Logiciels de Archivage : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel d’archivage électronique ?
Définition
Le logiciel d’archivage numérique est une solution logicielle qui vise à numériser les fichiers afin de dématérialiser vos informations et les stocker de manière intelligente. Outre la fonction de coffre-fort électronique sécurisant vos données, le logiciel de gestion documentaire est également un outil de recherche performant garantissant l’intégrité des documents.
Véritable gain de temps, ces outils de gestion sont de formidables alliés pour retrouver rapidement une archive :
- La gestion des documents se fait selon les règles que vous aurez décidées. Ainsi le document peut être lu uniquement par certaines personnes à qui vous donnerez un accès avec mot de passe ;
- Plus de risque de voir partir vos archives dans une inondation ou un dégât des eaux. Chaque document est dématérialisé et peut être dupliqué sur un autre support (DVD, CD, clés USB…).
Comment ça marche ?
Les logiciels d’archivage résolvent votre gestion documentaire et la dématérialisation de vos documents administratifs. Avec, vous répondez aux exigences légales de traçabilité et de conservation de vos données.
Une application vous aidera dans la gestion de vos données :
- Accès facilité : recherche et consultation multicritères par mots clé, création de versement, simplification des éliminations...
- Consultation libre : sélection du mode de communication (physique, par fax ou par voie électronique) et du délai...
- Interface sécurisée : accès via https, gestion des utilisateurs, traçabilité des communications, réintégration des archives avec la remise en place dans son contenu d'origine.
Vous aurez alors un coffre-fort électronique pour votre entreprise conforme aux normes de l'archivage légal.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’archivage de données ?
Sélectionnez le logiciel d’archivage le plus adapté à vos besoins et vérifiez que certaines fonctionnalités sont proposées par la solution GED :
- La gestion de tous les fichiers : contrats, facture, notes, contacts, base de clients, comptabilité, stocks, pistes audio, vidéos, photos, e-mails, etc. ;
- L’import et l’export des archives dans des formats différents (PDF, Excel, etc.) ;
- La sécurisation des données et l’accès hiérarchisé (workflow d’authentification) avec attribution de droits et de mots de passe ;
- Le partage de documents un groupe de tiers : clients, fournisseurs, partenaires
- La recherche précise en fonction de certaines spécificités ou de sous-ensembles de données ;
- L’externalisation des documents archivés selon les normes ADELE définies par la Direction des Archives Nationales ;
- L’archivage des documents avec métadonnées ;
- Le transfert à distance de certains documents via une plateforme et demande d’autorisation que vous pourrez approuver ou refuser ;
- Un processus métier qui répond aux contraintes de votre domaine professionnel ;
- La définition du cycle de vie et de la durée de conservation des documents paramétrable selon les normes à respecter ;
- La gestion des documents invalidés ;
- La consultation simultanée de plusieurs documents archivés ;
- La possibilité d’annoter les archives et de les exploiter pour un travail collaboratif ;
- La récupération possible des documents supprimés par erreur ;
- L’horodatage des documents afin d’effectuer un suivi des consultations et des actions effectuées ;
- Une possibilité d’analyser le taux de consultation des archives ;
- L’intégration avec la messagerie électronique (Gmail, Outlook, etc.) pour l’archivage e-mails.
Qui utilise un logiciel d’archivage numérique ?
Il existe de nombreuses solutions logicielles d’archivage légal et de gestion documentaire. Certains logiciels sont adaptés pour des domaines précis comme la santé, l’industrie ou encore les assurances et les banques.
La tendance à la dématérialisation rend l’utilisation de ces outils presque indispensable pour tous les organismes : publics et privés.
Pourquoi utiliser un logiciel d’archivage de documents en entreprise ?
Les techniques approximatives d’archivage ne donnent pas envie d’exploiter à nouveau les documents et risquent de mettre aux oubliettes certains documents pertinents pour votre entreprise. L’archivage numérique est une valeur probante afin de dématérialiser vos documents administratifs. Cependant, il présente quelques inconvénients.
Avantages
La gestion des archives doit être précise et permettre de retrouver rapidement factures fournisseurs, courriers importants ou devis. Le logiciel d’archivage numérique assure :
- Un gain de temps évident : plutôt que d’aller fouiller dans des cartons ou des fichiers papiers, lancez votre recherche dans un moteur efficace. Plus de délai de recherche ! En quelques secondes, vous avez accès à l’information recherchée.
- Le transfert aisé et l’exportation des documents : Envoyez vos documents rapidement et en format sécurisé non-modifiable.
- La garantie de l’authenticité : la traçabilité de la numérisation de vos documents et des modifications effectuées.
- Le cryptage des informations : certaines informations doivent être tenues secrètes ? Pas de souci, le logiciel d’archivage répond à vos besoins de discrétion.
- Un espace de stockage réduit : imaginez le gain de place par rapport aux documents en version papier. Les informations sont stockées sur un serveur ou sur une plateforme.
- Le respect du cycle de vie et de la normalisation des documents en fonction des délais légaux de conservation des archives.
- La protection contre les risques de l’archivage physique.
Inconvénients
- Il faut prévoir une solution de sauvegarde et de backup en cas de défaillance du gestionnaire d’archives.
- Vous ne pouvez pas accéder à vos fichiers en cas de coupure Internet.
- Le système d’archivage gratuit gère seulement la compression des fichiers.
Logiciel d’archivage numérique en SaaS ou en interne ?
A vous de choisir le format de votre logiciel d’archivage des documents ! En SaaS (Software as a Service) ou en interne, chaque solution d'archivage électronique a des avantages et des inconvénients.
Le SaaS est une solution pratique si vous devez travailler en collaboration et à distance. De plus, les logiciels sont mis à jour automatiquement sans aucune action de votre part. Vous bénéficiez également des dernières versions qui sont proposées au fur et à mesure. Pour obtenir un logiciel en SaaS, vous devrez souscrire à un abonnement auprès d’un éditeur de logiciel.
En revanche, un logiciel en interne offre une plus grande sécurité de vos informations puisqu’elles ne sont pas stockées en ligne, mais directement sur votre serveur informatique.
Afin de définir la meilleure solution logicielle, testez les différentes offres de gestion électronique des documents avant de vous lancer ! Certains éditeurs proposent une période d’essai. Comparez les solutions de gestion d’archivage et optez pour celle qui vous convient le mieux !
Tri, dématérialisation des documents, gestion du cycle de vie de chaque archive, retrouvez tous nos conseils dans notre guide sur l'archivage des données.
