoin pour gérer l’activité de votre officine.
L’hébergement de vos données dans des datacenters est généralement inclus dans l’offre de l’éditeur de logiciel.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de pharmacie ?
Choisissez bien votre logiciel de gestion de pharmacie en vérifiant qu’ils possèdent certaines fonctionnalités obligatoires :
- Le lien avec le dispositif intégré SESAM-Vitale ;
- La lecture et la scannérisation des ordonnances avec SCOR V2.+ ;
- L’accès au Dossier Pharmaceutique afin d’éviter les interactions médicamenteuses ;
- La base de données médicamenteuses qui fournit toutes les informations inhérentes aux médicaments.
D’autres fonctionnalités sont fortement recommandées :
- La gestion des stocks assistée par ordinateur (WMS) pour avoir une vision immédiate des médicaments qui risquent d’être en rupture de stock ou des produits en trop grand stock à l’officine. Vous êtes automatiquement alerté lorsqu’un produit atteint le seuil de réapprovisionnement.
- La reconnaissance des codes barres et Damatrix (Code CIP13 du médicament, le numéro de lot et sa date de péremption) ;
- Un coffre-fort électronique (ou gestionnaire de document GED) pour gérer les dossiers patients (similaire au CRM), obtenir une traçabilité des traitement, et archiver les documents électroniques liés aux praticiens ou salariés ;
- Des modules de logiciel de comptabilité afin de réaliser les comptes de votre officine directement depuis le logiciel de pharmacie ;
- La gestion des achats et des commandes : demandes de devis, factures, réalisation des bons de commande, etc.
- La possibilité de réaliser des achats groupés en commandant avec d’autres officines directement sur le catalogue du fournisseur. Ainsi, vous pouvez négocier les tarifs avec l’industrie pharmaceutique grâce à un volume plus important par commandes groupées ;
- L’accès à distance à votre logiciel de pharmacie pour réaliser une pré-commande ou votre comptabilité sans être présent à la pharmacie.
- L’envoi automatique de SMS au client lorsque le produit que vous leur avez commandé est arrivé ;
- La gestion du matériel de location (entrée et retour des lits médicalisés, béquilles, potences…) ;
- La planification des emplois du temps de l’équipe officinale ;
- La réalisation du bilan journalier comptable et de gestion de caisse tactile (ouverture automatique du tiroir-caisse, etc.) ;
- La sauvegarde automatique vers un serveur à distance pour ne pas risquer de perdre toutes les informations de vos solutions de gestion ;
- Un comparateur de prix afin d’obtenir le meilleur tarif de vos produits ;
- Des fiches conseils à fournir à vos clients pour optimiser l’utilisation d’un médicament ou d’un produit de parapharmacie ;
- Une prise en main à distance ou par un assistant au téléphone (support technique) si vous avez un souci avec votre logiciel pour pharmacie.
Ces solutions peuvent égalements inclure des fonctionnalités spécifiques à votre entreprise comme la personnalisation des messages affichés par votre croix verte.
Qui utilise un logiciel de pharmacie ?
Ces solutions logicielles sont spécifiques aux pharmacies et parapharmacies. Ils sont donc principalement utilisés par les pharmaciens et préparateurs en pharmacie.
Cependant, ces applications de gestion peuvent impliquer les différentes parties prenantes de la chaîne de valeur : laboratoires pharmaceutiques fournisseurs, laboratoires d’analyses, maisons de santé, comptables et experts-comptables.
Pourquoi utiliser un logiciel de pharmacie pour gérer son officine ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion de pharmacie est un outil qui facilite le travail quotidien du pharmacien. Cependant, il présente quelques inconvénients.
Avantages
- Véritable gain de temps, la gestion de votre stock se fait automatiquement et vous pouvez définir des rappels ou des alertes pour mettre en avant un produit qui manque ou la nécessité de commander un médicament précis ;
- Réduction des erreurs liées à une défaillance humaine. En gérant les stocks de manière semi-automatique à l’arrivée et à chaque achat, vous assurez moins d’erreurs dans votre inventaire ;
- Des tarifs plus intéressants en achetant groupé avec d’autres pharmacies et une réduction de vos coûts ;
- Une comptabilité plus aisée et la vérification par un rapprochement bancaire ;
- Un logiciel constamment mis à jour par l’éditeur pour s’adapter aux nouvelles réglementations et éviter les fraudes fiscales.
Inconvénients
- Pour centraliser les dossiers pharmaceutiques, les logiciels doivent être accrédités par la DTS et le CNOP (ordre des pharmaciens). Cela limite le nombre d’outils disponibles, peut se répercuter sur le coût de la solution informatique ou l’obligation de souscrire à une licence pluri-annuelle. À cela, s’ajoute un coût lié à la maintenance informatique de l’outil
- L’ergonomie des logiciels est généralement rustique et peu intuitive.
- Peu de logiciels incluent la gestion du personnel (gestion de la paie, des CDD/CDI, etc.) dans leur offre.
- Ces applications de gestion sont peu adaptées à l’avenir de la pharmacie. Rares sont les logiciels qui proposent la création de sites Web ou des services marketing.
Comment choisir un logiciel de pharmacie ?
Vous avez à votre disposition des logiciels gratuits pour les pharmacies, mais assurez-vous qu’ils possèdent les fonctionnalités indispensables.
Des solutions logicielles de gestion informatique de votre officine en version payante se multiplient. Estimez vos besoins de manière à ne pas investir dans un logiciel trop complexe.
Si vous utilisez déjà plusieurs outils informatiques. Vérifiez l’interopérabilité du logiciel avec vos services informatiques.
N’hésitez pas à comparer et tester les différentes solutions logicielles pour pharmacie afin de gérer plus facilement votre officine et ne pas avoir à multiplier les outils de gestion.
Les logiciels de pharmacie les plus populaires
- Winpharma ;
- LGPI ;
- Vindilis ;
- Smart RX ;
- PharmaVitale ;
- Pharmagest ;
- Pharmaland.
